„Individualität ist unsere Stärke!“

Personaldienstleister „die zugvögel“ hilft dabei, dass Züge rollen

von: Daniela Prüter | veröffentlicht am 20. Juni 2024 | Lesedauer ca. 4 Min.

Wenn wir am Bahnhof den Blick nach oben richten und auf der Anzeigetafel steht „Zug verspätet“, dann liegt das nicht an den „zugvögeln“. Im Gegenteil, der in Braunschweig ansässige Personaldienstleister ist spezialisiert auf Eisenbahnpersonal und unterstützt mit seinen rund 45 Triebfahrzeugführern und Triebfahrzeugführerinnen bundesweit Eisenbahnverkehrsunternehmen im Personen- und Güterverkehr bei Personalbedarf. Sowohl die langfristige Arbeitnehmerüberlassung, als auch die Ausbildung, Schulung und Prüfung von Eisenbahnbetriebspersonal bietet das Unternehmen an. Neben dem für die Branche ausgesprochen guten Gehalt sind aber die Individualität in der Arbeitszeitgestaltung und die Entwicklungsmöglichkeiten für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ein großer Pluspunkt.

Als das Unternehmen vor sechs Jahren von Melanie Kosse gemeinsam mit ihrem Geschäftspartner Steffen Haferung gegründet wurde, begann eine echte Erfolgsgeschichte. Während Melanie Kosse aus dem Bereich Marketing kommt, ist Steffen Haferung seit über 25 Jahren Eisenbahner. „Wir wissen aus Erfahrung, dass Triebfahrzeugführer und Triebfahrzeugführerinnen bestimmte Bedürfnisse und Vorstellungen bei ihrer Tätigkeit haben. Abwechslung bei der Arbeit, die Vereinbarkeit von Beruf- und Privatleben und Entwicklungsmöglichkeiten. Wir vereinbaren diese Wünsche mit den Anforderungen unserer Kunden. Weil wir einen großen Pool von Eisenbahnverkehrsunternehmen (kurz EVU) bedienen, können wir viel mehr verschiedene Arbeitszeit-Modelle und Einsatzorte anbieten“, so Melanie Kosse, „umgekehrt ist das natürlich genauso ein Pluspunkt für unsere Kunden, die EVUs. Sie finden bei uns auch kurzfristig das entsprechend qualifizierte Personal.“

31 EVUs arbeiten aktuell mit den „Zugvögeln“ zusammen. Vom Eisenbahn-Bundesamt ist der Personaldienstleister zugelassen als Ausbildungs- und Prüfungsorganisation nach der Triebfahrzeugführerscheinverordnung. Die hausinterne Weiterbildung ist ein wichtiger Punkt für die Personalentwicklung und für die Eisenbahn. Nicht jeder geprüfte Lokführer darf jede Lokomotive fahren, es gibt eigene Baureihenausbildungen. Und auch die unterschiedlichen Signalsysteme erfordern eigene Schulungen.

Unterschiedliche Tätigkeiten müssen separat erfasst werden

Die Entscheidung, sich für die digitale Arbeitszeiterfassung die Technik von virtic ins Haus zu holen, war schnell gefallen: „Dieses System ist individuell anpassbar“, erklärt Melanie Kosse, „das ist für uns der wichtigste Punkt. Denn die Zeiterfassung ist sehr komplex. Es gibt unterschiedliche Tätigkeitsschritte, die einzeln erfasst werden müssen.“

Der virtic-Kundendienst hat die Erfassungslogik an die besonderen Anforderungen der zugvögel angepasst. So finden die Triebfahrzeugführer nicht nur Buchungsmöglichkeiten wie „Dienstbeginn“ oder „Pause“, sondern auch „Rangieren“, „Zugvorbereitung“ oder „Wartezeit“: Diese und viele weitere Buchungsmöglichkeiten sind in dem Erfassungsdialog in der virtic-App so eingestellt, dass sie immer zu den momentanen Arbeitssituationen der Lokführer passen. Sie finden jederzeit die passende Buchungsauswahl.

Melanie Kosse erklärt, warum das für die zugvögel so wichtig war: „Die reine Zugfahrt ist mitunter der geringste Anteil. Es gibt einen Vorbereitungsdienst, einen Abschlussdienst und es kommt immer zu Wartezeiten. Diese entstehen u.a. durch Verspätungen und Baustellen, die den Güter- und Personenverkehr gleichermaßen betreffen. Diese Wartezeiten müssen auch genau erfasst werden. Wenn jemand morgens um acht Uhr auf die Lok steigt und bis 16 Uhr dort arbeitet, sind vielleicht drei Stunden Wartezeit dabei. Außerdem kann sich eine Schicht durch diese Wartezeiten enorm verlängern. Trotzdem darf aber die zulässige Gesamttagesarbeitszeit nicht überschritten werden.“

Bis Anfang 2022 wurden diese unterschiedlichen Einsatzzeiten von den Lok- und Triebfahrzeugführern händisch in Exceltabellen eingetragen. Seitdem wird die virtic-App auf den Dienstgeräten zur Verfügung gestellt, in der die Mitarbeiter ihre Zeiten stempeln können.

Bei dieser Zeiterfassung wählen die Lokführer immer auch, für welches EVU sie tätig sind. So erkennt man in den Auswertungen nicht nur, welche Tätigkeiten erbracht wurden, sondern auch, für welchen Kunden. Auf Mausklick kann man die Zeiten je Mitarbeiter und EVU auswerten.

Automatische Lohnvorbereitung statt Excel-Auswertung

Die erfassten Zeiten werden automatisch zu Stundenzetteln und Arbeitszeitkonten aufbereitet. Vor allem aber werden die Buchungssätze für die Lohnsoftware berechnet. Statt umständlich die Excel-Tabellen mit den Arbeitszeiten auszuwerten, werden nun die von virtic berechneten Daten an Datev übermittelt, damit die Lohnabrechnung erfolgen kann.

Transparenz für die Beschäftigten

Jederzeit können die Triebfahrzeugführer in ihrem virtic-Konto sehen, wie ihr Arbeitszeitkonto aussieht. Melanie Kosse: „Auch für die älteren unter unseren Mitarbeitern war der Umstieg auf das webbasierte System ganz unkompliziert. Alle sind froh darüber, dass die Digitalisierung und Automatisierung der Lohnabrechnung so schnell funktioniert hat.“