dittgen Bauunternehmen GmbH
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Praxisbericht

Zeitenwende: Smartphone-App statt Stundenzettel

Wie Dittgen Bauunternehmen GmbH von der virtic Zeitwirtschaft profitiert

Präzise Arbeitszeitdaten, effiziente Abrechnungsprozesse, Begleitkalkulation in Echtzeit: Moderne Zeitwirtschaftslösungen, die auf Smartphone-Apps basieren, machen es möglich. Doch vertrauen auch im digitalen Zeitalter noch immer viele Bauunternehmen auf klassische Stundenzettel – mit allen negativen Konsequenzen. Die dittgen Bauunternehmen GmbH hat sich von der Zettelwirtschaft befreit und auf das Arbeitszeiterfassungs- und Controllingsystem virtic umgestellt.

„Zur alten Zettelwirtschaft zurückzukehren? Das ist für uns heute nicht mehr vorstellbar“, sagt Renate Dittgen und schüttelt den Kopf. Die Geschäftsführerin der dittgen Bauunternehmen GmbH führt den 1887 gegründeten Familienbetrieb aus dem saarländischen Schmelz in dritter Generation. Asphalt- und Straßenbau, Kanalbau, Industrie- und Gewerbebau: In diesen Bereichen zählt dittgen seit Jahrzehnten zu den renommiertesten Anbietern in der Region. Unter der nunmehr 40-jährigen Führung von Renate Dittgen ist das Unternehmen auf eine Belegschaft von rund 200 Mitarbeitern angewachsen. 140 davon sind täglich auf zahlreichen Baustellen des Saarlandes im Einsatz.

Früher schrieb jeder dieser Außenmitarbeiter einen Wochenbericht über seine Tätigkeiten. Dann kontrollierte die Personalabteilung die dort aufgeschriebenen Stunden und Zuordnungen zu den einzelnen Baustellen und Projekten und bestätigte bzw. korrigierte diese. Das brachte neben dem Mehraufwand beträchtliche Nachteile mit sich: So hatte dittgen nur mit mindestens einer Woche Verzögerung einen Überblick zu den bereits auf einzelnen Baustellen erbrachten Leistungen und somit zum wirtschaftlichen Status der laufenden Projekte.

„Ständig mussten wir auf die Stundenzettel einzelner Mitarbeiter warten, um einen Überblick über die angefallenen Arbeitsstunden bei einem Projekt zu erhalten“, erinnert sich Renate Dittgen. „Oft fehlten auch Belege oder wichtige Angaben zu Reisekosten oder Verpflegungsmehraufwänden.“

Viele Unternehmen mit Nachholbedarf

Arbeitszeiterfassung, Lohnabrechnung, Begleitkalkulation: Auch heute noch hinken viele Straßenbauunternehmen dem laufenden Geschäft hinterher, weil ihre Mitarbeiter alle Tätigkeiten auf den Baustellen handschriftlich dokumentieren. Der Einsatz von Stundenzetteln auf Papier verzögert jedoch die Verfügbarkeit wichtiger Betriebsdaten um mehrere Tage oder Wochen. Bei dittgen ist dieser Blindflug seit der Einführung einer mobilen Zeitwirtschaftslösung namens virtic beendet. Das System der virtic GmbH & Co. KG bildet sämtliche Prozesse von der Lohnabrechnung bis zum Controlling der Baustellen digital ab.

 

Die Anwendung, die auf Buchungen der Mitarbeiter in einer Smartphone-App basiert, berechnet alle anfallenden Arbeitsstunden und weist diese automatisiert der richtigen Kostenstelle zu. Zudem werden alle anfallenden Zulagen wie beispielsweise Verpflegungsmehraufwände automatisiert auf Basis der Arbeitszeitbuchungen berechnet. Sämtliche Prozesse laufen annähernd in Echtzeit, die Verwaltung sowie die Bauleiter haben jederzeit einen Überblick über alle Projekte.

 

Automatisierte Datenverarbeitung

Die Bedienung der Software ist simpel: Über ein intuitiv handhabbares Menü buchen die Mitarbeiter täglich einzelne Arbeitsschritte wie Arbeitsbeginn, Fahrt- und Rüstzeiten oder Pausen. Die Daten werden sofort auf die virtic-Server übertragen, sodass Mitarbeiter in der Zentrale von dittgen sie unverzüglich nutzen und weiterverarbeiten können. Über eine Schnittstelle werden Daten anschließend zur bereits im Unternehmen genutzten Bausoftware von Nevaris übergeben.

 

Anhand der GPS-Daten des Smartphones erfolgt eine automatische Plausibilitätsprüfung der Arbeitszeitbuchung. So werden Fehlbuchungen durch Mitarbeiter vermieden bzw. vom System erkannt. Nach der Freigabe durch Vorgesetzte werden die Buchungen den betreffenden Kostenstellen und Kostenträgern zugebucht.

 

Auch die Disposition wird durch die Nutzung von virtic vereinfacht: Im sogenannten „Cockpit“, der internetbasierten Dispositions- und Kommunikationszentrale des Systems, haben die verantwortlichen Mitarbeiter bei dittgen immer im Blick, welcher Mitarbeiter sich an welchem Objekt eingebucht hat. Mit der Maus werden den Mitarbeitern komfortabel neue Aufträge zugewiesen, die sie in ihrem persönlichen Kalender auf dem Smartphone abrufen können – oder in ihrem persönlichen virtic-Konto, in dem sie auch ihren Stundenzettel, ihr Zeitkonto und ihre Reisekostenabrechnung herunterladen können.

 

Um die virtic-Dienstleistungen nutzen zu können, musste dittgen nicht in neue Software investieren. Neben der Beschaffung der Diensthandys waren auch keine weiteren Hardware-Anschaffungen notwendig. Um die „Software-as-a-Service“-Lösung nutzen zu können, genügten eine Internetverbindung und ein Browser. Unternehmen, die virtic nutzen, können die Services entweder über das Internet aufrufen und Stundenzettel, Kostenstellen-Reports oder Reisekostenabrechnungen über ihren Browser einsehen. Oder sie nutzen die Schnittstellen zu anderen Programmen wie SAP, DATEV Excel oder eben Nevaris Bausoftware, wo eine automatische Weiterverarbeitung der Daten zur Lohnabrechnung und Nachkalkulation vorgenommen werden kann.

 

Flexible Anpassung an die Unternehmensprozesse

Einer der wesentlichen Gründe, aus denen dittgen sich für virtic entschied, war die Anpassungsfähigkeit des Systems. virtic-Geschäftsführer Michael Stausberg betont die Wichtigkeit eines hohen Individualisierungsgrades: „Eine mobile Zeitwirtschaftslösung muss modular aufgebaut sein, um die erforderliche hohe Anpassungsfähigkeit an individuelle Kundenbedürfnisse zu besitzen. Der Tiefbauer mit 50 Angestellten hat andere Anforderungen als das international tätige Großunternehmen mit 1000 Leuten im Außendienst.“ Diese Flexibilität böten jedoch nur wenige Anbieter. Wichtig sei es zum Beispiel, im Vorfeld der Implementierung die wichtigsten Einzeltätigkeiten eines Mitarbeiters zu identifizieren und diese direkt in der Menüführung des Systems abzubilden. Im Falle von dittgen werden beispielsweise Ladezeiten auf dem Hof getrennt von den Fahrtzeiten zu einer Baustelle erfasst oder etwa die Arbeit an einer Fräse von der an einer Mischanlage differenziert. virtic bietet jedem Mitarbeiter nur plausible Buchungen über das Menü an, was die Bedienung des Systems denkbar einfach macht und eine kurze Einarbeitungszeit nach sich zieht.

 

Positives Fazit

Die dittgen Bauunternehmen GmbH spart dank der handybasierten Methodik heute nicht nur viel Zeit bei der tatsächlichen Erfassung der erbrachten Leistungen ein, auch die Weiterverarbeitung der Zeitdaten in der Verwaltung erfolgt um einige Tage schneller als früher. Dementsprechend fällt das Fazit von Renate Dittgen nach der Einführung der mobilen Zeitwirtschaft positiv aus: „Die Erfassung der Arbeitszeiten unserer Mitarbeiter über ihre Mobiltelefone ist heute bei uns nicht mehr wegzudenken. Ungenauigkeiten bei der Datenerfassung sind die absolute Ausnahme geworden, außerdem haben wir auf Knopfdruck einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge bei allen Projekten.“