Metallkonzept: „Virtic ließ sich perfekt mit unserem System verknüpfen!“

Autorin: Daniela Prüter | veröffentlicht am 12. Juli 2024 | Lesedauer: ca. 4 Minuten

Die Warsteiner Metallkonzept GmbH & Co. KG setzt bereits seit acht Jahren auf das webbasierte Zeiterfassungssystem aus dem Hause virtic. Prokurist Hilmar Engert, der selbst bei seinem Firmeneintritt noch mit handgeschriebenen Stundenzetteln arbeiten musste, erinnert sich, was damals den Ausschlag für die Entscheidung zugunsten des Dortmunder Anbieters gab: „Wir führen unsere Aufträge mit Outlook. Das hat sich für uns über Jahrzehnte bewährt und daran wollten wir auch festhalten. Sinn war es doch, unser bestehendes, gut funktionierendes Auftragswesen zu verbessern und zu ergänzen. Diese Verknüpfung mit Outlook konnten uns aber nur die Mitarbeiter von virtic passgenau konfigurieren, die anderen Anbieter waren dazu nicht in der Lage.“

Bei der Metallkonzept läuft die gesamte Montageplanung über das Mailprogramm von Microsoft. Für jedes Projekt gibt es eine eigene Auftragsnummer, die durchgängig verwendet wird. virtic ist mit dem Kalender verbunden und kann den Fortschritt so immer wieder für alle Beteiligten transparent synchronisiert darstellen. „Sowohl unsere Monteure, als auch die Projektleiter haben direkten Zugriff auf den Stand der Dinge“, erläutert Engert, „Outlook läuft ja auf den Firmenrechnern in den Büros und berücksichtigt über virtic immer ganz aktuell die Daten, die die Monteure vor Ort in ihre App eingeben.“

Familiengeführt in dritter Generation

Im Jahr 2000 gegründet, blickt das Unternehmen schon fast auf ein Vierteljahrhundert Firmengeschichte zurück. Ganz bewusst setzt man auf überwiegend regionale Zulieferer und eine eigene Fertigung. „Wir können dadurch besonders gut auf die Wünsche unserer Kunden eingehen“, erläutert Prokurist Hilmar Engert, „oft setzen sich die Projekte fort. Die Kunden beginnen mit einem Terrassendach, später lassen sie dann alles Stück für Stück zum Sommergarten umbauen. Insbesondere während der Coronazeit, als sich das Leben weitestgehend auf die eigenen vier Wände beschränkte, waren wir sehr beschäftigt.“ Mit dem absolut vielseitig einsetzbaren Werkstoff Metall und der hauseigenen Montage-Abteilung ist die Metallkonzept besonders flexibel aufgestellt. Maßanfertigungen in allen Bereichen, die mit Bedachung, Sichtschutz oder Sicherheit zu tun haben, sind ganz alltägliche Herausforderungen. „Unsere Kunden wissen, dass wir auch für sie da sind, falls etwas nachgebessert oder repariert werden muss. Wir betreuen sie auch nach der Fertigstellung des aktuellen Projekts weiter“, so Hilmar Engert.

Hilmar Engert

Einfache Zuordnung der Leistungen bei zwei unterschiedlichen Unternehmen

Weil die Nachfrage nach Solarmodulen immer stärker geworden ist, gibt es seit 2009 im gleichen Haus die METALLsolar GmbH. „Die enge Zusammenarbeit zwischen beiden Unternehmen kommt natürlich auch dem Kunden zugute. Wir haben kurze Wege und können so alles aus einer Hand anbieten. Für unsere Abrechnung bedeutet das aber, dass wir verschiedene Kostenstellen verwenden müssen. Manchmal unterstützen Mitarbeiter das andere Unternehmen. Oder auch wenn es um Reparaturen und Baumaßnahmen am eigenen Firmengebäude geht: Die Abrechnung wäre ohne digitale Unterstützung mühsamer. Wir haben das früher in unseren Montage- und Abnahmeberichten niedergeschrieben. Am Monatsende mussten dann die einzelnen Zeiten aus den Montage- und Abnahmeberichten ausgelesen werden.“

Mit der Einführung der digitalen Zeiterfassung ist das alles schneller und einfacher geworden: Die Mitarbeiter stempeln ihre Zeiten in der virtic-App und die Zeiten werden unmittelbar den betreffenden Projekten und Aufträgen zugeordnet.

„Jetzt können wir anhand der Zeitstempel Abfahrt und Ankunft beim Kunden viel detaillierter erfassen, was die Nachkalkulation enorm erleichtert.“ Natürlich hat man damit auch sofort einen Beleg, wenn es von Seiten der Kunden Nachfragen geben sollte.

Flexible Arbeitszeiten sind im System hinterlegt

Als Handwerksbetrieb muss man gerade in Zeiten des Fachkräftemangels für Mitarbeiter attraktiv sein. „Wir haben hier im Haus bei unseren 20 Mitarbeitern elf verschiedene Arbeitszeitmodelle möglich gemacht“, erklärt Hilmar Engert, „je nach Wunsch und Gesamtarbeitszeit gehen die Schichten von halb acht bis viertel nach zwölf oder von acht bis 13 Uhr. Im gewerblichen Bereich gibt es dazu freie Tage, wir haben die 38-Stunden-Woche eingeführt und die eine Kolonne hat in den geraden, die andere in den ungeraden Wochen einen freien Freitag.“

Metallkonzept musste sich um die verschiedenen Einstellungen im virtic-System nicht kümmern –, der virtic Kundendienst hat die individuellen Arbeitszeitmodelle für die Mitarbeiter im System konfiguriert.

Dank dieser Erleichterung fließt nun noch mehr Manpower des Unternehmens in die Aufgaben: etwa 50 bis 70 Terrassenüberdachungen werden jedes Jahr bei Metallkonzept gefertigt. Gefragt sind übrigens immer mehr die geraden Linien und die klaren Kanten. „Aufgrund der aktuellen Bauform, die von vielen kubischen Elementen geprägt ist, passen wir die Bedachungen, Geländer und Zäune entsprechend an“, so Hilmar Engert. Schon vor der Einführung von virtic im Unternehmen stand hier zeitgemäße Handwerkskunst auf hohem Niveau im Mittelpunkt. Dank der webbasierten Zeiterfassung ist aber die Erfüllung sämtlicher Kundenwünsche nochmal ein ganzes Stück unkomplizierter geworden.