Verwaltung von Mitarbeiter-Passwörtern

Dringender Handlungsbedarf für Sie: Bei Verwendung von Tastentelefonen für die Zeiterfassung.

Handlungsbedarf: Falls Sie Kennwortänderung Ihrer Mitarbeiter nicht explizit erlaubt haben (sollten Sie tun).

Jede Person, die über virtic Arbeitszeiten erfasst, oder deren Arbeitszeiten von Zeitbeauftragten/Personalabrechnern eingegeben werden, verfügt über einen persönlichen Zugang, in dem sie/er nicht nur die Zeitstempel, sondern auch alle Verarbeitungsergebnisse (Stundenzettel, Spesen/Auslöse, Arbeitszeitkonto u.s.w.) jederzeit einsehen kann.

Dieser persönliche Zugang ist mit einem Kennwort geschützt. Bei der Einrichtung des Benutzerkontos für einen neuen Mitarbeiter vergibt die Personalabteilung (oder ihr Erfüllungsgehilfe) ein Kennwort, und teilt dieses dem Mitarbeiter mit.… Weiterlesen

Automatisierung des Abrufes von Lohnbuchungssätzen für Rückrechnungen

Der Web service ‚lohnExpBusa‘ wurde um einen Indikator für die Verarbeitung (geänderter) Rohdaten in abgerechneten Perioden erweitert, so dass das abholende L&G-System erkennen kann, aus welchen abgeschlossenen Abrechnungsperioden für einen Mitarbeiter Buchungssätze zu beziehen und damit Rückrechnungen durchzuführen sind.

Bislang oblag dieser Prozess dem HR-Sachbearbeiter. Mit dieser Erweiterung ist der Prozess (bis auf die ggf. zu erfolgenden manuellen Änderungen der Zeitwirtschafts-Rohdaten in virtic) im Partnersystem vollständig automatisierbar:
• Öffnen der betroffenen historischen Perioden vor der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‚periode‘)
• Anstoßen der chronologischen Monatsabschlüsse ab der betroffenen (alten) Periode (Web service ‚batchJob‘)
• Schließen der betroffenen Perioden nach der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‚periode‘)
• Falls nötig Abholung der aktualisierten Projekt-/Baustellenstunden durch das ERP-System (Web services ‚bstZeiten‘ und/oder ‚zeit‘)
• Abholung der Lohnbuchungssätze aller betroffenen Abrechnungsperioden sowie der periodischen Salden der Arbeitszeitkonten (Web service ‚lohnExpBusa‘)

Die neuen Methoden im Web service ‚lohnExpBusa‘ liefern zum einen Protokolleinträge für jede Monatsabschlussverarbeitung mit Ergebnis, Benutzer, textuellen Hinweisen und Verarbeitungszeit, aus denen (auch in der laufenden Abrechnung) erkannt werden kann, für welche Mitarbeiter (bereits) Daten verfügbar sind.… Weiterlesen

Info-Maps

Ab März 2017 stehen in der Ereignisliste sowie einigen Arbeitsmittel-Berichten Info-Maps zur Verfügung, die jede Menge Details zu einem Zeitstempel bzw. den Buchungen und Standortbestimmungen eines Arbeitsmittels (Gerätes) anzeigen.

Diese Info-Maps können durch einen Klick auf das Lupe-icon in der HTML-Version des Berichtes erreicht werden. Falls Ihre Ereignisliste diesen Link noch nicht aufweist, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.

Die Details eines Zeitstempels bzw. der aktuelle Standort eines Arbeitsmittels werden auf einer Karte visualisiert, bei Arbeitsmitteln kann auch ein Foto des Gerätes eingeblendet werden.… Weiterlesen

Berufsschule

Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschließender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B.… Weiterlesen

Die Uhr tickt nicht nur einmal alle 15 Minuten

In zettelbasierten Stundenaufzeichnungen der Vergangenheit wurden aus Vereinfachungsgründen häufig Anforderungen z.B. der Fakturierung bei der Aufzeichnung der Lohnstunden angewendet, wie etwa das Runden auf Viertelstunden, mit denen „einfacher zu rechnen“ ist, und die auf Ausgangsrechnungen besser aussehen als „krumme Zahlen“.

Beim Einsatz unserer Zeitwirtschaft kann dieser alte Zopf abgeschnitten werden. Lohnstunden müssen nicht gleich den (abrechenbaren) Baustellenstunden sein.

Mitarbeiter buchen ihre Zeiten sekundengenau auf die Kostenträger (Baustellen), und daraus sollten auch präzise berechnete Lohnstunden werden.

Jeder Versuch, die Lohnstunden durch Rundung, Kappung u.s.w.… Weiterlesen

Mehraufwands-Wintergeld

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Baugewerbe, die auf einem witterungsabhängigen Arbeitsplatz beschäftigt sind, und deren Arbeitsverhältnis in der Schlechtwetterzeit nicht aus witterungsbedingten Gründen gekündigt werden kann, wird in der Zeit vom 15. Dezember bis Ende Februar ein Mehraufwands-Wintergeld in Höhe von 1,00 Euro für jede geleistete berücksichtigungsfähige Arbeitsstunde gezahlt.

Die Ermittlung und Buchung von Mehraufwands-Wintergeld kann in der virtic Zeitwirtschaft feinkörnig definiert und damit vollständig automatisiert werden. Es werden detaillierte Nachweise der Arbeitszeiten mit Wintergeldberechnung erzeugt, und bis zum Monatslimit (90 bzw.… Weiterlesen

Ereignisgesteuerter Bezug von Fakturierungsdaten und Auftragsstati aus der real-time Zeiterfassung

Projektmanagement –inklusive der Fakturierung– ist weitgehend unabhängig von Geschäftsprozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und hat fast immer einen anderen Informationsbedarf, insbesondere bezüglich der Zeitnähe zu Ereignissen im Feld (auf der Baustelle).

Die klassische Zeitwirtschaft orientiert sich primär an den Erfordernissen der Personalabrechnung; selbst dann, wenn Zeitstempel mit Auftragsbezug (gegen Baustellen / Projekte / Servicetickets…) erfasst werden. Obwohl wir seit langem auftragsbezogene und periodenunabhängige Abrufe bzw. Ausgabefunktionalitäten von Arbeitszeiten per Baustelle anbieten, werden fast ausschließlich monatliche kostenträgergenaue Lohnbuchungssätze zur Verarbeitung in ERP-Systemen verwendet.… Weiterlesen

Abwesenheitsanträge unterwegs

Mit der neuesten Verion des mobilen virtic clients vTime können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge auf dem smartphone oder tablet verwalten. Benutzer von Tastentelefonen erledigen das über ihren persönlichen virtic Zugang zuhause am PC, abends im Hotel oder sogar im Internetcafe.

Nach Eingabe des Wunsch-Zeitraumes liefert das System alle nötigen Planungsinformationen wie Urlaubsanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, bereits genommene Tage und für später vorgemerkte Urlaubstage an. Passt alles, ist dann der Urlaubsantrag mit einem Knopfdruck gestellt. Jede Bearbeitung und Statusänderung des Antrages durch das backoffice kann vom Mitarbeiter eingesehen werden, auf Wunsch wird vom System bei Genehmigung (bzw.… Weiterlesen

Grenzwertanalysen

Tagesabschlüsse können mehr berechnen als nur Reise- und Arbeitsstunden. Neben der täglichen Verarbeitung von Zeitstempeln und evtl. Zusatzeingaben Ihrer Mitarbeiter sind auch einige Langfristbetrachtungen gegen vorgegebene Grenzwerte möglich.

Beispiele für solche Grenzwertanalysen sind
• Überwachungen gemäß dem Arbeitszeitgesetz (Tag/Schicht, Woche, Monat, Halbjahr, Jahr sowie frei definierte Zeiträume) inkl. Dokumentation von zulässigen Abweichungen wie Havariearbeiten,
• Erkennen von ‚Ausreißern‘ gemäss der tariflichen Arbeitszeit, z.B. als Überstundenampeln,
• Plausibilisieren und ggf. auch Anpassen von erfassten Erschwerniszulagen
• …

Überschreitungen der Grenzwerte werden den verantwortlichen Mitarbeitern übersichtlich als alerts zur Bearbeitung angeboten, hierbei können individuell auch Ampelsysteme und fallspezifische Aktionsprofile konfiguriert werden.… Weiterlesen

3-Monatsfrist und Hotelrechnungen incl. Frühstück

Das Frühstück in der Unterkunft, oder auch andere vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten, werden bei der Berechnung von VMA-Pauschalen bzw. Auslösebeträgen durch Abzüge (20/40% des steuerfreien Satzes) von der VMA-Pauschale abgerechnet. Ohne eigene Reisekostenstelle bzw. Absprache mit dem Finanzamt kann der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto (sowie Bescheinigung „M“) durch Buchung der Abzugsbeträge auf statistische Lohnarten Genüge getan werden.

Ist im Einzelfall die 3-Monatsfrist überschritten oder die Mindest-Abwesenheitsdauer unterschritten, wird in vielen Fällen die vereinbarte Verpflegungspauschale bzw. Auslöse weiterhin ausgezahlt, aber versteuert. Auch hier kann virtic Abzüge für gewährte Mahlzeiten vornehmen, so dass im Lohnkonto ersichtlich ist, dass der Arbeitnehmer für diese Mahlzeiten belastet worden ist.… Weiterlesen