Aus Erfahrung klug?

Seit einigen Monaten beobachte ich einen interessanten Trend: die Produktanfragen zu unserer Zeiterfassungssoftware enthalten immer öfter konkrete Anforderungsdetails. Schon in der ersten E-Mail oder beim ersten telefonischen Kontakt beschreiben die Interessenten, was sie von einer Zeiterfassungssoftware unbedingt erwarten oder auf jeden Fall vermeiden möchten; solche konkreten Details schon beim Erstkontakt waren früher eher selten. Im Gespräch zeigt sich dann meist, dass diese Firmen bereits eine digitale Zeiterfassung nutzen, die aber nicht so recht zum Unternehmen passt – was sich aber erst im betrieblichen Alltag gezeigt hat.

Zeiterfassung ist Pflicht

Mit den Urteilen des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und des Bundesarbeitsgerichts vom vergangenen Jahr wurde die Zeiterfassung zur Pflicht. Viele Unternehmen haben daraufhin eine digitale Zeiterfassung eingeführt; häufig, ohne sich über die individuellen Anforderungen ihres eigenen Unternehmens klar zu sein. Zeiterfassung ist Zeiterfassung.

Viele neue Anbieter

Gleichzeitig haben wegen der steigenden Nachfrage viele weitere Softwareanbieter neue Lösungen eingeführt, sodass es heute eine praktisch unübersehbare Auswahl von Zeiterfassungssystemen am Markt gibt. Wer dann nicht genau weiß, was er benötigt, ist schnell überfordert. Denn Zeiterfassung ist eben nicht Zeiterfassung.

Enttäuschung mit Standardsoftware

Heute melden sich bei uns vermehrt Interessenten, die mittlerweile wissen, was sie benötigen – offenbar, weil sie es bei ihrer bisherigen Software vermissen. Dabei betreffen die meisten Enttäuschungen drei Themenschwerpunkte: Erstens passt Software „von der Stange“ nicht immer auf die betrieblichen Besonderheiten und lässt sich nicht hinreichend daran anpassen. Zweitens werden Erreichbarkeit und Reaktionszeiten des Kundendienstes häufig schlecht bewertet. Und drittens bleibt die Zeiterfassung oft eine Insellösung, die sich nicht gut mit der im Unternehmen bereits vorhandenen Software verbinden lässt.

Erstens: Individualisierung

Viele Zeiterfassungssysteme sind schnell eingerichtet, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten zügig erfassen, sodass die Anforderungen des Arbeitszeitgesetzes und des BAG-Urteils erfüllt werden. Wer aber über die reine Dokumentation hinaus auch betrieblichen Nutzen aus der Zeiterfassung ziehen will, wird häufig enttäuscht. So ist die Zeit, die als Arbeitszeit gemäß ArbZG erfasst werden muss, nicht immer auch die Zeit, die dem Mitarbeiter vergütet wird. Das gilt beispielsweise für Fahrzeiten, die unter bestimmten Umständen zwar als Arbeitszeit, nicht aber als zu vergütende Zeit bewertet werden – oder umgekehrt. Wenn die digitale Zeiterfassung das nicht differenzieren kann, muss der Mitarbeiter weiterhin zusätzlich zur digitalen Erfassung seine Arbeits- und Fahrzeiten auch auf Papier notieren.

Differenzierte Zubuchung zu Projekten

Ähnlich verhält es sich mit der Erfassung der Zeiten auf Baustellen, für Projekte oder für Kundenaufträge, die möglicherweise von der durchgeführten Tätigkeit abhängt: einige Arbeiten sollen dem Projekt zugebucht werden, andere aber nicht. Auch solche Differenzierungen werden zur Fakturierung oder für das Controlling häufig benötigt, von den Systemen aber nicht immer angeboten.

Individuelle Abläufe und Erfassungsmethoden

Viele Unternehmen suchen nach Möglichkeiten, die Erfassung an die spezifischen Abläufe verschiedener Mitarbeitergruppen – z.B. Verwaltung, Fertigung, Montage, Baustelle – anzupassen, um genau die Infos zu sammeln, die vom Unternehmen genutzt werden, oder um die Erfassungsgeräte zu nutzen, die in der jeweiligen Arbeitssituation geeignet sind – Smartphone, Terminal, Tablet, PC oder Notebook. Solche Differenzierungsmöglichkeiten bieten nur wenige Zeiterfassungssysteme.

Zweitens: Kundenservice

Häufig wird in unseren Produktanfragen nach den inkludierten Serviceleistungen und den Reaktionszeiten unseres Kundendienstes gefragt. In den Gesprächen zeigt sich dann, dass diese Kunden im Einrichtungs- oder Einführungsprozess Unterstützung vermisst haben, dass sie bei Fragen und Problemen in Warteschleifen gelandet sind oder dass sie lange auf eine Reaktion des Supports warten müssen.

Der verlängerte Arm der Lohnbuchhaltung

Bei virtic haben wir ein klares Verständnis davon, was Kundendienst bedeutet: Wir sehen uns als verlängerter Arm der Fachabteilungen unserer Kunden, also meist der Personalabteilung oder Lohnbuchhaltung. Wir sind bei Fragen, Problemen oder Konfigurationsänderungen problemlos erreichbar und führen die erforderlichen Arbeiten zuverlässig durch. Vor allem aber übernehmen wir das Setup und die Konfiguration der Kundenaccounts nach Maßgabe der Kunden, sodass auch anspruchsvolle Abrechnungsregeln fehlerfrei im System hinterlegt und automatisch angewendet werden. Das Feedback unserer Kunden und ihrer Fachabteilungen bestätigt unsere hohe Servicequalität.

Drittens: Integration

Nachdem man die Zeiterfassung in seinem Unternehmen eingeführt hat und die Mitarbeiter*innen mit der Zeiterfassung begonnen haben, stellt sich die Frage, wie man diese Daten über die Dokumentation hinaus nutzen kann, beispielsweise zur Fakturierung, für das Projektcontrolling, die Lohnabrechnung oder die Abrechnung von Reise- und Fahrtkosten. Wenn die eingesetzte Zeiterfassungslösung keine oder nicht die benötigten Schnittstellen bereithält, ist die Integration der Zeiterfassung in die vorhandene IT nicht möglich.

Integration und Automatisierung

Unsere virtic-Zeitwirtschaft bietet eine große Zahl von Webservices, mit denen Stamm- und Bewegungsdaten mit anderen Systemen ausgetauscht werden können. Typischerweise werden Baustellen- und Projektstammdaten und Termine mit der ERP-Software synchronisiert. Die erfassten Zeitstempel werden auf den virtic-Servern automatisch zu Buchungssätzen für die ERP-Software aufbereitet, um ein tagesaktuelles Projektcontrolling zu realisieren. Und sie werden zu Buchungssätzen für die Lohnsoftware aufbereitet, damit automatisch alle Zeiten, Zulagen, Mehrarbeits- und Zeitzuschläge, Auslösungen, Fahrtkostenerstattungen, Verpflegungszuschüsse oder Wegezeitentschädigungen usw. vergütet werden können.

Sie suchen eine passende Zeiterfassungslösung?

Der Markt für Zeiterfassungslösungen wächst immer weiter und wird immer unübersichtlicher. Wer eine neue Zeiterfassung für sein Unternehmen sucht, sollte deshalb zu Beginn klären, welchen Zwecken die Zeiterfassung in seinem Unternehmen dienen soll, z.B.:

  • Ich möchte die Pausen- und Ruhezeiten sowie der Überstunden gemäß Arbeitszeitgesetz dokumentieren. Auch die zu erwartenden Anforderungen des novellierten Arbeitszeitgesetzes müssen dabei berücksichtigt werden.
  • Ich möche die Qualität der Arbeitszeit-Aufzeichnungen verbessern.
  • Ich möchte die Fachabteilung (z.B. Personalabrechnung) entlasten und
    • die Lohnabrechnung in unserem Unternehmen automatisieren,
    • die Arbeitszeitkonten der Mitarbeiter*innen automatisch führen,
    • die Ansprüche der Mitarbeiter*innen bei Auswärtstätigkeiten (z.B. Reisekosten, Auslösung, Wegezeitentschädigung, Fahrtkostenerstattungen) automatisch berechnen.
  • Ich möchte unsere Kostenrechnung und Projektcontrolling verbessern und tagesaktuelle Daten nutzen.

Daraus ergeben sich dann konkretere Anforderungen an die Zeiterfassungslösung, die von den Anbietern ggf. auf unterschiedlichen Wegen umgesetzt werden.

Welche Erfahrungen haben Sie gemacht?

Haben Sie schon Erfahrungen mit der Auswahl von Zeiterfassungssystemen gemacht? War die Auswahl leicht oder fanden Sie das auch sehr unübersichtlich? Haben Sie sich bereits für ein System entschieden und sind sie heute, im Rückblick, mit Ihrer Entscheidung zufrieden? Ich freue mich auf Ihre Meinung!

10. Juli 2023

Teilen Teilen Feedback