VIRTIC - virtic ist online
virtic Mobile Zeiterfassung ist online

virtic ist online!

Von Zeit zu Zeit werden wir gefragt, ob die Zeiterfassung von virtic auch offline genutzt werden kann. Nein, f├╝r die Nutzung von virtic ist immer eine Internetverbindung erforderlich, und daf├╝r gibt es gute Gr├╝nde!

virtic Funktionsweise

Im virtic-System erfolgen alle Erfassungen und Verarbeitungen online. Das bedeutet, dass alle (berechtigten) Mitarbeiter auf dieselben Daten zugreifen und den gleichen Stand sehen. Das bedeutet aber auch, dass die mobilen Mitarbeiter immer in Echtzeit diejenigen Informationen in ihrer App sehen, die ihnen von Disponenten oder Bauleitern zugeteilt wurden. Bauleiter sehen den aktuellen Stand der T├Ątigkeiten und k├Ânnen sich darauf verlassen, dass die Buchungen, die sie sehen, vollst├Ąndig sind.

Dieses Prinzip, wonach alle Mitarbeiter immer auf aktuelle Daten zugreifen, hat neben den offensichtlichen Vorteilen eine Reihe weiterer Vorz├╝ge, die ich im Folgenden schildern will:

Dialogerfassung dank Serverlogik

Die virtic-Zeiterfassung ist dialogbasiert. Wenn ein Mitarbeiter eine Buchung vornimmt, wird der entsprechende Datensatz zu den virtic-Servern gesendet. Die Server antworten mit einer neuen Eingabemaske, mit der der Mitarbeiter die n├Ąchste Eingabe vornehmen kann.

Die virtic-Zeiterfassung geht aber weit ├╝ber eine herk├Âmmliche Erfassungslogik (Kommen, Gehen, Pause) hinaus, sondern erlaubt eine Vielzahl weiterer Eingaben. Dabei werden komplexe Arbeitsabl├Ąufe und Erfassungsnotwendigkeiten ber├╝cksichtigt und dennoch bleibt die Erfassung f├╝r den Mitarbeiter so einfach wie fachlich zul├Ąssig. Hierzu wertet der Server eine gro├če Menge von Informationen aus, um die f├╝r den betreffenden Mitarbeiter in seiner aktuellen Situation passenden Eingabem├Âglichkeiten anzubieten. Sehen wir uns ein Beispiel an:

Beispiel

Der Monteur hat nach Feierabend sein Hotel erreicht und in seiner virtic-App „Ankunft Hotel” gebucht.

  • M├Âglicherweise verg├╝tet sein Arbeitgeber die gefahrene Entfernung als Fahrtkostenerstattung oder in Form einer Ausl├Âsung. Also k├Ânnte der Monteur jetzt aufgefordert werden, die gefahrene Strecke (Kilometer) einzugeben. Ihm w├╝rde von den virtic-Servern nun eine Eingabemaske f├╝r die Kilometereingabe angeboten.
    Alternativ k├Ânnte das virtic-System aber auch die aktuelle Position des Smartphones nutzen und die Entfernung anhand einer Routenplaner-Auswertung ermitteln. Dann w├╝rde die Eingabe einer Kilometeranzahl in der App entfallen.
  • Am n├Ąchsten Morgen w├Ąhlt der Mitarbeiter das Ereignis „Abfahrt zum Kunden”. Anschlie├čend wird ihm eine Liste der bebuchbaren Baustellen (oder Auftr├Ąge, Projekte) angeboten. Diese Liste kann vom virtic-Server kunden- und mitarbeiterspezifisch generiert werden. Sie kann alle aktuellen Baustellen seiner Firma enthalten, die Baustellen seiner Abteilung oder seiner Niederlassung oder sie kann diejenigen Baustellen enthalten, auf die er disponiert wurde. Je nachdem, welche Einstellung f├╝r ihn vorgenommen wurde, ist es f├╝r den Monteur wichtig, dass die Liste aktuell ist, damit auch kurzfristige Dispositionen ber├╝cksichtigt werden.
  • Der Arbeitgeber muss f├╝r die Lohnabrechnung wissen, ob der Monteur sein Hotel selbst bezahlt hat und ob er im Hotel gefr├╝hst├╝ckt hat. Falls das Unternehmen daf├╝r eine feste Regelung etabliert hat, das Hotel also beispielsweise immer (oder nie) vom Arbeitgeber gezahlt wird und der Monteur nie (oder immer) im Hotel fr├╝hst├╝ckt, kann diese Regelung im virtic-System hinterlegt werden. Der Monteur muss dann keine Angaben machen.
    Anderenfalls sendet der Server eine entsprechende Eingabemaske an die App, damit der Monteur die beiden Optionen (Hotel gezahlt? - Fr├╝hst├╝ck im Hotel?) ausw├Ąhlen kann.
Die Eingabemasken und Auswahllisten h├Ąngen also stark von hinterlegten Informationen und aktuellen T├Ątigkeiten anderer Personen (z.B. Disponenten) ab und m├╝ssen in Echtzeit generiert werden. Das ist offline nicht m├Âglich, weil logischerweise viele der Informationen offline nicht vorliegen k├Ânnen.

Live-Konfiguration

In Ihrem Unternehmen finden organisatorische ├änderungen statt? Abl├Ąufe ├Ąndern sich oder Verg├╝tungsregeln werden angepasst? Mitarbeiter ├╝bernehmen andere Aufgaben oder wechseln die Organisationseinheit? All das w├╝rde bei einer Offline-Erfassung dazu f├╝hren, dass ein Update durchgef├╝hrt werden muss - schlechtestenfalls muss die Software manuell aktualisiert werden. Dank der Online-Erfassung in der virtic-App finden die ├änderungen statt, ohne die App irgendwie zu ver├Ąndern. Die neue Erfassungslogik erscheint ohne Zutun des Benutzers, weil die Server die ├╝berarbeitete Logik anwenden und die entsprechenden Erfassungsmasken und Listen an die App senden.

Manipulationssicherheit durch Online-Buchungen

Vor zehn Jahren hat virtic f├╝r einfache Erfassungslogiken vor├╝bergehend eine Offline-Funktionalit├Ąt angeboten. Mitarbeiter konnten auch ohne Verbindung zu den virtic-Servern ihre Arbeitszeiten erfassen, diese Daten wurden zwischengespeichert und sp├Ąter, wenn wieder eine Verbindung bestand, an die Server geschickt. Wir mussten lernen, wie manche Teilnehmer mit dieser Funktion umgehen, und diese Erfahrungen haben uns veranlasst, sie nicht weiter anzubieten.

Normalerweise wird bei Buchungen im virtic-System immer die Uhrzeit der Server als Zeitstempel verwendet, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten erfassen. Diese Uhren sind hochpr├Ązise und nicht manipulierbar.

Bei Offline-Buchungen wurde anstelle der (nicht verf├╝gbaren) Server-Uhrzeit die Uhrzeit des Mobiltelefons als Zeitstempel verwendet . Nach erstaunlich kurzer Zeit hatten einzelne Mitarbeiter Wege gefunden und genutzt, die Internetverbindung zu kappen, die Uhrzeit am Mobiltelefon zu ├Ąndern und so beliebige Zeitstempel zu erzeugen. Selbst diverse Sicherungsmechanismen, die wir daraufhin nachger├╝stet haben, wurden umgangen. Beispielsweise konnte die App erkennen, ob die Internetverbindung ausgeschaltet wurde (Flugzeugmodus) oder man sich im Funkloch befand. Im ersteren Fall wurde eine Zeiterfassung unterbunden. Mitarbeiter umgingen solche Sicherungen, indem sie sich ihr Funkloch suchten und zur Zeitbuchung in den Keller oder in die Tiefgarage gingen.

Arbeitszeitbuchungen in virtic sind seitdem nur online m├Âglich. Welche L├Âsungen wir f├╝r die leider immer noch nicht g├Ąnzlich veschwundenen Funkl├Âcher anbieten, lesen Sie weiter unten im Abschnitt Nacherfassung.

Fehlende Daten am Periodenende

Damit am Monatsende die L├Âhne und Reisekosten berechnet werden k├Ânnen, m├╝ssen alle erforderlichen Daten vorliegen. Dank der online-Buchungen mit virtic ist das gew├Ąhrleistet, da immer alle Buchungen in Echtzeit zur Weiterverarbeitung zur Verf├╝gung stehen.

Offline-Buchungen bergen das Risiko, dass die Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter zum Abschlusstermin noch nicht vollst├Ąndig vorliegen. Die Abrechnungen sind dann unvollst├Ąndig und m├Âglicherweise fehlerhaft. Oder sie k├Ânnen wegen fehlender Daten gar nicht durchgef├╝hrt werden.

Auch das Controlling w├Ąre durch eine Offline-Funktionalit├Ąt eingeschr├Ąnkt: Dank Online-Buchungen k├Ânnen sich Bau- und Projektleiter darauf verlassen, auf aktuelle Daten zuzugreifen, wenn sie die bislang auf ihre Baustellen oder Projekte gebuchten Zeiten abrufen. Wenn die Zeiten offline erfasst werden, gibt es diese Gew├Ąhr nicht mehr.

Nicht aktuelle Baustellenliste

Wenn Arbeiter und Monteure ihre Arbeitszeiten am Smartphone erfassen, w├Ąhlen sie dabei meist eine Baustelle, ein Projekt oder einen Auftrag aus einer Liste aus. Diese Liste ist immer aktuell und ber├╝cksichtigt alle aktuellen Erg├Ąnzungen.

W├╝rde die M├Âglichkeit der Offline-Buchung bestehen, w├Ąre die Aktualit├Ąt dieser Liste nicht sichergestellt.

Nacherfassung

Leider ist die Mobilfunkwelt noch nicht perfekt. Es gibt immer wieder Situationen, in denen eine Buchung wegen fehlender Internet-Verbindung nicht m├Âglich ist - sei es wegen fehlender Netzabdeckung oder wegen eines Nutzungsverbots wie in chemischen Anlagen. Hierf├╝r bietet virtic die Nacherfassung und die Stundenerfassung. Mithilfe der Nacherfassung k├Ânnen Mitarbeiter Arbeitszeitbuchungen nachholen, sie geben die Uhrzeit manuell ein. Da die Buchung als solche online erfolgt, k├Ânnen die Vorteile der serverbasierten Dialogerfassung genutzt werden. Die Buchung wird im System deutlich markiert, damit Vorgesetzte sehen k├Ânnen, dass sie nicht live stattgefunden hat. Zudem k├Ânnen Vorgesetzte festlegen, welche Mitarbeiter diese Funktion nutzen d├╝rfen. In der Praxis werden solche Mitarbeiter vor├╝bergehend f├╝r die Nacherfassung freigeschaltet, von denen man annehmen kann, dass sie darauf angewiesen sein werden, etwa weil die besuchte Baustelle in einem Funkloch liegt, oder weil man schon wei├č, dass die Mitarbeiter ihr Smartphone nicht benutzen d├╝rfen.

Fazit

Die dialogbasierte Erfassung ist die wesentliche Grundlage f├╝r eine vollst├Ąndige Erfassung bei m├Âglichst einfacher Bedienung. Sie sichert Datenqualit├Ąt und verhindert Manipulationen. Deshalb wird virtic auch k├╝nftig online sein!