Was ist die Rechnungsstellung?
Die Rechnungsstellung im Handwerk ist mehr als ein Zahlungsaufruf: Sie ist ein Steuerdokument — und wer Pflichtangaben vergisst, riskiert den Verlust des Vorsteuerabzugs beim Kunden.
Im Handwerk entsteht die Rechnung oft am Ende der Ausführung. Im Bau gibt es daneben regelmäßig Abschlagsrechnungen während der Bauzeit und eine Schlussrechnung nach der Abnahme. Beide Arten unterliegen denselben gesetzlichen Anforderungen.
Pflichtangaben nach § 14 UStG: Was jede Handwerkerrechnung braucht
Eine Rechnung über mehr als 250 Euro muss nach § 14 Abs. 4 UStG folgende Angaben enthalten:
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers
- Vollständiger Name und Anschrift des Leistungsempfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
- Rechnungsdatum
- Fortlaufende Rechnungsnummer — eindeutig, aber nicht zwingend lückenlos
- Menge und Art der gelieferten Ware oder Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (oder des Leistungszeitraums)
- Nettobetrag, aufgeteilt nach Steuersätzen
- Steuersatz und Steuerbetrag (oder Hinweis auf Steuerbefreiung)
- Gesamtbetrag (Brutto)
Fehlt eine dieser Angaben, kann der Auftraggeber den Vorsteuerabzug verlieren — was regelmäßig zur Rückforderung durch das Finanzamt führt. Rund 10 bis 20 Prozent aller manuell erstellten Rechnungen enthalten Fehler, die zu Problemen bei der steuerlichen Anerkennung führen.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto benötigen weniger Angaben: Aussteller, Datum, Leistungsbeschreibung, Bruttobetrag und Steuersatz genügen.
Besonderheiten im Handwerk und Bau
Aufteilung für Privatkunden nach § 35a EStG
Privatkunden können für Handwerkerleistungen eine Steuerermäßigung von 20 Prozent der Arbeitskosten (maximal 1.200 Euro pro Jahr) in der Einkommensteuererklärung geltend machen. Voraussetzung: Die Rechnung weist Arbeits-, Fahrt- und Materialkosten getrennt aus. Wer alles als Pauschalpreis ausweist, nimmt seinem Privatkunden diese Möglichkeit — und riskiert Rückfragen und Verzögerungen.
Reverse Charge im Bau
Gilt das Reverse-Charge-Verfahren nach § 13b UStG — also bei Bauleistungen zwischen zwei Unternehmern, wenn der Auftraggeber selbst Bauleistungen erbringt — muss die Rechnung ohne Umsatzsteuer ausgestellt werden. Stattdessen ist der Hinweis erforderlich: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers gemäß § 13b UStG.“ Details dazu im Beitrag zur Umsatzsteuer im Handwerk.
Abschlagsrechnung und Schlussrechnung
Im Bau wird nicht erst am Ende abgerechnet, sondern in Teilbeträgen während der Bauausführung. Abschlagsrechnungen nach § 632a BGB und § 16 Abs. 1 VOB/B haben dieselben Pflichtangaben wie eine reguläre Rechnung — plus den Hinweis, dass es sich um eine Abschlagszahlung handelt, und den Abzug bereits gezahlter Abschläge in der Schlussrechnung.
Die Schlussrechnung muss prüfbar sein: Sie muss die erbrachten Leistungen nachvollziehbar darstellen, auf Vertrag und Leistungsverzeichnis Bezug nehmen und bei Einheitspreisverträgen durch ein Aufmaß belegt sein. Erst dann läuft die Zahlungsfrist.
E-Rechnung: Neue Pflicht bei der Rechnungsstellung im Handwerk
Seit dem 1. Januar 2025 sind alle Unternehmen im B2B-Bereich verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Das bedeutet: Wer eine elektronische Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD bekommt, muss sie annehmen und verarbeiten können. Weitere Informationen zur E-Rechnung veröffentlicht das Bundesministerium der Finanzen.
Die Ausstellungspflicht greift gestaffelt:
| Zeitraum | Pflicht |
|---|---|
| Ab 1. Januar 2025 | Empfangspflicht für alle B2B-Unternehmen |
| Ab 1. Januar 2027 | Ausstellungspflicht für Unternehmen mit Umsatz über 800.000 Euro/Jahr |
| Ab 1. Januar 2028 | Ausstellungspflicht für alle übrigen B2B-Unternehmen |
Für Rechnungen an Privatpersonen (B2C) und an öffentliche Auftraggeber gelten weiterhin die bestehenden Regeln. Viele Handwerksbetriebe können ihre E-Rechnungspflicht mit moderner Abrechnungssoftware erfüllen — eine manuelle Umstellung ist nicht notwendig.
Rechnungspflicht und Fristen
Nach § 14 Abs. 2 UStG sind Unternehmer bei B2B-Leistungen verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten nach Leistungserbringung eine Rechnung auszustellen. Bei Dauerleistungen oder laufenden Aufträgen sollte die Rechnung zeitnah nach Abschluss der Leistungsperiode gestellt werden.
Rechnungen müssen nach § 14b UStG zehn Jahre aufbewahrt werden — sowohl eigene ausgestellte als auch empfangene Eingangsrechnungen.
Zahlungsverzug nach der Rechnungsstellung: Fristen und Mahnwesen
Zahlt der Kunde nicht fristgerecht, gerät er in Zahlungsverzug. Die Regeln:
- Bei gewerblichen Kunden tritt Verzug 30 Tage nach Fälligkeit automatisch ein (§ 286 Abs. 3 BGB) — ohne Mahnung, aber nur wenn auf der Rechnung auf diese Frist hingewiesen wird
- Bei Privatkunden muss grundsätzlich eine Mahnung ausgesprochen werden, bevor Verzug eintritt
- Ab Verzug können Verzugszinsen verlangt werden: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Unternehmen, 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern
Im Bau gelten zusätzlich die Zahlungsfristen der VOB/B: 21 Tage für Abschlagszahlungen (§ 16 Abs. 1 VOB/B), 30 Tage für die Schlussrechnung nach Zugang der prüfbaren Rechnung (§ 16 Abs. 3 VOB/B). Details zur Vergütung und ihren Fälligkeitsregeln im gleichnamigen Beitrag.
Rechnungsstellung und Zeiterfassung
Eine Rechnung ist nur so stark wie die Dokumentation dahinter. Das gilt besonders im Handwerk und Bau:
Stundenlohnarbeiten. Wer nach Stundenaufwand abrechnet, braucht lückenlose Zeitaufzeichnungen — am besten gegengezeichnete Regiestunden. Ohne Nachweis kann der Auftraggeber die Stunden bestreiten.
Einheitspreisverträge. Die Abrechnung basiert auf dem Aufmaß — ohne belastbares Aufmaß ist die Rechnung nicht prüfbar und damit nicht fällig. Der Einheitspreisvertrag und seine Abrechnungslogik sind im gleichnamigen Beitrag erklärt.
Mindestlohnkontrolle. Im Baugewerbe kann das Finanzamt bei einer Betriebsprüfung Zeitaufzeichnungen und Rechnungen gemeinsam prüfen. Stimmen die erfassten Stunden nicht mit den abgerechneten Leistungen überein, entstehen Fragen — bis hin zu Nachforderungen. Die Lohnabrechnung und die Rechnungsstellung sollten daher auf denselben Zeitaufzeichnungen basieren.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Rechnungsstellung
- Welche Pflichtangaben muss eine Rechnung enthalten?Nach § 14 UStG sind bei Rechnungen über 250 Euro zehn Angaben Pflicht: Aussteller und Empfänger (Name, Adresse), Steuernummer oder USt-ID, Rechnungsdatum, Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Nettobetrag nach Steuersätzen, Steuersatz und -betrag sowie Gesamtbetrag.
- Was passiert, wenn eine Pflichtangabe fehlt?Der Auftraggeber kann den Vorsteuerabzug verlieren. Das Finanzamt kann die gezahlte Vorsteuer zurückfordern. Der Rechnungsaussteller sollte dann eine korrigierte Rechnung ausstellen.
- Was ist die E-Rechnung und wer ist betroffen?Eine E-Rechnung ist eine strukturierte elektronische Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD). Seit 2025 müssen alle B2B-Unternehmen sie empfangen können. Die Ausstellungspflicht gilt ab 2027 für größere und ab 2028 für alle übrigen Unternehmen.
- Muss ich Arbeits- und Materialkosten getrennt ausweisen?Bei Privatkunden empfiehlt es sich dringend: Nur wenn Arbeitskosten getrennt ausgewiesen sind, können Privatkunden die Steuerermäßigung nach § 35a EStG nutzen. Bei Geschäftskunden ist die Trennung nicht gesetzlich vorgeschrieben, aber für Transparenz und Nachvollziehbarkeit sinnvoll.
- Wann gerät ein Kunde in Zahlungsverzug?Bei gewerblichen Kunden automatisch 30 Tage nach Fälligkeit — wenn die Rechnung auf diese Frist hinweist. Bei Privatkunden erst nach einer Mahnung. Ab Verzug können Verzugszinsen und Mahnkosten verlangt werden.
- Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?Zehn Jahre — sowohl eigene ausgestellte als auch empfangene Rechnungen (§ 14b UStG). Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.