Zeiterfassung für den GaLaBau

Mobile Zeiterfassung

Ihre Arbeiter, Gärtner und Landschaftsbauer nutzen ihr Smartphone, um ihre Arbeitszeiten auf der Baustelle zu erfassen. Die Bedienung der Software ist selbsterklärend, sodass die Mitarbeiter nicht von ihrer eigentlichen Arbeit abgehalten werden. Die Erfassungslogik der mobilen Zeiterfassung wird an die Anforderungen Ihres Betriebs angepasst, damit die Mitarbeiter genau die Daten erfassen, die Sie benötigen. Die erfassten Zeiten werden sofort auf die virtic-Server übertragen. Mehr erfahren...

Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle: Teamverwaltung

Wenn Teams länger gemeinsam arbeiten, kann die Teamverwaltung genutzt werden: Mitarbeiter melden sich mit ihrem NFC-Tag (Schlüsselanhänger) am Smartphone des Kolonnenführers oder Vorarbeiters an und erfassen so ihre Arbeitszeiten. Mehr erfahren...

Stationäre Zeiterfassung in Lager, Werkstatt, Bauhof und Büro

Mitarbeiter, die ausschließlich im Büro oder auf dem Bauhof arbeiten, können Terminals oder ihren PC zur Zeiterfassung nutzen. Mitarbeiter, die sowohl im Haus als auch auf der Baustelle arbeiten, können frei entscheiden, welches Erfassungsgerät sie verwenden möchten: auf der Baustelle kommt das Smartphone zum Einsatz, im Büro, dem Lager oder der Werkstatt steht es dem Mitarbeiter frei, sein Smartphone, das Terminal oder einen PC zu verwenden. Mehr erfahren...

Customizing

Die Buchungsmöglichkeiten werden präzise an die Abläufe Ihres Betriebs angepasst. So werden genau diejenigen Informationen erfasst, die Sie benötigen, um automatisch Löhne zu berechnen, Projekte zu steuern sowie Spesen, Auslösung und Reisekosten abzurechnen.

Live-Tools

Bei der Zeiterfassung mit virtic werden die Arbeitszeitbuchungen online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, z.B. Bauleiter und Vorgesetzte können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe zu lenken. Mehr erfahren...

Anwesenheitsübersicht: Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich die per Zeiterfassung gestempelten Zeiten, die aktuell besetzten Baustellen, welcher Mitarbeiter krank ist und wer Urlaub macht.

Liste der Zeitbuchungen: Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Mitarbeiters werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Tätigkeiten gebucht hat.

Buchungen prüfen und freigeben: Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Mitarbeiter wie Bauleiter oder Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen ihrer Mitarbeiter überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Sie werden dabei unterstützt durch Symbole, die ihnen sofort anzeigen, wenn Buchungen unplausibel sind, beispielsweise weil der Standort eines Arbeiters bei der Buchung nicht zur Adresse der gebuchten Baustelle passt. Mitarbeiter in der Verwaltung übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor. Mehr erfahren...

Buchungen automatisch verifizieren: Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen. Mehr erfahren...

Controlling

Mit virtic wissen Bauleiter immer live, ob ihre Baustellen besetzt sind und ob an ihren Projekten gearbeitet wird. Und sie wissen tagesaktuell, wie viele Stunden bereits auf ihren Projekten gearbeitet wurden.

Kontrolle und Freigabe

Projektverantwortliche können die Stempelzeiten der Mitarbeiter verfolgen und freigeben. Bei Fehlern oder Unplausibilitäten können sie Vermerke eintragen, damit vor der Übergabe an die Lohnsoftware eine Klärung erfolgt. Dieser Freigabeprozess wird so konfiguriert, wie Sie es in Ihrem Betrieb benötigen. Mit einer konfigurierbaren Rechteverwaltung, in der Jeder genau das lesen und editieren kann, was in seinen Verantwortungsbereich fällt. Mehr erfahren...

Kostenrechnung

Die erfassten Zeiten der Mitarbeiter werden für die Kostenrechnung aufbereitet, die Buchungssätze können tagesaktuell in Ihre Software exportiert werden, um ein tagesaktuelles Personalkosten-Controlling zu realisieren. Mehr erfahren...

Termine zuweisen: Disposition

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Mitarbeiter oder wahlweise nach Baustellen und Projekten gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welche Baustellen mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Arbeiter auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Arbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Baustellen bzw. Projekten zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Baustellen hinein und ordnen sie so den Arbeitern zu. Mehr erfahren...

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Mitarbeiter kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen, entweder über sein Mitarbeitermenü am PC oder in seiner Smartphone-App. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Automatische Lohnvorbereitung

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können Sie die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Betrieb zur Anwendung kommen, beispielsweise:

Pausenzeiten: Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Mehrarbeitszulagen: Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge: Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Wochenendarbeit, Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen: Sonstige Zulagen, z.B. Erschwernis- oder Schmutzzulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten: Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten: Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Durch die automatisierte Aufbereitung der Daten werden Stundenzettel, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und Buchungssätze für die Lohnsoftware erzeugt.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Auslösung und Spesen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung von Auswärtstätigkeiten in Ihrem Bauunternehmen definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Arbeiter, Monteure, Techniker und Ingenieure, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie vereinbart haben, beispielsweise

• Abwesenheitsdauern,
• Reiseentfernungen,
• Entfernungszonen,
• Nah- und Fernauslösen,
• Regeln für Bundesländer oder das Ausland,
• die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten,
• Auslagen,
• Kilometergeldregelungen,
• Kostenträgersplitting,
• besondere Regeln für bestimmte Baustellen oder Projekte und steuerliche Regelungen.

Mehr erfahren...

Export der Reisekosten in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware übernehmen. Mehr erfahren...

Mitarbeiterzugänge (Employee Self Service)

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er

• seinen Stundenzettel,
• sein Arbeitszeitkonto,
• seine Reisekostenabrechnung,
• seine Abwesenheitsübersicht für den Lohnsteuerjahresausgleich,
• seine Termine und
• ggf. weitere Berichte und Tools, die für sein Unternehmen individuell erstellt wurden.

Über sein Mitarbeitermenü kann er Urlaub beantragen und seinen Urlaubsanspruch verfolgen.

Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten. Mehr erfahren...

Urlaubsverwaltung

Die virtic-Urlaubsverwaltung umfasst diese Funktionen:

Urlaub beantragen: Mitarbeiter erfassen ihren Urlaubsantrag in ihrer virtic-App, am Zeiterfassungsterminal oder am PC.

Antrag prüfen: Vorgesetzte werden automatisch über neue offene Anträge informiert und prüfen diese am PC.

Antrag übernehmen: Freigegebene Anträge fließen in die virtic-Fehlzeitenverwaltung ein und werden in der Verwaltung der Arbeitszeitkonten und bei der Lohnabrechnung automatisch berücksichtigt.

Urlaub verwalten: Mitarbeiter haben einen Zugang zu ihrem Urlaubskonto in ihrem Mitarbeitermenü. Lohnbuchhalter können über das virtic-Kundenmenü auf die Urlaubskonten zugreifen.

Mehr erfahren...

Arbeitsmittel verwalten

Die virtic-Arbeitsmittelverwaltung besteht aus mehreren Modulen, die Sie in Ihre virtic-Prozesse integrieren können:

Dispo-Tool

Sie können das Dispo-Tool so erweitern, dass nicht nur Arbeiter, sondern auch Maschinen, Fahrzeuge, Werkzeuge damit verplant werden können. Mehr erfahren...

Zeiterfassung

Für die Erfassung der Betriebs- und Nutzungszeiten stellt virtic verschiedene Methoden bereit: manuelle Zuweisung mit der Smartphone-App, manuelle Zählerstandserfassung und Erfassung über GPS-Module. Mehr erfahren...

GPS-Module:

GPS-Module werden fest in Fahrzeuge oder Baumaschinen eingebaut. Sie übermitteln dann in regelmäßigen Abständen ihre Position und ausgewählte Betriebszustände an die virtic-Server. Mehr erfahren...

Standortübersicht:

In der Standortübersicht werden die aktuellen Orte aller Arbeitsmittel angezeigt. Dafür werden sowohl die GPS-Ortungen als auch die manuellen Erfassungen durch die Mitarbeiter genutzt.

Nutzungszeiten:

Die erfassten Zeiten werden im Nutzungszeiten-Bericht ausgegeben. Die Zeiten sind auf Kostenträger gebucht. Mehr erfahren...

Arbeitsmittel-Logistik

Die virtic-Arbeitsmittellogistik schafft Transparenz über die Nutzung und die Standorte von Arbeitsmitteln: Bauleiter bestellen online Arbeitsmittel. Lager- oder Platzmeister nehmen die Bestellungen entgegen und stellen die Lieferungen zusammen. Per NFC werden die Geräte exakt erfasst. Fahrer finden die Lieferungen auf ihrem Smartphone. Bauleiter (oder andere Mitarbeiter vor Ort) nehmen die eintreffenden Lieferungen auf der Baustelle entgegen.

Auf diese Weise stehen diese Informationen jederzeit zur Verfügung:

Wo befindet sich ein bestimmtes Arbeitsmittel?

Welche Arbeitsmittel befinden sich auf einer bestimmten Baustelle (Baustellenbestand)?

Welcher Mitarbeiter "besitzt" aktuell welche Arbeitsmittel?

Wer hatte in der Vergangenheit ein bestimmtes Arbeitsmittel in Besitz und auf welchen Baustellen wurde es eingesetzt (Historie)?

Diese Daten sind die Grundlage für eine interne Verrechnung der Arbeitsmittelnutzung. Mehr erfahren...

Integration in Ihre Lohn- und ERP-Software

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

• Stammdaten der Baustellen, Projekte und Kunden
• Stammdaten der Mitarbeiter
• Stammdaten der Fahrzeuge und Baumaschinen
• Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben. Mehr erfahren...

Export

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

• Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Zeitstempel der Mitarbeiter)
• Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
• Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
• kundenspezifische Daten

Mehr erfahren...