virtic ist online!

Autor: Michael Stausberg | veröffentlicht am 16. Juli 2019 | Lesedauer: ca. 5 Minuten

Von Zeit zu Zeit werden wir gefragt, ob die Zeiterfassung von virtic auch offline genutzt werden kann. Nein, für die Nutzung von virtic ist immer eine Internetverbindung erforderlich, und dafür gibt es gute Gründe!

virtic Funktionsweise

Im virtic-System erfolgen alle Erfassungen und Verarbeitungen online. Das bedeutet, dass alle (berechtigten) Mitarbeiter auf dieselben Daten zugreifen und den gleichen Stand sehen. Das bedeutet aber auch, dass die mobilen Mitarbeiter immer in Echtzeit diejenigen Informationen in ihrer App sehen, die ihnen von Disponenten oder Bauleitern zugeteilt wurden. Bauleiter sehen den aktuellen Stand der Tätigkeiten und können sich darauf verlassen, dass die Buchungen, die sie sehen, vollständig sind.

Dieses Prinzip, wonach alle Mitarbeiter immer auf aktuelle Daten zugreifen, hat neben den offensichtlichen Vorteilen eine Reihe weiterer Vorzüge, die ich im Folgenden schildern will:

Dialogerfassung dank Serverlogik

Die virtic-Zeiterfassung ist dialogbasiert. Wenn ein Mitarbeiter eine Buchung vornimmt, wird der entsprechende Datensatz zu den virtic-Servern gesendet. Die Server antworten mit einer neuen Eingabemaske, mit der der Mitarbeiter die nächste Eingabe vornehmen kann.

Die virtic-Zeiterfassung geht aber weit über eine herkömmliche Erfassungslogik (Kommen, Gehen, Pause) hinaus, sondern erlaubt eine Vielzahl weiterer Eingaben. Dabei werden komplexe Arbeitsabläufe und Erfassungsnotwendigkeiten berücksichtigt und dennoch bleibt die Erfassung für den Mitarbeiter so einfach wie fachlich zulässig. Hierzu wertet der Server eine große Menge von Informationen aus, um die für den betreffenden Mitarbeiter in seiner aktuellen Situation passenden Eingabemöglichkeiten anzubieten. Sehen wir uns ein Beispiel an:

Beispiel

Der Monteur hat nach Feierabend sein Hotel erreicht und in seiner virtic-App „Ankunft Hotel” gebucht.

• Möglicherweise vergütet sein Arbeitgeber die gefahrene Entfernung als Fahrtkostenerstattung oder in Form einer Auslösung. Also könnte der Monteur jetzt aufgefordert werden, die gefahrene Strecke (Kilometer) einzugeben. Ihm würde von den virtic-Servern nun eine Eingabemaske für die Kilometereingabe angeboten.
  Alternativ könnte das virtic-System aber auch die aktuelle Position des Smartphones nutzen und die Entfernung anhand einer Routenplaner-Auswertung ermitteln. Dann würde die Eingabe einer Kilometeranzahl in der App entfallen.
• Am nächsten Morgen wählt der Mitarbeiter das Ereignis „Abfahrt zum Kunden”. Anschließend wird ihm eine Liste der bebuchbaren Baustellen (oder Aufträge, Projekte) angeboten. Diese Liste kann vom virtic-Server kunden- und mitarbeiterspezifisch generiert werden. Sie kann alle aktuellen Baustellen seiner Firma enthalten, die Baustellen seiner Abteilung oder seiner Niederlassung oder sie kann diejenigen Baustellen enthalten, auf die er disponiert wurde. Je nachdem, welche Einstellung für ihn vorgenommen wurde, ist es für den Monteur wichtig, dass die Liste aktuell ist, damit auch kurzfristige Dispositionen berücksichtigt werden.
• Der Arbeitgeber muss für die Lohnabrechnung wissen, ob der Monteur sein Hotel selbst bezahlt hat und ob er im Hotel gefrühstückt hat. Falls das Unternehmen dafür eine feste Regelung etabliert hat, das Hotel also beispielsweise immer (oder nie) vom Arbeitgeber gezahlt wird und der Monteur nie (oder immer) im Hotel frühstückt, kann diese Regelung im virtic-System hinterlegt werden. Der Monteur muss dann keine Angaben machen.
  Anderenfalls sendet der Server eine entsprechende Eingabemaske an die App, damit der Monteur die beiden Optionen (Hotel gezahlt? - Frühstück im Hotel?) auswählen kann.

Die Eingabemasken und Auswahllisten hängen also stark von hinterlegten Informationen und aktuellen Tätigkeiten anderer Personen (z.B. Disponenten) ab und müssen in Echtzeit generiert werden. Das ist offline nicht möglich, weil logischerweise viele der Informationen offline nicht vorliegen können.

Dialogerfassung dank Serverlogik

In Ihrem Unternehmen finden organisatorische Änderungen statt? Abläufe ändern sich oder Vergütungsregeln werden angepasst? Mitarbeiter übernehmen andere Aufgaben oder wechseln die Organisationseinheit? All das würde bei einer Offline-Erfassung dazu führen, dass ein Update durchgeführt werden muss - schlechtestenfalls muss die Software manuell aktualisiert werden. Dank der Online-Erfassung in der virtic-App finden die Änderungen statt, ohne die App irgendwie zu verändern. Die neue Erfassungslogik erscheint ohne Zutun des Benutzers, weil die Server die überarbeitete Logik anwenden und die entsprechenden Erfassungsmasken und Listen an die App senden.

Manipulationssicherheit durch Online-Buchungen

Vor zehn Jahren hat virtic für einfache Erfassungslogiken vorübergehend eine Offline-Funktionalität angeboten. Mitarbeiter konnten auch ohne Verbindung zu den virtic-Servern ihre Arbeitszeiten erfassen, diese Daten wurden zwischengespeichert und später, wenn wieder eine Verbindung bestand, an die Server geschickt. Wir mussten lernen, wie manche Teilnehmer mit dieser Funktion umgehen, und diese Erfahrungen haben uns veranlasst, sie nicht weiter anzubieten.

Normalerweise wird bei Buchungen im virtic-System immer die Uhrzeit der Server als Zeitstempel verwendet, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Diese Uhren sind hochpräzise und nicht manipulierbar.

Bei Offline-Buchungen wurde anstelle der (nicht verfügbaren) Server-Uhrzeit die Uhrzeit des Mobiltelefons als Zeitstempel verwendet . Nach erstaunlich kurzer Zeit hatten einzelne Mitarbeiter Wege gefunden und genutzt, die Internetverbindung zu kappen, die Uhrzeit am Mobiltelefon zu ändern und so beliebige Zeitstempel zu erzeugen. Selbst diverse Sicherungsmechanismen, die wir daraufhin nachgerüstet haben, wurden umgangen. Beispielsweise konnte die App erkennen, ob die Internetverbindung ausgeschaltet wurde (Flugzeugmodus) oder man sich im Funkloch befand. Im ersteren Fall wurde eine Zeiterfassung unterbunden. Mitarbeiter umgingen solche Sicherungen, indem sie sich ihr Funkloch suchten und zur Zeitbuchung in den Keller oder in die Tiefgarage gingen.

Arbeitszeitbuchungen in virtic sind seitdem nur online möglich. Welche Lösungen wir für die leider immer noch nicht gänzlich veschwundenen Funklöcher anbieten, lesen Sie weiter unten im Abschnitt Nacherfassung.

Fehlende Daten am Periodenende

Damit am Monatsende die Löhne und Reisekosten berechnet werden können, müssen alle erforderlichen Daten vorliegen. Dank der online-Buchungen mit virtic ist das gewährleistet, da immer alle Buchungen in Echtzeit zur Weiterverarbeitung zur Verfügung stehen.

Offline-Buchungen bergen das Risiko, dass die Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter zum Abschlusstermin noch nicht vollständig vorliegen. Die Abrechnungen sind dann unvollständig und möglicherweise fehlerhaft. Oder sie können wegen fehlender Daten gar nicht durchgeführt werden.

Auch das Controlling wäre durch eine Offline-Funktionalität eingeschränkt: Dank Online-Buchungen können sich Bau- und Projektleiter darauf verlassen, auf aktuelle Daten zuzugreifen, wenn sie die bislang auf ihre Baustellen oder Projekte gebuchten Zeiten abrufen. Wenn die Zeiten offline erfasst werden, gibt es diese Gewähr nicht mehr.

Nicht aktuelle Baustellenliste

Wenn Arbeiter und Monteure ihre Arbeitszeiten am Smartphone erfassen, wählen sie dabei meist eine Baustelle, ein Projekt oder einen Auftrag aus einer Liste aus. Diese Liste ist immer aktuell und berücksichtigt alle aktuellen Ergänzungen.

Würde die Möglichkeit der Offline-Buchung bestehen, wäre die Aktualität dieser Liste nicht sichergestellt.

Nacherfassung

Leider ist die Mobilfunkwelt noch nicht perfekt. Es gibt immer wieder Situationen, in denen eine Buchung wegen fehlender Internet-Verbindung nicht möglich ist - sei es wegen fehlender Netzabdeckung oder wegen eines Nutzungsverbots wie in chemischen Anlagen. Hierfür bietet virtic die Nacherfassung und die Stundenerfassung. Mithilfe der Nacherfassung können Mitarbeiter Arbeitszeitbuchungen nachholen, sie geben die Uhrzeit manuell ein. Da die Buchung als solche online erfolgt, können die Vorteile der serverbasierten Dialogerfassung genutzt werden. Die Buchung wird im System deutlich markiert, damit Vorgesetzte sehen können, dass sie nicht live stattgefunden hat. Zudem können Vorgesetzte festlegen, welche Mitarbeiter diese Funktion nutzen dürfen. In der Praxis werden solche Mitarbeiter vorübergehend für die Nacherfassung freigeschaltet, von denen man annehmen kann, dass sie darauf angewiesen sein werden, etwa weil die besuchte Baustelle in einem Funkloch liegt, oder weil man schon weiß, dass die Mitarbeiter ihr Smartphone nicht benutzen dürfen.

Fazit

Die dialogbasierte Erfassung ist die wesentliche Grundlage für eine vollständige Erfassung bei möglichst einfacher Bedienung. Sie sichert Datenqualität und verhindert Manipulationen. Deshalb wird virtic auch künftig online sein!