Monteure, Techniker und Ingenieure nutzen ihre Smartphone-App, um die Arbeitszeiten auf der Baustelle und beim Kunden zu erfassen. Die Erfassungslogik der Zeiterfassung wird an die Anforderungen Ihres Unternehmens und seine Abläufe angepasst, damit die Mitarbeiter genau die erforderlichen Daten erfassen. Die Zeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.
Auf längerdauernden Baustellen können Terminals montiert werden. Mitarbeiter melden sich mit einem NFC-Chip (Schlüsselanhänger) an dem Terminal an und erfassen so ihre Arbeitszeiten. Die erfassten Arbeitszeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass es stets eine aktuelle Anwesenheitsübersicht gibt.
Für Teams kann die Teamverwaltung genutzt werden: Mitarbeiter melden sich mit ihrem NFC-Tag (Schlüsselanhänger) am Smartphone des Vorarbeiters oder Poliers an und erfassen so ihre Arbeitszeiten.
Mitarbeiter im Büro, im Lager, auf dem Bauhof oder in der Werkstatt können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mitarbeiter, die sowohl im Haus als auch auf der Baustelle arbeiten, können frei entscheiden, welches Erfassungsgerät sie verwenden möchten: auf der Baustelle kommt das Smartphone zum Einsatz, im Büro, dem Lager oder der Werkstatt steht es dem Mitarbeiter frei, sein Smartphone, das Terminal oder einen PC zu verwenden.
Die Buchungsmöglichkeiten werden an die Abläufe Ihres Unternehmens angepasst. So werden genau diejenigen Informationen erfasst, die Sie benötigen, um automatisch Löhne zu berechnen, Projekte und Prozesse zu steuern, Spesen, Auslösung und Reisekosten abzurechnen. Ihre Mitarbeiter finden sich sofort zurecht, weil alle angebotenen Buchungsmöglichkeiten an ihren betrieblichen Alltag angepasst wurden. Dabei werden auch die gewohnten Bezeichnungen für bestimmte Tätigkeiten oder Anlagen berücksichtigt.
Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bau- und Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können die erfassten Daten live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.
Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.
Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.
Projektleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei durch Symbole unterstützt, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Arbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Peronsalverwaltung oder Lohnabrechnung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.
Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen.
Bau- und Projektleiter wissen mit virtic immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.
Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Monteure, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Unternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.
Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für das Projektmanagement aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.
Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Arbeiter auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Arbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Arbeitern zu.
Jeder Arbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.
Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.
Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Bauunternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise:
Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.
Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.
Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.
Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.
Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.
Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.
Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.
Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.
Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.
Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Unternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise
Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.
Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er
Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.
Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten.
Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:
Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.
Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.
Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.
Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.
Die virtic-Arbeitsmittelverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die Sie in Ihre virtic-Prozesse integrieren können:
Sie können das Dispo-Tool so erweitern, dass nicht nur Arbeiter, sondern auch Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge damit verplant werden können.
Für die Erfassung der Betriebs- und Nutzungszeiten stellt virtic verschiedene Methoden bereit: manuelle Zuweisung mit der Smartphone-App, manuelle Zählerstandserfassung und Erfassung über GPS-Module.
GPS-Module werden fest in Fahrzeuge oder Baumaschinen eingebaut. Sie übermitteln dann in regelmäßigen Abständen ihre Position und ausgewählte Betriebszustände an die virtic-Server.
In der Standortübersicht werden die aktuellen Orte aller Arbeitsmittel angezeigt. Dafür werden sowohl die GPS-Ortungen als auch die manuellen Erfassungen durch die Mitarbeiter genutzt.
Die erfassten Zeiten werden im Nutzungszeiten-Bericht ausgegeben. Die Zeiten sind auf Kostenträger gebucht.
Die virtic-Arbeitsmittellogistik schafft Transparenz über die Nutzung und die Standorte von Arbeitsmitteln: Bauleiter bestellen online Arbeitsmittel. Lager- oder Platzmeister nehmen die Bestellungen entgegen und stellen die Lieferungen zusammen. Per NFC werden die Geräte exakt erfasst. Fahrer finden die Lieferungen auf ihrem Smartphone. Bauleiter (oder andere Mitarbeiter vor Ort) nehmen die eintreffenden Lieferungen auf der Baustelle entgegen.
Auf diese Weise stehen diese Informationen jederzeit zur Verfügung:
Wo befindet sich ein bestimmtes Arbeitsmittel?
Welche Arbeitsmittel befinden sich auf einer bestimmten Baustelle (Baustellenbestand)?
Welcher Mitarbeiter "besitzt" aktuell welche Arbeitsmittel?
Wer hatte in der Vergangenheit ein bestimmtes Arbeitsmittel in Besitz und auf welchen Baustellen wurde es eingesetzt (Historie)?
Diese Daten sind die Grundlage für eine interne Verrechnung der Arbeitsmittelnutzung.
Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.
Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise
Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.
virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.
Typischerweise werden exportiert:
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