Llanddwyn Island

Urlaubsanträge

Die virtic Zeitwirtschaft bietet einen vollständigen Workflow für die Beantragung von Urlaub und anderen Abwesenheiten an. Mitarbeiter reichen ihren Antrag über ihr Smartphone ein, Vorgesetzte bzw. Personalverantwortliche prüfen ihn und erteilen ggf. die Genehmigung. Nach der Genehmigung wird die Abwesenheit automatisch in die Fehlzeitverwaltung übernommen.

Urlaubsanträge können neben dem Erholungsurlaub auch für jeden anderen geeigneten Abwesenheitsgrund eingerichtet werden, z.B. Sonderurlaub, unbezahlten Urlaub oder Freizeit für Überstunden.

Mobiler Urlaubsantrag

Mitarbeiter können ihren Urlaub komfortabel über ihre virtic-App auf ihrem Smartphone beantragen. Auch die Beantragung anderer planbarer Abwesenheiten wie Sonderurlaub, Freizeitausgleich, Krankenhausaufenthalte und Reha-Zeiten ist so möglich.

Nach Eingabe des Wunsch-Zeitraumes liefert das System alle nötigen Planungsinformationen wie Urlaubsanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, bereits genommene Tage und für später vorgemerkte Urlaubstage an. Passt alles, ist dann der Urlaubsantrag mit einem Knopfdruck gestellt.

Jede Bearbeitung und Statusänderung des Antrages durch die Verwaltung kann vom Mitarbeiter eingesehen werden, auf Wunsch wird vom System bei Genehmigung (bzw. Ablehnung) auch eine eMail verschickt.

mobiler_antrag

Workflow

Sie als Kunde legen fest, wer Abwesenheitsanträge einsehen kann und wer sie abzeichnen muss. Dabei können Sie den Workflow frei gestalten. So können Sie beispielsweise festlegen, dass nur ein Vorgesetzter den Antrag freizuzeichnen braucht. Oder Sie schreiben vor, dass sowohl der Vorgesetzte den Antrag genehmigen als auch ein Mitarbeiter der Personalabteilung den Antrag prüfen muss.

Die Antragsdetails enthalten neben der Art der Abwesenheit und dem Zeitraum eine Reihe von Merkmalen und ergänzende Informationen:

  • Tagesanteil (ganztags/halbtags)
  • aktueller Urlaubsanspruch
  • Überträge
  • Anspruch nach Genehmigung des Antrags
  • Bearbeitungsvermerke
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Monitoring

Der Mitarbeiter kann den Status seiner eigenen Anträge jederzeit online nachsehen. Auch Vorgesetzte und Fachabteilungen haben Zugang zu den Anträgen und der Historie der Abwesenheiten einschließlich des Urlaubskontos.

Auf Wunsch können Informationen zu Statusänderungen (Genehmigung, Ablehnung) auch per e-Mail versandt werden.

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Integration

Der Genehmigungsprozess selbst kann auch an ein anderes System ausgelagert werden. Zur Bearbeitung bzw. Übermittlung von Abwesenheitsanträgen, Urlaubsansprüchen und Vorträgen (Resturlaub) sowie deren zeitnaher Anpassung (z.B. nach Verfall nicht genommener Tage, Austritt) stehen Schnittstellen und Benutzeroberflächen zur Verfügung.

Abrechnung

Offene Urlaubsanträge werden in den kalendarischen Übersichten der Fehlzeitverwaltung angezeigt.

Bei Genehmigung werden die Fehlzeiten gemäß dem Arbeitszeitmodell des Mitarbeiters, Feiertagen sowie evtl. anderen Abwesenheiten im Antragszeitraum automatisch erzeugt und beim Monatsabschluss an die Lohn- & Gehaltssoftware exportiert.