Zeiterfassung für Brandschutzunternehmen

Mobile und stationäre Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Smartphone

Ihre Monteure und Techniker nutzen ihr Smartphone, um ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle zu erfassen. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend, sodass die Arbeiter nicht von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden. Die Erfassungslogik der mobilen Zeiterfassung wird an die Anforderungen Ihres Bauunternehmens und seine betrieblichen Abläufe angepasst, damit die Mitarbeiter genau die Daten erfassen, die Sie benötigen. Die erfassten Zeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Terminal / Tablet

Auf längerdauernden Baustellen kann es sinnvoll sein, Terminals zu montieren. Arbeiter melden sich mit einem NFC-Chip (Schlüsselanhänger) an dem Terminal an und erfassen so ihre Arbeitszeiten. Die erfassten Arbeitszeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass es stets eine aktuelle Anwesenheitsübersicht gibt.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Teamverwaltung auf dem Smartphone

Wenn Teams länger gemeinsam arbeiten, kann die Teamverwaltung genutzt werden: Mitarbeiter melden sich mit ihrem NFC-Tag (Schlüsselanhänger) am Smartphone des Vorarbeiters oder Poliers an und erfassen so ihre Arbeitszeiten.

Stationäre Zeiterfassung in Lager, Werkstatt, Bauhof und Büro

Mitarbeiter, die ausschließlich im Büro, im Lager, auf dem Bauhof oder in der Werkstatt arbeiten, können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mitarbeiter, die sowohl im Haus als auch auf der Baustelle arbeiten, können frei entscheiden, welches Erfassungsgerät sie verwenden möchten: auf der Baustelle kommt das Smartphone zum Einsatz, im Büro, dem Lager oder der Werkstatt steht es dem Mitarbeiter frei, sein Smartphone, das Terminal oder einen PC zu verwenden.

Customizing

Durch gemeinsame Gespräche sorgen wir dafür, dass die Buchungsmöglichkeiten, die Ihren Mitarbeitern zukünftig in virtic zur Auswahl stehen werden, mit den Abläufen in Ihrem Betrieb übereinstimmen werden. So können Sie wie gewohnt weiterarbeiten und müssen Ihren Arbeitsalltag nicht aufwendig umstrukturieren. Auch Ihre Mitarbeiter können wie gewohnt ihren Tätigkeiten nachgehen, denn die im Betrieb etablierten Begriffe für Objekte oder Tätigkeiten können ins System übertragen werden. Durch diese Vorgehensweise wird die Erfassung von sämtlichen relevanten Daten, die für die Lohn-, Spesen-, Reisekosten und Auslösungsberechnung benötigt werden, vereinfacht.

Live-Tools

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Arbeiter online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bau- und Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Sollte es bei der Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter zu einem Fehler gekommen sein, zum Beispiel durch eine falsche Buchung, kann dies in der Ereignisbearbeitung durch einen Mitarbeiter der Verwaltung korrigiert werden. Über die Korrekturen kann der Mitarbeiter per Kommentarfunktion informiert werden. Die Freigabe der Arbeitszeitbuchungen erfolgt ebenfalls innerhalb der Ereignisbearbeitung. Leicht verständliche Symbole bieten den Verwaltungsmitarbeitern eine visuelle Unterstützung, die auf Unschlüssigkeit innerhalb der Arbeitszeitbuchungen hinweisen.

Buchungen automatisch verifizieren: Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen.

Controlling

Wenn Bau- und Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Arbeiter, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Bauunternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

Termine zuweisen: Disposition

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Arbeiter auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Arbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Arbeitern zu.

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Arbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.

Automatische Lohnvorbereitung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Bauunternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Auslösung und Spesen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Bauunternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

• Abwesenheitsdauern,
• Reiseentfernungen,
• Entfernungszonen,
• Nah- und Fernauslösen,
• Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
• die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
• Auslagen,
• Kilometergeldregelungen,
• Kostenträgersplitting,
• besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte und steuerliche Regelungen.

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

• seinen Stundenzettel,
• sein Arbeitszeitkonto,
• seine Reisekostenabrechnung,
• seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
• seine Termine und
• ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten.

Urlaubsverwaltung

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Integration in Ihre Lohn- und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

• Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
• Stammdaten der Mitarbeiter
• Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
• Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

• Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
• Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
• Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
• kundenspezifische Daten