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Anleitung für vLinc21

Terminverwaltung

Berechtigte Personen können für andere Mitarbeiter Termine anlegen.

1. Neue Termine anlegen

Um einen Termin anzulegen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Wählen Sie im Menü Menü Termine verwalten.
    2. Termineverwalten Termineverwalten
  2. Klicken Sie auf Neue anlegen.
    3. Neueanlegen
  3. Bestimmen Sie im Feld Mitarbeiter, welchem Kollegen Sie den Termin zuweisen möchten. Wählen Sie über die Kalenderfunktion aus, wann der Termin stattfindet.
    Terminanlegen

    Über die Filterfunktion können Sie gezielt nach einem Mitarbeiter suchen.

    Terminzuordnen

    Im Feld Info können Sie dem Termin eine Notiz hinzufügen.

  4. Um dem Termin eine Baustelle zuzuweisen, geben Sie in das Feld Bezeichnung einen Suchtext ein. Klicken Sie anschließend auf die Lupe. Baustellesuche

    ➤ Es erscheint eine Liste aller Baustellen, die mit dem Suchtext beginnen:

    Baustellesuche
  5. Sie können die Baustellensuche verfeinern. Klicken Sie aufFilter, um weitere Filtermöglichkeiten einzublenden: Baustellesuche

    Neben dem Filter befindet sich ein Auswahlfeld, durch das Sie Suchkriterien innerhalb der Baustellenbezeichnung definieren können:

    Baustellenfilter Baustellenfilter

    beginnt mit: Die Baustellenbezeichnung soll mit dem Suchtext beginnen.

    ist gleich: Der Suchtext soll in der Baustellenbezeichnung enthalten sein.

    enthält: Beide sollen identisch sein.

  6. Wählen Sie eine Baustelle aus der Trefferliste aus.
  7. Klicken Sie auf Fertig, um den Termin anzulegen. Baustellenliste

2. Baustellenliste anpassen

In der Baustellenliste werden standardmäßig die Spalten ID, Baustelle, Ort, Postleitzahl und Straße angezeigt. Im Hochformat sind die Spalten je nach Gerätetyp zu schmal für eine gut lesbare Darstellung. Eine bessere Darstellung der Baustellenliste erreichen Sie, indem Sie das Smartphone im Querformat nutzen.

Terminfertigstellen

3. Termine verwalten

Sie können die von Ihnen angelegten Termine einsehen, indem Sie auf durch mich angelegte klicken.

Durch mich angelegte Termine

Sie sollten das Smartphone ins Querformat drehen:

Von mir angelegte Termine
  • Kann mobile Zeiterfassung auch Projektzeiten erfassen?
    Ja. Geleistete Arbeitszeiten können mithilfe von Buchungstexten oder Standortdaten direkt Projekten, Baustellen, Aufträgen, Tätigkeiten oder Kostenstellen zugeordnet werden.
  • Ist mobile Zeiterfassung per App für Bau- und Handwerksbetriebe geeignet?
    Ja. Gerade bei wechselnden Einsatzorten ist ein Zeiterfassungssystem via Browser oder App sinnvoll, weil die gesamte Arbeitszeiterfassung direkt dort gebucht werden kann, wo sie entsteht. Ohne mobile Zeiterfassung müssen Unternehmen oft auf analoge Alternativen aus Papier oder Stempeluhren zurückgreifen.
  • Was kostet mobile Zeiterfassung?
    Die Kosten für eine mobile Zeiterfassungs-App richten sich nach Funktionsumfang und Mitarbeiterzahl. virtic bietet flexible Preismodelle für alle Unternehmensgrößen. Wer virtic erst ausprobieren möchte, kann die App kostenlos und unverbindlich testen – ohne Kreditkarte, ohne automatische Verlängerung.
  • Lässt sich die mobile Zeiterfassung in bestehende Software der Buchhaltung integrieren?
    Ja. virtic lässt sich direkt in die gängigen Lohn- und HR-Systeme integrieren. Die erfassten Arbeitszeiten werden automatisch aufbereitet und als Exportdatei oder direkt per Schnittstelle übergeben. Das spart händische Datenübertragung und erleichtert die Lohnabrechnung und das Projektmanagement.
  • Ist mobile Zeiterfassung Pflicht?
    Nein. Vorgeschrieben ist die systematische Erfassung der täglichen Arbeitszeit, Unternehmen müssen nicht speziell eine elektronische Arbeitszeiterfassung einhalten. Das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Mehrarbeit erfasst werden. Welche Form dafür genutzt wird, ist derzeit nicht zwingend vorgegeben. Mobile Zeiterfassung ist daher vor allem für Unternehmen mit Außendienst, Handwerksbetrieben oder wechselnden Einsatzorten sinnvoll, weil Arbeitszeiten direkt dort erfasst werden können, wo sie entstehen.
  • Warum sind klassische Stempeluhr und Stundenzettel aus Papier nicht mehr zeitgemäß?
    Klassische Stempeluhren und Papier-Stundenzettel sind unflexibel und verursachen zusätzliche Fehlerquellen und Bearbeitungsaufwände. Mit digitalen Zeiterfassungssystemen wie zum Beispiel der mobilen Zeiterfassung werden Arbeits-, Fahrt- und Projektzeiten direkt erfasst und automatisch weiterverarbeitet, statt sie später händisch zu übertragen, zuzuordnen und für Abrechnung oder Controlling aufzubereiten.
  • Wann reicht eine einfache Stechuhr nicht mehr aus?
    Wenn Sie lediglich Beginn, Pause und Ende erfassen möchten, kann eine einfache Lösung ausreichen. Komplexer wird es, sobald zusätzlich Informationen wie diese benötigt werden:
    • Projekte oder Baustellen
    • Fahrt- und Reisezeiten
    • Zuschläge und Zulagen
    • Reisekosten und Spesen
    • Kostenstellen
    • unterschiedliche Arbeitszeitmodelle
    • Übergabe an Lohn- oder ERP-Systeme
    Ein typisches Beispiel: Ein Mitarbeiter fährt morgens zur Baustelle, arbeitet dort, wechselt anschließend zu einer zweiten Baustelle und muss zusätzlich Fahrtzeit, Projekt und gegebenenfalls Spesen oder Auslösung dokumentieren. Dann zählt nicht nur wie lange gearbeitet wurde, sondern auch wofür und unter welchen Bedingungen. Die Arbeitsstunden können lückenlos ganz einfach elektronisch mit dem Smartphone erfasst werden.
  • Funktioniert die mobile Zeiterfassung auch ohne Internet?
    Ja. virtic kann Buchungen der mobilen Zeiterfassung lokal zwischenspeichern. Die Synchronisation erfolgt automatisch, sobald wieder eine Internetverbindung vorhanden ist. Das ist besonders wichtig für Branchen wie Baugewerbe, Dachdecker oder Forstbetriebe, wo kein stabiles Netz verfügbar ist.
  • Darf mobile Zeiterfassung GPS nutzen?
    GPS kann zur Dokumentation des Standorts einer Buchung eingesetzt werden. Bei virtic findet dabei im Sinne der DSGVO-Konformität kein permanentes Tracking statt; der Standort wird nur im Zusammenhang einer GPS-basierte Arbeitszeiterfassung übertragen. Diese Lösung ist ideal für Außendienstmitarbeiter, Baustellenleiter und mobile Servicetechniker. Der GPS-Nachweis ist freiwillig konfigurierbar und kann pro Mitarbeitergruppe aktiviert oder deaktiviert werden.
  • Können Mitarbeitende Zeiten bei mobiler Zeiterfassung nachträglich korrigieren?
    Ja. Das lässt sich über Berechtigungen und Freigabeprozesse steuern. Fehlende oder unplausible Buchungen können erkannt, geprüft und anschließend korrigiert werden. Mitarbeitende können Änderungen auch selbst beantragen, sollte es ihnen direkt auffallen.
  • Umschalter #1

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