virtic Mobile Zeitwirtschaft https://www.virtic.com Mobile Zeiterfassung, Lohnabrechnung, Reisekostenabrechnung, Disposition, Software as a Service, Zeiterfassung app, Zeiterfassung smartphone Tue, 05 Mar 2019 11:08:28 +0000 de-DE hourly 1 https://www.virtic.com/wp-content/uploads/2018/05/cropped-virtic_icon_gross-32x32.png virtic Mobile Zeitwirtschaft https://www.virtic.com 32 32 Neue Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten https://www.virtic.com/neue-pauschbetraeg-fuer-verpflegungsmehraufwendungen-und-uebernachtungskosten Wed, 22 Nov 2017 09:28:22 +0000 https://www.virtic.com/?p=10933 Das BMF hat die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2018 bekannt gemacht.

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Das BMF hat die neuen Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten für beruflich und betrieblich veranlasste Auslandsdienstreisen ab 1. Januar 2018 bekannt gemacht.

Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen
Land bei einer Abwesenheitsdauer von mind. 24 Std je Kalendertag für den An- und Abreisetag sowie bei einer Abwesenheitsdauer von mehr als 8 Std je Kalendertag Pauschbetrag für Übernachtungskosten
Afghanistan 30 20 95
Ägypten 41 28 125
Äthiopien 27 18 86
Äquatorialguinea 36 24 166
Albanien 29 20 113
Algerien 51 34 173
Andorra 34 23 45
Angola 77 52 265
Antigua und Barbuda 53 36 117
Argentinien 34 23 144
Armenien 23 16 63
Aserbaidschan 30 20 72
Australien
– Canberra 51 34 158
– Sydney 68 45 184
– im Übrigen 51 34 158
Bahrain 45 30 180
Bangladesch 30 20 111
Barbados 58 39 179
Belgien 42 28 135
Benin 40 27 101
Bolivien 30 20 93
Bosnien und Herzegowina 18 12 73
Botsuana 40 27 102
Brasilien
– Brasilia 57 38 127
– Rio de Janeiro 57 38 145
– Sao Paulo 53 36 132
– im Übrigen 51 34 84
Brunei 48 32 106
Bulgarien 22 15 90
Burkina Faso 44 29 84
Burundi 47 32 98
Chile 44 29 187
China
– Chengdu 35 24 105
– Hongkong 74 49 145
– Kanton 40 27 113
– Peking 46 31 142
– Shanghai 50 33 128
– im Übrigen 50 33 78
Costa Rica 46 31 93
Côte d’Ivoire 51 34 146
Dänemark 58 39 143
Dominica 40 27 94
Dominikanische Republik 45 30 147
Dschibuti 65 44 305
Ecuador 44 29 97
El Salvador 44 29 119
Eritrea 46 31 81
Estland 27 18 71
Fidschi 34 23 69
Finnland 50 33 136
Frankreich
- Lyon 53 36 115
– Marseille 46 31 101
– Paris sowie die Departments 92, 93 und 94 58 39 152
– Straßburg 51 34 96
– im Übrigen 44 29 115
Gabun 62 41 278
Gambia 30 20 125
Georgien 35 24 88
Ghana 46 31 174
Grenada 51 34 121
Griechenland
– Athen 46 31 132
– im Übrigen 36 24 89
Guatemala 28 19 96
Guinea 46 31 118
Guinea-Bissau 24 16 86
Guyana 41 28 81
Haiti 58 39 130
Honduras 48 32 101
Indien
– Chennai 34 23 87
– Kalkutta 41 28 117
– Mumbai 32 21 125
– Neu Delhi 50 33 144
– im Übrigen 36 24 145
Indonesien 38 25 130
Iran 33 22 196
Irland 44 29 92
Island 47 32 108
Israel 56 37 191
Italien
– Mailand 39 26 156
– Rom 52 35 160
– im Übrigen 34 23 126
Jamaika 54 36 135
Japan
– Tokio 66 44 233
– im Übrigen 51 34 156
Jemen 24 16 95
Jordanien 46 31 126
Kambodscha 39 26 94
Kamerun 50 33 180
Kanada
– Ottawa 47 32 142
– Toronto 51 34 161
– Vancouver 50 33 140
– im Übrigen 47 32 134
Kap Verde 30 20 105
Kasachstan 39 26 109
Katar 56 37 170
Kenia 42 28 223
Kirgisistan 29 20 91
Kolumbien 41 28 126
Kongo, Republik 50 33 200
Kongo, Demokratische Republik 68 45 171
Korea, Demokratische Volksrepublik 39 26 132
Korea, Republik 58 39 112
Kosovo 23 16 57
Kroatien 28 19 75
Kuba 46 31 228
Kuwait 42 28 185
Laos 33 22 96
Lesotho 24 16 103
Lettland 30 20 80
Libanon 44 29 120
Libyen 45 30 100
Liechtenstein 53 36 180
Litauen 24 16 68
Luxemburg 47 32 130
Madagaskar 34 23 87
Malawi 47 32 123
Malaysia 34 23 88
Malediven 52 35 170
Mali 41 28 122
Malta 45 30 112
Marokko 42 28 129
Marshall Inseln 63 42 70
Mauretanien 39 26 105
Mauritius 54 36 220
Mazedonien 29 20 95
Mexiko 41 28 141
Mikronesien 56 37 74
Moldau, Republik 24 16 88
Monaco 42 28 180
Mongolei 27 18 92
Montenegro 29 20 94
Mosambik 42 28 147
Myanmar 35 24 155
Namibia 23 16 77
Nepal 28 19 86
Neuseeland 56 37 153
Nicaragua 36 24 81
Niederlande 46 31 119
Niger 41 28 89
Nigeria 63 42 255
Norwegen 80 53 182
Österreich 36 24 104
Oman 60 40 200
Pakistan
– Islamabad 30 20 165
– im Übrigen 27 18 68
Palau 51 34 166
Panama 39 26 111
Papua-Neuguinea 60 40 234
Paraguay 38 25 108
Peru 30 20 93
Philippinen 30 20 107
Polen
– Breslau 33 22 92
– Danzig 29 20 77
– Krakau 28 19 88
– Warschau 30 20 105
– im Übrigen 27 18 50
Portugal 36 24 102
Ruanda 46 31 141
Rumänien
– Bukarest 32 21 100
– im Übrigen 26 17 62
Russische Föderation
– Jekatarinburg 28 19 84
– Moskau 30 20 110
– St. Petersburg 26 17 114
– im Übrigen 24 16 58
Sambia 36 24 130
Samoa 29 20 85
San Marino 34 23 75
São Tomé – Príncipe 47 32 80
Saudi-Arabien
– Djidda 38 25 234
– Riad 48 32 179
– im Übrigen 48 32 80
Schweden 50 33 168
Schweiz
– Genf 64 43 195
– im Übrigen 62 41 169
Senegal 45 30 128
Serbien 20 13 74
Sierra Leone 39 26 82
Simbabwe 45 30 103
Singapur 53 36 188
Slowakische Republik 24 16 85
Slowenien 33 22 95
Spanien
– Barcelona 32 21 118
– Kanarische Inseln 32 21 98
– Madrid 41 28 113
– Palma de Mallorca 32 21 110
– im Übrigen 29 20 88
Sri Lanka 42 28 100
St. Kitts und Nevis 45 30 99
St. Lucia 54 36 129
St. Vincent und die Grenadinen 52 35 121
Sudan 35 24 115
Südafrika
– Kapstadt 27 18 112
– Johannisburg 29 20 124
– im Übrigen 22 15 94
Südsudan 34 23 150
Suriname 41 28 108
Syrien 38 25 140
Tadschikistan 26 17 67
Taiwan 51 34 126
Tansania 47 32 201
Thailand 32 21 118
Togo 35 24 108
Tonga 39 26 94
Trinidad und Tobago 54 36 164
Tschad 64 43 163
Tschechische Republik 35 24 94
Türkei
– Istanbul 35 24 104
– Izmir 42 28 80
– im Übrigen 40 27 78
Tunesien 40 27 115
Turkmenistan 33 22 108
Uganda 35 24 129
Ukraine 32 21 98
Ungarn 22 15 63
Uruguay 44 29 109
Usbekistan 34 23 123
Vatikanstaat 52 35 160
Venezuela 47 32 120
Vereinigte Arabische Emirate 45 30 155
Vereinigte Staaten von Amerika (USA)
– Atlanta 62 41 175
– Boston 58 39 265
– Chicago 54 36 209
– Houston 63 42 138
– Los Angeles 56 37 274
– Miami 64 43 151
– New York City 58 39 282
– San Francisco 51 34 314
– Washington, D. C. 62 41 276
– im Übrigen 51 34 138
Vereinigtes Königreich von Großbritannien und Nordirland
– London 62 41 224
– im Übrigen 45 30 115
Vietnam 38 25 86
Weißrussland 20 13 98
Zentralafrikanische Republik 46 31 74
Zypern 45 30 116

Quelle: http://www.bundesfinanzministerium.de/Content/DE/Downloads/BMF_Schreiben/Steuerarten/Lohnsteuer/2017-11-08-steuerliche-behandlung-reisekosten-reisekostenverguetungen-2018.pdf

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Zeitwirtschafts-Rohdaten in vergangenen Perioden geändert und verarbeitet: Wie sag‘ ich’s der L&G-Abrechnung, zuverlässig, also automatisiert? https://www.virtic.com/zeitwirtschafts-rohdaten-in-vergangenen-perioden-geaendert-und-verarbeitet-wie-sag-ichs-der-lg-abrechnung-zuverlaessig-also-automatisiert Wed, 15 Nov 2017 07:28:13 +0000 https://www.virtic.com/?p=10929 Berechtigte HR-Benutzer können Rohdaten auch in vergangenen (geschlossenen) Abrechnungsperioden ändern und neu verarbeiten. Falls dadurch Rückrechnungen in der L&G-Anwendung notwendig werden, mussten bisher die neuen Lohnbuchungen (und ggf. Zeitkontosalden sowie evtl. detaillierte AZK-Buchungen) manuell, Periode für Periode bis in die Abrechnungsgegenwart, ins L&G-System eingelesen und dort verarbeitet werden.

Sofern Ihre L&G-Applikation aktuelle virtic Schnittstellen (Web services) verwendet, kann dieser Prozess jetzt vereinfacht werden. Die Schnittstelle Ihrer L&G-Applikation kann jetzt erkennen, ob für einen Mitarbeiter in bereits abgerechneten Perioden Änderungen erfolgten, und diese dann gezielt abrufen und die Rückrechnungen durchführen.

Um diese neue

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Berechtigte HR-Benutzer können Rohdaten auch in vergangenen (geschlossenen) Abrechnungsperioden ändern und neu verarbeiten. Falls dadurch Rückrechnungen in der L&G-Anwendung notwendig werden, mussten bisher die neuen Lohnbuchungen (und ggf. Zeitkontosalden sowie evtl. detaillierte AZK-Buchungen) manuell, Periode für Periode bis in die Abrechnungsgegenwart, ins L&G-System eingelesen und dort verarbeitet werden.

Sofern Ihre L&G-Applikation aktuelle virtic Schnittstellen (Web services) verwendet, kann dieser Prozess jetzt vereinfacht werden. Die Schnittstelle Ihrer L&G-Applikation kann jetzt erkennen, ob für einen Mitarbeiter in bereits abgerechneten Perioden Änderungen erfolgten, und diese dann gezielt abrufen und die Rückrechnungen durchführen.

Um diese neue Funktionalität nutzen zu können, müssen die Entwickler Ihres L&G-Partners tätig werden. Wie’s geht, und was noch geht, steht hier.

Selbst wenn Sie die Erweiterung der Schnittstelle (noch) nicht nutzen können, es gibt auch einen neuen Bericht dazu, der Ihnen das Personalabrechnerleben erleichtern kann: Potentielle Rückrechnungserfordernisse.

Bitte wenden Sie sich an Ihren Kundenbetreuer, und/oder hetzen Sie die Entwickler Ihres L&G-Partners auf die unseren.

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Neue Schnittstelle: HAPAK https://www.virtic.com/neue-schnittstelle-hapak Thu, 26 Oct 2017 08:48:55 +0000 https://www.virtic.com/?p=10905 Ein Hamburger Bausanierer nutzt für seine Auftragsverwaltung die Software HAPAK der CSK Software GmbH aus Schwerin. Mit der Einführung von virtic für seinen Betrieb haben wir eine Export-Schnittstelle für Kostenrechnungs-Buchungssätze zu HAPAK konfiguriert. Der Kunde kann nun die Buchungssätze, die das virtic-System auf Basis der Arbeitszeitbuchungen der Monteure berechnet, regelmäßig nach HAPAK exportieren und so eine tagesaktuelle Kostenrechnung und eine zügige Fakturierung sicherstellen.

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Ein Hamburger Bausanierer nutzt für seine Auftragsverwaltung die Software HAPAK der CSK Software GmbH aus Schwerin. Mit der Einführung von virtic für seinen Betrieb haben wir eine Export-Schnittstelle für Kostenrechnungs-Buchungssätze zu HAPAK konfiguriert. Der Kunde kann nun die Buchungssätze, die das virtic-System auf Basis der Arbeitszeitbuchungen der Monteure berechnet, regelmäßig nach HAPAK exportieren und so eine tagesaktuelle Kostenrechnung und eine zügige Fakturierung sicherstellen.

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Stammdatenauskunft im Mitarbeitermenü https://www.virtic.com/stammdatenauskunft-im-mitarbeitermenue Thu, 26 Oct 2017 05:44:50 +0000 https://www.virtic.com/?p=10894 Mit der virtic Zeitwirtschaft werden Zeitstempel der Mitarbeiter zu Stundenzetteln, Reisekostenabrechnungen, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und für die Lohnabrechnung verarbeitet. In diese automatisierte Aufbereitung fließen nicht nur die Zeitstempel und die Daten zu den bebuchten Baustellen ein, sondern auch einige Stammdaten. Beispielsweise kann die Privatadresse von Mitarbeitern dafür verwendet werden, die Routenentfernung von der Wohnung zu einer Baustelle und daraus das Kilometergeld zu berechnen. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können benutzt werden, um innerhalb der virtic-Zeitwirtschaft Informationen auszutauschen, beispielsweise über neu zugewiesene Termine und Arbeitsaufträge.

Damit die Mitarbeiter wissen, welche Daten im virtic-System

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Mit der virtic Zeitwirtschaft werden Zeitstempel der Mitarbeiter zu Stundenzetteln, Reisekostenabrechnungen, Buchungen für das Arbeitszeitkonto und für die Lohnabrechnung verarbeitet. In diese automatisierte Aufbereitung fließen nicht nur die Zeitstempel und die Daten zu den bebuchten Baustellen ein, sondern auch einige Stammdaten. Beispielsweise kann die Privatadresse von Mitarbeitern dafür verwendet werden, die Routenentfernung von der Wohnung zu einer Baustelle und daraus das Kilometergeld zu berechnen. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer können benutzt werden, um innerhalb der virtic-Zeitwirtschaft Informationen auszutauschen, beispielsweise über neu zugewiesene Termine und Arbeitsaufträge.

Damit die Mitarbeiter wissen, welche Daten im virtic-System über sie gespeichert sind, konnten sie schon immer im Mitarbeitermenü ihre Zeitstempel, ihre Stundenzettel, den Auszug aus dem Arbeitszeitkonto und ihre Reisekostenabrechnungen einsehen. Nun kann jeder Mitarbeiter im Report Stammdatenauskunft auch die über ihn bei virtic gespeicherten Stammdaten abrufen. Welche Stammdaten das sind, ergibt sich aus den Anforderungen des Kunden an die automatisierte Abrechnung. Dem Grundsatz der Datensparsamkeit folgend speichert virtic nur die erforderlichen Daten. Dazu gehören üblicherweise seine Personalnummer, Vorname, Name, Eintrittsdatum ins virtic-System, der Anstellungsort, Wohnort (aktuelle und ggf. zurückliegende Adresse), eMail-Adresse, Telefonnummer.

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Neue Schnittstelle: MF Dach https://www.virtic.com/neue-schnittstelle-mf-dach Sat, 14 Oct 2017 08:56:27 +0000 https://www.virtic.com/?p=10910 Für ein süddeutsches Unternehmen, das industrielle Dachtechnik und -abdichtung im Rahmen umfangreicher Bauvorhaben herstellt und montiert, haben wir eine weitere Schnittstelle zur Software MF Dach konfiguriert. Die Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten über die virtic-App auf ihren Samsung Galaxy XCover 4. Die Daten werden auf den virtic-Servern zu Buchungssätzen für die Fakturierung aufbereitet und über die Schnittstelle an MF Dach übergeben. So hat das Unternehmen seine Fakturierung und Kostenrechnung erheblich vereinfacht und beschleunigt.

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Für ein süddeutsches Unternehmen, das industrielle Dachtechnik und -abdichtung im Rahmen umfangreicher Bauvorhaben herstellt und montiert, haben wir eine weitere Schnittstelle zur Software MF Dach konfiguriert. Die Monteure erfassen ihre Arbeitszeiten über die virtic-App auf ihren Samsung Galaxy XCover 4. Die Daten werden auf den virtic-Servern zu Buchungssätzen für die Fakturierung aufbereitet und über die Schnittstelle an MF Dach übergeben. So hat das Unternehmen seine Fakturierung und Kostenrechnung erheblich vereinfacht und beschleunigt.

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Info-Maps https://www.virtic.com/info-maps Mon, 20 Mar 2017 14:36:31 +0000 https://www.virtic.com/?p=8877 Ab März 2017 stehen in der Ereignisliste sowie einigen Arbeitsmittel-Berichten Info-Maps zur Verfügung, die jede Menge Details zu einem Zeitstempel bzw. den Buchungen und Standortbestimmungen eines Arbeitsmittels (Gerätes) anzeigen.

Die Details eines Zeitstempels bzw. der aktuelle Standort eines Arbeitsmittels werden auf einer Karte visualisiert, bei Arbeitsmitteln kann auch ein Foto des Gerätes eingeblendet werden.

Insbesondere wenn Fahrtzeiten pauschalisiert abgerechnet werden, liefert die Info-Map eines Zeitstempels alle Informationen (Koordinaten auf der Karte, Streckenberechnungen in Kilometern und Fahrtzeit) um die Berechnung des Pauschalentgelts bzw. der berechneten Lohnstunden gemäß der Betriebsvereinbarung nachzuvollziehen. Wenn die Ursache

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Ab März 2017 stehen in der Ereignisliste sowie einigen Arbeitsmittel-Berichten Info-Maps zur Verfügung, die jede Menge Details zu einem Zeitstempel bzw. den Buchungen und Standortbestimmungen eines Arbeitsmittels (Gerätes) anzeigen.

Die Details eines Zeitstempels bzw. der aktuelle Standort eines Arbeitsmittels werden auf einer Karte visualisiert, bei Arbeitsmitteln kann auch ein Foto des Gerätes eingeblendet werden.

Insbesondere wenn Fahrtzeiten pauschalisiert abgerechnet werden, liefert die Info-Map eines Zeitstempels alle Informationen (Koordinaten auf der Karte, Streckenberechnungen in Kilometern und Fahrtzeit) um die Berechnung des Pauschalentgelts bzw. der berechneten Lohnstunden gemäß der Betriebsvereinbarung nachzuvollziehen. Wenn die Ursache für eine nicht bzw. falsch berechnete Fahrtzeitpauschale z.B. eine nicht vollständige Baustellenadresse oder eine fehlerhafte Adresseingabe bzw. nicht übermittelte Koordinaten des Mitarbeiters ist, kann das mit der Info-Map auf einen Blick erkannt werden.

Für Arbeitsmittel liefert die Info-Map nicht nur den aktuellen Standort (inklusive Details wie welcher Mitarbeiter welche Buchung vorgenommen hat), sondern auch vergangene Baustellenzuweisungen sowie die Disposition des Arbeitsmittels in der näheren Zukunft, so dass dessen Verfügbarkeit beurteilt werden kann.

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Berufsschulkalender https://www.virtic.com/berufsschulkalender Mon, 20 Mar 2017 14:16:19 +0000 https://www.virtic.com/?p=8875 Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschliessender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B. durch die Erfassung von

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Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschliessender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B. durch die Erfassung von Blockunterrichtszeiten eines neuen Schuljahres oder abweichende Regeltage im neuen Ausbildungsjahr.

Damit in der Disposition Berufsschultage der Azubis nicht versehentlich mit anderen geplanten Aktivitäten, wie z.B. Einsätzen auf Baustellen, versehen werden können, werden Berufsschultage dort automatisiert mitgeführt, und kollidierende Einsatzpläne ggf. über die Kollisionskontrolle abgeblockt.

Feiertage am Berufsschulort werden genauso erkannt wie Schulferien an Regeltagen, so dass Azubis immer wissen, wann sie/er im Ausbildungsbetrieb erscheinen müssen, ohne einen Berufsschultag zu versäumen (Schulferien aller relevanten Bundesländer können in der Fehlzeitverwaltung eingesehen werden).

Grundsätzlich empfehlen wir dringend, dass Azubis alle Zeiten überall (egal ob im Ausbildungsbetrieb oder auf Baustellen), also auch in der Berufsschule, selbst (mobil) erfassen, und die Erfahrung zeigt, dass jeder Azubi sehr gut dazu in der Lage ist.

Für den Ausnahmefall (Azubis haben in der Berufsschule keinen Zugang zu einem firmeneigenen Eingabegerät wie smartphone oder tablet, und dürfen ihre Zeiten nicht auf persönlichen Mobiltelefonen oder tablets erfassen) können die virtic-Berufsschulkalender diese Zeitstempel auch automatisiert erzeugen. Das passiert selbstverständlich nicht, wenn für den Berufsschultag eine Abwesenheit (Krank…) eingetragen ist.

Egal ob Azubis ihre Berufsschulzeiten selbst erfassen, oder diese Zeitstempel aus ihrem Berufsschulkalender automatisiert erzeugt werden, können die Lohnbuchungssätze des Berufsschultages auf die im Arbeitszeitmodell hinterlegte Dauer angepasst werden. Ein Berufsschultag von 6 Stunden kann also in der Lohnabrechnung mit 8 Lohnstunden ausgewiesen werden, während sich die Abwesenheit von Zuhause und der Firma aus den An- und Abfahrtszeiten (ggf. ohne Eingabe des Azubis automatisch berechnet) zzgl. der Unterrichtszeit ergibt. Bei Blockunterricht in einem weit entfernten Berufskolleg mit Übernachtungen am Schulort können somit auch Spesen (VMA-Pauschalen, ggf. Kilometererstattungen und Übernachtungsgelder) vollautomatisch berechnet werden.

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Arbeitsmittel-Kostenrechnung https://www.virtic.com/arbeitsmittel-kostenrechnung Thu, 02 Jun 2016 12:01:01 +0000 https://www.virtic.com/?p=7401 Kennen Sie schon unsere verschiedenen Kostenrechnungslösungen für Arbeitsmittel? In diesem Video haben wir die fünf wichtigsten Ansätze zusammengefasst:

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Kennen Sie schon unsere verschiedenen Kostenrechnungslösungen für Arbeitsmittel? In diesem Video haben wir die fünf wichtigsten Ansätze zusammengefasst:

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Automatische Abmeldung nach der Arbeitszeitbuchung https://www.virtic.com/automatische-abmeldung-nach-der-arbeitszeitbuchung Wed, 24 Feb 2016 16:27:47 +0000 https://www.virtic.com/?p=7253 Auszug

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In Kürze wird es möglich sein, einen Mitarbeiter nach der Buchung eines bestimmten Ereignisses automatisch abzumelden. Wozu das gut sein soll, wird im Folgenden erklärt.

Wer virtic nutzt, dem steht es frei, seine Arbeitszeiten auf einem Android-Smartphone, einem iPad, seinem PC oder einem Blackberry zu erfassen. Virtic funktioniert geräteunabhängig. Das erlaubt es natürlich auch, jederzeit zwischen den Geräten zu wechseln. Denn jede Buchung wird nicht gespeichert, sondern sofort auf die virtic-Server übertragen. So könnte ein Monteur seine Arbeitszeiten im Auto über sein Smartphone erfassen und im Büro über seinen PC – je nachdem, was für ihn komfortabler ist.

Auf jedem Gerät werden immer die aktuell zulässigen Buchungsmöglichkeiten angeboten. Wenn der Mitarbeiter morgens das Büro betritt und über seinen PC die Arbeitszeiten erfasst, wird er dort die Buchungsmöglichkeit „Arbeitsbeginn Büro“ finden. Wenn er ins Auto steigt, um zur Baustelle zu fahren, wird er auf seinem Smartphone u.a. die Buchungsmöglichkeit „Abfahrt zur Baustelle“ finden. Und wenn er dort ankommt, bietet ihm das Smartphone „Ankunft Baustelle“ an. Weil immer alle Buchungen sofort übertragen werden, greifen alle Geräte immer auf aktuelle Daten zu und bieten dem Mitarbeiter eine komfortable Erfassung im Dialog mit den virtic-Servern. Das schafft größtmögliche Flexibilität, Komfort und Erfassungsqualität ohne Erfassungsfehler.

Mittlerweile erfreuen sich unsere SmartTerminals wachsender Beliebtheit. Die stehen üblicherweise im Eingangsbereich. Mitarbeiter melden sich mit ihren NFC-Tags am Terminal an und erfassen ihre Arbeitszeit. Standardmäßig bleibt der Mitarbeiter danach angemeldet – sein Name wird deutlich sichtbar angezeigt. Falls der nächste Kollege diesen Namen nun übersieht und vergisst, zunächst seinen NFC-Tag an das Gerät zu führen, und stattdessen sofort Arbeitszeiten erfasst, werden diese Arbeitszeiten im Namen des falschen Kollegen erfasst.

Um diese Fehlbedienung auszuschließen, kann das Verhalten der Zeiterfassung für jeden Mitarbeiter so konfiguriert werden, dass er nach einer Buchung automatisiert abgemeldet wird. Wenn der Mitarbeiter am SmartTerminal morgens seinen Arbeitsbeginn gebucht hat, wird er danach automatisch abgemeldet. So kann niemand versehentlich auf sein Konto buchen.

Befindet sich der Mitarbeiter nun aber im Außendienst und verwendet sein Smartphone, dann möchte er natürlich nicht, dass er nach jeder Buchung automatisch abgemeldet wird. Er müsste sich dann vor jeder Buchung anmelden, was äußert lästig wäre.

Die automatische Abmeldung sollte also nur in bestimmten Situationen erfolgen, nämlich immer dann, wenn der Mitarbeiter sich ein Gerät mit Anderen teilt, also typischerweise beim SmartTermimal im Eingangsbereich. Da virtic aber geräteunabhängig funktioniert und auch weiterhin funktionieren soll, werden wir diese Information nicht an ein bestimmtes Gerät, z.B. das SmartTerminal knüpfen.

Stattdessen werden wir die automatische Abmeldung an bestimmte Ereignisse knüpfen. So kann man dann beispielsweise festlegen, dass immer nach einer Buchung „Arbeitsbeginn Büro“ oder „Feierabend Büro“ eine automatische Abmeldung erfolgt. Da diese Buchung typischerweise am SmartTerminal ausgeführt wird, ist die automatische Abmeldung am SmartTerminal sichergestellt.

Wie alles bei virtic kann auch diese automatische Abmeldung firmenweit oder für bestimmte Mitarbeiter eingerichtet werden. Und natürlich legt der Kunde fest, ob und bei welchen Ereignissen eine solche automatische Abmeldung erfolgen soll.

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Datenexport für ERP und L&G https://www.virtic.com/datenexport-fuer-erp-und-lg Sat, 20 Feb 2016 14:05:33 +0000 https://www.virtic.com/?p=7237

Mit der virtic Zeitwirtschaft genießen Sie die Vorzüge einer tagesaktuellen Kostenrechnung und der automatisierten Aufbereitung der Arbeitszeitdaten für Kostenrechnung, Lohnabrechnung und Reisekostenabrechnung. Die virtic Zeitwirtschaft stellt für jedes Zielsystem die Daten so zur Verfügung, dass sie ohne weiteres übernommen und genutzt werden können:

Auftragsabwicklungs- oder Kostenrechnungssoftware benötigt in der Regel Arbeitszeitdaten, Kostenträger, Kostenstellen und Tätigkeitsschlüssel. Diese Daten sollten täglich übergeben werden.
Lohnsoftware erwartet hingegen Buchungssätze mit Lohnarten, in denen nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die sich daraus ergebenden Mehrarbeitszulagen und Zeitzuschläge, Auslösebeträge und vieles weitere enthalten sind. Lohnbuchungssätze werden in der Regel

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Datenfluss_ERP_LohnUndGehalt_mit_virtic2

Mit der virtic Zeitwirtschaft genießen Sie die Vorzüge einer tagesaktuellen Kostenrechnung und der automatisierten Aufbereitung der Arbeitszeitdaten für Kostenrechnung, Lohnabrechnung und Reisekostenabrechnung. Die virtic Zeitwirtschaft stellt für jedes Zielsystem die Daten so zur Verfügung, dass sie ohne weiteres übernommen und genutzt werden können:

  • Auftragsabwicklungs- oder Kostenrechnungssoftware benötigt in der Regel Arbeitszeitdaten, Kostenträger, Kostenstellen und Tätigkeitsschlüssel. Diese Daten sollten täglich übergeben werden.
  • Lohnsoftware erwartet hingegen Buchungssätze mit Lohnarten, in denen nicht nur die Arbeitszeiten, sondern auch die sich daraus ergebenden Mehrarbeitszulagen und Zeitzuschläge, Auslösebeträge und vieles weitere enthalten sind. Lohnbuchungssätze werden in der Regel monatlich übergeben, oft kostenträgergenau zur Übergabe der in der Lohnabrechnung ermittelten Ist-Kosten an die Kostenrechnung, wobei die im Laufe des Monats übernommenen kalkulatorischen Projektkosten ersetzt werden.

Die beiden Anwendungen benötigen also sehr unterschiedliche Informationen. Wer beide Systeme aus virtic mit Daten beliefern will, der kann deshalb die hierfür verfügbaren Schnittstellen nutzen.

Falls Sie bislang Arbeitszeitdaten in Ihre Auftragsabwicklungssoftware eingegeben und von dort an die Lohnsoftware übergeben haben, sind Ihnen die Nachteile bekannt. Da keine Auftragsabwicklungssoftware in der Lage ist, die für die Lohnsoftware erforderlichen Daten vollständig und zuverlässig durchzuleiten, mussten Überstunden, Zulagen, Zuschläge, Auslösung, Verpflegungsmehraufwände etc. manuell gepflegt werden.

Diese aufwändige Vorgehensweise können Sie mit der Einführung von virtic nun abstellen. Stattdessen erhalten beide Zielsysteme sofort die vollständigen Informationen – ohne manuellen Aufwand.

Wir haben das aber immer schon so gemacht!

Sie möchten auch nach der Einführung von virtic dabei bleiben, die Arbeitszeiten in eines der beiden Systeme zu exportieren und dann an das andere System zu übergeben? Dann lesen Sie bitte im Folgenden die Hinweise auf damit verbundene Probleme. Und warum eine solche Lösung in der Regel fachlich inakzeptabel ist und wir sie deshalb nur in speziellen Ausnahmefällen (z.B. Arbeitnehmerüberlassung) anbieten:

DatenflussHerkoemmlich

Die Idee, Lohnbuchungen in eine Auftragsabwicklung zu importieren, ist schon abwegig genug, weil die Bemessungs- und Bearbeitungszeiträume sowie Bewertungskriterien, Funktionalitäten und Datenstrukturen beider Anwendungen viel zu verschieden sind. Nicht umsonst passiert das bei keinem professionellen IT-Anwender. Dabei noch auf einen dezidierten Lohnexport aus der virtic-Zeitwirtschaft ins Lohnprogramm verzichten zu wollen, ist zum Scheitern verurteilt.

Lohn- und Gehaltsverarbeitungen umfassen immer eine ganze Abrechnungsperiode. Das Arbeitsergebnis einer komplexen Lohnvorbereitung (wie die von virtic) kann zwar als Ist-Kosten über die Lohnsoftware in die Kostenrechnung einfließen, aber in der Regel nicht (bzw. nicht ohne erheblichen Aufwand und signifikante Zeit- und Qualitätsverluste) für zeitnahes Projektcontrolling oder die Fakturierung verwendet werden.

Für den Export an operative Anwendungen jeglicher Art (ERP, Fakturierung, Auftragsabwicklung, Projektcontrolling...) mit prinzipiell täglichem Informationsbedarf bietet die virtic-Zeitwirtschaft deshalb separate Schnittstellen an, in denen z.B. Tätigkeitsschlüssel statt Lohnarten und kalkulatorische Herstellkosten oder mitarbeitergenaue Kostenverrechnungssätze zur Bewertung von abrechenbaren Arbeitszeiten zur Anwendung kommen. Nicht abrechnungsrelevante Informationen wie Urlaubstage etc. fließen dabei in der Regel nicht ein, bzw. nur nachrichtlich als Nicht-Verfügbarkeiten für Dispositionszwecke, und Lohnersatzleistungen wie S-KUG/KUG oder Ausschüttungen aus Umlagetöpfen wie das Wintergeld spielen grundsätzlich keine Rolle.

 

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