Was ist die Fahrtkostenabrechnung?
Die Fahrtkostenabrechnung dokumentiert alle beruflich veranlassten Fahrtkosten und ist Grundlage für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber oder den Werbungskostenabzug in der Steuererklärung.
Fahrtkosten entstehen bei:
- Dienstreisen und Kundenbesuchen
- Fahrten zu Fortbildungen und Schulungen
- Fahrten zwischen wechselnden Arbeitsorten oder Baustellen
- Dem täglichen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte (Arbeitsweg)
Für diese unterschiedlichen Anlässe gelten unterschiedliche steuerliche Regelungen — vor allem bei den Pauschalen für die Kilometerkostenerstattung.
Die Fahrtkostenabrechnung ist in allen Branchen relevant — besonders im Handwerk und Bau, wo Monteure, Techniker und Servicekräfte täglich wechselnde Einsatzorte anfahren.
Die zwei wichtigsten Pauschalen 2026
Kilometerpauschale (Dienstreisen): 0,30 Euro/km
Die Kilometerpauschale gilt für beruflich veranlasste Fahrten mit dem privaten Pkw — also für Dienstreisen, Kundenbesuche, Fahrten zwischen Baustellen und Fortbildungen.
<cite index=“55-1″>Für Dienstreisen mit dem privaten Pkw beträgt der steuerfreie Erstattungssatz 2026 unverändert 0,30 Euro pro gefahrenem Kilometer. Sie gilt für jeden gefahrenen Kilometer — Hin- und Rückfahrt werden einzeln gezählt.
Was die Pauschale abdeckt: Benzin, Verschleiß, Versicherung, Reifenkosten — alles ist pauschaliert. Einzelbelege sind nicht notwendig, aber Anlass, Datum und Strecke müssen dokumentiert sein.
Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4a EStG. Zur Frage, ob Fahrtzeiten auch als Arbeitszeit gelten, erklärt der Beitrag zur Fahrtzeit als Arbeitszeit die rechtliche Abgrenzung.
Pendlerpauschale (Arbeitsweg): 0,38 Euro/km ab 2026
Die Pendlerpauschale (Entfernungspauschale) gilt für den täglichen Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte — also den regulären Arbeitsweg, nicht für Dienstreisen.
<cite index=“51-1″>Ab dem Steuerjahr 2026 gilt einheitlich 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer — die bisherige Staffelung (0,30 Euro bis km 20, 0,38 Euro ab km 21) entfällt.
Wichtig: Die Pendlerpauschale wird nur für die einfache Strecke angesetzt — nicht Hin- und Rückfahrt zusammen. Sie ist keine Erstattung durch den Arbeitgeber, sondern ein Werbungskostenabzug in der Steuererklärung des Arbeitnehmers.
Rechtsgrundlage: § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 4 EStG.
Übersicht: Kilometerpauschale vs. Pendlerpauschale 2026
| Kilometerpauschale | Pendlerpauschale | |
|---|---|---|
| Für was? | Dienstreisen, Baustellen, Kundenbesuche | Täglicher Arbeitsweg |
| Satz 2026 | 0,30 Euro/km | 0,38 Euro/km |
| Wie gezählt? | Hin- und Rückfahrt | Nur einfache Strecke |
| Vom Arbeitgeber erstattet? | Ja, steuerfrei | Nein (Werbungskosten) |
| Beleg nötig? | Nein (Pauschale) | Nein (Pauschale) |
Was muss dokumentiert werden?
Für die steuerliche Anerkennung der Fahrtkosten muss der Anlass der Fahrt belegt sein:
- Datum der Fahrt
- Reiseziel (Adresse des Kunden, der Baustelle, der Schulung)
- Zweck der Fahrt (z. B. „Kundenmontage“, „Baustelle Müller GmbH“)
- Gefahrene Kilometer (oder Abstand laut Routenplaner)
Ein Fahrtenbuch ist nur dann verpflichtend, wenn der Firmenwagen auch privat genutzt wird und die Privatnutzung nach der 1-%-Methode berechnet werden soll. Für die Fahrtkostenabrechnung mit Kilometerpauschale genügt ein einfaches Fahrtprotokoll.
Fahrtkostenabrechnung im Handwerk und Bau
Im Handwerk und Bau gibt es eine Besonderheit: Mitarbeiter ohne feste erste Tätigkeitsstätte — also ohne festen Arbeitsort — können die Fahrten von zu Hause zur Baustelle unter bestimmten Voraussetzungen als Dienstreise abrechnen.
Hat ein Monteur keine feste Betriebsstätte, die er regelmäßig aufsucht, gilt jede Baustelle als auswärtiger Einsatzort. Die Fahrten dorthin sind Dienstreisen — abrechenbar mit 0,30 Euro/km, nicht nur als Pendlerpauschale.
Kombiniert mit der Reisekostenabrechnung — also Verpflegungsmehraufwand und ggf. Übernachtungskosten — ergibt sich die vollständige steuerliche Behandlung aller Kosten einer Auswärtstätigkeit.
Für die korrekte Dokumentation empfiehlt sich eine digitale Erfassung: Viele Zeiterfassungssysteme ermöglichen die direkte Zuordnung von Fahrtzeiten und -strecken zur jeweiligen Baustelle oder zum Kunden — und exportieren die Daten für die Lohnabrechnung.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Fahrtkostenabrechnung
- Was ist die Kilometerpauschale 2026?Für Dienstreisen mit dem privaten Pkw: 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer — steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Die Pendlerpauschale (Arbeitsweg) beträgt ab 2026 einheitlich 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer.
- Was ist der Unterschied zwischen Kilometerpauschale und Pendlerpauschale?Die Kilometerpauschale gilt für Dienstreisen und wird für jeden gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt) berechnet. Die Pendlerpauschale gilt für den täglichen Arbeitsweg und wird nur für die einfache Strecke angesetzt.
- Muss ich Belege für die Kilometerpauschale sammeln?Nein — die Pauschale ersetzt Einzelnachweise. Dokumentiert werden müssen aber Datum, Reiseziel und Fahrtzweck.
- Können Handwerker die Fahrt zur Baustelle als Dienstreise abrechnen?Ja — wenn keine feste erste Tätigkeitsstätte vorliegt. Dann gilt jede Baustelle als auswärtiger Einsatzort, und die Fahrt dorthin ist eine Dienstreise mit Kilometerpauschale von 0,30 Euro/km.
- Wie lange müssen Fahrtkosten aufbewahrt werden?Als steuerlich relevante Unterlagen mindestens 6 Jahre (§ 147 AO) — bei Arbeitgebern, die erstatten, auch als Lohnunterlage.
- Was ändert sich 2026 bei der Pendlerpauschale?Ab dem 1. Januar 2026 gilt einheitlich 0,38 Euro ab dem ersten Kilometer — die bisherige Staffelung (0,30 Euro bis km 20, 0,38 Euro ab km 21) entfällt durch das Steueränderungsgesetz 2025.