Reisekostenreform 2014: Handlungsbedarf

Die vollautomatisierte Ermittlung von auszuzahlenden Spesen- bzw. Auslösebeträgen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgeld) aus den Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfolgt ab 1.1.2014 nach dem neuen Reisekostenrecht. Die Änderungen haben wir umgesetzt, und wenden sie auf alle Reisetage nach dem 31.12.2013 an.

Informationen zur Reisekostenreform finden Sie z.B. im kostenlosen LOHN+GEHALT Sonderheft (Beilage zur Ausgabe September 2013).

Die Umstellung selbst erledigen selbstverständlich wir, dennoch müssen Sie sich bitte mit dem Thema beschäftigen und uns ggf. über von Ihnen benötigte Änderungen informieren.

Die wichtigsten Änderungen haben wir unten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, aufgelistet. Bitte prüfen Sie, ggf. mit Ihrem steuerlichen Berater, ob Sie weitere Anforderungen an die virtic Reisekostenabrechnung haben.

Erste Tätigkeitsstätte / auswärtige Tätigkeit

Falls in Einzelfällen die heutige „regelmäßige Arbeitsstätte“ nicht der neuen „ersten Tätigkeitsstätte“ entspricht, müssen wir für die betroffenen Mitarbeiter z.B. die Erkennung von Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte anpassen. Trifft das für Sie zu, informieren Sie uns bitte noch im Dezember 2013, damit wir für die betroffenen Mitarbeiter die Erfassungsdialoge per 31.12.2013 umstellen können und keine manuellen Eingriffe in 2014 nötig werden.

Verpflegungspauschalen

Die dreistufige Staffelung der steuerfreien VMA-Pauschalen (ab 8, 14, 24 Stunden mit 6.00, 12.00, 24.00 Euro bzw. die jeweiligen Auslandspauschalen) wird ab 2014 ersetzt durch 12.00 Euro ab 8 Stunden Abwesenheit bei eintägigen Abwesenheiten und Reisen ohne Übernachtung von ‚heute bis morgen‘, 12.00 Euro an den An- und Abreisetagen mehrtägiger Reisen (incl. 2-tägige Reisen mit einer Übernachtung) ohne Prüfung der Abwesenheitsdauer, und 24.00 Euro an vollen 24-stündigen Abwesenheitstagen zwischen An- und Abreise.

Diese Regelung wenden wir ab 2014 zur Ermittlung der steuerfreien und pauschal sowie voll versteuerten Anteile ausgezahlter Spesen an, unabhängig davon welche Beträge tatsächlich abgerechnet werden. Wenn wir also z.B. gemäß einer Betriebsvereinbarung Nah- und Fernauslöse mit den dort festgelegten Beträgen abrechnen, ändert sich im nächsten Jahr nur die Splittung dieser Beträge nach den Lohnarten VMA-steuerfrei, VMA-pauschal versteuert und VMA voll versteuert.
Wenn wir angelehnt an die bisherigen steuerfreien VMA-Pauschalen ab 8 Stunden Abwesenheit 6.00 Euro, ab 14 Stunden Abwesenheit 12.00 Euro und bei 24 Stunden 24.00 Euro abrechnen, benötigen wir zwingend von Ihnen eine Information zur Verfahrensweise ab Januar 2014, da wir nicht beurteilen können, ob Sie die Auszahlung der jeweils gültigen steuerfreien VMA-Pauschalen vereinbart haben, oder ob diese Pauschalen in Betriebsvereinbarungen oder Arbeitsverträgen betragsmäßig festgeschrieben sind.

Wir können die alte dreistufige Staffel für die Berechnung der Pauschalen beibehalten, und diese Beträge gemäß der neuen zweistufigen Staffel verbuchen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung 6.00 Euro steuerfrei, ggf. Verrechnung des an diesem Reisetag nicht ausgeschöpften steuerfreien Maximums von 12.00 Euro mit 6.00 Euro an einem anderen Tag des Monats, an dem VMA-Pauschalen zu versteuern sind. Oder wir können die Berechnung und Verbuchung ab 2014 auf die neuen Pauschalbeträge umstellen: z.B. bei 9 Stunden Abwesenheit Auszahlung von 12.00 Euro steuerfrei.

Selbstverständlich können wir auch jede andere Variante abbilden, wenn Sie die Reisekostenreform zum Anlass für eine Neufestsetzung Ihrer Auslöse- bzw. Spesenpauschalen nutzen wollen.

Bitte beachten Sie, dass die ‚Fernfahrerregel‘ für Übernacht-Abwesenheiten zwischen 16:00 und 08:00 des Folgetages ohne Übernachtung durch eine ‚Mitternachtsregel‘ ersetzt wird, in der ohne Uhrzeitbegrenzung Übernacht-Abwesenheiten ohne Übernachtung als eintägige Abwesenheit betrachtet werden, die auf den Kalendertag mit dem größeren Anteil an Abwesenheitsstunden zu buchen sind. Diese Änderung kann sich insbesondere bei Nachtarbeit und im Wechselschichtbetrieb auch auf die Berechnung der Pauschalen auswirken, sowie ggf. ab 2014 zu einer Änderung der Versteuerung gegenüber heute führen.

Dreimonatsfrist

Zukünftig ist der Anlass einer Unterbrechung der Arbeit auf der gleichen Tätigkeitsstätte nicht mehr relevant, eine Unterbrechung von vier Wochen, egal aus welchem Grund, bewirkt einen Neubeginn der Frist. Weiterhin können Sie in diesen Fällen entscheiden, ob die VMA-Anteile der Auslösebeträge versteuert oder abgezogen werden, sobald die Dreimonatsregel eintritt.

Mahlzeitenabzüge

Abzüge für Frühstück in Hotelrechnungen oder Bewirtung bei Schulungen u.s.w. müssen ab dem nächsten Jahr im Lohnkonto geführt und bescheinigt werden (s. Neue Bescheinigungspflicht ‚Großbuchstabe M‘). Um manuelle Nachbuchungen bzw. Neuverarbeitung abgeschlossener Lohnabrechnungsperioden zu vermeiden, teilen Sie uns bitte rechtzeitig vor dem Januar-Monatsabschluss mit, ob und wenn ja auf welche Lohnarten wir Abzugsfälle buchen sollen. Nähere Informationen zum Verfahren finden Sie hier, bitte nehmen Sie diesbezüglich Kontakt mit Ihrem L&G Softwareanbieter auf, oder bitten diesen sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Für weitere Informationen stehen wir jederzeit zur Verfügung.