Datenschutzerklärung zu Ihrer virtic-App

Diese Datenschutzerklärung gilt für die virtic-Apps zur Zeiterfassung. Stand: 01.01.2025

Zweck der Datenerhebung

Die App dient der Erfassung von Personal-Arbeitszeiten und damit zusammenhängenden Informationen, dem Upload von Medien (z.B. Fotos) sowie der Erfassung der Nutzungs- bzw. Betriebszeiten von Arbeitsmitteln.

Keine automatisierte Datenübertragung

Mit der virtic-App können Daten ausschließlich vom Benutzer erfasst und auf die virtic-Server übertragen werden. Ein Zugriff von außen (automatisiert oder durch Dritte, beispielsweise andere Mitarbeiter des beauftragenden Unternehmens) ist nicht möglich. Der Benutzer ist deshalb allein dafür verantwortlich, welche Daten erfasst und übermittelt werden.

Zugriffe auf das Smartphone

Diese App benötigt folgende Berechtigungen:

Fotos und Videos aufnehmen

Mit der Erweiterung Fotofunktion der virtic Zeitwirtschaft können Fotos und Videos, die vom Benutzer zum Beispiel auf der Baustelle gemacht werden, auf die virtic-Server hochgeladen werden. Dort werden diese Medien anhand des hochladenden Mitarbeiters, der aktuellen Baustelle, des Aufnahmezeitpunkts und des Aufnahmestandorts katalogisiert. Berechtigte Mitarbeiter des Unternehmens können die auf den Servern gespeicherten Medien betrachten, löschen und herunterladen. Falls das Unternehmen die Erweiterung Fotofunktion nicht gebucht hat, ist ein Upload von Medien auf die virtic-Server nicht möglich.

Genauer Standort (GPS- und netzwerkbasiert), Ungefährer Standort (netzwerkbasiert)

Im Moment der Arbeitszeitbuchung werden Standortdaten des Smartphones gemeinsam mit dem Datensatz der Arbeitszeitbuchung an die virtic-Server übermittelt, sofern die Standortermittlung auf dem Smartphone aktiviert ist. Die Übermittlung dieser Daten dient dem Zweck,

1. eine Verifizierung des angegebenen Arbeitsorts automatisiert vorzunehmen und so versehentliche oder beabsichtigte Buchungen am unzutreffenden Arbeitsort zu erkennen. Das beauftragende Unternehmen legt fest, bei welchen Arbeitszeitbuchungen eine Verifizierung vorgenommen werden soll. Bei Arbeitszeitbuchungen ohne Verifizierungsauftrag werden die eingehenden Standortdaten serverseitig augenblicklich automatisiert verworfen.
2. den aktuellen Standort für eine automatisierte Routenberechnung heranzuziehen, die wiederum zur automatisierten Berechnung von Reisekosten, Auslösung, Fahrtkostenerstattungen etc. erforderlich sein kann.

Der Benutzer kann die Standortermittlung in den Einstellungen des Smartphones jederzeit ausschalten. Der Benutzer kann in der Ereignisliste in seinem persönlichen virtic-Konto nachvollziehen, welche Standortdaten über ihn gespeichert sind. Details hierzu nennt das beauftragende Unternehmen (der Arbeitgeber).

SD-Karteninhalte ändern oder löschen, SD-Karteninhalte lesen

Mit der Erweiterung Fotofunktion der virtic Zeitwirtschaft können Fotos, Videos und andere Medien, die vom Benutzer zum Beispiel auf der Baustelle gemacht werden, auf die virtic-Server hochgeladen werden. Zur Zwischenspeicherung, Auswahl und Bearbeitung dieser Medien benötigt die virtic-App Zugriffsberechtigung auf die SD-Karte.

NFC-Steuerung

Die virtic-App erkennt bei Annäherung NFC-Tags, die Informationen in einem virtic-spezifischen Format enthalten. Der vom NFC-Tag ausgelesene Datensatz wird an die virtic-Server übermittelt und dort aufgelöst. Abhängig von der aufgelösten Information werden von den virtic-Servern mitarbeiterbezogene oder arbeitsmittelbezogene Informationen an die App zurückgesendet, damit diese die gewünschten Aktionen auslöst. Typischerweise können mit dieser Technik

1. Mitarbeiter sich an der virtic-App anmelden, indem sie ihren NFC-Tag an das Smartphone halten und von der App automatisiert angemeldet werden, und so ihre Arbeitszeiterfassung durchführen können.
2. Arbeitsmittel, die mit NFC-Tags ausgestattet wurden, automatisiert erkannt werden. Benutzer können dann Besitz, Nutzungs- oder Betriebszeiten dieser Arbeitsmittel komfortabel erfassen.

Vollständiger Internetzugriff

Für den Datenaustausch mit den virtic-Servern benötigt die App vollständigen Internetzugriff.

Verarbeitung, Löschung, Weitergabe von Daten

Die automatisierte Verarbeitung der auf den virtic-Servern gespeicherten Daten erfolgt nach Maßgabe des beauftragenden Unternehmens.

Dieses Konto wird von dem beauftragenden Unternehmen (Ihrem Arbeitgeber) verwaltet. Um eine Löschung Ihres Kontos oder Ihrer Daten zu beantragen, wenden Sie sich bitte an Ihren Arbeitgeber. Hier können Sie die Löschung beantragen.

Die auf den virtic-Servern gespeicherten Daten werden ausschließlich nach Maßgabe des beauftragenden Unternehmens (des Arbeitgebers) an Dritte oder an Fremdsoftware weitergegeben. Typischerweise erfolgt eine Weitergabe von Rohdaten oder verarbeiteten Daten an Lohnbüros, Steuerberatungen sowie an von diesen genutzte Lohnsoftware oder an vom beauftragenden Unternehmen betriebene Lohn-, ERP-Software oder Fakturierungssoftware. Details zum Datenverarbeitungsprozess nennt das beauftragende Unternehmen.

Kontakt zum Anbieter

virtic GmbH & Co. KG Freie-Vogel-Straße 367, 44269 Dortmund Tel: 0231 9415900, eMail: info@virtic.com Web: www.virtic.com