Was ist die Entgeltfortzahlung?
Die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall ist die gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers, einem arbeitsunfähig erkrankten Arbeitnehmer für bis zu sechs Wochen das volle Arbeitsentgelt weiterzuzahlen. Rechtsgrundlage ist § 3 des Entgeltfortzahlungsgesetzes (EFZG).
Sie gilt für alle Arbeitnehmer — Arbeiter, Angestellte, Auszubildende, geringfügig Beschäftigte und Minijobber. Nach Ablauf der sechs Wochen übernimmt die gesetzliche Krankenversicherung und zahlt Krankengeld an den Arbeitnehmer.
Im Handwerk und Bau ist die Entgeltfortzahlung eine der größten Kostenpositionen bei krankheitsbedingten Ausfällen — besonders in kleinen Betrieben mit wenigen Mitarbeitenden.
Voraussetzungen für die Entgeltfortzahlung
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung besteht, wenn:
- Der Arbeitnehmer arbeitsunfähig erkrankt ist — das heißt, er kann seine konkrete Arbeit nicht ausführen
- Die Erkrankung ihn unverschuldet trifft — grobe Fahrlässigkeit schließt den Anspruch aus (z. B. Verletzung bei verbotenen Risikosportarten, bei denen ein Haftungsausschluss vereinbart war)
- Die Wartezeit von vier Wochen abgelaufen ist
Der Arbeitgeber ist berechtigt, eine Krankmeldung — die Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) — spätestens ab dem dritten Fehltag zu verlangen. Seit 2023 übermitteln Ärzte die AU elektronisch direkt an die Krankenkasse (eAU); der Arbeitnehmer muss sich aber weiterhin beim Arbeitgeber krankmelden.
Die Wartezeit: Vier Wochen bis zum Anspruch
Neu eingestellte Arbeitnehmer haben in den ersten vier Wochen des Beschäftigungsverhältnisses keinen Anspruch auf Entgeltfortzahlung. Erkranken sie in dieser Zeit, zahlt die Krankenkasse Krankengeld.
Wichtig: Die Wartezeit verkürzt den späteren Entgeltfortzahlungsanspruch nicht. Dauert die Erkrankung über die vier Wochen hinaus an, zahlt der Arbeitgeber ab Beginn der fünften Woche — und zwar rückwirkend für die gesamte Restdauer bis zu sechs Wochen.
Dauer: Sechs Wochen pro Erkrankung
Der Anspruch auf Entgeltfortzahlung beträgt maximal sechs Wochen (42 Kalendertage) pro Erkrankung. Das gilt unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer an Arbeitstagen oder Wochenenden erkrankt ist.
Nach sechs Wochen endet die Pflicht des Arbeitgebers — die Krankenkasse zahlt dann Krankengeld (in der Regel 70 Prozent des Bruttoentgelts, max. 90 Prozent des Nettoentgelts).
Wiederholungserkrankung: Wann beginnt der Anspruch neu?
Erkrankt ein Arbeitnehmer wegen derselben Krankheit erneut, greifen besondere Regeln:
- Lagen zwischen den beiden Erkrankungen mindestens sechs Monate, besteht ein neuer voller Sechswochenanspruch
- Innerhalb von 12 Monaten darf der Arbeitnehmer wegen derselben Krankheit insgesamt nicht mehr als sechs Wochen Entgeltfortzahlung beziehen
Tritt eine andere Krankheit hinzu, verlängert das den Entgeltfortzahlungsanspruch nicht — er endet trotzdem mit Ablauf der sechs Wochen, auch wenn der Arbeitnehmer danach noch aus einem anderen Grund arbeitsunfähig ist.
Höhe der Entgeltfortzahlung: Das Entgeltausfallprinzip
Die Höhe der Entgeltfortzahlung richtet sich nach dem Entgeltausfallprinzip: Der Arbeitnehmer erhält das, was er ohne Erkrankung verdient hätte — also 100 Prozent des Bruttoentgelts.
Dazu zählen:
- Grundlohn oder Grundgehalt
- Regelmäßige Zuschläge (z. B. Schichtzulagen, wenn sie regelmäßig anfallen)
- Sachbezüge
Nicht einbezogen werden:
- Einmalige Zahlungen (Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld), wenn tariflich ausgeschlossen
- Überstundenvergütungen, die über die regelmäßige Arbeitszeit hinausgehen
Im Handwerk gilt häufig der Tarifvertrag des Bauhauptgewerbes, der abweichende Regelungen zur Berechnung der Entgeltfortzahlung enthalten kann.
Das Ausgleichsverfahren U1: Erstattung für kleine Betriebe
Kleine Betriebe werden durch die Entgeltfortzahlung besonders belastet — ein längerer Krankheitsfall kann existenzgefährdend sein. Das Ausgleichsverfahren U1 soll das abfedern:
Betriebe, die in der Regel nicht mehr als 30 Arbeitnehmer beschäftigen, sind verpflichtet, in die U1-Umlagekasse einzuzahlen. Im Krankheitsfall erstattet die Krankenkasse einen Teil der aufgewendeten Entgeltfortzahlung — je nach gewähltem Erstattungssatz zwischen 40 und 80 Prozent.
Das Verfahren läuft automatisch über die Krankenkasse des Arbeitnehmers. Der Arbeitgeber stellt den Erstattungsantrag nach Abschluss der Entgeltfortzahlung.
Daneben gibt es das Ausgleichsverfahren U2 für Mutterschaftsleistungen — es gilt für alle Arbeitgeber unabhängig von der Betriebsgröße.
Entgeltfortzahlung und Zeiterfassung
Für die korrekte Berechnung der Entgeltfortzahlung ist die Zeiterfassung in mehrfacher Hinsicht relevant:
Nachweis der Arbeitszeit. Wer nach dem Entgeltausfallprinzip entschädigt wird, muss belegen können, welche Arbeitszeit der Arbeitnehmer ohne Erkrankung geleistet hätte. Bei Stundenlohn ergibt sich das direkt aus dem Arbeitszeitnachweis.
Zuschlagsberechnung. Hätte der Arbeitnehmer in der Erkrankungszeit Nacht-, Sonn- oder Feiertagsarbeit geleistet, sind diese Zuschläge in der Entgeltfortzahlung zu berücksichtigen — sofern sie regelmäßig anfallen. Das lässt sich nur belegen, wenn der Dienstplan und die Zeiterfassung vollständig vorliegen.
Dauer der Erkrankung nachverfolgen. Ob der Sechswochenanspruch bei einer Wiederholungserkrankung neu entsteht oder bereits ausgeschöpft ist, erfordert eine lückenlose Dokumentation der AU-Zeiten. Das ist Bestandteil der Personalakte.
- Arbeitszeiten mobil erfassen
- Baustellen und Projekte zuordnen
- Urlaub und Abwesenheiten verwalten
- Lohnabrechnung vorbereiten
- Auswertungen per Klick erstellen
Häufige Fragen zur Entgeltfortzahlung
- Wie lange muss der Arbeitgeber Entgeltfortzahlung leisten?Bis zu sechs Wochen (42 Kalendertage) pro Erkrankung — gerechnet ab dem ersten Krankheitstag nach Ablauf der Wartezeit.
- Gilt die Wartezeit auch für erfahrene Mitarbeiter bei einem neuen Arbeitgeber?Ja. Die Wartezeit von vier Wochen gilt immer beim Beginn eines neuen Beschäftigungsverhältnisses — unabhängig davon, ob der Arbeitnehmer zuvor woanders beschäftigt war.
- Was passiert nach sechs Wochen Entgeltfortzahlung?Die Krankenkasse zahlt Krankengeld — in der Regel 70 Prozent des Bruttoentgelts, maximal 90 Prozent des Nettoentgelts. Der Arbeitgeber hat keine weiteren Pflichten mehr.
- Was ist das Ausgleichsverfahren U1?Ein gesetzliches Umlageverfahren, über das kleine Betriebe (bis 30 Arbeitnehmer) einen Teil der geleisteten Entgeltfortzahlung von der Krankenkasse erstattet bekommen. Der Erstattungssatz liegt je nach gewähltem Tarif zwischen 40 und 80 Prozent.
- Wann besteht der Anspruch auf Entgeltfortzahlung bei einer Wiederholungserkrankung neu?Wenn zwischen zwei Erkrankungen wegen derselben Krankheit mindestens sechs Monate ohne Arbeitsunfähigkeit lagen — oder wenn der Arbeitnehmer innerhalb von zwölf Monaten insgesamt sechs Wochen wegen dieser Krankheit gefehlt hat.
- Muss die AU-Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag vorgelegt werden?Nein. Der Arbeitgeber kann die AU-Bescheinigung ab dem ersten Krankheitstag verlangen, muss es aber nicht — gesetzlich gilt die Vorlagepflicht erst ab dem dritten Krankheitstag, wenn keine andere Regelung getroffen wurde.