Mobile Zeiterfassung bei Nessmann Gebäudetechnik

Nessmann Gebäudetechnik Bad & Interior GmbH & Co.KG
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Praxisbericht

Volle Kostenkontrolle statt Begleitkalkulation im Blindflug

Wie mobile Zeitwirtschaftslösungen Unternehmensprozesse vereinfachen

Auch in den Zeiten von Smartphones und Apps vertrauen viele Unternehmen immer noch auf den guten, alten Stundenzettel. Dabei gibt es mobile Zeitwirtschaftslösungen, die weit mehr können als nur Arbeitszeiten erfassen. Hier wird das Smartphone zum integrierten Teil der Unternehmens-IT.

Axel Nessmann hat sich zum Handeln entschieden. In seinem Sanitär-, Heizungs- und Klimatechnikunternehmen wird die traditionelle, handschriftliche Dokumentation mit Stundenzetteln abgeschafft. „Die alte Methodik brachte diverse Nachteile mit sich“, erklärt Nessmann und führt aus, wo der Schuh jahrelang drückte: „Wir hatten eine verzögerte Begleitkalkulation von Projekten, einen erhöhten Verwaltungsaufwand in der Entgeltberechnung und eine hohe Fehleranfälligkeit bei der manuellen Dokumentation und der Übertragung der Daten.“

Zuvor waren bei Nessmann Workflows an der Tagesordnung, wie sie auch heute noch – zumindest in ähnlicher Form – bei sehr vielen Handwerksunternehmen mit Mitarbeitern im Außendienst üblich sind: Jeder der 40 Monteure, darunter Fliesenleger, Elektriker sowie Heizungs- und Sanitärinstallateure, schrieb bislang einen Wochenbericht über seine Tätigkeiten und gab diesen am Montagmorgen der Folgewoche für die Lohnabrechnung im Büro ab.

Dann kontrollierte der Projektleiter die dort aufgeschriebenen Stunden und Zuordnungen zu den einzelnen Baustellen und Projekten und bestätigt diese – oder korrigierte sie handschriftlich. Hinzu kommt, dass einige Monteure nicht nur für einen Projektleiter arbeiten, sondern für mehrere. Das heißt, der Wochenbericht durchlief mehrere Prüfinstanzen in Folge.

Kalkulation im Blindflug

Dies verzögerte die Abrechnung enorm. Einen Überblick zum wirtschaftlichen Status eines Projektes außerhalb der Lohnabrechnung hatte Nessmann erst nach aufwändiger händischer Recherche. „Ich war unseren Kunden gegenüber zeitweise nur bedingt aussagefähig“, sagt Nessmann. „Das war wie ein Blindflug und eine auf die Dauer nicht tragbare Situation.“

Mit der Einführung des mobilen Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystems hat sich das Verfahren grundlegend geändert. Bei der webbasierten Software-as-a-Service-Lösung funktioniert die Zeiterfassung kinderleicht: Über ein intuitiv zu bedienendes Menü auf dem Dienst-Smartphone buchen die Mitarbeiter Positionen wie Arbeitsbeginn oder Pausen. Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass Mitarbeiter in der Zentrale sie unverzüglich nutzen und weiterverarbeiten können.

Das System berechnet alle anfallenden Zulagen, Zuschläge und Pauschalen automatisiert auf Basis der Arbeitszeitbuchungen und liefert die zur Lohnabrechnung erforderlichen Buchungssätze. Über die Schnittstelle zur bereits im Unternehmen genutzten Lohnbuchhaltungssoftware werden die Daten übergeben und weiterverarbeitet.

Viele Lösungen sind zu unflexibel

Vor der Einführung wurde das Zeiterfassungssystem den kaufmännischen und technischen Mitarbeitern vorgestellt. „Dann haben wir die Theorie einem Praxistest unterzogen“, sagt Nessmann. Es wurde eine Projektgruppe aus Monteuren der einzelnen Leistungsbereiche wie Bad, Service und Baustellengeschäft gebildet, die das System in einer Pilotphase anwendeten. „Dabei wurde festgestellt, dass wir eine Reihe zusätzlicher Buchungsoptionen brauchen, um unseren spezifischen Betriebsalltag detailliert abbilden zu können“, so Nessmann. Diese wurden von virtic zum Teil binnen Minuten umgesetzt und eingerichtet. „Bei diesen individuellen Anpassungen haben wir virtic als ausgesprochen flexibel und kundenorientiert erlebt“, unterstreicht Nessmann.

Flexibilität ist das oberste Gebot

Andere am Markt erhältliche Systeme seien demgegenüber so statisch, dass an betriebsspezifische Optionen gar nicht zu denken war. Ein besonders einfaches Beispiel betraf einen Servicemonteur, dessen erster Schritt im Tagesablauf nicht die Fahrt zum Kunden, sondern die Arbeitsvorbereitung im Lager ist. Folglich erhielt der Kollege eine zusätzliche Buchungsoption „Lager“. „Diesen Schritt haben nur der eine Monteur und sein Vertreter innerhalb ihrer Tätigkeitsliste“, sagt Nessmann. Eine hohe Anpassungsfähigkeit zeigt virtic aber nicht nur bei der Abbildung von mitarbeiterspezifischen Arbeitsabläufen, sondern auch bei der automatisierten Anwendung sämtlicher individueller Abrechnungsregeln wie z.B. Verpflegungsmehraufwände, Auslösen, Spesen oder Fahrkostenerstattungen bei Reisen oder Abwesenheiten.

Diese Flexibilität betrachtet Michael Stausberg, Geschäftsführer des Systemanbieters virtic, als zwingende Voraussetzung für nachhaltigen Erfolg: „Eine mobile Zeitwirtschaftslösung muss modular aufgebaut sein, um die erforderliche hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Kundenbedürfnisse zu besitzen. Der Tiefbauer mit 50 Angestellten hat andere Anforderungen als das international tätige Großunternehmen mit 1000 Leuten im Außendienst.“

Das Dortmunder Unternehmen ist bereits seit zehn Jahren am Markt und begreift die Anpassung an die individuellen Kundenbedürfnisse als wichtigsten Mehrwert. Auch heute werden laut Stausberg auch heute noch die Dinge nachgefragt, die auch schon damals wichtig waren: Abrechnungsgenauigkeit auf die Minute, Manipulationssicherheit durch die automatischen Plausibilitätsprüfungen und Vermeidung/Minimierung der Nachbereitung im Büro.

Mindestlohn sorgte für Unruhe

Eine verstärkte Nachfrage kam jüngst durch die Einführung des Mindestlohns und der damit verbundenen Dokumentationspflichten der Arbeitszeit, etwa in der Baubranche, auf: „Viele Unternehmen waren verunsichert und wollten sich umständlich mit Excel behelfen“, erklärt Stausberg. „Dieses Beispiel zeigt, wie viel Nachholbedarf hier noch ist. Mit Systemen wie dem unsrigen sind sie nicht nur beim Mindestlohn auf der sicheren Seite.“

Es wäre jedoch falsch, die Zeitwirtschaftslösung virtic nur auf das Thema „Handy statt Stundenzettel“ zu reduzieren. Inzwischen verfügt das System über zahlreiche Funktionen, die weit über die reine Arbeitszeiterfassung hinausgehen und eine deutliche Vereinfachung der Workflows ermöglichen.

Ein Beispiel: Das Küchen- und Möbelhaus Brauchle aus Wangen im Allgäu ist nicht nur in Deutschland, sondern auch in Österreich und der Schweiz tätig. Für das Unternehmen ist es erforderlich, Spesen im Ausland in der jeweiligen Landeswährung zu erfassen und diese dann automatisiert zu den aktuellen Umrechnungskursen an die entsprechende Buchhaltungssoftware zu übergeben. Hier müssen bei vielen Projekten auch nationale Tarifregelungen bei der Verbuchung der geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigt werden. Brauchle nutzt zudem die neue Fotofunktion zu Dokumentationszwecken.

Geräte werden auch erfasst

Nessmann hingegen will im nächsten Schritt die Geräteerfassung über virtic abbilden. Hier gebe es einerseits einem Monteur fest zugeordnetes Werkzeug und andererseits Werkzeuge, die zentral im Lager verwaltet werden, um dann bei Bedarf an einen Monteur herausgegeben zu werden. Da Werkzeuge, die auf einer Baustelle benötigt werden, aber auch schon mal „auf dem kleinen Dienstweg“ an Monteure weitergegeben werden, hält die Aktenlage nicht immer mit der Realität Schritt. Auch dies soll künftig durch eine Erweiterung der virtic-Zeitwirtschaft, die auf einem chipgestützten RFID-System basiert, gewährleistet werden.

Das Monitoring hilft zudem, die Prozesse im Unternehmen transparenter zu machen,

Grauzonen aufzudecken und Gemeinkosten zu minimieren: „Wie schaffe ich es Fahrtzeiten zu minimieren? Wie sorge ich dafür, dass genügend Material vor Ort ist, so dass keine überflüssigen Fahrten zum Großhandel anfallen“, zählt Nessmann auf. „Im Servicebereich fährt ein Monteur in der Summe bis zu zweieinhalb Stunden zwischen den Einsatzorten, virtic macht dies sofort sichtbar.“ Diese unproduktiven Zeiten seien nicht immer vermeidbar, ließen sich aber dank der neu gewonnenen Transparenz durch bessere Organisation deutlich verringern.

Nach der Pilotphase und der Einführung im gesamten produktiven Bereich seines Unternehmens zieht Nessmann ein rundum positives Fazit: „Wir können am Abend eines Arbeitstages beziehungsweise am nächsten Morgen den Vortag komplett abarbeiten. Eine solche Datenlage hatte ich bisher nach manueller Recherche erst in der Folgewoche und in der gesamten EDV erst im Folgemonat.“