Was ist eine Dienstreise?
Eine Dienstreise ist eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb der Wohnung und außerhalb der ersten Tätigkeitsstätte. Steuerrechtlich spricht man von Auswärtstätigkeit.
Der Begriff ist arbeitsrechtlich nicht definiert. Was als Dienstreise gilt, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung oder betrieblicher Übung – und diese Definition entscheidet darüber, welche Ansprüche entstehen.
Dienstreise, Dienstgang, Auswärtstätigkeit
| Begriff | Was gemeint ist |
|---|---|
| Dienstgang | kurze Tätigkeit außerhalb, meist am Ort |
| Dienstreise | Tätigkeit außerhalb, häufig mit Übernachtung |
| Auswärtstätigkeit | steuerrechtlicher Oberbegriff für beides |
Für viele Beschäftigte in Service und Außendienst sowie auf Montage stellt sich die Frage anders: Sie haben häufig keine erste Tätigkeitsstätte. Für sie ist jeder Arbeitstag eine Auswärtstätigkeit – mit Folgen für Fahrtkosten und Verpflegungspauschalen.
Ist die Dienstreise Arbeitszeit?
Wie bei der Fahrtzeit laufen zwei Prüfungen nebeneinander, die zu unterschiedlichen Ergebnissen führen können.
Arbeitsschutzrechtlich
Maßgeblich ist, ob der Beschäftigte dem Arbeitgeber zur Verfügung steht oder frei über die Zeit verfügen kann.
Gibt der Arbeitgeber lediglich ein öffentliches Verkehrsmittel vor und bleibt die Nutzung der Zeit im Übrigen frei – lesen, schlafen, private Dinge erledigen –, liegt nach der Rechtsprechung keine Arbeitszeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes vor.
Anders, wenn der Beschäftigte selbst fährt oder während der Reise arbeiten muss. Dann zählt die Zeit auf die Höchstarbeitszeit an, und die Ruhezeit beginnt erst nach Ende der Reise.
Vergütungsrechtlich
Hier gilt ein anderer Maßstab. Das Bundesarbeitsgericht hat 2018 entschieden (Urteil vom 17. Oktober 2018, Az. 5 AZR 553/17), dass erforderliche Reisezeiten wie Arbeit zu vergüten sind.
Erforderlich ist die Zeit, die bei der vom Arbeitgeber vorgegebenen Reiseart anfällt. Überlässt er die Wahl dem Beschäftigten, ist die Zeit des kostengünstigsten Verkehrsmittels maßgeblich.
Arbeits- oder Tarifvertrag können für Reisezeiten eine geringere Vergütung vorsehen als für die Tätigkeit vor Ort. Der gesetzliche Mindestlohn muss über alle Stunden hinweg gewahrt bleiben.
Welche Kosten erstattet werden
Vier Kostenarten, jede mit eigenen Regeln.
Fahrtkosten
Bei Nutzung öffentlicher Verkehrsmittel oder eines Mietwagens: die tatsächlichen Kosten nach Beleg.
Bei Nutzung des eigenen Fahrzeugs kann pauschal abgerechnet werden:
| Fahrzeug | Pauschale je Kilometer |
|---|---|
| Pkw | 0,30 € |
| Motorrad, Motorroller, Moped | 0,20 € |
Alternativ lässt sich ein individueller Kilometersatz aus den tatsächlichen Fahrzeugkosten ermitteln – aufwendiger, bei hoher Fahrleistung aber oft günstiger.
Verpflegung
Über die Verpflegungspauschale, gestaffelt nach Abwesenheitsdauer. Belege für Mahlzeiten sind nicht erforderlich; maßgeblich ist allein die Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.
Details, Kürzungsregeln bei gestellten Mahlzeiten und die Dreimonatsfrist im Beitrag zum Verpflegungsmehraufwand.
Übernachtung
Nach Beleg oder pauschal mit 20 Euro je Übernachtung im Inland. Für Auslandsübernachtungen gelten länderspezifische Sätze.
Ein im Hotelpreis enthaltenes Frühstück ist herauszurechnen – es kürzt zusätzlich die Verpflegungspauschale.
Reisenebenkosten
Nach Beleg erstattungsfähig sind unter anderem Parkgebühren, Maut, Gepäckaufbewahrung, beruflich veranlasste Telefonkosten und Kosten für Fähren.
Nicht erstattungsfähig sind private Aufwendungen während der Reise.
Wichtig zur Einordnung: Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, in jedem Fall alle Pauschalen zu zahlen. Erstattungspflichtig sind die erforderlichen Aufwendungen; die konkrete Ausgestaltung ergibt sich aus Arbeits- oder Tarifvertrag. Das Steuerrecht bestimmt lediglich, welcher Teil einer Zahlung steuerfrei bleibt.
Zahlt ein Betrieb mehr als die Pauschale, ist der übersteigende Teil grundsätzlich steuerpflichtig.
Genehmigung und Anordnung
Ob ein Beschäftigter zu Dienstreisen verpflichtet ist, richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Bei Tätigkeiten, die Reisen typischerweise mit sich bringen – Montage, Service, Vertrieb –, ergibt sich die Pflicht regelmäßig aus dem Aufgabenbereich.
Sinnvoll ist eine Reiserichtlinie, die vorab regelt:
- wer Dienstreisen genehmigt und in welcher Form
- welches Verkehrsmittel vorgesehen ist
- welche Übernachtungskategorie erstattet wird
- wie Reisezeiten vergütet werden
- welche Fristen für die Abrechnung gelten
Der vorletzte Punkt fehlt am häufigsten – und wird dann im Nachhinein zwischen Beschäftigtem und Buchhaltung verhandelt.
Unfallversicherungsschutz
Während einer Dienstreise besteht grundsätzlich gesetzlicher Unfallversicherungsschutz, soweit die Tätigkeit beruflich veranlasst ist.
Der Schutz entfällt bei privaten Unterbrechungen – dem Restaurantbesuch am Abend, dem Umweg zu einer Sehenswürdigkeit, der privaten Verlängerung des Aufenthalts.
Die Abgrenzung ist im Einzelfall nicht immer eindeutig. Bei Unfällen während einer Dienstreise sollte die Berufsgenossenschaft eingeschaltet werden, die den Sachverhalt prüft.
Was dokumentiert werden muss
Bei einer Lohnsteuer-Außenprüfung sind je Reise nachzuweisen:
- Anlass und Ziel der Reise
- Datum sowie Uhrzeit von Abfahrt und Rückkehr
- Verkehrsmittel und, bei eigenem Fahrzeug, die gefahrenen Kilometer
- gestellte Mahlzeiten
- Belege für Fahrt-, Übernachtungs- und Nebenkosten
- angesetzte Pauschalen und Summe der Erstattung
Der zweite Punkt entscheidet über alles Weitere. Die Verpflegungspauschale hängt ausschließlich an der Abwesenheitsdauer – ohne Uhrzeiten lässt sich weder die Acht-Stunden-Schwelle noch die volle Abwesenheit belegen.
Fehlt der Nachweis, werden die gezahlten Beträge als Arbeitslohn behandelt und samt Sozialversicherungsbeiträgen nachgefordert – beim Arbeitgeber.
Werden die Zeiten ohnehin über die Zeiterfassung mit Beginn, Ende und Einsatzort gebucht, entsteht die Reisekostenabrechnung aus denselben Daten. Wie das zusammenspielt, zeigt die Reisekostenabrechnung; zur Erfassung unterwegs siehe Außendienst-Zeiterfassung.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Dienstreise
- Was gilt als Dienstreise?Eine beruflich veranlasste Tätigkeit außerhalb der Wohnung und der ersten Tätigkeitsstätte. Steuerrechtlich spricht man von Auswärtstätigkeit
- Ist Reisezeit Arbeitszeit?Arbeitsschutzrechtlich nicht, wenn der Beschäftigte frei über die Zeit verfügen kann – etwa als Mitfahrer im Zug. Vergütungsrechtlich sind erforderliche Reisezeiten dagegen wie Arbeit zu vergüten.
- Wie hoch ist die Kilometerpauschale?0,30 Euro je gefahrenem Kilometer bei Nutzung des eigenen Pkw, 0,20 Euro bei Motorrad oder Motorroller.
- Welche Kosten muss der Arbeitgeber erstatten?Die erforderlichen Aufwendungen. Umfang und Höhe ergeben sich aus Arbeits- oder Tarifvertrag; das Steuerrecht bestimmt nur, welcher Teil steuerfrei bleibt.
- Muss ich Belege für Essen aufheben?Für die Verpflegungspauschale nicht. Nachzuweisen ist aber die Abwesenheitsdauer mit Uhrzeiten.
- Bin ich auf Dienstreisen unfallversichert?Grundsätzlich ja, soweit die Tätigkeit beruflich veranlasst ist. Bei privaten Unterbrechungen entfällt der Schutz.
- Kann der Arbeitgeber eine Dienstreise anordnen?Das richtet sich nach dem Arbeitsvertrag. Bei Tätigkeiten, die Reisen typischerweise mit sich bringen, ergibt sich die Pflicht regelmäßig aus dem Aufgabenbereich.
- Was passiert ohne dokumentierte Uhrzeiten?Die Steuerfreiheit der Erstattungen entfällt. Die Beträge gelten dann als Arbeitslohn und werden samt Sozialversicherungsbeiträgen nachgefordert.