Reisekostenabrechnung im Handwerk

Für einen Bürojob ist die Reisekostenabrechnung meist eine Zeile: Kilometer mal Pauschale, fertig. Im Handwerk sieht das anders aus. Wer Beschäftigte auf wechselnde Baustellen schickt, muss zwei Regelwerke gleichzeitig beherrschen, das Steuerrecht und den Tarifvertrag. Beide bestimmen, was ein Mitarbeiter für Anfahrt, Verpflegung und Übernachtung bekommt, und beide rechnen unterschiedlich.

Genau hier gehen die meisten Abrechnungen schief. Nicht, weil jemand schlecht rechnet, sondern weil die tarifliche und die steuerliche Ebene vermischt werden. Dieser Beitrag trennt beide sauber, zeigt die aktuellen Beträge für 2026 und erklärt, worauf Betriebe im Bau und Handwerk achten müssen.

Warum die Reisekostenabrechnung im Handwerk zwei Ebenen hat

Wenn Sie diese beiden Dinge nicht verwechseln, ist schon die halbe Miete drin:

Die steuerliche Ebene gilt für jeden Arbeitgeber in Deutschland. Sie regelt, welche Beträge ein Betrieb steuerfrei erstatten darf, etwa den Verpflegungsmehraufwand. Grundlage ist das Einkommensteuergesetz.

Die tarifliche Ebene gilt zusätzlich, wenn der Betrieb unter einen Tarifvertrag fällt. Im Bauhauptgewerbe ist das der Bundesrahmentarifvertrag (BRTV), und der ist allgemeinverbindlich: Er gilt auch für nicht tarifgebundene Betriebe. Er legt fest, was ein Beschäftigter für Wegezeit, Fahrtkosten und Verpflegung mindestens bekommen muss, also den Anspruch dem Grunde nach.

Kurz: Das Steuerrecht sagt, was steuerfrei bleibt. Der Tarifvertrag sagt, was gezahlt werden muss. Erst beides zusammen ergibt eine korrekte Abrechnung. Generische Reisekosten-Tools kennen fast immer nur die steuerliche Ebene, und genau deshalb passen sie für Baubetriebe selten.

Verpflegungsmehraufwand: die steuerliche Grundlage

Der Verpflegungsmehraufwand (VMA), oft auch Verpflegungspauschale oder Tagegeld genannt, gleicht die Mehrkosten fürs Essen aus, wenn ein Beschäftigter auswärts arbeitet. Er ist eine Pauschale, hängt also nicht von Belegen ab, sondern allein von der Abwesenheitsdauer. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG.

Für Inlandsreisen gelten 2026 unverändert:

Diese Beträge sind seit 2021 unverändert; die im Wachstumschancengesetz diskutierte Anhebung auf 16 und 32 Euro wurde nicht umgesetzt. Zwei Regeln werden dabei häufig übersehen:

Mahlzeitenkürzung: Stellt der Arbeitgeber eine Mahlzeit, etwa Frühstück im Hotel, wird die Tagespauschale gekürzt: um 20 Prozent für Frühstück (5,60 €) und um je 40 Prozent für Mittag- oder Abendessen (11,20 €), jeweils bezogen auf den vollen Tagessatz von 28 Euro.

Dreimonatsfrist: An derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte gibt es den VMA steuerfrei nur für die ersten drei Monate. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen setzt die Frist neu. Gerade bei langen Baustellen ist das entscheidend.

Auslösung, Wegegeld und Verpflegungszuschuss nach BRTV-Bau

„Auslösung“ ist kein gesetzlicher Begriff, sondern der umgangssprachliche Sammelbegriff für alles, was ein Beschäftigter auf einer auswärtigen Baustelle zusätzlich erhält: Fahrtkosten, Verpflegungszuschuss, Wegezeitentschädigung und, bei Fernbaustellen, Unterkunft und Heimfahrten. Geregelt ist das im Bauhauptgewerbe in § 7 BRTV, seit 2023 allgemeinverbindlich. Der Tarifvertrag unterscheidet zwei Fälle.

Baustelle mit täglicher Heimfahrt. Fährt der Beschäftigte abends nach Hause, bekommt er:

• eine Fahrtkostenabgeltung von 0,20 Euro je Kilometer für die Fahrt zur Baustelle, gedeckelt auf 30 Euro pro Tag (die Obergrenze wurde von 20 auf 30 Euro angehoben);
• einen Verpflegungszuschuss ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit, gestaffelt nach der Entfernung zwischen Betrieb und Baustelle (aktuell rund 7 bis 9 Euro pro Tag).

Fernbaustelle ohne tägliche Heimfahrt. Ist die tägliche Rückkehr nicht zumutbar, spricht man von Auslösung im engeren Sinn:

• eine Wegezeitentschädigung für An- und Abreise, je nach Entfernung zwischen 9 und 39 Euro pro Fahrt, in der Regel begrenzt auf zwei Fahrten pro Woche;
• einen Verpflegungszuschuss bei Übernachtung von 24 Euro pro Tag, bei erschwerter Unterkunftslage 28 Euro;
• eine angemessene Unterkunft, die der Arbeitgeber stellt;
• die Fahrtkosten für Wochenendheimfahrten.

Wichtig für die Praxis: Die Pauschalsteuer auf die Fahrtkostenabgeltung darf der Arbeitgeber nicht auf den Beschäftigten abwälzen, er muss sie selbst tragen.

Und: Der BRTV gilt für das Bauhauptgewerbe. Andere Gewerke haben eigene Tarifverträge mit eigenen Sätzen, etwa das Dachdeckerhandwerk, der Gerüstbau oder der Garten- und Landschaftsbau. Wer in einem dieser Bereiche abrechnet, sollte den jeweiligen Tarifvertrag heranziehen. Neu ab 2026: Im Bauhauptgewerbe gelten seit dem 1. April 2026 erstmals bundesweit einheitliche Tariflöhne, die frühere Ost-West-Differenz entfällt.

Wo steuerliche und tarifliche Ebene aufeinandertreffen

Jetzt kommt der Punkt, an dem die meisten Fehler passieren. Tarifliche Zahlungen wie Verpflegungszuschuss oder Wegezeitentschädigung sind nicht automatisch steuerfrei. Sie bleiben steuer- und beitragsfrei nur, soweit sie die steuerlichen Grenzen einhalten, also insbesondere die VMA-Pauschalen und die Dreimonatsfrist.

Ein Beispiel: Zahlt der Betrieb auf einer Fernbaustelle tariflich 28 Euro Verpflegungszuschuss, deckt sich das in den ersten drei Monaten mit der steuerfreien 28-Euro-Pauschale. Ab dem vierten Monat entfällt die steuerfreie Pauschale, der tarifliche Anspruch bleibt aber bestehen. Der weiter gezahlte Betrag wird dann steuer- und beitragspflichtig, erhöht die Bruttolohnsumme und damit auch die Beiträge zur SOKA-BAU.

Wer diese Wechselwirkung nicht sauber abbildet, riskiert entweder zu viel abgeführte Steuer oder eine Nachforderung bei der nächsten Lohnsteuer- oder Sozialversicherungsprüfung. Genau deshalb reicht ein reines Spesen-Tool im Baubereich nicht aus.

Die häufigsten Fehler bei der Reisekostenabrechnung im Handwerk

• Abwesenheitsdauer falsch erfasst, sodass die 8- oder 24-Stunden-Grenze nicht sauber belegt ist.
• Mahlzeitenkürzung vergessen, etwa bei gestelltem Frühstück im Hotel.
• Dreimonatsfrist übersehen, sodass Verpflegungsmehraufwand über den steuerfreien Zeitraum hinaus als steuerfrei behandelt wird.
• Tarifliche und steuerliche Ebene vermischt, sodass tarifliche Zahlungen pauschal als steuerfrei gelten.
• Belege fehlen oder sind nicht zuordenbar, etwa Tankquittungen oder Hotelrechnungen.

Jeder dieser Punkte fällt spätestens in der Prüfung auf. Und jeder ist vermeidbar, wenn die Daten schon bei der Erfassung vollständig und regelbasiert entstehen.

Von der Zeiterfassung zur fertigen Abrechnung

Die Krux der Reisekostenabrechnung im Handwerk ist nicht das Rechnen selbst, sondern die vielen Regeln, die zusammenspielen: Abwesenheitsdauer, Entfernung, Tarif, Steuerfreibeträge, Fristen. Genau das lässt sich automatisieren, wenn die Daten dort entstehen, wo die Arbeit passiert.

Bei virtic erfassen Beschäftigte ihre Arbeits- und Reisedaten direkt über die App, per Smartphone oder Terminal, online wie offline. Belege wie Tankquittungen oder Hotelrechnungen fotografieren sie im selben Schritt. Das hinterlegte Regelwerk, konfiguriert nach Tarifvertrag und betrieblichen Vorgaben, berechnet daraus Auslösung, Verpflegungszuschuss, Wegegeld und die steuerfreien Anteile nach Reiseziel und Abwesenheitsdauer. Am Ende stehen fertige Lohnbuchungssätze für Systeme wie DATEV, Lexware, SAP, BRZ oder Agenda, und alles wird prüffähig archiviert.

Damit wird aus einem fehleranfälligen Sammelsurium aus Zetteln und Excel ein durchgängiger Prozess: erfassen, berechnen, freigeben, nachweisen.

Fazit

Reisekostenabrechnung im Handwerk ist kein Rechenproblem, sondern ein Regelproblem. Wer die steuerliche und die tarifliche Ebene sauber trennt, die aktuellen Beträge kennt und die Dreimonatsfrist im Blick behält, rechnet korrekt ab und übersteht jede Prüfung. Am einfachsten gelingt das, wenn die Regeln nicht im Kopf des Sachbearbeiters liegen, sondern im System.

Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung im Handwerk