Web-based Time Recording for General Contractors and Subcontractors

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Mindestlohngesetz and Arbeitnehmerentsendegesetz

General contractors are liable as principals of work and services to the employees who use their contractors to provide the agreed services for the obligation to pay the minimum wage and, if the Arbeitnehmerentsendegesetz applies, to pay contributions to holiday pay funds like a directly liable guarantor, irrespective of their own fault, if

  • the entrepreneur commissioned by him,
  • the subcontractor commissioned by the entrepreneur,
  • a lender commissioned by the entrepreneur or his subcontractor
doesn't grant the minimum working conditions.

Learn more: Information of the German customs for foreign-domiciled employers

The liability extends to the entire subcontractor chain.

The liability applies even if the failure to pay the minimum wage to the employees was neither recognizable nor avoidable for the client. Employees can turn directly to the client if they have not been paid the minimum wage. They do not have to have attempted unsuccessful enforcement against the contractor, i.e. their own employer, in advance. The client is therefore liable like a guarantor who has waived the objection of an advance claim.

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Erkundigungspflichten für Generalunternehmer auf Baustellen

Das Bundesarbeitsgericht hat bereits 2011 entschieden, dass Hauptunternehmer besondere Erkundigungspflichten haben, um die Arbeitsstunden der vom Auftragnehmer beschäftigten Arbeitnehmer zu kontrollieren:

...Eine Partei kann sich nicht durch arbeitsteilige Organisation ihres Betätigungsbereichs ihren prozessualen Erklärungspflichten entziehen, sondern muss innerhalb desselben Erkundigungen anstellen. ...

Die Beklagte hatte sich für das von ihr auszuführende Bauvorhaben durch den Einsatz von (Sub-)Subunternehmen einer arbeitsteiligen Organisation bedient und unstreitig durchgehend eigene Arbeitskräfte (Bauleiter und Poliere) auf der Baustelle im Einsatz. Wie bei einem Einsatz eigener Arbeitnehmer traf sie deshalb eine Erkundigungspflicht über die Arbeitsstunden, die der Kläger bei einer unter der (Gesamt-)Leitung der Beklagten tätig gewordenen Firma geleistet hat.

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Vertrauensvolle Kooperation

Rechte vereinbaren

Da der Auftraggeber die Vergütungshaftung vertraglich nicht generell ausschließen kann, sollten Generalunternehmer geeignete Maßnahmen ergreifen, um das Haftungsrisiko zu minimieren und einem Bußgeld entgegenzuwirken. Generalunternehmer können mit ihren Auftragnehmern das Recht der Einsichtnahme vereinbaren. Dabei sind vor allem die Einsicht in die Arbeitszeiten und Lohnabrechnungen sinnvoll.

Transparenz durch Zeiterfassung

Um die Einhaltung des Mindestlohngesetzes bewerten zu können, muss der Auftraggeber die erbrachten Arbeitszeiten mit den gezahlten Entgelten abgleichen. Mit virtic erfassen die Mitarbeiter des Auftragnehmers ihre Arbeitszeiten über Smartphone, Terminal oder PC - der Auftraggeber kann diese Zeiten koninuierlich einsehen oder sie können ihm in Berichtsform übergeben werden.

Flexible Gestaltung

Der Auftraggeber erlangt Transparenz über die erbrachten Arbeitszeiten der Beschäftigten des Auftragnehmers. Die Details des Datenaustauschs bzw. der Zugriffsrechte müssen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbart werden. Möglich sind beispielsweise:

  • Monatlicher Bericht über die erbrachten Arbeitszeiten des Subunternehmers, gegliedert nach Beschäftigten, Projekten und als Tages- oder Monatssummen. Der Bericht wird vom Auftragnehmer als pdf-Datei oder Excel-Datei an den Auftraggeber übermittelt.
  • Online-Zugriff des Auftraggebers auf die Zeiterfassungs-Daten der Beschäftigten des Auftragnehmers.

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Vorteile für den Auftragnehmer

Der Auftragnehmer profitiert nicht nur von dem vertrauensvollen Vertragsverhältnis mit dem Auftraggeber, sondern auch von den Funktionen der webbasierten Zeitwirtschaft und automatisierten Aufbereitung für die Lohnabrechnung:

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Vorteile für Beschäftigte

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Datenschutz

Datenminimierung

Gemäß dem Grundsatz der Datenminimierung müssen Auftraggeber und Auftragnehmer vereinbaren, welche personenbezogenen Daten zum Abgleich verschiedender Informationen (z.B. Arbeitszeiten vs. Lohnabrechnung) erforderlich sind. Nur diese Daten werden dann dem Auftraggeber zur Verfügung gestellt. Typischerweise werden auf den Auswertungen der Zeiterfassung nur die Personalnummern der Lohnsoftware ausgewiesen, anhand derer dann die Auswertungen verglichen werden können.

Sichtberechtigungen

Der Auftraggeber erhält nur Informationen, die seine Aufträge betreffen. Bei Online-Zugriff ist dieser durch Sichtberechtigungen auf die entsprechende Auftragszeiten eingeschränkt. In Reports, die der Auftragnehmer erzeugt, kann auf Daten betreffender Aufträge gefiltert werden.

Flexible Gestaltung

Die Darstellung von Berichten kann durch den virtic-Kundendienst an die Anforderungen aus der Vereinbarung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer angepasst werden.