Brauchle Küchen

Brauchle_Die Küche
Inhaber: Wolfgang Brauchle
Lindauer Straße 58
88239 Wangen

Tel.: +49 7522 97789-0
Fax:  +49 7522 97789-60

e-Mail: info@brauchle.net
Web: www.brauchle.net

Praxisbericht

Zeitwirtschaft ohne Grenzen

Küchenspezialist Brauchle nutzt mobiles Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem

Ob in der Schweiz, in Österreich oder in Deutschland: Die Monteure des Allgäuer Küchenspezialisten Brauchle sind im Dreiländereck grenzüberschreitend im Einsatz. Ihre Arbeitszeiten und -ergebnisse dokumentieren die Außendienstler stets mit Smartphones und der mobilen Zeitwirtschaftslösung von virtic.

Wenn die Straßen frei sind, benötigen die Monteure des Küchenspezialisten Brauchle weniger als eine Autostunde, um die Schweiz zu erreichen. Keine 30 Minuten dauert es bis nach Österreich. Das Familienunternehmen aus Wangen im Allgäu ist auf den Handel mit Küchen und Möbeln spezialisiert, eine eigene Außendienstflotte ist für den Aufbau der Ware beim Kunden täglich im Einsatz. Vom Hauptsitz steuern die Monteure nahezu täglich auch die Grenzen der Nachbarstaaten an.

Dass bei vielen Projekten also auch nationale Tarifregelungen  bei der Verbuchung der geleisteten Arbeitsstunden berücksichtigt werden müssen, stellte die Brauchle-Verwaltung früher vor eine große Herausforderung. Vor allem individuelle Regelungen für Mindestlohn- und Verpflegungsmehraufwände fielen in diesem Zusammenhang ins Gewicht. Als die Außeneinsätze noch mit klassischen Stundenzetteln dokumentiert wurden, war die händische Anwendung der richtigen Tarifregelung nicht nur extrem zeitaufwendig, die Angaben waren oft auch fehlerhaft, weil die Monteure im Laufe eines Tages kaum die Zeit fanden, ihre Tätigkeiten unmittelbar zu dokumentieren.

2013 entschied Geschäftsführer Wolfang Brauchle, der das 1957 gegründete Familienunternehmen in der zweiten Generation führt, das mobile Zeitwirtschaftssystem virtic einzuführen – eine Software-as-a-Service-Lösung der Dortmunder virtic GmbH & Co. KG. Er stattete seine Monteursflotte mit iPhones aus, auf denen die virtic-Applikation vorinstalliert war. Die Außenmitarbeiter erfassen ihre Arbeits-, Pausen- oder Rüstzeiten heute minutengenau über simple Eingaben auf dem Smartphone-Display.

Stundenzettel haben ausgedient

Die gebuchten Zeiten werden automatisch mit den zutreffenden Verrechnungssätzen bewertet und auf die entsprechende Kostenstelle verteilt. Berechtigte Personen wie Lohnbuchhalter, Controller, Bau- und Projektleiter oder Geschäftsführung können die Daten sofort über eine webbasierte Nutzeroberfläche einsehen und verarbeiten. Über einen Workflow, in dem ein umfangreiches Berechtigungssystem greift, werden die Arbeitszeiten von den Vorgesetzten geprüft, freigegeben oder kommentiert und – falls nötig – anschließend von der Personalbuchhaltung korrigiert und um Fehlzeiten ergänzt.

Nach einem Buchungslauf, der alle Buchungssätze exakt auf Basis der gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Arbeitszeit-, Vergütungs- und Reisekostenregeln berechnet, können alle Arbeitszeitdaten aus virtic in die Lohnbuchhaltungssoftware des Unternehmens exportiert werden. Sind die Monteure in der Schweiz im Einsatz, wendet das System automatisch den tagesaktuellen Wechselkurs zwischen Euro und Franken auf die Buchung an.

"Natürlich waren meine Monteure anfangs etwas skeptisch. Schließlich bietet das System bessere Kontrollmöglichkeiten für Vorgesetzte, was das tägliche Geschehen auf ihren Baustellen angeht", sagt Wolfgang Brauchle. "Heute sind jedoch auch sie vom System überzeugt, nicht nur wegen der komfortablen Erfassungsmethodik, sondern weil es ihnen weitere Vorteile bietet." So schafft virtic für beide Seiten Transparenz über die tatsächlich geleisteten Stunden, denn auch die Mitarbeiter haben internetbasiert jederzeit Zugriff auf ihr Stundenkonto. Bei Brauchle können zudem beispielsweise Verpflegungsmehraufwendungen mithilfe der Echtzeitdokumentation durch virtic schon wenige Tage nach der Reise durch den Arbeitgeber beglichen werden – früher dauerte dies mehrere Wochen.

Weiterer Nutzen durch Fotofunktion

Das System verfügt auch über Anwendungen jenseits der Arbeitszeiterfassung: So integriert Brauchle derzeit die neue virtic-Fotofunktion, mit derMonteure vor Baubeginn und während der einzelnen Projektphasen den Stand der Dinge durch Fotos mit ihren Diensthandys dokumentieren können. Vor allem aus rechtlichen Gründen  ist die Bild-Dokumentation von Vorteil: "Das sichert uns im Streitfall ab, wenn ein Bauherr beispielsweise behauptet, wir seien für einen Schaden verantwortlich, der jedoch schon vor unserem Einsatz bestanden hat", erklärt Brauchle.

Bislang musste ein Mitarbeiter die mit einer separaten Digitalkamera erstellten Bilder per Hand von der Speicherkarte auf den Firmenrechner übertragen oder sie beim digitalen Versand mit alle nötigen Angaben versehen. Mit der neuen Fotofunktion werden die Bilder sofort auf die virtic-Server hochgeladen und neben den Metadaten (Zeitpunkt, Standort, Mitarbeiter, aktuelle Baustelle) automatisch dem jeweiligen Projekt zugeordnet.

Falls gewünscht, können die Dateien über passende Schnittstellen unmittelbar in andere Anwendungen übertragen werden. So kann die Verwaltung permanent eine vollständige projektbezogene Foto-Dokumentation abrufen. Die automatische Übertragung und Zuordnung der Fotos mit allen nötigen Angaben erspart den Monteuren auf diese Weise Arbeitsunterbrechungen und Dokumentationsaufwand.

Kurzfristige Erstattung der Auslagen

Auch die Erstattung von Reisekosten und Spesen lässt sich mithilfe der Fotofunktion beschleunigen. Sind Mitarbeiter länger unterwegs, können sie beispielsweise Ausgabenbelege abfotografieren, die dann unmittelbar in der Verwaltung bearbeitet werden können. Die Mitarbeiter bekommen ihre Auslagen kurzfristig erstattet, die Originale reichen sie später nach. Alternativ können sie die Beträge direkt in die virtic-App eintippen. Weitere Reisekostendaten wie Auslösen, Fahrtkostenerstattungen und Verpfle-gungsmehraufwände werden mit virtic wie gewohnt ohne zusätzliche Dateneingabe automatisiert berechnet. So kann der Arbeitgeber jederzeit auf die vollständigen Reisekosten zugreifen.

Das Fazit des Geschäftsführers fällt nach mehr als einem Jahr mit der virtic-Lösung positiv aus: "Wir sind sehr zufrieden mit dem System. Vor allem, weil es Abrechnungsgenauigkeit und Transparenz für alle Beteiligten schafft. Darüber hinaus ist die Zeitersparnis bei der komplexen Verwaltungsarbeit rund um die geleisteten Stunden meiner Monteure enorm."