Was ist die Reisekostenabrechnung?
Die Reisekostenabrechnung dokumentiert alle Kosten, die einem Mitarbeiter bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen. Sie ist die Grundlage für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber und für den Abzug als Werbungskosten in der Steuererklärung. Die aktuellen Regelungen veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen.
Eine berufliche Auswärtstätigkeit liegt vor, wenn der Mitarbeiter vorübergehend außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte tätig ist — also auf einer auswärtigen Baustelle, beim Kunden oder auf einer Dienstreise.
Im Handwerk und Bau ist die Reisekostenabrechnung Alltag: Monteure, Servicetechniker und Außendienstmitarbeiter wechseln täglich ihre Einsatzorte. Die korrekte Abrechnung spart bares Geld — für Arbeitnehmer und Arbeitgeber.
Reisekostenabrechnung im Handwerk: Besonderheiten
Baustelleneinsätze. Monteure und Handwerker, die täglich wechselnde Baustellen anfahren, haben in der Regel keine feste erste Tätigkeitsstätte im steuerlichen Sinne — der Betriebshof gilt oft als erste Tätigkeitsstätte. Fahrten von dort zur Baustelle sind Dienstreisen, Fahrten von zu Hause zur Baustelle können unter Umständen als Reisekosten abgerechnet werden.
Reisezeit als Arbeitszeit. Im Handwerk ist die Fahrtzeit als Arbeitszeit ein eigenes Thema: Wann Fahrtzeiten vergütet werden müssen, hängt vom Vertrag und Tarifvertrag ab. Die steuerliche Reisekostenabrechnung ist davon unabhängig.
Dokumentationspflicht. Für die steuerliche Anerkennung müssen Datum, Ziel, Zweck und Dauer der Reise sowie die entstandenen Kosten nachgewiesen sein. Im Handwerk empfiehlt sich eine tägliche digitale Erfassung — als Teil der Baustellenzeiterfassung oder mit einer separaten Spesenapp.
Die vier Kostenarten
Das Steuerrecht unterscheidet vier Arten von Reisekosten:
1. Fahrtkosten
Fahrtkosten entstehen für die An- und Abreise zum Einsatzort. Sie können auf zwei Wegen abgerechnet werden:
Kilometerpauschale: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Pkw. Diese Pauschale deckt alle Kosten ab — Benzin, Verschleiß, Versicherung. Kein Einzelbeleg notwendig, aber Fahrtstrecke und Anlass müssen dokumentiert sein.
Tatsächliche Kosten: Wer mit öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Taxi oder einem Mietwagen fährt, rechnet die tatsächlichen Kosten mit Beleg ab.
Für Firmenfahrzeuge gilt: Die Fahrtkosten trägt der Arbeitgeber direkt — eine Kilometerpauschale wird in diesem Fall nicht erstattet.
2. Verpflegungsmehraufwand
Der Verpflegungsmehraufwand gleicht die Mehrkosten aus, die entstehen, wenn Mahlzeiten nicht zu Hause eingenommen werden können. Er wird pauschal abgerechnet — ohne Einzelbeleg.
Pauschalen 2025 (Inland):
| Abwesenheitsdauer | Pauschale |
|---|---|
| Ganztägig (24 Stunden) | 28 Euro |
| Mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| An- und Abreisetag | 14 Euro |
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter (z. B. Auftraggeber) eine Mahlzeit kostenlos zur Verfügung, wird die Pauschale gekürzt: Frühstück –5,60 Euro, Mittag –11,20 Euro, Abendessen –11,20 Euro.
Dreimonatsfrist: Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit an demselben Einsatzort entfällt die Verpflegungspauschale. Der Ort gilt dann steuerlich als erste Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen (z. B. durch andere Einsätze oder Urlaub) lässt die Frist neu beginnen.
3. Übernachtungskosten
Übernachtungskosten werden grundsätzlich nach tatsächlichen Kosten mit Beleg erstattet. Eine Pauschale wie beim Verpflegungsmehraufwand gibt es nicht — Ausnahme: Berufskraftfahrer, die im Fahrzeug übernachten, können 9 Euro pro Nacht pauschal geltend machen (§ 9 Abs. 1 Nr. 5b EStG).
Bei Übernachtungen zahlt der Arbeitgeber die tatsächlichen Hotelkosten. Im Rahmen der Steuererklärung können Arbeitnehmer bis zu 20 Euro pro Nacht ohne Beleg ansetzen, darüber hinaus nur mit Hotelrechnung.
4. Reisenebenkosten
Reisenebenkosten sind alle übrigen beruflich veranlassten Ausgaben: Parkgebühren, Mautkosten, Trinkgelder, Gepäckversicherung, Telefonkosten auf Reisen. Sie werden grundsätzlich mit Beleg in tatsächlicher Höhe erstattet.
Steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber kann Reisekosten steuerfrei erstatten, wenn er die gesetzlichen Pauschalen nicht überschreitet. Was über die Pauschalen hinausgeht, wird als geldwerter Vorteil versteuert.
Erstattet der Arbeitgeber keine oder zu geringe Reisekosten, kann der Mitarbeiter die Differenz als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung geltend machen.
Aufbewahrungsfrist für Reisekostenabrechnungen: 6 Jahre (§ 147 AO für Belege, die für die Besteuerung relevant sind).
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Reisekostenabrechnung
- Was zählt zu den Reisekosten?Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten — alle Ausgaben, die bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit entstehen.
- Wie hoch ist die Kilometerpauschale 2025?0,30 Euro je gefahrenem Kilometer mit dem eigenen Pkw. Sie deckt alle Fahrzeugkosten ab — Beleg für die Fahrtstrecke und den Anlass sind aber erforderlich.
- Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2025?28 Euro für ganztägige Abwesenheit, 14 Euro bei mehr als 8 Stunden. An- und Abreisetage werden mit 14 Euro angesetzt.
- Was ist die Dreimonatsfrist bei der Verpflegungspauschale?Nach drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben Einsatzort entfällt die Verpflegungspauschale. Der Ort gilt dann als erste Tätigkeitsstätte. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
- Muss ich Übernachtungskosten belegen?Ja — Übernachtungskosten werden grundsätzlich nur mit Beleg erstattet. Ausnahme: Berufskraftfahrer im Fahrzeug können 9 Euro pauschal geltend machen.
- Wie lange müssen Reisekostenabrechnungen aufbewahrt werden?Mindestens 6 Jahre — als steuerlich relevante Belege nach § 147 AO.