WEMO-tec GmbH
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Praxisbericht

Zeiterfassung in Gerüstbau und Spezialmaschinen-Vermietung

Wie WEMO-Tec die Zeitwirtschaft für europaweite Einsätze optimiert hat

Jahrelang hatten die Mitarbeiter der WEMO-Tec ihre Arbeitszeiten mittels klassischer Stundenzettel erfasst, die sie im Regelfall am Ende der Woche in der Zentrale einreichten. Anschließend wurden die Papiere aufwändig und per Hand weiterverarbeitet. „Diese Praxis verhinderte eine schnelle Verfügbarkeit der Arbeitszeitdaten, zudem waren die Eintragungen unpräzise. Einen permanenten Überblick über die Kostenentwicklungen einzelner Projekte hatten wir nicht“, erinnert sich Joachim Nießner, Geschäftsführer der WEMO-tec GmbH. Für Nießner stand fest, dass sich etwas ändern musste.

Eine Lösung von der Stange kam für die WEMO-tec nicht in Frage. Mit rund 150 Mitarbeitern ist der Betrieb einerseits der personalstärkste Gerüstbauer in Hessen, andererseits hat sich das Unternehmen mit zehn weiteren Niederlassungen im In- und Ausland zum großen Vermieter von Spezialmaschinen für Zugangstechnik in Europa entwickelt. WEMO-tec verleiht Hubarbeitsbühnen, Minikrane, Teleskop- und Schwerlast-Telespokstapler, Brückenuntersicht- und Tunnelinspektionsgeräte über die Grenzen Deutschlands hinaus.

Um das Problem zu lösen, entschied sich Nießner für das mobile Zeitwirtschaftssystem der virtic GmbH & Co. KG aus Dortmund. Vier Schwesterfirmen, allesamt Töchter des Bau-Allrounders Werner Gruppe, setzten das System bereits erfolgreich ein. Das Prinzip von virtic ist einfach: Das Mobiltelefon ersetzt den Stundenzettel, indem Arbeitsbeginn, Pausen, Feierabend und zahlreiche weitere Vorgänge differenziert über das Handymenü erfasst und an die Verwaltung gesendet werden. Dort kann jederzeit per Mausklick eingesehen werden, welcher Mitarbeiter wo wieviele Stunden geleistet hat, welches Gerät von welchem Mitarbeiter wohin geliefert wurde und ob sich die Maschine bzw. der Bediener zum entsprechenden Zeitpunkt im Einsatz befindet.

Kernstück von virtic ist eine App, die auf Smartphones aufgespielt werden kann, sie ist einfach und intuitiv bedienbar. Der Mitarbeiter erhält jederzeit genau die Eingabeoptionen, die für seine aktuelle Arbeitssituation in Frage kommen. Die Arbeitszeiten werden minutengenau dokumentiert und präzise nach dem jeweiligen Tarif vergütet. Die Daten sind manipulationssicher, weil die Serverzeit maßgeblich ist und Lokalisierungsfunktionen zur automatischen Verifizierung zur Verfügung stehen.

Bei Einsätzen in großer Entfernung zur Firmenzentrale und im Ausland entsteht ein besonderer Vorteil durch die handybasierte Zeiterfassung, die auch außerhalb der Landesgrenzen funktioniert. Der Mitarbeiter fährt beispielsweise mit einem Brückenuntersichtgerät nach Norwegen, baut es auf und bedient es für die Brückenprüfer, die dort auf die Bühne steigen. Die unterschiedlichen Arbeitsschritte werden durch Handybuchungen erfasst. „Unsere Mitarbeiter müssen keine Stundenzettel per Post schicken, sie müssen nichts telefonisch durchgeben, dennoch haben wir einen permanenten Überblick über den Projektverlauf“, sagt Personalleiter Michael Trinks.

„Mit unserer Lösung ermöglichen wir eine Echtzeit-Übersicht über laufende Projekte und vereinfachen gleichzeitig die innerbetrieblichen Prozesse“, erklärt Michael Stausberg, Geschäftsführer der virtic GmbH & Co. KG. Fahrtkosten, Verpflegungs- und Unterkunftskosten sind nach individuellen Kundenvorgaben in die Datenerfassung integrierbar.

Für die Weiterverarbeitung der Daten im Büro wird keine spezielle Software benötigt, da virtic eine Software-as-a-Service-Lösung ist. Die Mitarbeiter der Verwaltung, die Bauleiter und die Geschäftsführung können über das Internet auf die virtic-Server zugreifen, wofür sie nur einen Browser benötigen. Lohnbuchhalter können Arbeitszeit- und die Baustellenkonten einsehen und bei Unklarheiten eingreifen.

Über geeignete Schnittstellen werden die erfassten Daten an andere Anwendungen wie die Lohnbuchhaltungssoftware Datev, SAP oder die Tabellenkalkulation Excel exportiert. Die zeitnahe und differenzierte Verfügung von Arbeitszeitdaten sowie der Zusatznutzen für das innerbetriebliche Controlling waren für die WEMO-tec die entscheidenden Argumente für die Einführung der mobilen Arbeitszeiterfassung.

In Eichenzell hat man diesen Schritt nicht bereut: „Die Flexibilität von virtic, auf individuelle Wünsche des Kunden einzugehen, ist lobenswert“, sagt Trinks. „Unsere Vorstellungen wurden eins zu eins umgesetzt.“