3-Monatsfrist und Hotelrechnungen incl. Frühstück

Das Frühstück in der Unterkunft, oder auch andere vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten, werden bei der Berechnung von VMA-Pauschalen bzw. Auslösebeträgen durch Abzüge (20/40% des steuerfreien Satzes) von der VMA-Pauschale abgerechnet. Ohne eigene Reisekostenstelle bzw. Absprache mit dem Finanzamt kann der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto (sowie Bescheinigung „M“) durch Buchung der Abzugsbeträge auf statistische Lohnarten Genüge getan werden.

Ist im Einzelfall die 3-Monatsfrist überschritten oder die Mindest-Abwesenheitsdauer unterschritten, wird in vielen Fällen die vereinbarte Verpflegungspauschale bzw. Auslöse weiterhin ausgezahlt, aber versteuert. Auch hier kann virtic Abzüge für gewährte Mahlzeiten vornehmen, so dass im Lohnkonto ersichtlich ist, dass der Arbeitnehmer für diese Mahlzeiten belastet worden ist.

An Abwesenheitstagen, an denen dem Arbeitnehmer keine steuerfreie VMA-Pauschale ausbezahlt werden kann, aber Mahlzeiten gewährt wurden, können auch Sachbezugsbuchungen (€1.63/3.00) erzeugt werden (zusätzlich oder alternativ zu Abzügen). Diese werden in den Reisekostenabrechnungen der Mitarbeiter nur vermerkt, weil sie die Auszahlungsbeträge nicht beeinflussen, und dann beim Export der Buchungen an die L&G-Applikation ausgeführt.

Die Reisekostenreform 2014 ist jetzt 9 Monate alt, aber nur sehr wenige unserer Kunden haben bislang Gebrauch von den oben skizzierten Buchungsoptionen gemacht. In vielen Fällen ist das aufgrund der einfachen Abrechnungspraxis nicht nötig, z.B. wenn ausschliesslich steuerfreie VMA bezahlt wird und grundsätzlich keine Mahlzeiten gewährt werden.

Oft ist die Abrechnungsrealität aber komplexer als angenommen, d.h. nicht erwartete Ausnahmen tauchen irgendwann doch in den Abrechnungen auf. Ob das tatsächlich der Fall ist, kann in der Reisekostenabrechnung mit der Auswertung VMA Mahlzeitenabzüge (M) für das aktuelle Jahr ermittelt werden. Dieser Bericht gibt Auskunft über gewährte Mahlzeiten unabhängig von der Abzugspraxis, und kann als Einstieg in die Prüfung auf deren ordnungsgemässe Abrechnung verwendet werden.

Wenn diese Prüfung ergibt, dass Handlungsbedarf besteht, sprechen Sie uns bitte an bevor Sie manuelle Korrekturen buchen. Nicht nur können wir u.U. bei Nachbuchungen behilflich sein, wir möchten gerne für Sie auch einen Korrekturbedarf in der Zukunft ausschliessen, indem wir die benötigten Buchungsautomatiken einrichten.

(Bei der Beurteilung der Abrechnungsfälle selbst können wir Ihnen leider nicht bzw. nur wenig helfen, aber selbstverständlich stehen wir Ihrem WP/StB jederzeit für Auskünfte und Fragen zur Verfügung.)