Was sind Überstunden?
Überstunden sind Arbeitsstunden, die ein Arbeitnehmer über seine vertraglich vereinbarte regelmäßige Arbeitszeit hinaus leistet. Maßstab ist also nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern der individuelle Arbeitsvertrag: Wer eine 38-Stunden-Woche vereinbart hat und 42 Stunden arbeitet, leistet vier Überstunden.
Daraus folgt ein häufig übersehener Punkt: Ob Überstunden vorliegen, ist eine Frage des Vertrags. Ob sie zulässig sind, ist eine Frage des Arbeitszeitgesetzes. Beide Prüfungen laufen getrennt – Überstunden können vertraglich sauber vereinbart und trotzdem gesetzlich unzulässig sein, wenn sie die tägliche Höchstarbeitszeit überschreiten.
Überstunden oder Mehrarbeit?
Die Begriffe werden im Alltag synonym verwendet, sind es juristisch aber nicht:
- Überstunden überschreiten die individuell vereinbarte Arbeitszeit.
- Mehrarbeit überschreitet die gesetzliche Höchstarbeitszeit nach dem Arbeitszeitgesetz.
Ein Teilzeitbeschäftigter mit 20 Wochenstunden, der 25 Stunden arbeitet, leistet fünf Überstunden – aber keine Mehrarbeit, weil er weit unter der gesetzlichen Grenze bleibt.
Wann darf der Arbeitgeber Überstunden anordnen?
Nicht ohne Grundlage. Ein Arbeitnehmer ist grundsätzlich nur zu der Arbeitszeit verpflichtet, die vertraglich vereinbart wurde. Eine Pflicht zu Überstunden kann sich ergeben aus:
- einer Klausel im Arbeitsvertrag,
- einem Tarifvertrag,
- einer Betriebsvereinbarung,
- einer betrieblichen Übung, wenn Überstunden über längere Zeit regelmäßig geleistet und akzeptiert wurden.
Ohne eine solche Grundlage bleibt nur der echte Notfall: unvorhersehbare Situationen, in denen ohne Mehrarbeit erheblicher Schaden für den Betrieb droht. Ein enger Terminplan oder ein Personalengpass zählen nicht dazu – dafür ist die Personalplanung zuständig.
Auch bei wirksamer Anordnung gelten die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes weiter: höchstens zehn Stunden werktäglich, elf Stunden Ruhezeit, Ausgleich auf durchschnittlich acht Stunden im Ausgleichszeitraum.
Bestimmte Personengruppen sind besonders geschützt. Schwangere und stillende Mütter dürfen keine Überstunden leisten, für Jugendliche gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz, und schwerbehinderte Menschen können Mehrarbeit auf Verlangen ablehnen.
Müssen Überstunden bezahlt werden?
Grundsätzlich ja – geleistete Arbeit ist zu vergüten. Wie vergütet wird, richtet sich aber nach dem Vertrag.
Ein gesetzlicher Anspruch auf einen Überstundenzuschlag besteht nicht. Zuschläge von 25 oder 50 Prozent sind verbreitet, ergeben sich aber immer aus Arbeits- oder Tarifvertrag. Ohne entsprechende Regelung wird die Überstunde mit dem normalen Stundenlohn vergütet.
Pauschalabgeltung im Arbeitsvertrag
Viele Verträge enthalten eine Klausel wie „Mit dem Gehalt sind alle Überstunden abgegolten“. Solche Pauschalklauseln sind nur eingeschränkt wirksam.
Das Bundesarbeitsgericht verlangt, dass ein Arbeitnehmer bei Vertragsschluss erkennen kann, was auf ihn zukommt. Eine unbegrenzte Abgeltung ist deshalb unwirksam – zulässig ist nur eine Klausel, die den Umfang konkret benennt, etwa „bis zu 10 Überstunden pro Monat sind abgegolten“.
Für Betriebe bedeutet das: Eine pauschale Klausel ohne Obergrenze schützt nicht. Im Streitfall fällt sie weg, und alle Überstunden sind einzeln zu vergüten.
Auszahlung oder Freizeitausgleich
Beide Wege sind möglich, die Wahl trifft aber nicht der Arbeitgeber allein. Maßgeblich ist, was vereinbart wurde. Fehlt eine Regelung, hat der Arbeitnehmer grundsätzlich Anspruch auf Vergütung – ein einseitig angeordneter Freizeitausgleich ist dann nicht zulässig.
In der Praxis arbeiten die meisten Betriebe mit einem Arbeitszeitkonto: Überstunden werden gutgeschrieben und innerhalb eines definierten Zeitraums abgebaut. Das setzt allerdings voraus, dass der Kontostand jederzeit nachvollziehbar ist – für beide Seiten.
Wann verfallen Überstunden?
Ansprüche auf Überstundenvergütung können verfallen, aber nicht beliebig schnell.
Ausschlussfristen in Arbeits- oder Tarifverträgen sehen häufig vor, dass Ansprüche innerhalb von drei Monaten schriftlich geltend gemacht werden müssen. Solche Klauseln sind zulässig, wenn die Frist nicht zu kurz bemessen ist – unter drei Monaten gelten sie in der Regel als unwirksam.
Gibt es keine Ausschlussfrist, greift die regelmäßige Verjährung von drei Jahren zum Jahresende.
Bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses sind nicht abgebaute Überstunden auszuzahlen, sofern sie nicht wirksam verfallen sind.
Wer muss Überstunden beweisen?
Dieser Punkt entscheidet die meisten Streitfälle – und er wird regelmäßig falsch verstanden.
Die Darlegungs- und Beweislast liegt beim Arbeitnehmer, und zwar auf zwei getrennten Stufen. Er muss erstens darlegen, an welchen Tagen er von wann bis wann gearbeitet hat. Und er muss zweitens darlegen, dass der Arbeitgeber diese Überstunden veranlasst hat – also angeordnet, gebilligt, geduldet oder zur Erledigung der geschuldeten Arbeit notwendig gemacht hat.
Die Zeiterfassungspflicht ändert daran nichts
Nach dem EuGH-Urteil von 2019 wurde vielfach erwartet, die Beweislast werde sich zugunsten der Arbeitnehmer verschieben. Das Bundesarbeitsgericht hat dem 2022 eine klare Absage erteilt (Urteil vom 4. Mai 2022, Az. 5 AZR 359/21): Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung dient dem Gesundheitsschutz, nicht dem Vergütungsrecht. Auf die Verteilung der Beweislast im Überstundenprozess wirkt sie sich nicht aus.
Auch eine sekundäre Darlegungslast des Arbeitgebers hat das Gericht ausdrücklich abgelehnt.
Was Zeitaufzeichnungen leisten – und was nicht
In dem entschiedenen Fall klagte ein Auslieferungsfahrer auf Vergütung von 348 Überstunden. Der Saldo stammte aus dem Zeiterfassungssystem des Arbeitgebers und war zwischen den Parteien unstreitig. Der Fahrer verlor dennoch.
Der Grund: Das System erfasste ausschließlich Kommt- und Geht-Zeiten. Pausen konnten die Fahrer technisch nicht buchen. Damit belegte die Aufzeichnung zwar die Anwesenheit, nicht aber die vergütungspflichtige Arbeitszeit – und erst recht nicht, dass der Arbeitgeber die Mehrarbeit veranlasst hatte.
Für Betriebe folgt daraus zweierlei. Auf der einen Seite ist eine bloße Kommt-Geht-Erfassung kein belastbarer Nachweis: Wer Pausen nicht erfassen kann, produziert Salden, die im Streitfall nichts beweisen – in beide Richtungen. Auf der anderen Seite entsteht genau daraus ein jahrelanger Rechtsstreit, den eine vollständige Erfassung von vornherein vermieden hätte.
Praktisch heißt das: Pausen müssen buchbar sein, auch unterwegs. Und Überstunden sollten dokumentiert freigegeben werden – eine abgezeichnete Freigabe schafft Klarheit darüber, was veranlasst war und was nicht.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Überstunden auf der Baustelle und im Außendienst
Bei mobilen Teams entstehen Überstunden anders als im Büro – und werden anders übersehen. Wie die Zeiterfassung auf der Baustelle organisiert ist, entscheidet dabei, ob sie überhaupt auffallen.
Fahrtzeiten summieren sich unbemerkt
Fahrten auf Weisung des Arbeitgebers, etwa vom Betrieb zur Einsatzstelle, sind regelmäßig Arbeitszeit. Bei zwei Stunden Anfahrt und acht Stunden auf der Baustelle sind zwei Überstunden entstanden, bevor überhaupt jemand daran denkt. Über eine Woche summiert sich das auf einen ganzen Arbeitstag.
Saisonale Spitzen und der Ausgleichszeitraum
Im Baugewerbe verteilt sich die Arbeit nicht gleichmäßig übers Jahr. Zehn-Stunden-Tage im Sommer sind zulässig – aber nur, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen der Durchschnitt von acht Stunden werktäglich wieder erreicht wird. Ohne laufende Auswertung fällt erst im Herbst auf, dass der Ausgleich rechnerisch nicht mehr zu schaffen ist.
Kolonnenarbeit und individuelle Zuordnung
Wenn der Vorarbeiter die Zeiten des gesamten Trupps auf einem Stundenzettel sammelt, entstehen leicht Sammelwerte statt individueller Nachweise. Für die Lohnabrechnung genügt das, für den Nachweis im Streitfall nicht – Überstunden sind personenbezogen zu belegen.
Der Bauleiter ist selten leitender Angestellter
Leitende Angestellte fallen nicht unter das Arbeitszeitgesetz und haben oft keinen Überstundenanspruch. Diese Ausnahme wird in der Praxis zu weit ausgelegt. Entscheidend ist nicht die Berufsbezeichnung, sondern die tatsächliche Befugnis zu eigenverantwortlichen Personalentscheidungen. Ein Bauleiter erfüllt diese Voraussetzung in der Regel nicht.
Überstunden und Steuern
Überstundenvergütung ist regulärer Arbeitslohn und damit steuer- und sozialversicherungspflichtig. Ein Steuervorteil für Überstunden als solche besteht nicht.
Anders verhält es sich bei Zuschlägen für Nacht-, Sonn- und Feiertagsarbeit: Diese sind im gesetzlich festgelegten Rahmen steuerfrei – vorausgesetzt, sie werden zusätzlich zum Grundlohn gezahlt und die begünstigten Zeiten sind einzeln nachgewiesen.
Genau dieser Nachweis ist der praktische Knackpunkt. Ohne Erfassung der konkreten Uhrzeiten lässt sich die Steuerfreiheit gegenüber dem Finanzamt oder bei einer Betriebsprüfung nicht belegen. Eine Pauschale ohne zugrunde liegende Zeitdaten wird regelmäßig nachversteuert.
- Muss ich Überstunden machen, wenn mein Chef es verlangt?Nur wenn Arbeitsvertrag, Tarifvertrag, Betriebsvereinbarung oder betriebliche Übung dies vorsehen. Ohne eine solche Grundlage besteht eine Pflicht nur in echten Notfällen, in denen dem Betrieb sonst erheblicher Schaden droht.
- Wie viele Überstunden sind erlaubt?Eine feste Obergrenze für Überstunden gibt es nicht. Die Grenze ergibt sich aus dem Arbeitszeitgesetz: höchstens zehn Stunden werktäglich, im Durchschnitt von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen nicht mehr als acht Stunden werktäglich.
- Gibt es einen gesetzlichen Zuschlag auf Überstunden?Nein. Zuschläge ergeben sich ausschließlich aus Arbeits- oder Tarifvertrag. Ohne Regelung wird die Überstunde mit dem normalen Stundenlohn vergütet.
- Ist die Klausel „Überstunden sind mit dem Gehalt abgegolten" wirksam?Nur eingeschränkt. Eine Pauschalabgeltung ohne konkrete Obergrenze ist unwirksam, weil der Arbeitnehmer bei Vertragsschluss nicht erkennen kann, welchen Umfang sie hat. Zulässig sind Klauseln, die den abgegoltenen Umfang benennen.
- Wann verfallen Überstunden?Häufig nach einer vertraglichen Ausschlussfrist von mindestens drei Monaten. Fehlt eine solche Frist, verjähren Ansprüche nach drei Jahren zum Jahresende.
- Wer muss Überstunden nachweisen?Der Arbeitnehmer. Er muss sowohl die geleisteten Stunden als auch deren Veranlassung durch den Arbeitgeber darlegen und im Bestreitensfall beweisen. Das Bundesarbeitsgericht hat 2022 klargestellt, dass die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung an dieser Verteilung nichts ändert.
- Zählt die Fahrt zur Baustelle als Überstunde?Fahrten auf Weisung des Arbeitgebers sind regelmäßig Arbeitszeit und können damit zu Überstunden führen. Der Weg von der Wohnung zur ersten Einsatzstelle ist dagegen typischerweise Wegezeit, sofern Arbeits- oder Tarifvertrag nichts anderes bestimmt.