Pauschale Lohnkomponenten

Extras wie Prämien, Sonderzahlungen, oder z.B. pauschale Vergütungen für üblicherweise unbezahlte Fahtzeiten (in Ausnahmefällen), können ab der ersten Abrechnungsperiode 2010 zu jedem beliebigen Arbeitsgang erfasst werden. Auch dann, wenn diese Arbeitszeit selbst nicht lohnrelevant ist, wird der Auszahlungsbetrag unter der konfigurierten Lohnart an das Lohn- und Gehaltsprogramm exportiert, und im Timesheet/Stundenzettel in einer separaten Spalte ausgegeben.

Beliebig viele pauschalierte Lohnkomponenten können als Betrag oder Menge * Satz konfiguriert werden. Dabei wird zwischen festen Beträgen, und variablen Lohnkomponenten, für die Menge und/oder Abrechnungssatz bzw.… Weiterlesen

Auszahlung vom Arbeitszeitkonto, und das Gegenteil

Wenn in der Arbeitszeitverwaltung für einen Mitarbeiter eine Auszahlung vom Arbeitszeitkonto (AZK) eingegeben wird, werden folgende Buchungen erzeugt:

  • Eingabe: -10.0 Stunden (Auszahlen anklicken)
  • AZK-Buchung: -10.0 Stunden
  • Lohn-Buchung: 10.0 Stunden mit der ausgewählten Lohnart

Wenn Überstunden nicht automatisch (ggf. nur teilweise nach vorgegebenen Staffelwerten) dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden sollen, werden dafür Lohnbuchungen erzeugt. Möchte ein Mitarbeiter im Einzelfall eine bestimmte Anzahl von Überstunden auf seinem AZK parken, wird das wie oben –nur mit anderem Vorzeichen– eingegeben:

  • Eingabe: 10.0 Stunden (Auszahlen anklicken)
  • AZK-Buchung: 10.0
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Schlechtwetter-Ausfallzeit kleiner als 1 Stunde / Tag

Wenn Sie das virtic Schlechtwetter-Modul einsetzen um Saison-KUG Ausfallzeiten zu berechnen, überprüfen Sie bitte, ob Sie uns alle notwendigen Informationen übermittelt haben:

  • Lohnart für Saison-KUG ab einer Stunde Ausfallzeit pro Tag
  • Lohnart für wetterbedingte Ausfallzeiten kleiner als eine Stunde pro Tag

Anstatt Schlechtwetter-Ausfälle unter einer Stunde am Tag auf eine alternative Lohnart zu buchen, können diese Zeiten in der Lohnabrechnung auch unberücksichtigt bleiben (Fehlstunden, die ggf. mit Arbeitszeitkonto-Guthaben „aufgefüllt“ werden).

Wenn uns für die zu kurzen Ausfallzeiten (noch) keine Verarbeitungsvorschriften vorliegen, laufen diese in die Saison-KUG-Lohnart, und müssen in der Lohnanwendung manuell nachbearbeitet werden.… Weiterlesen

Vollständigkeitsprüfung vor der Lohnbuchung

Vor jeder Lohnbuchung wird per Mitarbeiter geprüft, ob der Datenbestand der Abrechnungsperiode plausibel ist. Diese Prüfung kann natürlich nicht feststellen, ob jede Tätigkeit korrekt erfasst ist, kann also eine manuelle (tägliche) Überprüfung der erfassten Arbeitszeiten (durch Projekt- oder Bauleiter) nicht vollständig ersetzen.

In der automatisierten Vollständigkeitskontrolle der Zeiterfassungsdaten werden kritische und tolerierbare Sachverhalte unterschieden.

Kritisch:

Die Buchung der Lohnabrechnungsperiode wird für einen Mitarbeiter abgelehnt, wenn für mindestens einen Arbeitstag keinerlei Informationen vorhanden sind.

Wenn es sich dabei um eine genehmigte Abwesenheit handelt, die nicht als Urlaub/Krankheit/… erfasst wurde, also z.B.… Weiterlesen

Lohnabrechnungsperioden bei wöchentlicher Überstundenermittlung

Wenn Überstunden per Arbeitswoche (Montag bis Freitag, Samstag und Sonntag separat) oder per Kalenderwoche ermittelt werden, sollte die Lohnabrechnungsperiode grundsätzlich an einem Montag beginnen und an einem Sonntag enden. Die Lohnabrechnungszeiträume können frei gewählt werden, müssen also nicht zwingend mit einem Kalendermonat bzw. der Abrechnungsperiode des Rechnungswesens übereinstimmen.

Wenn bei wöchentlicher Ermittlung von Mehrarbeitsstunden die Periode vom Monatsersten bis Ultimo läuft, leidet die Transparenz, weil die Überstunden vom Monatsersten bis Monatsletzten nicht mit der Lohnabrechnung übereinstimmen. Spätestens wenn auch noch Überstunden (anteilig) auf Arbeitszeitkonten gebucht und Fehlstunden automatisch vom Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden, verlieren viele Mitarbeiter den Durchblick und wenden sich mit Erklärungsbedarf an die Personalabteilung.… Weiterlesen

Erkennen der Dreimonatsfrist (Wegfall Steuerfreiheit der VMA-Pauschalen)

Die Reisekostenabrechnung wurde um ein Analyse-Modul erweitert, das Ihnen helfen kann Dreimonatsfristen zu erkennen. Bei entsprechenden Warnungen können Sie den genauen Sachverhalt in kalendarischen Übersichten überprüfen, und ggf. Sperrfristen –in denen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände entweder voll versteuert, oder auch gar nicht mehr ausgezahlt werden sollen– hinterlegen bzw. beenden.

Warnungen werden ausgegeben, wenn

  • ein Mitarbeiter mindestens drei Monate an drei oder mehr Arbeitstagen auf der gleichen Baustelle (bzw. beim gleichen Kunden) vor Ort gearbeitet hat, und danach keine Spesensperre eingetragen wurde. Dieser Prüfzeitraum umfasst mehr als 3 Monate, wenn die Tätigkeit durch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) unterbrochen wurde.
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Zeit-Manipulationen an Arbeitstagen mit Kurzarbeit oder Saison-KUG (Schlechtwetter)

An Arbeitstagen mit KUG- oder S-KUG-Ausfallzeiten werden keinerlei Regeln für automatisierte Manipulationen der Arbeitszeiten ausgeführt. Das betrifft den automatisierten Pausenabzug, Fahrtzeitbewertungen, und alle anderen Automatiken, die Arbeitszeiten oder deren Buchungsparameter (z.B. Lohnarten) verändern können.

An allen Arbeitstagen, an denen Kurzarbeitergeld oder Schlechtwettergeld (Saison-KUG) berechnet wird, muss der Mitarbeiter Arbeitspausen also selbst erfassen, bzw. muss im Backoffice die Arbeitspause (bzw. eine andere Änderung) nachgetragen werden.

Das Folgende gilt nur für KUG, nicht für Saison-KUG:

Unnötige KUG-Buchungen können entstehen, wenn für Mitarbeiter längere KUG-Ausfallzeiten disponiert wurden, und trotzdem an einigen dieser Tage gearbeitet wurde.… Weiterlesen

Gestaffelte VMA-Pauschalen in Abhängigkeit von der Montagedauer

Wenn die Höhe der pauschalen Erstattung von Verpflegungsmehraufwänden (Auslöse) abhängig von der Dauer der Reise (Montagedauer) ist, kann jetzt die VMA-Pauschale in Staffeln „Ab Reisetage – Betrag“ hinterlegt werden. Die virtic Reisekostenabrechnung verwendet dann ggf. unterschiedliche Beträge für jeden einzelnen Reisetag (mit identischer Abwesenheitszeit).

Das geschieht in Ergänzung der kundenspezifischen Spesentabellen, die bereits andere Staffeln (z.B. Luftlinie vom Firmensitz bzw. Wohnort des Mitarbeiters zum Reiseziel, oder bei Auslösen nach Entfernungszone der Baustelle) beinhalten können, und/oder Spesen nach Parametern wie z.B. organisatorische Zugehörigkeit des Mitarbeiters oder Klassifizierung der Baustelle (Tätigkeitsort) berechnen.… Weiterlesen

Pausenabzug in der Mitte der Schicht

Beim einfachen variablen Pausenabzug (basierend auf der Dauer der Arbeitszeit per Schicht/Tag) steht je Arbeitszeitmodell jetzt eine weitere Option zur Verfügung: „Pausenabzug in der Mitte der Schicht versuchen„. In vielen Fällen führt das zum Lohnstundenabzug etwa in der Mittagszeit, und nähert sich damit dem Zeitraum an, in dem ein Mitarbeiter vermutlich eine Arbeitspause genommen hat.

Warum „versuchen“? Weil andere Optionen des variablen Pausenabzuges wie „Pausenabzug von Fahrtzeiten vermeiden“ oder Voreinstellungen zur Auswahl des Projektes (der Baustelle) für den Pausenabzug einen „mittigen“ Abzug der Arbeitspausen verhindern können.… Weiterlesen

Automatisierte Behandlung von Pausenzeiten

Ab sofort können zu jedem Arbeitszeitmodell Pausenzeiträume angegeben werden, in denen vom Mitarbeiter erfasste Pausenzeiten automatisch auf die Soll-Pausenzeit aufgefüllt werden, falls die gebuchte Pausenzeit zu kurz ist. Fehlt in einem Pausenzeitraum diese Angabe des Mitarbeiters, wird die Pausen-Sollzeit von der Arbeitszeit abgezogen.

Pausenzeiträume können als Von-Bis Uhrzeit oder als Staffelwerte Ab Stunden* definiert werden. Je Pausenzeitraum benötigen wir die vereinbarte Pausenzeit, und ein bevorzugtes Zeitfenster für einen evtl. nötigen automatischen Pausenabzug. Pausenzeiträume können (nur) für bestimmte Wochentage gelten, und die Abzugsautomatik kann individuell per Tag und Mitarbeiter, für Feiertagsarbeit, oder in Kombination mit Fehlzeiten (z.B.… Weiterlesen