Nach dem EuGH-Urteil: So bewerten Sie Ihr Zeiterfassungssystem

Am 14. Mai 2019 hat der Europäische Gerichtshof in einem Urteil die Anforderungen an Arbeitszeiterfassungssysteme neu definiert. Auch wenn das Urteil noch im deutschen Arbeitsrecht verankert werden muss, ist bereits erkennbar, dass viele Unternehmen ihre Regeln, Methoden und Anwendungen zur Zeiterfassung anpassen müssen. Als Betriebsrat sollten Sie prüfen, ob Ihre betriebliche Arbeitszeiterfassung die neuen Anforderungen erfüllt oder ob neue Erfassungssysteme geeignet sind. Wichtig ist deshalb, dass Sie die wesentlichen Merkmale der unterschiedlichen Systeme kennen und ihre Eignung für Ihr Unternehmen und seine Belegschaft bewerten können.

Jedes Unternehmen muss festlegen, welche Tätigkeiten als zu erfassende Arbeitszeit zu bewerten sind. Dabei ist unbedingt zu unterscheiden zwischen Zeiten, die vergütungsrelevant sind, und solchen, die im Sinne des Arbeitsschutzes als Arbeitszeit gelten.

Diese unterschiedliche Betrachtung von Zeiten kann sich beispielsweise bei bestimmten Zeiten während einer Fahrt ergeben, die aus Sicht des Arbeitszeitgesetzes als Ruhezeit bewertet werden, vom Arbeitgeber aber dennoch vergütet werden. Wenn beispielsweise ein Arbeiter im Auto eines Kollegen von der Baustelle heimfährt, wird diese Zeit im Sinne des Arbeitszeitgesetzes in der Regel als Ruhezeit bewertet. Dennoch ist die Erfassung der Reisezeit möglicherweise relevant, weil die Erstattung des Aufwands (z.B. Auslösung) betrieblich vereinbart sein kann. Außerdem legt das Ende der Reisezeit gleichzeitig das Ende der Abwesenheit fest, aus denen sich steuerliche Ansprüche wie Verpflegungsmehraufwandspauschalen und Übernachtungspauschalen ergeben. Mit geschickter Buchungslogik in der Zeiterfassung kann man die Erfassung für alle drei Aspekte – Arbeitsrecht, Aufwandsentschädigung und Abwesenheit – gleichzeitig erledigen.

Jedes Unternehmen sollte deshalb im ersten Schritt die Zeitarten erfassen, die als Arbeitszeit gewertet werden könnten – aus Sicht des Arbeitszeitgesetzes, der betrieblichen Entgeltregelungen und steuerlicher Bewertungen. Im Interesse Ihrer Kollegen sollten Sie sicherstellen, dass alle Arbeitszeiten berücksichtigt werden:

Typische Zeiten können sein:

• Arbeitszeit im Unternehmen (Büro, Werkstatt, Geschäft etc.)
• Arbeitszeit auf der Baustelle / beim Kunden
• Fahrzeit von/zur Baustelle / zum Kunden
• Fahrzeit zwischen Baustellen / Kunden
• Arbeit im Homeoffice
• Sonstige Arbeit auf Dienstreise (z.B. im Hotel)

Anforderungen aus dem Urteil

Der Europäische Gerichtshof fordert in seinem Urteils ein

• objektives,
• verlässliches,
• zugängliches und
• vertrauliches

System, mit dem die geleistete tägliche Arbeitszeit gemessen werden kann.

Wenn es Ihrem Unternehmen organisatorisch gelingt, die Arbeitszeiten handschriftlich zu erfassen und dabei Objektivität, Verlässlichkeit, Zugänglichkeit und Vertraulichkeit zu gewährleisten, dann genügen auch Stundenzettel. Dennoch werden sich die meisten Unternehmen für eine digitale Lösung entscheiden – sie ist gegenüber der aufwendigen manuellen Erfassung und Auswertung einfach viel wirtschaftlicher.

Die Arbeitszeit muss objektiv gemäß der betrieblichen Vereinbarungen erfasst werden, unabhängig von der Person, die die Erfassung vornimmt. Sie muss manipulationssicher sein.

Das System muss verlässlich funktionieren und sollte so zur Verfügung stehen, dass alle Arbeitszeiten an jedem Arbeitsort erfasst werden können.

Das System muss für Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen zugänglich sein, um ein ausgeglichenes Kräfteverhältnis sicherzustellen. Arbeitnehmer sollten ihre Arbeitszeitbuchungen, ihre Zeitsalden sowie ggf. Buchungen auf und von ihren Arbeitszeitkonten einsehen können.

Die Arbeitszeitdaten müssen vertraulich verarbeitet werden. Achten Sie also darauf, dass nur berechtigte Personen Zugang haben, beispielsweise die unmittelbar Vorgesetzten und die Personalabteilung – und die Arbeitnehmer selbst.

Erfassungssysteme

Die Zeit der Stech- und Stempeluhren ist vorbei. Heutzutage identifizieren sich Arbeitnehmer mit RFID- oder Magnetkarten, ihrem Fingerabdruck, ihrem Gesicht oder ihrer Iris an Zeiterfassungsterminals. Die Zeitstempel werden auf dem Terminal oder einem Server im Haus gespeichert.

Für mobile Arbeitsplätze gibt es Terminals für das Auto und die Baustelle sowie Apps für Smartphones. Allein in Google Play, dem App-Store für Android-Smartphones, liefert der Suchbegriff „Mobile Zeiterfassung“ über 200 Treffer.

Ausschlaggebend für die geeignete Hard- und Software sind die Arbeitsorte der Arbeitnehmer. Sollen Arbeitszeiten nur im Büro oder der Werkstatt erfasst werden, eignen sich stationäre Terminals. Arbeiten Arbeitnehmer auch außerhalb des eigenen Unternehmens, sind meist webbasierte Lösungen erforderlich.

Erfassbare Zeiten

Nachdem geklärt ist, welche Zeiten an welchen Arbeitsorten erfasst werden sollen, kann man eine geeignete Software auswählen.

Klassische stationäre Zeiterfassungsterminals erfassen nur „Kommen“ – „Gehen“ – „Dienstgang“. Zeitgemäße Lösungen bieten auch die Erfassung von Dienstreisen, Arbeitzeiten im Hotel oder Homeoffice, Fahrzeiten als Fahrer oder Mitfahrer und vieles mehr an.

Datenschutz

Achten Sie bei der Bewertung eines Zeiterfassungssystems unbedingt auf den Datenschutz und die Einhaltung der DSGVO! Bei webbasierten Lösungen schließt Ihr Unternehmen einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung ab. Achten Sie dabei auf die technischen und organisatorischen Maßnahmen des Anbieters – sie sind Bestandteil des Vertrags. Sind die Maßnahmen angemessen? Verfügt der Anbieter über Zertifizierungen oder andere Nachweise seiner Eignung?

Ist der Umgang mit personenbezogenen Daten zulässig? Insbesondere die Speicherung von Fingerabdrücken und Iris-Scans auf Servern des Anbieters sollte hinterfragt werden! Welche Standortdaten dürfen erfasst werden?

Das Urteil des EuGH verlangt Zugänglichkeit des Systems. Das bedeutet, dass Ihre Kollegen einen eigenen Zugang zu ihren Daten haben sollen, beispielsweise zu ihren Stempelzeiten, ihren Auswertungen und den im System über sie gespeicherten Stammdaten.

Betriebsvereinbarung

Schließen Sie eine Betriebsvereinbarung über die Zeiterfassung, in der alle Rechte und Pflichten von Arbeitnehmern, Betriebsrat, Vorgesetzten, Personalabteilung etc. geregelt sind. Legen Sie den Umfang der Zeiterfassung und den sonstigen Funktionsumfang fest, zulässige und unzulässige Auswertungen und Datenschutz- bzw. Privatsphäre-Regelungen. Bestehen Sie auf einer geeigneten Anleitung und Dokumentation, Einarbeitung oder Schulung aller Beteiligten.