Zeiterfassung für Bauunternehmen

Zeiterfassung auf der Baustelle: Welche Methoden gibt es?

Wer die Arbeitszeiten auf der Baustelle digital erfassen möchte, hat eine Reihe von Möglichkeiten. Man kann seine Mitarbeiter mit Smartphones ausstatten, damit die ihre Arbeitszeiten selbst erfassen können. Man kann Vorarbeiter oder andere Teamleiter damit beauftragen, die Arbeitszeiten ihrer Kollegen mit ihrer App zu erfassen. Man kann die Mitarbeiter mit NFC-Tags ausstatten, damit die sich am Smartphone ihres Vorarbeiters zur Arbeit anmelden oder ein auf der Baustelle montiertes Terminal zur Zeiterfassung benutzen. Und nicht zuletzt gibt es die Stundenerfassung, bei der die Arbeitszeiten im Nachhinein im Büro erfasst werden.

Wo liegen nun die Vor- und Nachteile der verschiedenen Erfassungsmethoden? In diesem Artikel betrachten wir die häufigsten Anforderungen an die mobile Zeiterfassung und die möglichen technischen Lösungen.

Was ist der Zweck der Zeiterfassung?

Diese Frage steht am Anfang jeder Methodenauswahl. Dennoch sind die meisten Unternehmen überrascht, wenn man sie danach fragt. Das sei doch klar, Zeiterfassung halt.

Zeiterfassung erfüllt keine Selbstzweck. Die häufigsten Zwecke sind

  • die komfortable Erfüllung von Dokumentationsanforderungen: Nachfragen von Zoll und Finanzamt können mit wenigen Klicks beantwortet werden, idealerweise schon durch den Mitarbeiter mit der App auf der Baustelle.
  • Abrechnungsgerechtigkeit: Papier ist geduldig, die kreative Stundenzettelführung weit verbreitet. Sicherzustellen, dass die erfassten Zeiten korrekt sind, und auf diese Weise korrekte Vergütungen gezahlt werden, ist fair – sowohl zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer, sondern auch und gerade zwischen Arbeitnehmern!
  • Kostenrechnung: Wenn die Zeiten auf den Baustellen live erfasst und zügig aufbereitet werden, kann man die Nachkalkulation endlich zu einer Begleitkalkulation weiterentwickeln. Erst dann wird Kostenrechnung zu einem nützlichen Instrument der Projektsteuerung.

In vielen Bauunternehmen werden die Arbeitsschritte, die sich an die Zeiterfassung anschließen, und die erheblichen Aufwand versachen können, häufig nicht gesehen. Und deshalb auch die Möglichkeiten nicht betrachtet, dass eine Optimierung dieser Abläufe erforderlich sein könnte:

  • Lohnabrechnung: Die erfassten Zeiten werden in der Lohnbuchhaltung so aufbereitet, dass sie – im Unternehmen oder durch den Steuerberater – zu Lohnabrechnungen verarbeitet werden können. Je nachdem, welche Regeln dabei gelten, kann diese Aufbereitung einen erheblichen Aufwand verursachen und bei hohem manuellen Arbeitsanteil sehr fehleranfällig sein: Für Überstunden, Arbeiten zu bestimmten Tageszeiten, an Wochenenden oder Feiertagen müssen die korrekten Zeiten berechnet und Lohnarten zugewiesen werden. Die Schlechtwetterzeiten müssen unter den Regeln für Saison-Kurzarbeitergeld behandelt werden.
  • Abwesenheitszeiten: Wie werden die An- und Abfahrt zur Baustelle bzw. die Abwesenheitszeiten bewertet? Zahlt das Unternehmen Auslösung, erstattet es Fahrgelder? Sind diese Beträge abhängig vom Standort der Baustelle, also beispielsweise von der Entfernung von der Firma? Werden die Kilometer zur Berechnung herangezogen oder greifen Entfernungszonen-Regelungen? (In diesem Beitrag haben wir die Möglichkeiten der automatisierten Berechnung von Auslösung dargestellt.)

Arbeitszeiten nur auf der Baustelle

Für die Auswahl der geeigneten Erfassungstechnik auf der Baustelle ist es schon im ersten Schritt entscheidend, ob nur die Zeiten erfasst werden müssen, die tatsächlich auf der Baustelle anfallen, oder ob auch die An- und Abfahrten und die Baustellenwechsel von Bedeutung sind.

Wenn nur die Arbeitszeiten auf der Baustelle von Bedeutung sind, kann man zwischen allen oben genannten Methoden wählen. Bei längerdauernden Baustellen kann es sinnvoll sein, ein Zeiterfassungsterminal oder ein Android-Tablet im Bauwagen zu montieren. Die Mitarbeiter können sich dann mit ihren NFC-Tags an diesem Terminal oder Tablet an- und abmelden. Bei kürzeren Baustellen wenden sich die Mitarbeiter an ihren Vorarbeiter, und erfassen die Zeiten über dessen Smartphone. Oder der Vorarbeiter erfasst die Zeiten für seine Kollegen.

Mit dieser Erfassung decken Sie die Anforderungen ab, die sich aus der Kostenrechnung und den Dokumentationsanforderungen ergeben. (Sofern die Fahrzeit arbeitsrechtlich nicht zur Arbeitszeit gerechnet werden muss; für Fahrer kann diese Form der Zeiterfassung also nicht ausreichend sein.)

Erfassung von Abwesenheitszeiten

Um auch die Abwesenheitszeiten zu erfassen, muss man andere Erfassungsmethoden wählen. Denn die Abwesenheit beginnt mit der Abfahrt von der Firma oder der Abfahrt zuhause und endet jeweils dort. Es muss also eine Möglichkeit geben, diese Zeiten zu erfassen.

Wenn das Team gemeinsam die Firma verlässt, gemeinsam die Arbeit beginnt und beendet und gemeinsam wieder in der Firma eintrifft, kann eine Lösung funktionieren, bei der sich die Mitarbeiter am Smartphone des mitfahrenden Vorarbeiters an- und abmelden oder bei der ein Teamleiter die Zeiten seiner Kollegen erfasst. Dieser Ablauf ist aber nur in wenigen Unternehmen realistisch: Mitarbeiter wechseln die Baustelle, sie kommen zu spät, gehen zum Arzt oder früher nach Hause. In allen diesen Fällen wird die gemeinsame Erfassung Lücken aufweisen, die später im Büro korrigiert werden müssen. Also: nur wenn das Team praktisch immer zusammenbleibt, macht eine gemeinsame Zeiterfassung Sinn.

In der Regel ist die mobile Zeiterfassung über eigene Smartphones die optimale Erfassungsmethode: Mitarbeiter erfassen alle relevanten Arbeitsschritte selbst. Sie sind selbst dafür verantwortlich und müssen sich auch dem Unternehmen gegenüber für ihre Erfassung rechtfertigen. Die Erfassung kann an die indviduellen betrieblichen Abläufe des einzelnen Mitarbeiters und die von ihm besuchten Baustellen angepasst werden. Sofern es individuelle Regelungen zur Vergütung bestimmter Arbeitszeiten oder sonstiger Sachverhalte gibt, können die bei der Erfassung berücksichigt werden.

Mit dem eigenen Smartphone stehen dem Mitarbeiter auch eine Reihe weiterer Funktionen zur Verfügung: Er kann seine eigenen Buchungen jederzeit nachvollziehen, seine Termine abrufen, sich erforderlichenfalls per Navigation zur Baustelle führen lassen. Und natürlich kann er nur mit der eigenen App einen Urlaubsantrag stellen und die weiteren Funktionen nutzen wie Fotofunktion und Arbeitsmittelerfassung.

Abrechnungsgerechtigkeit

Warum habe ich bislang nicht über die nachträgliche Erfassung von Zeiten gesprochen, sondern immer darauf abgehoben, dass die Zeiten live erfasst werden müssen? Der Grund ist einfach: Nur so lässt sich die gebuchte Zeit verifizieren. Und nur so lässt sich Abrechnungsgerechtigkeit gewährleisten. Denn jede nachträglich erfasste Zeit, sei es auf Papier oder digital über eine App, lässt dem Benutzer viele Möglichkeiten der Manipulation: Aufrichtige Mitarbeiter erfassen ihre Zeiten akkurat, ihre unzuverlässigen Kollegen sind kreativ.

Live-Tools

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen der Arbeiter online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bau- und Projektleiter, Vorgesetzte oder Disponenten können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken. Mehr erfahren...

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter eine Dienstreise macht, wer krank ist und wer Urlaub macht. Umständliches morgendliches Hinterher-Telefonieren gehört der Vergangenheit an.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Mitarbeiter wie Bauleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Arbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor. Mehr erfahren...

Buchungen automatisch verifizieren: Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen. Mehr erfahren...

Controlling

Wenn Bau- und Projektleiter für ihre Projekte verantwortlich sein sollen, dann benötigen sie aktuelle und verlässliche Informationen. Mit virtic wissen sie immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Arbeiter, Techniker und Ingenieure verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Bauunternehmen benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt. Mehr erfahren...

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in die Branchen- oder ERP-Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren. Mehr erfahren...

Termine zuweisen: Disposition

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Arbeiter auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Arbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Arbeitern zu. Mehr erfahren...

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Arbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Baustellen, Projekte und Termine in einer anderen Software? Dann können Sie Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert und live in die virtic-Terminverwaltung übergeben, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Smartphone haben. Mehr erfahren...

Automatische Lohnvorbereitung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Bauunternehmen zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Karenzzeiten und Rundungen: Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Auslösung und Spesen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Bauunternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

  • Abwesenheitsdauern,
  • Reiseentfernungen,
  • Entfernungszonen,
  • Nah- und Fernauslösen,
  • Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
  • die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
  • Auslagen,
  • Kilometergeldregelungen,
  • Kostenträgersplitting,
  • besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte und steuerliche Regelungen.
Mehr erfahren...

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

  • seinen Stundenzettel,
  • sein Arbeitszeitkonto,
  • seine Reisekostenabrechnung,
  • seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
  • seine Termine und
  • ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten. Mehr erfahren...

Urlaubsverwaltung

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Mehr erfahren...

Arbeitsmittel verwalten

Die virtic-Arbeitsmittelverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die Sie in Ihre virtic-Prozesse integrieren können:

Dispo-Tool

Sie können das Dispo-Tool so erweitern, dass nicht nur Arbeiter, sondern auch Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge damit verplant werden können. Mehr erfahren...

Zeiterfassung

Für die Erfassung der Betriebs- und Nutzungszeiten stellt virtic verschiedene Methoden bereit: manuelle Zuweisung mit der Smartphone-App, manuelle Zählerstandserfassung und Erfassung über GPS-Module. Mehr erfahren...

GPS-Module:

GPS-Module werden fest in Fahrzeuge oder Baumaschinen eingebaut. Sie übermitteln dann in regelmäßigen Abständen ihre Position und ausgewählte Betriebszustände an die virtic-Server. Mehr erfahren...

Standortübersicht:

In der Standortübersicht werden die aktuellen Orte aller Arbeitsmittel angezeigt. Dafür werden sowohl die GPS-Ortungen als auch die manuellen Erfassungen durch die Mitarbeiter genutzt.

Nutzungszeiten:

Die erfassten Zeiten werden im Nutzungszeiten-Bericht ausgegeben. Die Zeiten sind auf Kostenträger gebucht. Mehr erfahren...

Arbeitsmittel-Logistik

Die virtic-Arbeitsmittellogistik schafft Transparenz über die Nutzung und die Standorte von Arbeitsmitteln: Bauleiter bestellen online Arbeitsmittel. Lager- oder Platzmeister nehmen die Bestellungen entgegen und stellen die Lieferungen zusammen. Per NFC werden die Geräte exakt erfasst. Fahrer finden die Lieferungen auf ihrem Smartphone. Bauleiter (oder andere Mitarbeiter vor Ort) nehmen die eintreffenden Lieferungen auf der Baustelle entgegen.

Auf diese Weise stehen diese Informationen jederzeit zur Verfügung:

Wo befindet sich ein bestimmtes Arbeitsmittel?

Welche Arbeitsmittel befinden sich auf einer bestimmten Baustelle (Baustellenbestand)?

Welcher Mitarbeiter "besitzt" aktuell welche Arbeitsmittel?

Wer hatte in der Vergangenheit ein bestimmtes Arbeitsmittel in Besitz und auf welchen Baustellen wurde es eingesetzt (Historie)?

Diese Daten sind die Grundlage für eine interne Verrechnung der Arbeitsmittelnutzung. Mehr erfahren...

Integration in Ihre Lohn- und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

  • Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
  • Stammdaten der Mitarbeiter
  • Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
  • Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben. Mehr erfahren...

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

  • Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
  • Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
  • Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
  • kundenspezifische Daten
Mehr erfahren...