Was ist die Gehaltsabrechnung?
Die Gehaltsabrechnung ist ein Dokument, das der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer monatlich ausstellen muss. Sie zeigt, wie sich das Bruttoentgelt zusammensetzt, welche Abzüge vorgenommen werden und welcher Nettobetrag ausgezahlt wird.
Gehaltsabrechnung, Lohnabrechnung und Entgeltabrechnung werden im Alltag oft synonym verwendet. Rechtlicher Oberbegriff ist die Entgeltabrechnung. Der Unterschied liegt im Entgeltmodell:
- Gehalt ist ein fixer monatlicher Betrag, unabhängig von der genauen Stundenzahl — typisch für Angestellte in Verwaltung und Büro
- Lohn richtet sich nach tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden und kann monatlich schwanken — typisch für gewerbliche Mitarbeiter im Handwerk und Bau
Im Handwerk und Bau überwiegt der Stundenlohn. Die monatliche Abrechnung ergibt sich dann aus den erfassten Stunden multipliziert mit dem vereinbarten Stundensatz.
Gesetzliche Pflicht zur Ausstellung
Arbeitgeber sind nach § 108 Gewerbeordnung (GewO) verpflichtet, ihren Arbeitnehmern bei jeder Zahlung des Arbeitsentgelts eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Den vollständigen Prozess der Lohnabrechnung — von der Berechnung bis zur Abführung — erklärt der gleichnamige Beitrag. Der Gesetzestext ist im Bundesgesetzblatt veröffentlicht. Eine Abrechnung in Papierform oder digital per E-Mail ist zulässig — sie muss aber für den Arbeitnehmer abrufbar und speicherbar sein.
Die Abrechnung muss spätestens zum Zeitpunkt der Zahlung vorliegen — in der Praxis also bis zum vereinbarten Auszahlungstermin, in der Regel Ende des Monats.
Pflichtangaben der Gehaltsabrechnung
Eine ordnungsgemäße Gehaltsabrechnung enthält mindestens:
Angaben zum Beschäftigungsverhältnis:
- Name und Anschrift von Arbeitgeber und Arbeitnehmer
- Personalnummer
- Abrechnungszeitraum
- Steuerklasse und Steueridentifikationsnummer
- Sozialversicherungsnummer
- Krankenkasse
Entgeltbestandteile (Brutto):
- Grundgehalt oder Grundlohn
- Zuschläge (Überstunden, Nacht, Sonn- und Feiertage)
- Zulagen (Erschwernis, Gefahren, Schmutz)
- Sonderzahlungen (Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, Prämien)
- Sachbezüge (z. B. Firmenwagen, Essensgutscheine)
Abzüge:
- Lohnsteuer (nach Steuerklasse)
- Kirchensteuer (falls zutreffend)
- Solidaritätszuschlag (falls zutreffend)
- Arbeitnehmeranteil zur Sozialversicherung (Kranken-, Pflege-, Renten-, Arbeitslosenversicherung)
Ergebnis:
- Nettobetrag (Auszahlungsbetrag)
- Bankverbindung des Arbeitnehmers
Von Brutto zu Netto: So funktioniert die Berechnung
Der Weg vom Bruttoentgelt zum Nettoauszahlungsbetrag läuft in mehreren Schritten:
1. Bruttoentgelt ermitteln: Grundlohn plus alle Zuschläge, Zulagen und Sonderzahlungen.
2. Steuerfreie Bestandteile abziehen: Bestimmte Zuschläge — zum Beispiel Sonn- und Feiertagszuschläge bis zur gesetzlichen Grenze — sind steuerfrei und verringern das zu versteuernde Einkommen.
3. Lohnsteuer berechnen: Auf Basis von Steuerklasse und dem zu versteuernden Bruttobetrag ergibt sich die Lohnsteuer. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag kommen ggf. hinzu.
4. Sozialversicherungsbeiträge berechnen: Arbeitnehmeranteile zu Kranken- (7,3 % + halber Zusatzbeitrag), Pflege- (1,8 %), Renten- (9,3 %) und Arbeitslosenversicherung (1,3 %) werden vom Bruttolohn abgezogen.
5. Nettobetrag: Brutto minus Lohnsteuer minus Sozialversicherungsbeiträge = Nettolohn.
Ein Beispiel: Bei einem Bruttolohn von 3.000 Euro (Steuerklasse I, keine Kirchensteuer) verbleiben nach allen Abzügen rund 1.950 bis 2.050 Euro netto — je nach individuellen Freibeträgen und Krankenkasse.
Häufige Fehler in der Gehaltsabrechnung
Studien zeigen, dass jede fünfte Gehaltsabrechnung Fehler enthält. Im Handwerk und Bau sind besonders diese Punkte fehleranfällig:
Falsche Stundenzahl. Werden Arbeitszeiten nicht korrekt erfasst oder übertragen, stimmt die Abrechnungsgrundlage nicht. Das kann sowohl zu Unterbezahlung (Mindestlohnverstoß) als auch zu Überbezahlung führen.
Fehlende Zuschläge. Sonn-, Feiertags- oder Nachtarbeit löst Zuschlagspflichten aus — sowohl gesetzlich als auch tariflich. Wer die geleisteten Zeiten nicht nach Art der Tätigkeit differenziert erfasst, kann Zuschläge nicht korrekt berechnen.
Falsche Steuerklasse. Ändert sich die Steuerklasse eines Mitarbeiters und wird die Änderung im ELStAM-System nicht zeitnah übernommen, wird zu viel oder zu wenig Lohnsteuer einbehalten.
Vergessene Sachbezüge. Firmenwagen, Essensgutscheine oder andere geldwerte Vorteile müssen dem Bruttoentgelt zugerechnet und versteuert werden.
Aufbewahrungspflichten
Gehaltsabrechnungen unterliegen steuerlichen Aufbewahrungsfristen:
- Arbeitgeber: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht für Lohnunterlagen (§ 147 AO)
- Arbeitnehmer: Experten empfehlen mindestens 6 Jahre, besonders für Rentennachweise
Im Baugewerbe kommen die Aufzeichnungspflichten nach § 17 MiLoG hinzu: Arbeitszeitaufzeichnungen müssen mindestens 2 Jahre aufbewahrt werden — unabhängig von den Lohnunterlagen.
Gehaltsabrechnung und Zeiterfassung
Im Handwerk und Bau hängen Gehaltsabrechnung und Arbeitszeiterfassung direkt zusammen: Ohne korrekte Zeiterfassung keine korrekte Gehaltsabrechnung.
Drei konkrete Verbindungen:
Stundenlohnbasis. Bei zeitbasierter Vergütung ist die Stundenzahl die Abrechnungsgrundlage. Wer Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen nicht täglich erfasst, kann den Monatslohn nicht verlässlich berechnen.
Zuschlagsberechnung. Nachtarbeit, Sonn- und Feiertagsarbeit erzeugen Zuschläge. Diese lassen sich nur korrekt abrechnen, wenn das Zeiterfassungssystem die Art der Arbeitszeit differenziert erfasst — wann, wie lange und unter welchen Bedingungen gearbeitet wurde.
Mindestlohnkontrolle. Der Mindestlohn gilt je Stunde. Liegen erfasste Stunden und ausgezahltes Entgelt auseinander, drohen Nachforderungen. Die Gehaltsabrechnung muss zeigen, dass für jede geleistete Stunde mindestens der gesetzliche Mindestlohn gezahlt wurde.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Gehaltsabrechnung
- Was ist der Unterschied zwischen Gehaltsabrechnung und Lohnabrechnung?Beide Begriffe bezeichnen dasselbe Dokument. Der Unterschied liegt im Entgeltmodell: Gehalt ist ein fixer monatlicher Betrag, Lohn richtet sich nach geleisteten Stunden. Im Handwerk und Bau überwiegt der Stundenlohn.
- Muss der Arbeitgeber eine Gehaltsabrechnung ausstellen?Ja. § 108 GewO verpflichtet Arbeitgeber, bei jeder Entgeltzahlung eine Abrechnung in Textform zu erteilen. Sie muss dem Arbeitnehmer spätestens zum Auszahlungszeitpunkt vorliegen.
- Welche Pflichtangaben muss eine Gehaltsabrechnung enthalten?Unter anderem: Name und Anschrift beider Parteien, Abrechnungszeitraum, Steuerklasse, Sozialversicherungsnummer, alle Entgeltbestandteile (Brutto), alle Abzüge (Lohnsteuer, SV-Beiträge) und den Nettobetrag.
- Wie lange muss ich Gehaltsabrechnungen aufbewahren?Als Arbeitgeber 10 Jahre (§ 147 AO). Als Arbeitnehmer empfehlen Experten mindestens 6 Jahre, besonders für spätere Rentenansprüche.
- Was passiert, wenn die Gehaltsabrechnung fehlerhaft ist?Fehler können zu Steuer- und Sozialversicherungsnachforderungen führen. Arbeitnehmer können fehlerhafte Abrechnungen reklamieren und Korrekturen verlangen. Bei Mindestlohnverstößen drohen Bußgelder.
- Wie hängen Zeiterfassung und Gehaltsabrechnung zusammen?Bei Stundenlohn ist die erfasste Arbeitszeit die Abrechnungsgrundlage. Fehler in der Zeiterfassung führen direkt zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung — entweder zu Unterbezahlung oder zu Überbezahlung.