Vollständigkeitsprüfung vor der Lohnbuchung

Vor jeder Lohnbuchung wird per Mitarbeiter geprüft, ob der Datenbestand der Abrechnungsperiode plausibel ist. Diese Prüfung kann natürlich nicht feststellen, ob jede Tätigkeit korrekt erfasst ist, kann also eine manuelle (tägliche) Überprüfung der erfassten Arbeitszeiten (durch Projekt- oder Bauleiter) nicht vollständig ersetzen.

In der automatisierten Vollständigkeitskontrolle der Zeiterfassungsdaten werden kritische und tolerierbare Sachverhalte unterschieden.

Kritisch:

Die Buchung der Lohnabrechnungsperiode wird für einen Mitarbeiter abgelehnt, wenn für mindestens einen Arbeitstag keinerlei Informationen vorhanden sind.

Wenn es sich dabei um eine genehmigte Abwesenheit handelt, die nicht als Urlaub/Krankheit/… erfasst wurde, also z.B. das Abfeiern von innerhalb der Periode aufgelaufenen Überstunden, kann in der Fehlzeitverwaltung unter „Vollständigkeitskontrolle“ per Mausklick auf das rote Stop-Symbol unter dem betreffenden Arbeitstag des Mitarbeiters die Genehmigung (temporärer Freizeitausgleich) hinterlegt werden. Alternativ können für den (oder die) Arbeitstag(e) angesparte Stunden vom Arbeitszeitkonto umgebucht werden (Freizeitausgleich über AZK).

Tolerierbar:

Wenn z.B. ein Mitarbeiter von Donnerstag bis weit in den Freitag hinein arbeitet, am Freitag keine neue Schicht anstempelt, und für Freitag keine Fehlzeit eingetragen wurde, wird unter gewissen Voraussetzungen (Details bitte beim Support erfragen) eine implizite Genehmigung angenommen, d.h. die Lohnbuchung wird nicht verhindert.

Allerdings werden in der Arbeitszeitverwaltung (Funktion „Stunden prüfen“ …) Fehlstunden (negierte Soll-Arbeitsstunden der Freitags-Schicht) ausgewiesen, und in der Fehlzeitverwaltung erscheint das rote Stop-Symbol unter dem Freitag.

Wenn Sie nicht eingreifen, werden in der Lohnabrechnung die Fehlstunden des Freitags mit Überstunden der Arbeitswoche oder der Periode verrechnet (gemäß der konkreten Überstundenregelung des Arbeitnehmers). Ggf. führt das zu automatischen Abbuchungen vom Arbeitszeitkonto oder Abzügen, wenn die Soll-Arbeitszeit der Periode oder Woche dadurch unterschritten wird.

Der Freitag wird nicht als Arbeitstag gezählt, erscheint also z.B. nicht in Stundenzetteln (Timesheet) und wird in der Buchungs-Übersicht mit Fehlstunden (als „negative Überstunden“, nicht als Fehlzeit!) ausgewiesen.

Wenn der Freitag dennoch gewertet werden soll, tragen Sie einfach wie oben beschrieben vor der Lohnbuchung in der Fehlzeitverwaltung den Genehmigungsvermerk ein.

Wenn andernfalls am Freitag Arbeitsleistung erwartet werden kann (Nachtschicht …), und im System mit Beginn am Freitag weder Zeiterfassungsdaten noch Fehlzeiten vorhanden sind, erfassen Sie diese bitte aufgrund der Warnhinweise vor der Lohnabrechnung nach.