Was ist ein CSV-Export von Arbeitszeiten?
CSV steht für Comma-Separated Values — ein einfaches Textformat, bei dem Daten durch Trennzeichen (Komma, Semikolon oder Tabulator) strukturiert werden. Eine CSV-Datei lässt sich von nahezu jeder Software öffnen: Excel, Google Sheets, DATEV, Lohnprogrammen und Datenbanken.
Beim CSV-Export von Arbeitszeiten exportiert das Zeiterfassungssystem die erfassten Stunden als CSV-Datei. Diese Datei wird dann in ein anderes Programm importiert — typischerweise die Lohnbuchhaltungssoftware des Steuerberaters oder das eigene Lohnprogramm.
Im Handwerk und Bau ist der CSV-Export die häufigste Methode, um Zeiterfassungsdaten weiterzuverarbeiten — besonders in Betrieben ohne direkte Softwareschnittstelle.
Wofür wird der CSV-Export genutzt?
Lohnabrechnung. Das häufigste Anwendungsfeld. Das Zeiterfassungssystem exportiert pro Mitarbeiter die geleisteten Stunden für den Abrechnungszeitraum — aufgeteilt nach Normalstunden, Überstunden, Nacht- und Sonntagsstunden. Das Lohnbüro importiert die Datei und verarbeitet sie weiter.
DATEV-Übergabe. Viele Steuerberater nutzen DATEV LODAS oder DATEV Lohn & Gehalt. Zeiterfassungssysteme ohne direkte DATEV-Schnittstelle exportieren die Stunden als CSV, die dann manuell oder per Import-Funktion in DATEV übernommen werden.
Baustellen- und Kostenstellenauswertung. Wer Stunden nach Baustelle, Projekt oder Kostenstelle getrennt exportiert, kann die Personalkosten je Auftrag exakt nachvollziehen. Das ist die Grundlage für die Nachkalkulation.
Betriebsprüfung und Nachweis. Der Arbeitszeitnachweis kann als CSV-Datei gespeichert und archiviert werden — als maschinenlesbarer Nachweis für Mindestlohnprüfungen und Betriebsprüfungen.
Was enthält ein typischer CSV-Export?
Ein CSV-Export von Arbeitszeiten enthält typischerweise folgende Spalten:
- Mitarbeitername und Personalnummer
- Datum
- Arbeitsbeginn und Arbeitsende
- Pausendauer
- Nettoarbeitszeit (ohne Pausen)
- Stundenart (Normalstunden, Überstunden, Nachtarbeit, Sonntagsarbeit)
- Baustelle, Projekt oder Kostenstelle
- Abwesenheitsgrund (Urlaub, Krankheit, Feiertag)
Je nach System und Konfiguration können weitere Felder exportiert werden — zum Beispiel Zeitzuschläge, Reisezeiten oder Tätigkeitscodes.
CSV-Export vs. direkte Schnittstelle
| CSV-Export | Direkte Schnittstelle (z. B. DATEV) | |
|---|---|---|
| Kompatibilität | Universal | Nur mit kompatiblen Systemen |
| Aufwand | Manueller Import nötig | Vollautomatisch |
| Fehlerrisiko | Gering, aber vorhanden | Minimal |
| Kosten | Kein Zusatzaufwand | Oft Aufpreis |
| Geeignet für | Alle Betriebe | Betriebe mit DATEV-Anbindung |
Die direkte DATEV-Schnittstelle (DATEV LODAS oder Lohn & Gehalt) überträgt Stunden vollautomatisch ins Lohnprogramm — ohne manuellen Zwischenschritt. Sie ist komfortabler, aber nicht jedes Zeiterfassungssystem bietet sie an, und die Einrichtung erfordert Abstimmung mit dem Steuerberater.
Der CSV-Export ist die universelle Lösung: Er funktioniert mit allen Programmen, ist leicht nachvollziehbar und kann bei Bedarf manuell geprüft werden.
Typische Exportformate im Handwerk
Neben CSV gibt es weitere Exportformate:
- Excel (XLSX): Direkt in Excel öffenbar, gut für manuelle Weiterverarbeitung
- PDF: Nur für Ansicht und Ausdruck, nicht für Import geeignet
- DATEV-Format: Proprietäres Format für DATEV LODAS/Lohn & Gehalt
- JSON/XML: Für technische Schnittstellen zwischen Softwaresystemen
Im Handwerk ist CSV oder Excel die Standardanforderung des Lohnbüros — am besten vor der Systemauswahl mit dem Steuerberater abstimmen, welches Format er benötigt.
Aufbewahrung und Datenschutz
Exportierte Arbeitszeitdaten unterliegen denselben Aufbewahrungspflichten wie die Originaldaten:
- Lohnunterlagen: 10 Jahre (§ 147 AO)
- Arbeitszeitaufzeichnungen (Bau): 2 Jahre (§ 17 MiLoG)
CSV-Dateien mit Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten nach DSGVO. Sie müssen sicher gespeichert, vor unbefugtem Zugriff geschützt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden. Die Gehaltsabrechnung basiert direkt auf diesen Daten.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zum CSV-Export von Arbeitszeiten
- Was ist ein CSV-Export bei der Zeiterfassung?Eine Exportfunktion, die erfasste Arbeitszeiten als CSV-Datei ausgibt — ein universelles Textformat, das von Excel, DATEV und anderen Programmen geöffnet werden kann.
- Wofür brauche ich den CSV-Export?Vor allem für die Lohnabrechnung: Das Zeiterfassungssystem exportiert Stunden, das Lohnbüro oder der Steuerberater importiert sie ins Lohnprogramm. Auch für Baustellen- und Kostenstellenauswertungen.
- Was ist der Unterschied zwischen CSV-Export und DATEV-Schnittstelle?Der CSV-Export ist universell, erfordert aber einen manuellen Importschritt. Die DATEV-Schnittstelle überträgt Daten vollautomatisch — ist aber nur mit kompatiblen Systemen möglich.
- Welches Format braucht mein Steuerberater?Das hängt vom verwendeten Lohnprogramm ab. DATEV LODAS und Lohn & Gehalt haben eigene Formate. Am besten vor der Systemauswahl fragen, was der Steuerberater benötigt.
- Wie lange müssen exportierte Arbeitszeitdaten aufbewahrt werden?Als Lohnunterlage 10 Jahre (§ 147 AO), als Arbeitszeitaufzeichnung im Baugewerbe mindestens 2 Jahre (§ 17 MiLoG).
- Sind CSV-Dateien mit Arbeitszeiten DSGVO-relevant?Ja. Sie enthalten personenbezogene Daten und müssen sicher gespeichert, vor Zugriff Dritter geschützt und nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden.