Erste Erweiterung zur Reisekostenreform 2014 – Bescheinigung M

Die folgende Gesetzesänderung hat ab 1.1.2014 Einfluss auf den Datenaustausch zwischen der virtic Zwitwirtschaft und Ihrem L&G-Programm, oder erfordert zusätzliche Eingaben dort:

Neue Bescheinigungspflicht ‚Grossbuchstabe M‘
Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Grossbuchstaben ‚M‘ aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer verpflegt worden ist, auch dann wenn eine Verpflegungspauschale nicht gewährt werden kann und so eine Kürzung ausscheidet. (Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer)

In der virtic Zeiterfassung können gewährte Mahlzeiten seit jeher aufgezeichnet (vom Mitarbeiter erfasst oder vom Vorgesetzten/Lohnsachbearbeiter nachgetragen) werden. Bei der Reisekostenabrechnung werden die Kürzungsbeträge für Frühstück (€4,80), Mittag- und Abendessen (je €9,60) von der Verpflegungspauschale in Abzug gebracht (bei Auslandsreisen der für das Reiseland und ggf. Region gültige Abzugsbetrag). Im Buchungssatz für Ihre L&G-Applikation wird der auszuzahlende Betrag übergeben.

Ab der Lohnabrechnungsperiode Januar 2014 werden wir auf Wunsch für diese Fälle spezielle Lohn-Buchungssätze erzeugen, die in der L&G-Anwendung Lohnarten ansprechen, die nicht auszahlungsrelevant sind, so dass die neue Aufzeichnungs- und Bescheinigungspflicht ohne manuelle Nacherfassung erfüllt werden kann.

Buchungen können tagesgenau mit einer separaten Lohnart pro Mahlzeitabzug (Frühstück, Mittagessen, Abendessen) erzeugt werden. Eine Buchung erfolgt auch dann, wenn eine gewährte Mahlzeit zwar erfasst, aber nicht oder nicht vollständig abgezogen wurde, weil z.B. der Kürzungsbetrag die VMA-Pauschale überstieg, oder gar keine VMA-Pauschale abzurechnen war. Als Buchungsbetrag kann je nach Anforderung des Lohnprogramms der tatsächliche Kürzungsbetrag mit Vorzeichen nach Wahl, oder generell Null eingerichtet werden.

Alternativ dazu bieten wir bei Bedarf eine neue Schnittstelle an, in der die Abzugsfälle mit weiteren Informationen wie z.B. dem 24-Stunden-VMA-Satz nach Reiseziel und der vorgesehene Abzugsbetrag per Mahlzeit zusätzlich enthalten sind.

Bisher haben wir noch von keinem Softwarehaus nähere Informationen über das geplante Handling vorliegen. Bitte nehmen Sie deshalb Kontakt mit Ihrem Softwareanbieter oder Dienstleister auf, um zu klären, wer was bis wann zu veranlassen hat.

Auch wenn es in einigen Fällen nicht bis Januar 2014 gelingt, diese Informationen über Schnittstellen einzulesen, können Sie die Daten abrufen. Die Reisekostenabrechnung wurde um einen neuen Bericht „VMA Mahlzeitenabzüge (M)“ erweitert. Die Datenausgabe kann auch in Austauschformaten wie CSV oder XML erfolgen.