Bescheinigung für den Lohnsteuerausgleich

Über den persönlichen virtic Zugang kann jeder Mitarbeiter prinzipiell die Daten über Abwesenheitszeiten und steuerfrei bezahlte VMA-Pauschalen einsehen, und damit z.B. die Differenz zwischen den ausgezahlten steuerfreien VMA-Pauschalen gemäß der Lohnsteuerbescheinigung und dem maximal steuerfrei Möglichen berechnen.

Zusammen mit Kunden, die hier eine Vereinfachung wünschten, haben wir dazu in der Reisekostenabrechnung einen neuen Report „Reiseziel-Überblick“ konzipiert. In diesem werden (optional tagesgenau) alle Abwesenheitszeiten (Dienstreisen, Montageeinsätze, …) des Mitarbeiters mit Einsatzort(en) und (gemäß Betriebsvereinbarung/Arbeitsvertrag/… berechneten) steuerfreien VMA-Pauschalen aufgeführt. Dieser Report kann als Bescheinigung mit individuellem Titel als PDF Dokument erzeugt, und dann ausgedruckt im Standard-Fensterumschlag an die Mitarbeiter versandt werden.

Unter der Auflistung aller dienstlich veranlassten Abwesenheiten des Mitarbeiters, die sich aus den Zeiterfassungsdaten bestimmen, werden folgende Jahreswerte ausgegeben:
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit bis 8 Stunden
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit über 8 Stunden bis 14 Stunden
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit über 14 aber weniger als 24 Stunden
• Anzahl der Reisetage mit Abwesenheit von 24 Stunden
• Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen

Die ‚Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen‘ setzt sich zusammen aus den VMA-Pauschalen, die aus der hinterlegten Spesentabelle berechnet wurden, sie enthält noch keine Verrechnungen (s.u.).

Im einfachsten Fall, wenn grundsätzlich nur das maximal steuerfrei Mögliche ausgezahlt wird, ist dieser Betrag gleich der Summe der Multiplikationen der Reisetage ab 8 Stunden Abwesenheit mit den jeweils gültigen steuerfreien Pauschalen, und sollte mit der Zeile 20 der Lohnsteuerbescheinigung ‚Steuerfreie Verpflegungszuschüsse bei Auswärtstätigkeit‘ übereinstimmen (wenn nicht im L&G-Programm die betreffende Lohnart manuell bebucht wurde, ergibt sich dieser Wert aus den von virtic an die L&G-Applikation exportierten Buchungssätzen).

Es ist aber leider nicht immer so einfach. In vielen Unternehmen werden auch Spesen bezahlt, wenn die Abwesenheit unter 8 Stunden liegt, oder es wurden Auslösebeträge vereinbart, die die steuerfreien VMA-Pauschalen über- oder unterschreiten.

In diesen Fällen erfolgt die Berechnung des VMA-Anteils nach der individuellen Spesenvereinbarung, und wird gemäß der Tages-Abwesenheit des Mitarbeiters in steuerfreie, pauschal versteuerte und voll versteuerte Anteile gesplittet. Die obige ‚Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen‘ enthält dann (wie der optionale tagesgenaue Ausweis) nur diese steuerfreien Teilbeträge, und kann deshalb ausgeblendet werden.

Tagesgenau wird in der steuerlichen Betrachtung bereits auf ggf. steuerfrei auszahlbare aber nicht vereinbarte Übernachtungsgelder zugegriffen. Außerdem können z.B. Kilometergelder bei Dienstfahrten mit Privat-PKWs, die nicht oder mit weniger als dem steuerfreien KM-Satz erstattet werden, in die Betrachtung einfließen. Am Monatsende erfolgt dann noch ein Abgleich, in dem nicht ausgeschöpfte steuerfreie Tages-Maxima zur Umbuchung von ursprünglich voll oder pauschal versteuerten Spesen aus anderen Tagen des Monats herangezogen werden.

Diese voll automatisierte Ausschöpfung solcher Verrechnungsmöglichkeiten 1) führt dazu, dass der Jahres-Saldo der Lohnart ‚VMA steuerfrei‘ nicht mit der obigen ‚Summe steuerfrei ausgezahlter VMA-Pauschalen‘ übereinstimmt. Deshalb kann optional der von virtic an die L&G-Anwendung exportierte 2) Saldo jeder von virtic bebuchten Lohnart in einem seperaten Summenblock ausgegeben werden.

Beispiel (Lohnartennummer, Bezeichnung der Lohnart, Betrag):

Alle Reisekostenerstattungen:
200 – VMA-Zuschüsse steuerfrei: 600,00
201 – VMA-Zuschüsse pauschal versteuert: 600,00
202 – VMA-Zuschüsse versteuert: 450,00
203 – Übernachtungsgelder steuerfrei: 200,00
204 – KM-Geld Dienstfahrten mit privatem Fahrzeug: 0,00

In jedem Fall gilt, dass die ‚Wahrheit‘ nur aus dem Lohnprogramm kommen kann. Manuelle Buchungen nach der Datenübernahme von virtic oder eine unterjährige Einführung der virtic Reisekostenabrechnung führen zu Abweichungen. Wir können nur unsere Rechenergebnisse und deren steuerliche Aufteilung ausweisen. Deshalb müssen solche Bescheinigungen vor Ausgabe sorgfältig geprüft werden. Das kann, wenigstens mit Stichproben, jederzeit schon innerhalb des Jahres vor dem Jahresabschluss erfolgen, um den Prüfungsaufwand am Jahresanfang zu minimieren.

Wenn Sie Interesse an dieser Erweiterung haben, oder weitere Informationen wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer. Zum jetzigen Zeitpunkt steht diese Erweiterung erst einmal nur unseren Kunden mit Sitz in der Bundesrepublik Deutschland zur Verfuegung.


1) Die genaue Berechnung kann detailliert in den Reisekostenabrechnungen bzw. der Ausgabe der Reisekostenbuchungen sowie in der Export-Primanota nachvollzogen werden. Diese Berichte können nach dem Monatsabschluss als PDF Datei archiviert werden. Auf Wunsch kann auch eine individuelle Primanota erzeugt werden, in der die Lohn-Buchungssätze bestimmter Lohnarten so herausgestellt sind, dass auch komplexe Betriebsvereinbarungen übersichtlich und nachvollziehbar dargestellt werden können.

2) Dafür ist es notwendig, bei den Monatsabschlüssen die Export-Buchungssätze zu speichern. Das kann auch nachträglich erledigt werden, falls es bisher nicht erfolgt ist.