Zusätzlich zur automatisierten Ermittlung des täglichen Aufenthaltslandes aus der Zeiterfassung, sowie der Auslöse-/Reisekostenabrechnung in der auch arbeitsfreie Abwesenheitstage berücksichtigt sind, können auch nicht-entgeltrelevante Aufenthalte im Ausland erfasst werden.

Die Informationen aus beiden Quellen gehen in eine Statistik ein, aus der jederzeit erkannt werden kann, ob für einen Mitarbeiter in einem Kalender-/Steuerjahr (oder 12-Monatszeitraum) ein Tätigkeitsstaat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht, ein Besteuerungsrecht erhält.

Als Hilfestellung zur Aufteilung des Arbeitslohns werden die Aufenthaltsländer tagesgenau incl. Lohn- und Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten, sowie falls angefallen Kurzarbeit und/oder Saison-KUG (Schlechtwetter), zur Verfügung gestellt, so dass mit diesen Daten sowohl auf vereinbarte als auch auf tatsächliche Arbeitstage abgestellt werden kann.… Weiterlesen

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‚wishful thinking‘.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc.… Weiterlesen

Die vollautomatisierte Ermittlung von auszuzahlenden Spesen- bzw. Auslösebeträgen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgeld) aus den Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfolgt ab 1.1.2014 nach dem neuen Reisekostenrecht. Die Änderungen haben wir umgesetzt, und wenden sie auf alle Reisetage nach dem 31.12.2013 an.

Informationen zur Reisekostenreform finden Sie z.B. im kostenlosen LOHN+GEHALT Sonderheft (Beilage zur Ausgabe September 2013).

Die Umstellung selbst erledigen selbstverständlich wir, dennoch müssen Sie sich bitte mit dem Thema beschäftigen und uns ggf. über von Ihnen benötigte Änderungen informieren.

Die wichtigsten Änderungen haben wir unten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, aufgelistet.… Weiterlesen

Wie angekündigt können die Hinweise in der Ereignisliste nun individualisiert werden. Das kann generell, oder über Organisationseinheiten, sowie falls nötig sogar per Mitarbeiter geschehen.

Für jeden Hinweis zu einer Mitarbeiterbuchung können Sie entscheiden, ob

• der Hinweis für Sie hilfreich ist oder nicht, wenn nicht wird er unterdrückt
• der Hinweis als Fehler oder als Warnung angezeigt werden soll
• der Hinweistext an Ihren Sprachgebrauch angepasst werden soll
• der Hinweis nach Freigabe des Ereignisses durch einen Vorgesetzten noch angezeigt werden soll oder nicht
• der Grenzwert (wie z.B.

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Die folgende Gesetzesänderung hat ab 1.1.2014 Einfluss auf den Datenaustausch zwischen der virtic Zwitwirtschaft und Ihrem L&G-Programm, oder erfordert zusätzliche Eingaben dort:

Neue Bescheinigungspflicht ‚Grossbuchstabe M‘
Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Grossbuchstaben ‚M‘ aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer verpflegt worden ist, auch dann wenn eine Verpflegungspauschale nicht gewährt werden kann und so eine Kürzung ausscheidet. (Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer)

In der virtic Zeiterfassung können gewährte Mahlzeiten seit jeher aufgezeichnet (vom Mitarbeiter erfasst oder vom Vorgesetzten/Lohnsachbearbeiter nachgetragen) werden.… Weiterlesen

Über den persönlichen virtic Zugang kann jeder Mitarbeiter prinzipiell die Daten über Abwesenheitszeiten und steuerfrei bezahlte VMA-Pauschalen einsehen, und damit z.B. die Differenz zwischen den ausgezahlten steuerfreien VMA-Pauschalen gemäß der Lohnsteuerbescheinigung und dem maximal steuerfrei Möglichen berechnen.

Zusammen mit Kunden, die hier eine Vereinfachung wünschten, haben wir dazu in der Reisekostenabrechnung einen neuen Report „Reiseziel-Überblick“ konzipiert. In diesem werden (optional tagesgenau) alle Abwesenheitszeiten (Dienstreisen, Montageeinsätze, …) des Mitarbeiters mit Einsatzort(en) und (gemäß Betriebsvereinbarung/Arbeitsvertrag/… berechneten) steuerfreien VMA-Pauschalen aufgeführt. Dieser Report kann als Bescheinigung mit individuellem Titel als PDF Dokument erzeugt, und dann ausgedruckt im Standard-Fensterumschlag an die Mitarbeiter versandt werden.… Weiterlesen

Aus der Lektüre von server log files (Aktivitätsprotokollen) haben wir gelernt, dass offensichtlich hier und da die Spesenvorschau im Prozess der Auslöse-/Reisekostenabrechnung als „Spassbremse“ eingesetzt ist. Deshalb hier ein kurzer Abriss:

‚Spesenvorschau‘ vs. ‚Reisekosten Abrechnen‘ beim Monatsabschluss

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

1. Sobald die Reise- und Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter (einer Organisationseinheit) komplett bearbeitet und ggf. freigegeben sind, kann die Reisekostenabrechnung für die Abrechnungsperiode erfolgen (Unterfunktion „Abrechnen“). Die Abrechnung läuft im Hintergrund und blockiert den Browser nicht.
2. Evtl. Fehlermeldungen sowie Kommentare wie „keine Reisen im Abrechnungszeitraum“ können nach der Verarbeitung im Abschluss-Manager unter „Ergebnisse“ eingesehen werden (vor dem Abschluss dort bitte alte Ergebnisanzeigen löschen, siehe „Info“ im Programm).

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Ersparen Sie mir technische Begriffe! Was zum Teufel ist Latenz?

Sehr stark vereinfacht ist das die völlig überflüssige Zeit, die zwischen einer Datenanforderung (wie Drücken eines „Bericht erzeugen“ Knopfes) im Webbrowser bis zur Darstellung der Ergebnisse eingespart werden kann.

Wir belästigen sie mit diesem Begriff, weil Sie Einfluss auf die Latenz haben. Je besser Sie sich ausstatten, desto weniger leiden Sie unter langen Antwortzeiten. Das gilt nicht nur für virtic- Anwendungen, sondern für (fast) alles, was Sie mit einem Webbrowser erledigen.… Weiterlesen

Bisher haben wir es zugelassen, dass ein Anwender, unter Verwendung eines einzigen Benutzerzugangs, mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführt.

Leider mussten wir das ändern.

In wenigen Tagen werden einige Programme den parallelen Betrieb mit anderen Aufgaben des gleichen Benutzers ablehnen müssen. Hauptsächlich sind das Berichte, die große Datenmengen ausgeben und darum länger laufen, z.B. Stundenzettel / TimeSheet oder Reisekostenabrechnung.

Falls Ihnen das passiert, erhalten Sie statt des angeforderten Berichts einen entsprechenden Hinweis. Erst wenn Ihre konkurrierenden Verarbeitungen beendet sind, können Sie den gewünschten Bericht nochmals anfordern.… Weiterlesen

Sehr kurzfristig werden wir in den Abrechnungsfunktionen (Tages- und Monatsabschlüsse) das Verfahren ändern.

Sie erhalten dann nicht mehr bis zum Ende der Verarbeitung über alle ausgewählten Mitarbeiter Ergebnisanzeigen, sondern die angeforderten Verarbeitungen werden im Hintergrund vorgenommen, so dass Ihr Browserfenster sofort wieder frei ist.

Den Abarbeitungsstand der Hintergrundverarbeitung können Sie in der Warteschlange des Administrationsprogrammes einsehen. Dort werden Ihnen auch evtl. Fehlermeldungen angezeigt.… Weiterlesen