Spesenvorschau, quo vadis?

Aus der Lektüre von server log files (Aktivitätsprotokollen) haben wir gelernt, dass offensichtlich hier und da die Spesenvorschau im Prozess der Auslöse-/Reisekostenabrechnung als „Spassbremse“ eingesetzt ist. Deshalb hier ein kurzer Abriss:

‚Spesenvorschau‘ vs. ‚Reisekosten Abrechnen‘ beim Monatsabschluss

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

  1. Sobald die Reise- und Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter (einer Organisationseinheit) komplett bearbeitet und ggf. freigegeben sind, kann die Reisekostenabrechnung für die Abrechnungsperiode erfolgen (Unterfunktion „Abrechnen“). Die Abrechnung läuft im Hintergrund und blockiert den Browser nicht.
  2. Evtl. Fehlermeldungen sowie Kommentare wie „keine Reisen im Abrechnungszeitraum“ können nach der Verarbeitung im Abschluss-Manager unter „Ergebnisse“ eingesehen werden (vor dem Abschluss dort bitte alte Ergebnisanzeigen löschen, siehe „Info“ im Programm).
  3. Sichtkontrollen der Abrechnungen können mit den reports „Belege“ oder „Buchungen unverdichtet“ erfolgen. Bei Bedarf kann auch ein zusätzlicher report „Reisekostendetails“ verwendet werden, in dem zu den Abrechnungspositionen bzw. Buchungssätzen noch andere Daten ausgegeben werden können (falls der Informationsgehalt der Berichte in „Reisekosten verwalten“ für Sie nicht ausreicht, sprechen Sie bitte den Kundendienst an).
  4. Bei Änderungsbedarf die Rohdaten des entsprechenden Mitarbeiters bearbeiten, und dessen Reisekostenabrechnung wiederholen.
  5. Nach der letzten Korrektur ist die Abrechnung abgeschlossen. Sofern Ihre L&G-Schnittstelle nicht für den Export gespeicherte Buchungssätze benötigt, können jetzt die Auslösen/Spesen und Auslagen zusammen mit den vorkontierten Arbeitszeiten ausgeleitet werden (andernfalls folgt nun, sofern die Arbeitszeitbewertungen ebenfalls abgeschlossen sind, „Buchungssätze speichern“).

Die Spesenvorschau wird nur in seltenen Fällen benötigt. Deren Datenausgabe dauert länger, und in einigen Fällen (s.u.) stimmt das Ergebnis der vorläufigen Reisekostenberechnung nicht mit den Buchungssätzen der späteren Abrechnung überein.

Wozu dient die Spesenvorschau?

Dieses Programm berechnet Reisespesen und Auslagen on-the-fly aus den Rohdaten der Zeiterfassung. Auch dann, wenn es für den betreffenden Zeitraum bereits eine Reisekostenabechnung gibt. Auch auf gespeicherte Arbeitszeiten und andere Rechenergebnisse wird dabei nicht zugegriffen. Einsatzgebiete sind z.B.

  • Nach Änderungen von nicht zeitbezogenen Abrechnungsparametern (oder mit nur für eine Simulation erfassten Spesensätzen der Vergangenheit) kann mit der Spesenvorschau die Auswirkung gegen die gespeicherten Reisekostenabrechnungen festgestellt werden.
  • Bei Mitarbeitern, die keine Spesen/Auslösen erhalten sollen (sondern z.B. nur Auslagenerstattungen) kann mit der Spesenvorschau ermittelt werden, welche Spesen der jeweilige Mitarbeiter ohne die Abrechnungssperre erhalten würde.
  • Bei vermuteten Buchungsfehlern oder nach der Bearbeitung von Ereignissen eines Mitarbeiters kann mit der Spesenvorschau überprüft werden, ob die Fahrten/Reisen eines Zeitraumes, der nicht unbedingt der Abrechnungsperiode entsprechen muss, abrechnungsfähig aufgezeichnet sind.
  • Die Spesenvorschau kann in das Mitarbeitermenü eingebunden werden, so dass jeder Mitarbeiter über seinen persönlichen Zugang schon vor dem Monatsende seine voraussichtlichen Spesenbeträge einsehen kann. Evtl. nötige Korrekturen fehlerhafter Aufzeichnungen können so schon vor dem Monatsabschluss erfolgen. Das beugt in vielen Fällen späteren Reklamationen basierend auf der Lohnabrechnung vor, und kann somit einige Rückrechnung im Lohnabrechnungsprogramm ersparen.
  • Beantwortung von Anfragen der Mitarbeiter vor dem Monatsende …

Prinzipiell kann schon vor dem Monatsabschluss die Reisekostenabrechnung eines Mitarbeiters für den gesamten Abrechnungszeitraum erzeugt werden. Das macht z.B. dann Sinn, wenn die Kontierung im Zusammenhang mit 3-Monatsfristen oder Auslandsaufenthalten überprüft werden soll (die Spesenvorschau gibt keine Auskunft über Kontierung und Versteuerungssplitting der Pauschalen). Wenn dann später beim Monatsabschluss die Abrechnung für alle Mitarbeiter gefahren wird, werden diese Vorab-Ergebnisse einfach überschrieben.

Aufgrund der umfangreichen Berechnungen während der Datenausgabe ist die Spesenvorschau weder dazu gedacht noch geeignet mit größeren Mitarbeiterselektionen angestoßen zu werden. Auch als Anlage zur Lohn-/Gehaltsabrechnung ist sie nicht vorgesehen, dazu bitte die Belege oder Buchungssätze ausdrucken (oder eine dafür konfigurierte Primanota).

Falls Sie die Spesenvorschau dazu einsetzen, periodenübergreifende Reisen nachzuhalten:
Es ist auch möglich, im Abrechnungszeitraum nicht beendete Reisen bis zum Periodenende abzurechnen. Dafür ist nur sicherzustellen, dass zum Zeitpunkt des Monatsabschlusses bereits genügend Daten vorliegen, um die Abrechnungssituation des Periodenletzten beurteilen zu können (dazu reicht i.d.R. ein kompletter Reisetag der Folgeperiode aus, falls Sie nicht Auslösen zahlen, deren Tagessätze von der Dauer der Reise abhängig sind). Wenn das bei Ihnen möglich ist, und Sie eine Änderung der Abrechnungskonfiguration wünschen, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.