Zeiterfassung im Anlagenbau

Mobile und stationäre Zeiterfassung

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Smartphone

Monteure, Techniker und Ingenieure nutzen ihre Smartphone-App, um die Arbeitszeiten auf der Baustelle und beim Kunden zu erfassen. Die Erfassungslogik der Zeiterfassung wird an die Anforderungen Ihres Unternehmens und seine Abläufe angepasst, damit die Mitarbeiter genau die erforderlichen Daten erfassen. Die Zeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Terminal / Tablet

Auf längerdauernden Baustellen können Terminals montiert werden. Mitarbeiter melden sich mit einem NFC-Chip (Schlüsselanhänger) an dem Terminal an und erfassen so ihre Arbeitszeiten. Die erfassten Arbeitszeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass es stets eine aktuelle Anwesenheitsübersicht gibt.

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Teamverwaltung auf dem Smartphone

Für Teams kann die Teamverwaltung genutzt werden: Mitarbeiter melden sich mit ihrem NFC-Tag (Schlüsselanhänger) am Smartphone des Vorarbeiters oder Poliers an und erfassen so ihre Arbeitszeiten.

Stationäre Zeiterfassung in Lager, Werkstatt, Bauhof und Büro

Mitarbeiter im Büro, im Lager, auf dem Bauhof oder in der Werkstatt können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mitarbeiter, die sowohl im Haus als auch auf der Baustelle arbeiten, können frei entscheiden, welches Erfassungsgerät sie verwenden möchten: auf der Baustelle kommt das Smartphone zum Einsatz, im Büro, dem Lager oder der Werkstatt steht es dem Mitarbeiter frei, sein Smartphone, das Terminal oder einen PC zu verwenden.

Customizing

Die Buchungsmöglichkeiten werden an die Abläufe Ihres Unternehmens angepasst. So werden genau diejenigen Informationen erfasst, die Sie benötigen, um automatisch Löhne zu berechnen, Projekte und Prozesse zu steuern, Spesen, Auslösung und Reisekosten abzurechnen. Ihre Mitarbeiter finden sich sofort zurecht, weil alle angebotenen Buchungsmöglichkeiten an ihren betrieblichen Alltag angepasst wurden. Dabei werden auch die gewohnten Bezeichnungen für bestimmte Tätigkeiten oder Anlagen berücksichtigt.

Live-Tools

Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bau- und Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können die erfassten Daten live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Projektleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei durch Symbole unterstützt, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Arbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Peronsalverwaltung oder Lohnabrechnung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Buchungen automatisch verifizieren: Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen.

Controlling

Bau- und Projektleiter wissen mit virtic immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Monteure, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Unternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt.

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für das Projektmanagement aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren.

Termine zuweisen: Disposition

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Arbeiter auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Arbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Arbeitern zu.

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Arbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben.

Automatische Lohnvorbereitung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Bauunternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Auslösung und Spesen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Unternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

• Abwesenheitsdauern,
• Reiseentfernungen,
• Entfernungszonen,
• Nah- und Fernauslösen,
• Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
• die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
• Auslagen,
• Kilometergeldregelungen,
• Kostenträgersplitting,
• besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte und steuerliche Regelungen.

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen.

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

• seinen Stundenzettel,
• sein Arbeitszeitkonto,
• seine Reisekostenabrechnung,
• seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
• seine Termine und
• ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten.

Urlaubsverwaltung

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Arbeitsmittel verwalten

Die virtic-Arbeitsmittelverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die Sie in Ihre virtic-Prozesse integrieren können:

Dispo-Tool

Sie können das Dispo-Tool so erweitern, dass nicht nur Arbeiter, sondern auch Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge damit verplant werden können.

Zeiterfassung

Für die Erfassung der Betriebs- und Nutzungszeiten stellt virtic verschiedene Methoden bereit: manuelle Zuweisung mit der Smartphone-App, manuelle Zählerstandserfassung und Erfassung über GPS-Module.

GPS-Module:

GPS-Module werden fest in Fahrzeuge oder Baumaschinen eingebaut. Sie übermitteln dann in regelmäßigen Abständen ihre Position und ausgewählte Betriebszustände an die virtic-Server.

Standortübersicht:

In der Standortübersicht werden die aktuellen Orte aller Arbeitsmittel angezeigt. Dafür werden sowohl die GPS-Ortungen als auch die manuellen Erfassungen durch die Mitarbeiter genutzt.

Nutzungszeiten:

Die erfassten Zeiten werden im Nutzungszeiten-Bericht ausgegeben. Die Zeiten sind auf Kostenträger gebucht.

Arbeitsmittel-Logistik

Die virtic-Arbeitsmittellogistik schafft Transparenz über die Nutzung und die Standorte von Arbeitsmitteln: Bauleiter bestellen online Arbeitsmittel. Lager- oder Platzmeister nehmen die Bestellungen entgegen und stellen die Lieferungen zusammen. Per NFC werden die Geräte exakt erfasst. Fahrer finden die Lieferungen auf ihrem Smartphone. Bauleiter (oder andere Mitarbeiter vor Ort) nehmen die eintreffenden Lieferungen auf der Baustelle entgegen.

Auf diese Weise stehen diese Informationen jederzeit zur Verfügung:

Wo befindet sich ein bestimmtes Arbeitsmittel?

Welche Arbeitsmittel befinden sich auf einer bestimmten Baustelle (Baustellenbestand)?

Welcher Mitarbeiter "besitzt" aktuell welche Arbeitsmittel?

Wer hatte in der Vergangenheit ein bestimmtes Arbeitsmittel in Besitz und auf welchen Baustellen wurde es eingesetzt (Historie)?

Diese Daten sind die Grundlage für eine interne Verrechnung der Arbeitsmittelnutzung.

Integration in Ihre Lohn- und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

• Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
• Stammdaten der Mitarbeiter
• Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
• Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

• Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
• Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
• Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
• kundenspezifische Daten