Was ist die Tagespauschale?
Die Tagespauschale — auch Verpflegungsmehraufwand, Verpflegungspauschale oder Spesenpauschale genannt — ist ein steuerlich anerkannter Pauschalbetrag für die Mehrkosten der Verpflegung bei beruflichen Auswärtstätigkeiten. Sie ersetzt die aufwendige Einzelabrechnung von Mahlzeiten und Belegen.
Der Name „Tagespauschale“ leitet sich davon ab, dass der Betrag täglich angesetzt wird — je nach Dauer der Abwesenheit. Rechtsgrundlage ist § 9 Abs. 4a EStG.
Die Tagespauschale gilt in allen Branchen — für Berater auf Geschäftsreise, Pflegekräfte im Außendienst und Handwerker auf Baustellen gleichermaßen. Besonders im Handwerk und Bau ist sie Alltag: Wer täglich Baustellen anfährt und mehr als 8 Stunden von zu Hause und seiner Betriebsstätte abwesend ist, kann die Pauschale täglich nutzen.
Tagespauschalen 2026 im Überblick
Die Sätze für Inlandsreisen bleiben 2026 unverändert gegenüber dem Vorjahr:
| Abwesenheitsdauer | Tagespauschale 2026 |
|---|---|
| Weniger als 8 Stunden | 0 Euro |
| Mehr als 8 Stunden | 14 Euro |
| Volle 24 Stunden (ganztägig) | 28 Euro |
| An- und Abreisetag (mehrtägige Reise) | 14 Euro |
Die Abwesenheit wird gemessen ab dem Verlassen der Wohnung bis zur Rückkehr — nicht ab Arbeitsbeginn.
Auslandsreisen: Für Dienstreisen ins Ausland gelten länderspezifische Pauschalen, die das Bundesministerium der Finanzen jährlich im Bundessteuerblatt veröffentlicht und in der Regel deutlich höher liegen als die Inlandssätze.
Kürzung bei Mahlzeitengestellung
Stellt der Arbeitgeber oder ein Dritter (z. B. der Auftraggeber) eine Mahlzeit kostenlos zur Verfügung, wird die Tagespauschale entsprechend gekürzt:
| Mahlzeit | Kürzungsbetrag | Berechnung |
|---|---|---|
| Frühstück | 5,60 Euro | 20 % von 28 Euro |
| Mittag- oder Abendessen | 11,20 Euro | 40 % von 28 Euro |
Beispiel: Ein Elektriker ist einen vollen Tag (24 Stunden) auf Montage. Sein Arbeitgeber zahlt das Mittagessen. Tagespauschale: 28 Euro − 11,20 Euro (Mittagessen) = 16,80 Euro.
Die Kürzung gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter die Mahlzeit nicht in Anspruch nimmt. Entscheidend ist die Möglichkeit der Inanspruchnahme.
Die Dreimonatsfrist: Wann entfällt die Pauschale?
Nach mehr als drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort entfällt die Tagespauschale. Der Ort gilt dann steuerlich als erste Tätigkeitsstätte — und Fahrten dorthin sind kein Reisekostenanlass mehr, sondern regulärer Arbeitsweg.
Wichtig: Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen (z. B. durch einen anderen Einsatzort, Urlaub oder Krankheit) lässt die Dreimonatsfrist neu beginnen.
Im Bau kann das relevant werden, wenn ein Monteur mehrere Monate auf derselben Großbaustelle tätig ist. Ab dem vierten Monat entfällt die Pauschale — und die Reisekostenabrechnung muss entsprechend angepasst werden.
Steuerfreie Erstattung oder Werbungskosten
Steuerfreie Erstattung: Der Arbeitgeber kann die Tagespauschale bis zur gesetzlichen Höchstgrenze steuerfrei erstatten — nach § 3 Nr. 16 EStG. Er muss es aber nicht. Es gibt keine gesetzliche Pflicht zur Auszahlung von Spesen.
Werbungskosten: Erstattet der Arbeitgeber nichts oder weniger als die Pauschale, kann der Arbeitnehmer die Differenz als Werbungskosten in seiner Einkommensteuererklärung geltend machen.
Über die Pauschale hinaus: Die Tagespauschale deckt pauschal ab. Wer tatsächlich mehr für Verpflegung ausgibt, kann das nicht zusätzlich geltend machen — außer er verzichtet auf die Pauschale und rechnet alle Einzelbelege ab (was selten günstiger ist).
Tagespauschale und Zeiterfassung im Handwerk
Für die Tagespauschale ist die Abwesenheitsdauer entscheidend — und die lässt sich nur mit lückenloser Dokumentation belegen.
Abwesenheitszeiten erfassen. Wann hat der Mitarbeiter das Haus verlassen? Wann ist er zurückgekehrt? Diese Zeiten sind Grundlage für die Berechnung der Tagespauschale. In vielen Zeiterfassungssystemen können Abwesenheitszeiten als eigene Kategorie erfasst werden.
Kombination mit Arbeitszeiten. Die Abwesenheitszeit ist nicht identisch mit der Arbeitszeit — sie beginnt früher (Verlassen des Hauses) und endet später (Rückkehr). Beide müssen separat dokumentiert werden, um sowohl die Lohnabrechnung als auch die Spesenabrechnungzu ermöglichen.
Dreimonatsfrist nachverfolgen. Hat ein Mitarbeiter mehr als drei Monate auf derselben Baustelle gearbeitet? Das zeigt sich nur aus vollständigen Zeitaufzeichnungen — und hat direkte Auswirkungen auf die Spesenabrechnungen.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Tagespauschale
- Was ist die Tagespauschale 2026?Der steuerlich anerkannte Pauschalbetrag für Verpflegungskosten bei Auswärtstätigkeiten: 28 Euro für volle 24 Stunden Abwesenheit, 14 Euro bei mehr als 8 Stunden, 14 Euro für An- und Abreisetage.
- Ab wann gilt die Tagespauschale?Ab mehr als 8 Stunden Abwesenheit von Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Gemessen wird ab dem Verlassen des Hauses bis zur Rückkehr.
- Was passiert, wenn der Arbeitgeber eine Mahlzeit stellt?Die Tagespauschale wird gekürzt: Frühstück um 5,60 Euro, Mittag- oder Abendessen um je 11,20 Euro — unabhängig davon, ob die Mahlzeit tatsächlich genutzt wurde.
- Wann entfällt die Tagespauschale?Nach mehr als drei Monaten ununterbrochener Tätigkeit am selben auswärtigen Einsatzort. Eine Unterbrechung von mindestens vier Wochen lässt die Frist neu beginnen.
- Muss der Arbeitgeber Spesen zahlen?Nein — es gibt keine gesetzliche Pflicht. Der Arbeitgeber kann die Tagespauschale steuerfrei erstatten, muss es aber nicht. Erstattet er nichts, kann der Arbeitnehmer die Pauschale als Werbungskosten geltend machen.
- Gelten für Auslandsreisen andere Sätze?Ja. Das Bundesministerium der Finanzen veröffentlicht jährlich länderspezifische Pauschalen — in der Regel deutlich höher als die Inlandssätze von 14 oder 28 Euro.