Die digitale Personalakte für alles, was in der Prüfung zählt

Eine Lohnabrechnung kann rechnerisch richtig sein und in der Prüfung trotzdem unangenehme Fragen auslösen: Woher stammt der Zuschlag? Welche Regel galt im Abrechnungsmonat? Wer hat den Buchungssatz freigegeben? Und wo liegt der Beleg?

Die Antworten entstehen nicht erst im Lohnprogramm. Sie stecken bereits in der Zeiterfassung, im Arbeitszeitkonto, in der Reisekostenabrechnung und in den Regeln, nach denen aus einer Buchung ein Abrechnungsergebnis wird. Genau an dieser Stelle setzt die neue digitale Personalakte von virtic an.

Was aus der Zeitwirtschaft in die Abrechnung geht, archiviert virtic automatisch. Was das Unternehmen an Nachweisen und Dokumenten hinzufügt, liegt am selben Ort. Strukturiert, nachvollziehbar und prüffähig.

Eine Personalakte, die nicht erst beim PDF beginnt

Viele digitale Personalakten sind vor allem Dokumentenablagen. Ein Stundenzettel wird exportiert oder ausgedruckt, gegebenenfalls eingescannt, benannt und einem Mitarbeiter zugeordnet. Das ist digitaler als ein Aktenschrank. Die Arbeit bleibt allerdings erstaunlich vertraut.

virtic wählt für die Daten aus der Zeitwirtschaft einen anderen Weg. Rohdaten, Bewegungsdaten, die angewendeten Abrechnungsregeln und die daraus entstandenen Ergebnisse werden als strukturierte Datensätze archiviert. Der Umweg über ausgedruckte oder gescannte Stundenzettel entfällt.

Auslöser ist die Freigabe der Buchungssätze durch die Personalabteilung. In diesem Moment friert virtic das Monatsergebnis ein und legt für jeden Mitarbeiter ein Bündel aus elf Dokumentarten ab. Dazu gehören unter anderem:

• die erfassten Ereignisse und der daraus erzeugte Stundenzettel,
• berechnete Zuschläge,
• Buchungen des Arbeitszeitkontos,
• Fehlzeiten,
• die Reisekostenabrechnung einschließlich der zugehörigen Belege,
• die Lohnbuchungssätze,
• die im Abrechnungszeitraum verwendete Fassung des Regelwerks.

Jeder Datensatz erhält eine Prüfsumme, jeder Zugriff wird protokolliert. Wird ein bereits freigegebener Monat später korrigiert, entsteht eine neue Fassung. Sie verweist auf die vorherige Version; der ursprüngliche Stand bleibt erhalten. So bleibt erkennbar, welches Ergebnis wann vorlag und wie es verändert wurde. virtic speichert diese Daten GoBD-konform und manipulationssicher.

Drei Aufgaben, ein durchgängiger Prozess

Die digitale Personalakte ist ein Ergänzungsmodul zur virtic Zeitwirtschaft und wird nicht separat eingesetzt. Gerade diese Verbindung macht ihren Nutzen aus: Unternehmen können mit einem durchgängigen Prozess drei Aufgaben lösen, die sonst gern in verschiedenen Systemen und Zuständigkeiten enden.

1. Arbeitszeiten vollständig erfassen

Beschäftigte erfassen ihre Arbeitszeiten über ein Android-Smartphone, ein iPhone, den Browser am PC oder ein Zeiterfassungsterminal. Die Erfassung funktioniert online und offline. Dialoge führen durch die einzelnen Schritte, sodass auch Beschäftigte ohne besondere Softwareerfahrung damit arbeiten können.

Welche Tätigkeiten, Projekte, Baustellen, Fahrzeuge oder Reiseinformationen erfasst werden, richtet sich nach den betrieblichen Abläufen. Die Lösung wird nicht über den Prozess gestülpt; die Dialoge und Regeln werden passend zum Unternehmen konfiguriert.

Damit entsteht zunächst das, was verschiedene Aufzeichnungspflichten verlangen: eine vollständige und nachvollziehbare Erfassung. Für geringfügig Beschäftigte sowie für Unternehmen in den Branchen des § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz verlangt § 17 MiLoG beispielsweise, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten folgenden Kalendertages aufzuzeichnen.

2. Die Lohnabrechnung vorbereiten

Aus erfassten Zeiten müssen abrechnungsfähige Ergebnisse werden. Je nach Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder betrieblicher Regelung kann das beträchtlich komplizierter sein als die schlichte Rechnung „Stunden mal Stundenlohn“.

virtic berechnet Zeit- und Mehrarbeitszuschläge, führt Arbeitszeitkonten und erstellt vollständige Reisekostenabrechnungen. Dazu können Auslösungen, Verpflegungsmehraufwand, Wegegelder, Wegezeitentschädigungen, Übernachtungspauschalen sowie Steuerfreibeträge nach Reiseziel und Abwesenheitsdauer gehören.

Das erforderliche Regelwerk muss die Personalabteilung nicht selbst in der Software aufbauen. Der virtic-Kundendienst konfiguriert es nach den Vorgaben des Unternehmens. Anschließend erzeugt die Zeitwirtschaft fertige Lohnbuchungssätze für Systeme wie DATEV, Lexware, SAP, BRZ oder Agenda.

Die Personalabteilung prüft und gibt die Ergebnisse frei. Was vorher an mehreren Stellen gerechnet, übertragen und kontrolliert werden musste, wird damit zu einem zusammenhängenden Ablauf.

3. Den Nachweis automatisch mitliefern

Mit der Freigabe entsteht zugleich die prüffähige Dokumentation. Die Personalabteilung muss den Stundenzettel nicht noch einmal exportieren, das PDF passend benennen und in einer anderen Anwendung ablegen. Auch die Frage, welche Regelwerksfassung zu einer Berechnung geführt hat, wird nicht erst beantwortet, wenn ein Prüfer sie stellt.

Die digitale Personalakte dokumentiert nicht nur das Ergebnis. Sie hält auch dessen Entstehung nachvollziehbar fest.

Eigene Dokumente bleiben Teil der Akte

Nicht alles, was in eine Personalakte gehört, entsteht in der Zeitwirtschaft. Deshalb können Unternehmen zusätzlich eigene Dokumente ablegen, beispielsweise Arbeitsverträge, Bescheinigungen von Krankenkassen, Arbeitserlaubnisse oder Immatrikulationsnachweise.

Diese Unterlagen fügt das Unternehmen selbst hinzu. Die automatische Archivierung bezieht sich auf die Daten und Ergebnisse der virtic Zeitwirtschaft. Eine Ausnahme bilden Zahlungsbelege, die Beschäftigte im Zuge der Zeiterfassung mit der App fotografieren: Sie werden gemeinsam mit der Reisekostenabrechnung archiviert.

Damit liegen automatisch erzeugte Abrechnungsnachweise und ergänzende Personalunterlagen in derselben Akte, ohne dass der Unterschied zwischen beiden verwischt wird.

Wenn die Finanzkontrolle Schwarzarbeit auf der Baustelle steht

Für Unternehmen mit gewerblichen Belegschaften ist Prüfungsfähigkeit nicht nur eine Frage der nächsten Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung. Die Finanzkontrolle Schwarzarbeit des Zolls kontrolliert regelmäßig direkt an den Arbeitsorten, besonders häufig im Baugewerbe.

In den elf Branchen des § 2a SchwarzArbG müssen Beschäftigte ihre Ausweispapiere mitführen. Arbeitsverträge, Arbeitszeitnachweise, Lohnabrechnungen und Zahlungsnachweise bereitzuhalten, ist dagegen Sache des Arbeitgebers. § 17 Absatz 2 MiLoG verlangt, die für die Kontrolle erforderlichen Unterlagen im Inland und in deutscher Sprache bereitzuhalten; auf Verlangen der Prüfbehörde auch am Beschäftigungsort. Ein Merkblatt des Zolls für die Bauwirtschaft nennt dazu unter anderem Arbeitsverträge, Lohnabrechnungen, Lohnzahlungs- und Arbeitszeitnachweise.

Für diesen Fall ist eine Erweiterung der virtic App vorgesehen. Ein Vorarbeiter oder Bauleiter kann damit auf dem betrieblichen Gerät einen Prüfvorgang öffnen. Der Zugriff ist auf den betreffenden Tag und die Baustelle begrenzt, endet nach kurzer Zeit automatisch und wird protokolliert. Personalabteilung und Leitung erhalten eine Benachrichtigung. Der Prüfer braucht keinen eigenen Zugang zum virtic-System, sondern sieht ausschließlich die freigegebenen Nachweise auf dem Gerät des Unternehmens.

Der begrenzte Zugriff ist dabei mehr als eine technische Feinheit. Eine Prüfung auf Baustelle A ist schließlich kein Anlass, die Personaldaten von Baustelle B gleich mit auf Rundreise zu schicken.

Ab 2027 reicht die digitale Spur weiter zurück

Zum 1. Januar 2027 treffen zwei Änderungen zusammen. Nach § 8 Absatz 3 BVV endet am 31. Dezember 2026 die Möglichkeit, sich auf Antrag von der elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen befreien zu lassen.

Zugleich erfasst die Digitale Lohnschnittstelle künftig nicht mehr nur die Daten des eigentlichen Lohnkontos. Nach § 4 Absatz 2a LStDV müssen auch die Daten elektronisch bereitgestellt werden, die Haupt-, Vor- und Nebensysteme für die Lohnabrechnung ermitteln und verwenden. Die neue Fassung gilt nach § 8 Absatz 3 LStDV für Daten, die ab dem 1. Januar 2027 im Lohnkonto aufzuzeichnen sind.

Damit rücken Zeiterfassung und Reisekostenabrechnung noch deutlicher in die digitale Prüfungskette. Entscheidend ist nicht mehr nur, ob am Ende eine Lohnabrechnung vorhanden ist. Auch die Daten, aus denen sie entstanden ist, müssen strukturiert und nachvollziehbar bereitstehen.

Aus Zeitwirtschaft wird eine belastbare Nachweiskette

Die digitale Personalakte von virtic verbindet die Erfassung, Berechnung und Archivierung in einem Prozess. Beschäftigte erfassen ihre Arbeits- und Reisedaten dort, wo sie entstehen. Die Zeitwirtschaft wendet die betrieblichen Regeln an und bereitet die Lohnabrechnung vor. Mit der Freigabe werden die Ergebnisse samt ihrer Grundlagen automatisch archiviert.

So entsteht keine weitere Ablage, die jemand pflegen muss. Es entsteht eine nachvollziehbare Nachweiskette – für die Personalabteilung, für spätere Korrekturen und für den Fall, dass ein Prüfer genauer wissen möchte, wie eine Zahl zustande gekommen ist.

Erfahren Sie mehr darüber, wie die digitale Personalakte die virtic Zeitwirtschaft ergänzt und Abrechnungsdaten automatisch prüffähig archiviert.