Erkennen der Dreimonatsfrist (Wegfall Steuerfreiheit der VMA-Pauschalen)

Die Reisekostenabrechnung wurde um ein Analyse-Modul erweitert, das Ihnen helfen kann Dreimonatsfristen zu erkennen. Bei entsprechenden Warnungen können Sie den genauen Sachverhalt in kalendarischen Übersichten überprüfen, und ggf. Sperrfristen –in denen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände entweder voll versteuert, oder auch gar nicht mehr ausgezahlt werden sollen– hinterlegen bzw. beenden.

Warnungen werden ausgegeben, wenn

  • ein Mitarbeiter mindestens drei Monate an drei oder mehr Arbeitstagen auf der gleichen Baustelle (bzw. beim gleichen Kunden) vor Ort gearbeitet hat, und danach keine Spesensperre eingetragen wurde. Dieser Prüfzeitraum umfasst mehr als 3 Monate, wenn die Tätigkeit durch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) unterbrochen wurde.
  • ein Mitarbeiter, für den eine (nach oben offene) Sperrfrist („Spesensperre“) eingetragen ist, einen Monat oder länger für andere Kunden oder am Sitz der Firma gearbeitet hat.
  • ein Mitarbeiter mehr als drei Monate lang an mindestens zwei Tagen pro Kalenderwoche vor Ort Tätigkeiten am gleichen Ort (Kunde, Baustelle) erfasst hat. (Obwohl ab 2010 fast alle regelmäßigen Arbeitsstätten bei Kunden wegfallen, kann diese Warnung auch dann noch auf Grenzfälle hinsichtlich der Dreimonatsfrist für steuerfreie VMA Pauschalen hinweisen.

Neben den obigen Warnungen werden auch andere Informationen ausgegeben, z.B. die Anzahl der Tage mit vor Ort Tätigkeiten per Kunde/Baustelle, Arbeitstage am Sitz der Firma, und Fehlzeiten.

Auswertungszeiträume können mit Datum eingegrenzt, oder ausgewählt werden (Letzte 6/12 Monate, Aktuelles/Letztes Kalenderjahr u.s.w.). Bei der Auswertung von ganzen bzw. laufenden Kalenderjahren liefert die Zählung der Tage, an denen der Sitz der Firma aufgesucht wurde, einen Hinweis bzgl. der 46-Tages-Regel, so dass ggf. im jeweiligen Kalenderjahr steuerfrei ausgezahlte VMA-Pauschalen nachversteuert, und die dazugehörigen Fahrten als „Wohnung-Arbeitsstätte“ behandelt werden können.

Diese Auswertung befindet sich noch in der Erprobungsphase. Die Analyse arbeitet mit eher konservativen Grenzwerten, d.h. manche Hinweise verstehen sich als „Frühwarnung“. Aufgrund der komplexen Materie gibt es keine Garantie dafür, dass alle Konstellationen, die eine Änderung der Spesenberechnung bzw. sogar eine Nachversteuerungen begründen können, zuverlässig und immer erkannt werden. Wir hoffen, dass Ihnen dieses Werkzeug die Arbeit erleichtern wird. Für Fehlermeldungen und Verbesserungsvorschläge sind wir sehr dankbar.

In einigen Fällen könnten Konfigurationsänderungen nötig sein, um die Zeiterfassungsdaten nach den o.g. Kriterien auswerten zu können. Bei Interesse wenden Sie sich bitte an unseren technischen Support.