Was ist Online-Zeiterfassung?
Online-Zeiterfassung bezeichnet Systeme zur Erfassung von Arbeitszeiten, die über das Internet betrieben werden. Im Gegensatz zu Desktop-Software, die auf einem lokalen Rechner oder Server installiert ist, laufen Online-Zeiterfassungssysteme in der Cloud: Daten werden zentral gespeichert und sind von jedem Gerät mit Internetverbindung abrufbar.
Mitarbeiter stempeln per Smartphone-App, Tablet oder Browser ein und aus — egal ob auf der Baustelle, beim Kunden oder im Büro. Der Vorgesetzte sieht die Daten in Echtzeit in einer zentralen Übersicht.
Online-Zeiterfassung ist für Betriebe jeder Größe und Branche geeignet: Dienstleister, Agenturen, Pflegebetriebe, Logistik — überall dort, wo Mitarbeiter mobil oder an mehreren Standorten arbeiten. Besonders im Handwerk und Bau hat sie sich als Standard etabliert: flexibel für wechselnde Baustellen, mobil für den Außendienst, rechtssicher für Mindestlohnprüfungen.
Online-Zeiterfassung vs. Desktop-Software vs. Terminal
| Online-Zeiterfassung | Desktop-Software | Terminal | |
|---|---|---|---|
| Installation | Keine — Browser reicht | Lokale Installation nötig | Hardware-Installation |
| Zugriff | Von überall (Internet) | Nur am installierten Gerät | Nur am Standort des Terminals |
| Daten | Cloud (Anbieter-Server) | Lokaler Server oder PC | Lokal + Synchronisierung |
| Updates | Automatisch | Manuell | Manuell |
| Geeignet für | Außendienst, Bau, mobile Teams | Feste Büroarbeitsplätze | Betriebe mit festem Standort |
| Offline-Fähigkeit | Bedingt (mit Synchronisierung) | Ja | Ja |
Die Terminal-Zeiterfassung ist die Alternative für Betriebe mit festem Standort — robuster, aber weniger flexibel. Online-Systeme und Terminals lassen sich auch kombinieren: Terminal am Betriebshof, App auf der Baustelle.
Wie funktioniert Online-Zeiterfassung?
Das Prinzip ist einfach:
- Mitarbeiter meldet sich in der App oder im Browser an
- Drückt „Einstempeln“ — der Zeitstempel wird gesetzt und direkt in die Cloud übertragen
- Vorgesetzter sieht den Eintrag sofort im Dashboard
- Am Ende der Schicht: Ausstempeln — Arbeitszeit wird automatisch berechnet
- Monatlich: Export der Daten für die Lohnabrechnung oder direkte Übertragung an DATEV
Moderne Systeme unterstützen zusätzlich:
- Projektzuordnung beim Stempeln (welche Baustelle?)
- Pausenerfassung
- Geofencing — automatisches Stempeln beim Betreten der Baustelle
- Tätigkeitserfassung (was wurde gemacht?)
- Urlaubsanträge und Abwesenheitsmanagement
Vorteile der Online-Zeiterfassung im Handwerk
Keine Hardware nötig. Mitarbeiter nutzen ihr eigenes oder das betriebliche Smartphone. Kein teures Terminal, keine aufwendige Installation — die App wird einfach geladen.
Echtzeit-Überblick. Der Disponent oder Betriebsleiter sieht live, wer wo eingestempelt ist. Kurzfristige Planänderungen sind sofort sichtbar. Das ist besonders bei mehreren gleichzeitigen Baustellen wertvoll.
Lückenlose Dokumentation. Jeder Stempel hat einen Zeitstempel und — bei GPS-Aktivierung — einen Standort. Das schafft eine manipulationssichere Grundlage für Mindestlohnprüfungen nach § 17 MiLoG.
Automatische Auswertungen. Stunden pro Mitarbeiter, pro Baustelle, pro Woche — alles auf Knopfdruck. Kein manuelles Zusammenzählen von Stundenzetteln.
Direkter Export. Schnittstellen zu DATEV, Lexware und anderen Lohnprogrammen übertragen die Daten automatisch — ohne doppelte Eingabe. Mehr zum CSV-Export von Arbeitszeiten im gleichnamigen Beitrag.
Datenschutz bei Online-Zeiterfassung
Da Daten in der Cloud gespeichert werden, stellen sich DSGVO-Fragen:
Server-Standort. Daten müssen auf Servern innerhalb der EU gespeichert werden — oder der Anbieter muss nachweisen, dass er die DSGVO-Anforderungen erfüllt. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) gibt Hinweise zur sicheren Cloud-Nutzung.
Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Mit dem Anbieter der Online-Zeiterfassung muss ein AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen sein — der Anbieter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Betriebs.
Zugriffskontrolle. Wer darf welche Daten sehen? Mitarbeiter sollten nur ihre eigenen Daten einsehen können. Vorgesetzte nur die Daten ihrer Teams. Details im Beitrag zur DSGVO und Zeiterfassung.
Online-Zeiterfassung und Rechtssicherheit
Für Handwerk und Bau ist Rechtssicherheit das entscheidende Kriterium. Eine Online-Zeiterfassung erfüllt die Anforderungen des BAG-Urteils (2022) und § 17 MiLoG, wenn sie:
- Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit täglich aufzeichnet
- Daten mindestens 2 Jahre speichert
- Einen Export für Prüfungen ermöglicht
- Objektiv und verlässlich arbeitet — keine nachträgliche Manipulation ohne Protokoll
Die Zeiterfassungspflicht gilt für alle Arbeitgeber — Online-Systeme sind der einfachste Weg, sie zu erfüllen.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Online-Zeiterfassung
- Was ist Online-Zeiterfassung?Ein System zur Erfassung von Arbeitszeiten, das über Browser oder App läuft und Daten in der Cloud speichert — kein lokaler Server, keine feste Hardware notwendig.
- Was ist der Unterschied zur Desktop-Software?Desktop-Software ist auf einem lokalen Rechner installiert und nur dort nutzbar. Online-Zeiterfassung läuft im Browser oder per App und ist von überall zugänglich.
- Ist Online-Zeiterfassung DSGVO-konform?Ja — wenn der Anbieter die DSGVO einhält, Server in der EU betreibt und ein Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen ist.
- Kann Online-Zeiterfassung auch ohne Internet funktionieren?Gute Systeme speichern Stempel offline und synchronisieren, sobald eine Verbindung besteht. Für Baustellen mit schlechtem Empfang ist Offline-Fähigkeit ein wichtiges Auswahlkriterium.
- Erfüllt Online-Zeiterfassung die Anforderungen nach § 17 MiLoG?Ja — wenn Beginn, Ende und Dauer täglich aufgezeichnet und 2 Jahre gespeichert werden und die Daten bei Prüfungen exportiert werden können.
- Kann Online-Zeiterfassung mit DATEV verbunden werden?Ja — viele Anbieter bieten DATEV-Schnittstellen an. Die Stunden werden direkt ins Lohnprogramm übertragen, ohne manuelle Eingabe.