Ausgaben unterwegs – (k)ein Albtraum

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‚wishful thinking‘.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc. am Monatsersten fertig kostenträgergenau kontiert in die Lohn- und Gehaltsabrechnung importieren zu können. virtic hat die Prozessunterstützung bzgl. beleghafter Buchungen gründlich überarbeitet und bietet nun eine Lösung an, die keinerlei Infrastrukturkosten verursacht, weil die reisenden Mitarbeiter bereits über ein Mobiltelefon für die Zeiterfassung verfügen.

Unterwegs

Der Mitarbeiter erfasst zusätzlich zu einem Zeitstempel je Ausgabenbeleg den Betrag in Landeswährung, und optional — wenn Smartphones oder Tablets statt konventionellen Tastentelefonen verwendet werden — die Belegnummer oder einen Kommentar. Datum, Projektbezug etc. stehen bereits aus der Zeiterfassung zur Verfügung. Über eine kundenspezifisch vorkonfigurierte kontextabhängige Auswahlliste kann mit einem tab/click nicht nur zwischen Kostenarten, sondern auch Zahlungsmitteln (bar, private vs. Firmenkreditkarte …) oder Erstattungs- und Weiterberechnungsfähigkeit entschieden werden. Auch Transaktionskosten wie z.B. 1% Aufschlag beim Einsatz einer privaten Kreditkarte können abgebildet werden.

Simpel und schnell: Währung, Betrag, optional Notiz eingeben — Senden. Einschließlich der Verpackung des Beleges in einen vorbereiteten Umschlag dauert das keine Minute, erspart nachgelagerten Prozessbeteiligten Zeit und Mühe, und stellt die schnellstmögliche Erstattung von Barauslagen an den Mitarbeiter sicher.

Zuhause

Millisekunden nach der Eingabe des Mitarbeiters können dessen Informationen an der Heimatfront in Eigenwährung verwertet werden. Projektleiter, Personalabrechnung und Finanzbuchhaltung verfügen sofort über die benötigten Daten, nicht nur in den browserbasierten virtic-Anwendungen, sondern — transportiert über automatisierte Schnittstellen — auch in anderen Applikationen. Diese Übersicht in quasi-Echtzeit ermöglicht zeitnahe Kostenkontrolle, erlaubt frühzeitige Steuerungsmaßnahmen, garantiert schnelle Auslagenerstattung mit der Lohn-/Gehaltsabrechnung und damit oftmals geringere Reisekostenvorschüsse; all das in aller Regel Wochen bevor die auf Papier ausgefertigten Belege, Kreditkartenabrechnungen etc. im Rechnungswesen eintreffen.

Offen bleibt das Problem ‚keine Buchung ohne Beleg‘? Es darf schließlich nicht passieren, dass solche in der Ferne mobil erfassten ungeprüften Informationen vollautomatisch in der Finanzbuchhaltung einlaufen. Hier unterstützt virtic einen pragmatischen Lösungsansatz, in dem allen Prozessbeteiligten die Abwicklung des Belegflusses erleichtert wird, die vom Mitarbeiter erfassten Kosten nur und genau dort sofort verwendet werden, wo es Sinn macht, und die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung eingehalten werden.

Verfahren

An Projektabwicklungs-Applikationen werden alle erfassten Daten sofort weitergeleitet, ggf. auch erneut nach Editierung bzw. Freigabe in der Verwaltung. Hierbei wird ein eindeutiger Schlüsselwert abgegeben, mit dem später über die Belegnummer in Rückläufen aus dem Rechnungswesen ein Abgleich zwischen erfassten und final gebuchten Beträgen und deren Kontierung erfolgen kann, z.B. in der Verrechnung mit Akontorechnungen bei der Weiterbelastung an den Kunden.

Der Personalabrechnung werden nur die Auslagen zur Verfügung gestellt, die tatsächlich zu einer Erstattung an den Mitarbeiter führen sollen, ggf. ersetzt durch vereinbarte Pauschalen oder auch gekappt nach hinterlegten Grenzwerten. Hierbei werden für Auslagen und evtl. hinterlegte Transaktionskostenaufschläge Lohnarten verwendet, die als Spesenvorschuss geschlüsselt sind.

Für alle so abgerechneten Auslagenbeträge wird im System eine Checkliste geführt, in der der Mitarbeiter über seinen persönlichen virtic-Zugang jederzeit online seine offene Belegschuld einsehen kann. Zudem sieht der Mitarbeiter während der laufenden Abrechnungsperiode (im aktuellen Monat) eine Vorschau auf die nächste Abrechnung, einschließlich der automatisch ländergenau ermittelten Spesen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgelder) bzw. Auslösen, Kilometergelder, Nacht- und sonstige Zuschläge, Zulagen usw., und kann alle früheren Abrechnungen abrufen.

Der tatsächliche Belegeingang wird je nach Aufschlagspunkt in der Personalabrechnung oder der Finanzbuchhaltung mit einem Mausklick an den Mitarbeiter quittiert, und ggf. kommentiert. Danach erfolgt die Belegprüfung, Kontierung und Umbuchung (aus dem Spesenvorschuss basierend auf der Eigenerfassung wird eine Kostenerstattung) an einer einzigen zentralen Stelle, das nötige Fachwissen muss nicht (mehr) dezentral vorgehalten werden.

Über die Buchhaltungs-Version der Beleg-Checkliste kann nicht nur der Belegeingang vermerkt, sondern auch festgestellt werden, welche Belegschulden in Verzug und ggf. an den erfassenden Mitarbeiter zurückzubuchen sind, also i.d.R. zu einem Abzug auf der nächsten Gehalts-/Lohnabrechnung führen sollen.

Der Charme dieses Verfahrens ist, dass es in aller Regel mit den vorhandenen Standardschnittstellen der L&G-Anwendung in Betrieb genommen werden kann, und ansonsten nur organisatorische Maßnahmen erfordert. Es führt sofort zu Verbesserungen im Ablauf, und bietet mittelfristig Eigenentwicklungen und/oder Customizing von Standardprodukten viele Ansatzpunkte für weitere Automatisierung und Optimierung.

Fremdwährungen

virtic verwaltet Währungen unter den genormten Kürzeln und bezieht tägliche Umrechnungskurse aus Quellen wie z.B. der EZB (Eigenwährung Euro) oder der ESTV (Eigenwährung Schweizer Franken).

Für jeden einzelnen Kunden können aus diesem Bestand die benötigten Währungen übernommen, und für jeden Umrechnungskurs eine der verfügbaren Kurs-Quellen abonniert werden. Auf Wunsch versenden wir automatisierte e-Mails bei bestimmten Kursänderungen.

Die Umrechnung von Fremdwährungsbeträgen in Eigenwährung erfolgt dann zuverlässig mit dem ausgewählten Tageskurs. Selbst wenn eine Währung nicht eingerichtet wurde, virtic aber einen passenden Kurs im Gesamtsystem findet, kann spontan umgerechnet werden.

Mit dem Währungsumrechner im Kundenmenü können diese Umrechnungen für jedes beliebige Datum der Vergangenheit genau nachvollzogen werden (Kurs, Quelle, Bezugszeit, Methode …). Außerdem können dort Tageskurse jederzeit in Büroanwendungen wie Tabellenkalkulation etc. übernommen werden.

Falls eine passende öffentliche Quelle für bestimmte Umrechnungskurse nicht existiert oder von einer Quelle nicht automatisch Kurse bezogen werden können, bzw. wenn virtic die in einem ERP-System oder im Rechnungswesen geführten Kurse verwenden soll, steht ein Webservice zur Verfügung, mit dem kundenspezifische Umrechnungskurse rund um die Uhr angeliefert werden können. Manuelle Eingaben sind nicht nötig.

Selbstverständlich funktioniert das auch in der anderen Richtung. Über den Webservice können auch die aktuellen Kurse von virtic bezogen und in Inhouse-Systeme übernommen werden.

Um die virtic-Umrechnung mit den (angelieferten) Kursen automatisiert überprüfen zu können, steht auch die Währungsumrechnung als Webservice zur Verfügung. Dieser Service ermöglicht zudem die Nutzung der virtic-Umrechnungsroutinen in anderen Applikationen des Kunden, die selbst keine entsprechende Funktionalität bieten.