Gestaffelte VMA-Pauschalen in Abhängigkeit von der Montagedauer

Wenn die Höhe der pauschalen Erstattung von Verpflegungsmehraufwänden (Auslöse) abhängig von der Dauer der Reise (Montagedauer) ist, kann jetzt die VMA-Pauschale in Staffeln „Ab Reisetage – Betrag“ hinterlegt werden. Die virtic Reisekostenabrechnung verwendet dann ggf. unterschiedliche Beträge für jeden einzelnen Reisetag (mit identischer Abwesenheitszeit).

Das geschieht in Ergänzung der kundenspezifischen Spesentabellen, die bereits andere Staffeln (z.B. Luftlinie vom Firmensitz bzw. Wohnort des Mitarbeiters zum Reiseziel, oder bei Auslösen nach Entfernungszone der Baustelle) beinhalten können, und/oder Spesen nach Parametern wie z.B. organisatorische Zugehörigkeit des Mitarbeiters oder Klassifizierung der Baustelle (Tätigkeitsort) berechnen.

Selbstverständlich kann dabei auch nach täglicher Abwesenheitszeit (z.B. 8/14/24 Stunden), erstem/2., 3., …/letztem Reisetag, ein- oder mehrtägiger Abwesenheit u.s.w. unterschieden werden. VMA-Pauschalen in Abhängigkeit von der Montagedauer (Anzahl zusammenhängender Reisetage) können jeden bisher verwendeten VMA-Erstattungsbetrag ersetzen bzw. ergänzen.

Die Berechnung auch der gestaffelten VMA-Pauschalen erfolgt vollkommen automatisiert aus den Zeiterfassungsdaten, so dass keine manuellen Eingriffe (oder etwa die Erfassung zusätzlicher Informationen) notwendig sind. Zur Einrichtung benötigen wir nur eine Kopie der Betriebsvereinbarung (oder ein anderes Regelwerk) und ggf. einmalig ergänzende Angaben.

Die Verbuchung solcher individuell gestalteter Reisekosten ist ebenfalls vollständig automatisiert. Sie splittet einzelne Beträge nach steuerlichen Kriterien (steuerfrei, pauschal versteuert, voll versteuert) auf, und verteilt die Kosten auf die beteiligten Kostenträger (Projekte, Baustellen …). Wenn aufgrund der 3-Monats-Regel VMA-Pauschalen nicht mehr steuerfrei ausgezahlt werden dürfen, kann die Berechnung der Verpflegungsmehraufwände entweder gestoppt, oder die Pauschalen können voll versteuert ausgezahlt werden. Im zweiten Fall kann dann ggf. auch eine höhere Pauschale zur Anwendung kommen.