Update - Der virtic-Blog aus der Entwicklung

Verwaltung von Mitarbeiter-Passwörtern

Dringender Handlungsbedarf für Sie: Bei Verwendung von Tastentelefonen für die Zeiterfassung.

Handlungsbedarf: Falls Sie Kennwortänderung Ihrer Mitarbeiter nicht explizit erlaubt haben (sollten Sie tun).

Jede Person, die über virtic Arbeitszeiten erfasst, oder deren Arbeitszeiten von Zeitbeauftragten/Personalabrechnern eingegeben werden, verfügt über einen persönlichen Zugang, in dem sie/er nicht nur die Zeitstempel, sondern auch alle Verarbeitungsergebnisse (Stundenzettel, Spesen/Auslöse, Arbeitszeitkonto u.s.w.) jederzeit einsehen kann.

Dieser persönliche Zugang ist mit einem Kennwort geschützt. Bei der Einrichtung des Benutzerkontos für einen neuen Mitarbeiter vergibt die Personalabteilung (oder ihr Erfüllungsgehilfe) ein Kennwort, und teilt dieses dem Mitarbeiter mit.… Weiterlesen

Automatisierung des Abrufes von Lohnbuchungssätzen für Rückrechnungen

Der Web service ‚lohnExpBusa‘ wurde um einen Indikator für die Verarbeitung (geänderter) Rohdaten in abgerechneten Perioden erweitert, so dass das abholende L&G-System erkennen kann, aus welchen abgeschlossenen Abrechnungsperioden für einen Mitarbeiter Buchungssätze zu beziehen und damit Rückrechnungen durchzuführen sind.

Bislang oblag dieser Prozess dem HR-Sachbearbeiter. Mit dieser Erweiterung ist der Prozess (bis auf die ggf. zu erfolgenden manuellen Änderungen der Zeitwirtschafts-Rohdaten in virtic) im Partnersystem vollständig automatisierbar:
• Öffnen der betroffenen historischen Perioden vor der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‚periode‘)
• Anstoßen der chronologischen Monatsabschlüsse ab der betroffenen (alten) Periode (Web service ‚batchJob‘)
• Schließen der betroffenen Perioden nach der Bearbeitung der Rohdaten und deren Verarbeitung (Web service ‚periode‘)
• Falls nötig Abholung der aktualisierten Projekt-/Baustellenstunden durch das ERP-System (Web services ‚bstZeiten‘ und/oder ‚zeit‘)
• Abholung der Lohnbuchungssätze aller betroffenen Abrechnungsperioden sowie der periodischen Salden der Arbeitszeitkonten (Web service ‚lohnExpBusa‘)

Die neuen Methoden im Web service ‚lohnExpBusa‘ liefern zum einen Protokolleinträge für jede Monatsabschlussverarbeitung mit Ergebnis, Benutzer, textuellen Hinweisen und Verarbeitungszeit, aus denen (auch in der laufenden Abrechnung) erkannt werden kann, für welche Mitarbeiter (bereits) Daten verfügbar sind.… Weiterlesen

Info-Maps

Ab März 2017 stehen in der Ereignisliste sowie einigen Arbeitsmittel-Berichten Info-Maps zur Verfügung, die jede Menge Details zu einem Zeitstempel bzw. den Buchungen und Standortbestimmungen eines Arbeitsmittels (Gerätes) anzeigen.

Diese Info-Maps können durch einen Klick auf das Lupe-icon in der HTML-Version des Berichtes erreicht werden. Falls Ihre Ereignisliste diesen Link noch nicht aufweist, wenden Sie sich bitte an den Kundendienst.

Die Details eines Zeitstempels bzw. der aktuelle Standort eines Arbeitsmittels werden auf einer Karte visualisiert, bei Arbeitsmitteln kann auch ein Foto des Gerätes eingeblendet werden.… Weiterlesen

Berufsschule

Ab April 2017 wird die virtic Zeitwirtschaft mit Berufsschul-Kalendern für Auszubildende erweitert.

In den Berufsschulkalendern können Blockunterricht und Regeltage (wie jeden Donnerstag sowie Freitag vormittags mit/ohne anschließender Tätigkeit in der Firma) auch per Ausbildungsjahr verwaltet werden, inklusive Unterrichtsbeginn und -ende.

Azubis in den Berufsschulkalendern können sich über ihren persönlichen virtic-Zugang iCalendar Terminkalender für Berufsschultage herunterladen und diese in ihren persönlichen Kalender importieren (fast jede Kalender-App unterstützt das iCalendar-Datenaustausch-Format). Ausbildungsleiter bzw. die Personalabteilung können allen Auszubildenden neue (importierbare) Terminkalender per Email zusenden, wenn sich der Berufsschul-Kalender geändert hat, z.B.… Weiterlesen

Die Uhr tickt nicht nur einmal alle 15 Minuten

In zettelbasierten Stundenaufzeichnungen der Vergangenheit wurden aus Vereinfachungsgründen häufig Anforderungen z.B. der Fakturierung bei der Aufzeichnung der Lohnstunden angewendet, wie etwa das Runden auf Viertelstunden, mit denen „einfacher zu rechnen“ ist, und die auf Ausgangsrechnungen besser aussehen als „krumme Zahlen“.

Beim Einsatz unserer Zeitwirtschaft kann dieser alte Zopf abgeschnitten werden. Lohnstunden müssen nicht gleich den (abrechenbaren) Baustellenstunden sein.

Mitarbeiter buchen ihre Zeiten sekundengenau auf die Kostenträger (Baustellen), und daraus sollten auch präzise berechnete Lohnstunden werden.

Jeder Versuch, die Lohnstunden durch Rundung, Kappung u.s.w.… Weiterlesen

Mehraufwands-Wintergeld

Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmern im Baugewerbe, die auf einem witterungsabhängigen Arbeitsplatz beschäftigt sind, und deren Arbeitsverhältnis in der Schlechtwetterzeit nicht aus witterungsbedingten Gründen gekündigt werden kann, wird in der Zeit vom 15. Dezember bis Ende Februar ein Mehraufwands-Wintergeld in Höhe von 1,00 Euro für jede geleistete berücksichtigungsfähige Arbeitsstunde gezahlt.

Die Ermittlung und Buchung von Mehraufwands-Wintergeld kann in der virtic Zeitwirtschaft feinkörnig definiert und damit vollständig automatisiert werden. Es werden detaillierte Nachweise der Arbeitszeiten mit Wintergeldberechnung erzeugt, und bis zum Monatslimit (90 bzw.… Weiterlesen

Ereignisgesteuerter Bezug von Fakturierungsdaten und Auftragsstati aus der real-time Zeiterfassung

Projektmanagement –inklusive der Fakturierung– ist weitgehend unabhängig von Geschäftsprozessen wie der Lohn- und Gehaltsabrechnung, und hat fast immer einen anderen Informationsbedarf, insbesondere bezüglich der Zeitnähe zu Ereignissen im Feld (auf der Baustelle).

Die klassische Zeitwirtschaft orientiert sich primär an den Erfordernissen der Personalabrechnung; selbst dann, wenn Zeitstempel mit Auftragsbezug (gegen Baustellen / Projekte / Servicetickets…) erfasst werden. Obwohl wir seit langem auftragsbezogene und periodenunabhängige Abrufe bzw. Ausgabefunktionalitäten von Arbeitszeiten per Baustelle anbieten, werden fast ausschließlich monatliche kostenträgergenaue Lohnbuchungssätze zur Verarbeitung in ERP-Systemen verwendet.… Weiterlesen

Abwesenheitsanträge unterwegs

Mit der neuesten Verion des mobilen virtic clients vTime können Ihre Mitarbeiter Urlaubsanträge auf dem smartphone oder tablet verwalten. Benutzer von Tastentelefonen erledigen das über ihren persönlichen virtic Zugang zuhause am PC, abends im Hotel oder sogar im Internetcafe.

Nach Eingabe des Wunsch-Zeitraumes liefert das System alle nötigen Planungsinformationen wie Urlaubsanspruch, Resturlaub aus dem Vorjahr, bereits genommene Tage und für später vorgemerkte Urlaubstage an. Passt alles, ist dann der Urlaubsantrag mit einem Knopfdruck gestellt. Jede Bearbeitung und Statusänderung des Antrages durch das backoffice kann vom Mitarbeiter eingesehen werden, auf Wunsch wird vom System bei Genehmigung (bzw.… Weiterlesen

Grenzwertanalysen

Tagesabschlüsse können mehr berechnen als nur Reise- und Arbeitsstunden. Neben der täglichen Verarbeitung von Zeitstempeln und evtl. Zusatzeingaben Ihrer Mitarbeiter sind auch einige Langfristbetrachtungen gegen vorgegebene Grenzwerte möglich.

Beispiele für solche Grenzwertanalysen sind
• Überwachungen gemäß dem Arbeitszeitgesetz (Tag/Schicht, Woche, Monat, Halbjahr, Jahr sowie frei definierte Zeiträume) inkl. Dokumentation von zulässigen Abweichungen wie Havariearbeiten,
• Erkennen von ‚Ausreißern‘ gemäss der tariflichen Arbeitszeit, z.B. als Überstundenampeln,
• Plausibilisieren und ggf. auch Anpassen von erfassten Erschwerniszulagen
• …

Überschreitungen der Grenzwerte werden den verantwortlichen Mitarbeitern übersichtlich als alerts zur Bearbeitung angeboten, hierbei können individuell auch Ampelsysteme und fallspezifische Aktionsprofile konfiguriert werden.… Weiterlesen

Schlechtwetter steht vor der Tür

Wenn Saison-Kurzarbeitergeld für Sie ein Thema ist, ist jetzt ein guter Zeitpunkt um zu überprüfen, ob Ihre Schlechtwetterlösung für den 1. Dezember bis 31. März optimal konfiguriert ist.

Sollen alle Mitarbeiter Angaben wie vorgesehene Tätigkeit und witterungsbedingte Ausfallgründe erfassen, oder nur der Polier/Bauleiter für alle auf der Baustelle eingeteilten Mitarbeiter?

Sollen wir nur einstündige Ausfallzeiten mit einer anderen Lohnart versehen, oder diese gleich aus Arbeitszeitkontoguthaben auffüllen?

Entspricht der vorhandene S-KUG-Nachweis den Anforderung der lokalen Arbeitsagentur? In manchen Fällen reicht der Standard-Stundenzettel aus, in anderen Fällen können individuelle Nachweise nötig sein.… Weiterlesen

3-Monatsfrist und Hotelrechnungen incl. Frühstück

Das Frühstück in der Unterkunft, oder auch andere vom Arbeitgeber gewährte Mahlzeiten, werden bei der Berechnung von VMA-Pauschalen bzw. Auslösebeträgen durch Abzüge (20/40% des steuerfreien Satzes) von der VMA-Pauschale abgerechnet. Ohne eigene Reisekostenstelle bzw. Absprache mit dem Finanzamt kann der Aufzeichnungspflicht im Lohnkonto (sowie Bescheinigung „M“) durch Buchung der Abzugsbeträge auf statistische Lohnarten Genüge getan werden.

Ist im Einzelfall die 3-Monatsfrist überschritten oder die Mindest-Abwesenheitsdauer unterschritten, wird in vielen Fällen die vereinbarte Verpflegungspauschale bzw. Auslöse weiterhin ausgezahlt, aber versteuert. Auch hier kann virtic Abzüge für gewährte Mahlzeiten vornehmen, so dass im Lohnkonto ersichtlich ist, dass der Arbeitnehmer für diese Mahlzeiten belastet worden ist.… Weiterlesen

Doppelbesteuerungsabkommen – Ermittlung der Aufenthaltstage nach der 183-Tage-Regel (Monteurklausel)

Zusätzlich zur automatisierten Ermittlung des täglichen Aufenthaltslandes aus der Zeiterfassung, sowie der Auslöse-/Reisekostenabrechnung in der auch arbeitsfreie Abwesenheitstage berücksichtigt sind, können auch nicht-entgeltrelevante Aufenthalte im Ausland erfasst werden.

Die Informationen aus beiden Quellen gehen in eine Statistik ein, aus der jederzeit erkannt werden kann, ob für einen Mitarbeiter in einem Kalender-/Steuerjahr (oder 12-Monatszeitraum) ein Tätigkeitsstaat, mit dem ein Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) besteht, ein Besteuerungsrecht erhält.

Als Hilfestellung zur Aufteilung des Arbeitslohns werden die Aufenthaltsländer tagesgenau incl. Lohn- und Arbeitsstunden, Feiertage, Urlaube und andere Fehlzeiten, sowie falls angefallen Kurzarbeit und/oder Saison-KUG (Schlechtwetter), zur Verfügung gestellt, so dass mit diesen Daten sowohl auf vereinbarte als auch auf tatsächliche Arbeitstage abgestellt werden kann.… Weiterlesen

Ausgaben unterwegs – (k)ein Albtraum

Der Informations- und Belegfluss bzgl. Auslagen und Reisekosten von Mitarbeitern, die in der ganzen Welt herumreisen, ist naturgemäß durch die Abhängigkeit von der Schneckenpost ein Problem. Keine Buchung ohne Beleg, aber der ist zum Abrechnungsstichtag bestenfalls in der Post, im schlimmsten Fall noch in der Brieftasche des Mitarbeiters. Eine zeitnahe projektbezogene Einsicht in oder gar Weiterbelastung von solchen Kosten fällt meist in die Kategorie ‚wishful thinking‘.

Nicht mehr. Wer die virtic Zeitwirtschaft mit mobiler Zeiterfassung bereits international einsetzt, schätzt nicht nur die Möglichkeit, alle Reise- und Arbeitszeiten, Spesen/Auslösen etc.… Weiterlesen

Reisekostenreform 2014: Handlungsbedarf

Die vollautomatisierte Ermittlung von auszuzahlenden Spesen- bzw. Auslösebeträgen (Verpflegungsmehraufwand, Übernachtungsgeld) aus den Zeiterfassungsdaten Ihrer Mitarbeiter erfolgt ab 1.1.2014 nach dem neuen Reisekostenrecht. Die Änderungen haben wir umgesetzt, und wenden sie auf alle Reisetage nach dem 31.12.2013 an.

Informationen zur Reisekostenreform finden Sie z.B. im kostenlosen LOHN+GEHALT Sonderheft (Beilage zur Ausgabe September 2013).

Die Umstellung selbst erledigen selbstverständlich wir, dennoch müssen Sie sich bitte mit dem Thema beschäftigen und uns ggf. über von Ihnen benötigte Änderungen informieren.

Die wichtigsten Änderungen haben wir unten, ohne Anspruch auf Vollständigkeit, aufgelistet.… Weiterlesen

Individuelle Fehlermeldungen und Warnungen in der Ereignisliste

Wie angekündigt können die Hinweise in der Ereignisliste nun individualisiert werden. Das kann generell, oder über Organisationseinheiten, sowie falls nötig sogar per Mitarbeiter geschehen.

Für jeden Hinweis zu einer Mitarbeiterbuchung können Sie entscheiden, ob

  • der Hinweis für Sie hilfreich ist oder nicht, wenn nicht wird er unterdrückt
  • der Hinweis als Fehler oder als Warnung angezeigt werden soll
  • der Hinweistext an Ihren Sprachgebrauch angepasst werden soll
  • der Hinweis nach Freigabe des Ereignisses durch einen Vorgesetzten noch angezeigt werden soll oder nicht
  • der Grenzwert (wie z.B.
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Erste Erweiterung zur Reisekostenreform 2014 – Bescheinigung M

Die folgende Gesetzesänderung hat ab 1.1.2014 Einfluss auf den Datenaustausch zwischen der virtic Zwitwirtschaft und Ihrem L&G-Programm, oder erfordert zusätzliche Eingaben dort:

Neue Bescheinigungspflicht ‚Grossbuchstabe M‘
Im Lohnkonto und in der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung hat der Arbeitgeber den Grossbuchstaben ‚M‘ aufzuzeichnen bzw. zu bescheinigen, sofern der Arbeitnehmer verpflegt worden ist, auch dann wenn eine Verpflegungspauschale nicht gewährt werden kann und so eine Kürzung ausscheidet. (Nähere Informationen erhalten Sie von Ihrem Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer)

In der virtic Zeiterfassung können gewährte Mahlzeiten seit jeher aufgezeichnet (vom Mitarbeiter erfasst oder vom Vorgesetzten/Lohnsachbearbeiter nachgetragen) werden.… Weiterlesen

Bescheinigung für den Lohnsteuerausgleich

Über den persönlichen virtic Zugang kann jeder Mitarbeiter prinzipiell die Daten über Abwesenheitszeiten und steuerfrei bezahlte VMA-Pauschalen einsehen, und damit z.B. die Differenz zwischen den ausgezahlten steuerfreien VMA-Pauschalen gemäß der Lohnsteuerbescheinigung und dem maximal steuerfrei Möglichen berechnen.

Zusammen mit Kunden, die hier eine Vereinfachung wünschten, haben wir dazu in der Reisekostenabrechnung einen neuen Report „Reiseziel-Überblick“ konzipiert. In diesem werden (optional tagesgenau) alle Abwesenheitszeiten (Dienstreisen, Montageeinsätze, …) des Mitarbeiters mit Einsatzort(en) und (gemäß Betriebsvereinbarung/Arbeitsvertrag/… berechneten) steuerfreien VMA-Pauschalen aufgeführt. Dieser Report kann als Bescheinigung mit individuellem Titel als PDF Dokument erzeugt, und dann ausgedruckt im Standard-Fensterumschlag an die Mitarbeiter versandt werden.… Weiterlesen

Spesenvorschau, quo vadis?

Aus der Lektüre von server log files (Aktivitätsprotokollen) haben wir gelernt, dass offensichtlich hier und da die Spesenvorschau im Prozess der Auslöse-/Reisekostenabrechnung als „Spassbremse“ eingesetzt ist. Deshalb hier ein kurzer Abriss:

‚Spesenvorschau‘ vs. ‚Reisekosten Abrechnen‘ beim Monatsabschluss

Wir empfehlen folgendes Vorgehen:

  1. Sobald die Reise- und Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter (einer Organisationseinheit) komplett bearbeitet und ggf. freigegeben sind, kann die Reisekostenabrechnung für die Abrechnungsperiode erfolgen (Unterfunktion „Abrechnen“). Die Abrechnung läuft im Hintergrund und blockiert den Browser nicht.
  2. Evtl. Fehlermeldungen sowie Kommentare wie „keine Reisen im Abrechnungszeitraum“ können nach der Verarbeitung im Abschluss-Manager unter „Ergebnisse“ eingesehen werden (vor dem Abschluss dort bitte alte Ergebnisanzeigen löschen, siehe „Info“ im Programm).
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Handlungsbedarf: Ihr Web Browser hat großen Einfluss auf die Latenz

Ersparen Sie mir technische Begriffe! Was zum Teufel ist Latenz?

Sehr stark vereinfacht ist das die völlig überflüssige Zeit, die zwischen einer Datenanforderung (wie Drücken eines „Bericht erzeugen“ Knopfes) im Webbrowser bis zur Darstellung der Ergebnisse eingespart werden kann.

Wir belästigen sie mit diesem Begriff, weil Sie Einfluss auf die Latenz haben. Je besser Sie sich ausstatten, desto weniger leiden Sie unter langen Antwortzeiten. Das gilt nicht nur für virtic- Anwendungen, sondern für (fast) alles, was Sie mit einem Webbrowser erledigen.… Weiterlesen

Änderungen bzgl. Mehrfachanmeldungen

Bisher haben wir es zugelassen, dass ein Anwender, unter Verwendung eines einzigen Benutzerzugangs, mehrere Aufgaben gleichzeitig ausführt.

Leider mussten wir das ändern.

In wenigen Tagen werden einige Programme den parallelen Betrieb mit anderen Aufgaben des gleichen Benutzers ablehnen müssen. Hauptsächlich sind das Berichte, die große Datenmengen ausgeben und darum länger laufen, z.B. Stundenzettel / TimeSheet oder Reisekostenabrechnung.

Falls Ihnen das passiert, erhalten Sie statt des angeforderten Berichts einen entsprechenden Hinweis. Erst wenn Ihre konkurrierenden Verarbeitungen beendet sind, können Sie den gewünschten Bericht nochmals anfordern.… Weiterlesen

Verfahrensänderung bei Verarbeitungsprozessen

Sehr kurzfristig werden wir in den Abrechnungsfunktionen (Tages- und Monatsabschlüsse) das Verfahren ändern.

Sie erhalten dann nicht mehr bis zum Ende der Verarbeitung über alle ausgewählten Mitarbeiter Ergebnisanzeigen, sondern die angeforderten Verarbeitungen werden im Hintergrund vorgenommen, so dass Ihr Browserfenster sofort wieder frei ist.

Den Abarbeitungsstand der Hintergrundverarbeitung können Sie in der Warteschlange des Administrationsprogrammes einsehen. Dort werden Ihnen auch evtl. Fehlermeldungen angezeigt.… Weiterlesen

Restrukturierung der Web Services

Wichtige Information für Software-Entwickler

Die zahlreichen Erweiterungen der letzten Monate haben dazu geführt, dass sich in einigen IDEs die Verarbeitungszeit beim Aktualisieren aus unseren WSDLs verlängert hat. Angesichts der geplanten Erweiterungen könnte sich dieses Verhalten zu einem Hindernis entwickeln.

Wir haben deshalb sämtliche ports in eigene WebServices ausgelagert. Das betrifft die WebServices virrpc, virdoc und virsoapmanaged auf dem gateway virtic24.com. Diese enthalten jetzt nur noch veraltete Methoden, die wir weiterhin unterstützen, weil sie irgendwo implementiert sind (und für eine kurze Übergangszeit aktuelle Methoden, deren Implementierung uns bekannt ist).… Weiterlesen

Web Services: Umstellung auf dynamische Schnittstellen abgeschlossen

Wichtige Information für Software-Entwickler:

Es stehen jetzt für alle Stammdaten, sowie auch Einsatzpläne, Budgets und so weiter, dynamische Schnittstellen zur Verfügung. Diese sind on-line dokumentiert (Zugangsdaten erhalten Sie über Ihren Ansprechpartner). Dort finden Sie jetzt auch die Dokumentation zu den Importschnittstellen wie Arbeitszeiten, Lohnbuchungen, AZK-Bewegungen, Rohdaten und andere.

Wir bitten darum, bei Neuentwicklungen die alten –statischen– Schnittstellen nicht mehr zu verwenden. Zur schnelleren Einarbeitung können wir für einige Entwicklungswerkzeuge Musterprogramme zur Verfügung stellen.

Alle alten Schnittstellen funktionieren weiterhin. Um einen sicheren und performanten Betrieb zu gewährleisten, überprüfen Sie bitte, auf welchen WebService Sie zugreifen.… Weiterlesen

Detailanzeige in der Ereignisbearbeitung

Die Ereignisbearbeitung wurde heute um eine Detailanzeige erweitert. Wenn Sie diese unter „Einstellungen“ aktivieren und den neuen Detailbereich aufklappen, wird für jede mit der Maus markierte Buchung eines Mitarbeiters das Timesheet der dazugehörigen Schicht angezeigt.

Wenn Sie ohne Aktivierung der Detailanzeige den Detailbereich aufklappen, erhalten Sie weitere Informationen zu der neuen Funktion.… Weiterlesen

Arbeitsfrei an Weihnachten und Sylvester?

Weder der 24.12. noch der 31.12. sind gesetzliche Feiertage. Deshalb werden diese Tage nicht im virtic Feiertagskalender geführt, und für Lohnempfänger auch keine Buchungen für Feiertagslohn erzeugt.

Um für alle Mitarbeiter (oder per Niederlassung, Abteilung, …) ganze/halbe Urlaubstage zu erfassen, verwenden Sie bitte die Funktion „Massenanlage“ in der Fehlzeitverwaltung.

Diese Funktion erleichtert auch die Erfassung des Betriebsurlaubes.… Weiterlesen

Neue virtic WebServices für Softwareentwickler

Wie vor einiger Zeit schon in der Dokumentation virtic WebServices angekündigt, haben wir vor einigen Wochen die ersten 20 Stammdatenschnittstellen der Generation 2 zur Verfügung gestellt. An den Methoden zur Verarbeitung und Ausleitung von Bewegungsdaten, Buchungen u.s.w. ändert sich kurzfristig nichts.

Die Generation-2 Methoden werden sämtliche bisherigen Schnittstellen zum Austausch von Stammdaten ablösen. Selbstverständlich werden die früheren Schnittstellen weiter betrieben, so dass Sie deswegen in Ihrer Applikation keine Änderungen vornehmen müssen.

Neben technischen Verbesserungen geht die Funktionalität der neuen Schnittstellen weit über den Umfang der bisherigen hinaus.… Weiterlesen

Lohn-Schnittstellen zu Datev ‘Lodas’ vs. ‘Lohn und Gehalt’

Die DATEV-Anwendung ‚Lohn & Gehalt‘ kann Daten im ‚Lodas‘-Format nicht mehr verarbeiten. Für ‚Lodas‘ erzeugte Buchungssätze müssen kostenpflichtig im Rechenzentrum der DATEV in Nürnberg in das neue Schnittstellenformat für ‚Lohn und Gehalt‘ konvertiert werden.

Wenn Sie das neue DATEV-Programm ‚Lohn & Gehalt‘ verwenden, sprechen Sie bitte mit Ihrem virtic-Kundenbetreuer, damit wir Ihre Lohn-Export-Schnittstelle auf das geänderte Datenformat umstellen können. Sie sparen dadurch Verarbeitungszeit und Kosten ein. Das gilt auch dann, wenn dieses Programm nicht in Ihrem Haus, sondern in der Kanzlei Ihres Steuerberaters eingesetzt wird.… Weiterlesen

Abrechnung Subunternehmer über Geräte-Betriebsstunden

Subunternehmer, bzw. deren Maschinenführer, können jetzt mit ihren Mobiltelefonen Betriebsstundenzählerstände in Echtzeit übermitteln. Bei Ankunft der Daten ermittelt virtic die Betriebsstunden je Baustelle — auf Wunsch auch per Arbeitsgang/Tätigkeit — und fasst diese für die Abrechnung übersichlich pro Gerät zusammen.

Das Personal der Subunternehmer wird hierbei als „externer Mitarbeiter“ geführt, und kann so alle Funktionen der virtic Zeiterfassung nutzen. Das ermöglicht z.B. auch eine Ortung bei Arbeitsbeginn und -Ende, so dass auf fremden Baustellen abgeleistete Betriebsstunden nicht mehr versehentlich in die Abrechnung des Subunternehmers einfließen können.… Weiterlesen

Baustellenauswahl erweitert

In den reports „Baustellenzeiten“ und „Abrechnungsvorschau Arbeitszeiten“ werden wir in Kürze die Selektion der auszuwertenden Baustellen um einen Freitext-Filter erweitern.

In dem neuen Suchfeld können, durch Leerzeichen oder Kommata getrennt, Suchbegriffe wie z.B. Baustellen-Nummern oder Bestandteile von Bezeichnungen eingegeben werden. Rechts daneben kann bestimmt werden, gegen welche Informationen zur Baustelle die Suchbegriffe verglichen werden sollen:

  • Nummer: Ausschließlich Baustellen-Nr.
  • Bezeichnung: Ausschließlich Baustellen-Bezeichnung
  • Nummer und Bezeichnung: Nur Baustellen-Nummer und -Bezeichnung (Voreinstellung)
  • Nr., Bez., Adresse …: Baustellen-Nummer und -Bezeichnung, Adressfelder (Straße, PLZ, Ort, Ortsteil), Infofeld, Kontaktinformationen, Baustellengruppe

Dabei können auch „unvollständige“ Suchbegriffe verwendet werden.… Weiterlesen

Dateityp nicht unterstützt

Sie möchten die virtic-Software auf Ihrem Handy installieren, aber nach dem Download der Software erhalten Sie die Fehlermeldung „Dateityp nicht unterstützt“? Dann haben Sie vermutlich ein T-Mobile-Handy in der Hand und haben den Web’n’Walk-Browser genutzt, um die Download-Adresse einzugeben.

Nutzen Sie bitte nicht den Web’n’Walk-Browser, sondern den T-Zones-Browser, der sich ebenfalls auf Ihrem Handy befindet. Dieser Browser erlaubt auch die Installation der virtic-Software.… Weiterlesen

Wichtig: Gebührenfalle GPS

In manchen neueren Mobiltelefonen sind Grundeinstellungen vorhanden, die unter ungünstigen Bedingungen hohe Gebühren verursachen können!

Die Nutzung der GPS-Funktion auf dem Handy (z.B. durch virtic-Programme, die die GPS-Daten des Handys verwenden) verursacht keine Mobilfunkgebühren, solange für die Standortbestimmung nur die GPS-Signale von Satelliten verwendet werden. Einige Handys bieten ergänzende Standortbestimmungsmethoden, mit der die Standortbestimmung beschleunigt werden kann. Diese ergänzenden Bestimmungsmethoden nutzen aber auch das Mobilfunknetz und verursachen hierdurch Gebühren, deren Höhe vom zugrunde liegenden Mobilfunkvertrag abhängen und die in ungünstigen Fällen sehr hoch sein können.… Weiterlesen

Entfernungsabhängige Fahrtzeit-Pauschalen

Im Februar wurden die Fahrtzeit-Regelwerke erweitert. Fahrtzeiten können jetzt, auch in Abhängigkeit von Entfernungen (Fahrtenbuchdaten) oder Distanzen (Luftlinien), mit Pauschalbeträgen entlohnt werden. Dieses Verfahren kann alternativ oder in Ergänzung zur Ermittlung von Lohnstunden nach Kilometer-Staffeln eingesetzt werden.

Die Abrechnungsparameter können dabei dezidiert für verschiedene Strecken (z.B. Firma oder Niederlassung zum Einsatzort, Baustellenwechsel, Heimfahrt vom Kunden, u.s.w.) festgelegt werden, und sich nach Abwesenheitsdauer (eintägig, mehrtägig, …) unterscheiden. Die Anwendung unterschiedlicher Vereinbarungen kann über etliche Kriterien (Organisationseinheit, Facharbeiter/Azubi/…, Projekt/Baustelle, Fahrer/Beifahrer/Mitfahrer u.s.w.) gesteuert werden, bis hinunter zu Kombinationen von Mitarbeiter und Einsatzort.… Weiterlesen

Pauschale Lohnkomponenten

Extras wie Prämien, Sonderzahlungen, oder z.B. pauschale Vergütungen für üblicherweise unbezahlte Fahtzeiten (in Ausnahmefällen), können ab der ersten Abrechnungsperiode 2010 zu jedem beliebigen Arbeitsgang erfasst werden. Auch dann, wenn diese Arbeitszeit selbst nicht lohnrelevant ist, wird der Auszahlungsbetrag unter der konfigurierten Lohnart an das Lohn- und Gehaltsprogramm exportiert, und im Timesheet/Stundenzettel in einer separaten Spalte ausgegeben.

Beliebig viele pauschalierte Lohnkomponenten können als Betrag oder Menge * Satz konfiguriert werden. Dabei wird zwischen festen Beträgen, und variablen Lohnkomponenten, für die Menge und/oder Abrechnungssatz bzw.… Weiterlesen

Auszahlung vom Arbeitszeitkonto, und das Gegenteil

Wenn in der Arbeitszeitverwaltung für einen Mitarbeiter eine Auszahlung vom Arbeitszeitkonto (AZK) eingegeben wird, werden folgende Buchungen erzeugt:

  • Eingabe: -10.0 Stunden (Auszahlen anklicken)
  • AZK-Buchung: -10.0 Stunden
  • Lohn-Buchung: 10.0 Stunden mit der ausgewählten Lohnart

Wenn Überstunden nicht automatisch (ggf. nur teilweise nach vorgegebenen Staffelwerten) dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben werden sollen, werden dafür Lohnbuchungen erzeugt. Möchte ein Mitarbeiter im Einzelfall eine bestimmte Anzahl von Überstunden auf seinem AZK parken, wird das wie oben –nur mit anderem Vorzeichen– eingegeben:

  • Eingabe: 10.0 Stunden (Auszahlen anklicken)
  • AZK-Buchung: 10.0
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Schlechtwetter-Ausfallzeit kleiner als 1 Stunde / Tag

Wenn Sie das virtic Schlechtwetter-Modul einsetzen um Saison-KUG Ausfallzeiten zu berechnen, überprüfen Sie bitte, ob Sie uns alle notwendigen Informationen übermittelt haben:

  • Lohnart für Saison-KUG ab einer Stunde Ausfallzeit pro Tag
  • Lohnart für wetterbedingte Ausfallzeiten kleiner als eine Stunde pro Tag

Anstatt Schlechtwetter-Ausfälle unter einer Stunde am Tag auf eine alternative Lohnart zu buchen, können diese Zeiten in der Lohnabrechnung auch unberücksichtigt bleiben (Fehlstunden, die ggf. mit Arbeitszeitkonto-Guthaben „aufgefüllt“ werden).

Wenn uns für die zu kurzen Ausfallzeiten (noch) keine Verarbeitungsvorschriften vorliegen, laufen diese in die Saison-KUG-Lohnart, und müssen in der Lohnanwendung manuell nachbearbeitet werden.… Weiterlesen

Vollständigkeitsprüfung vor der Lohnbuchung

Vor jeder Lohnbuchung wird per Mitarbeiter geprüft, ob der Datenbestand der Abrechnungsperiode plausibel ist. Diese Prüfung kann natürlich nicht feststellen, ob jede Tätigkeit korrekt erfasst ist, kann also eine manuelle (tägliche) Überprüfung der erfassten Arbeitszeiten (durch Projekt- oder Bauleiter) nicht vollständig ersetzen.

In der automatisierten Vollständigkeitskontrolle der Zeiterfassungsdaten werden kritische und tolerierbare Sachverhalte unterschieden.

Kritisch:

Die Buchung der Lohnabrechnungsperiode wird für einen Mitarbeiter abgelehnt, wenn für mindestens einen Arbeitstag keinerlei Informationen vorhanden sind.

Wenn es sich dabei um eine genehmigte Abwesenheit handelt, die nicht als Urlaub/Krankheit/… erfasst wurde, also z.B.… Weiterlesen

Lohnabrechnungsperioden bei wöchentlicher Überstundenermittlung

Wenn Überstunden per Arbeitswoche (Montag bis Freitag, Samstag und Sonntag separat) oder per Kalenderwoche ermittelt werden, sollte die Lohnabrechnungsperiode grundsätzlich an einem Montag beginnen und an einem Sonntag enden. Die Lohnabrechnungszeiträume können frei gewählt werden, müssen also nicht zwingend mit einem Kalendermonat bzw. der Abrechnungsperiode des Rechnungswesens übereinstimmen.

Wenn bei wöchentlicher Ermittlung von Mehrarbeitsstunden die Periode vom Monatsersten bis Ultimo läuft, leidet die Transparenz, weil die Überstunden vom Monatsersten bis Monatsletzten nicht mit der Lohnabrechnung übereinstimmen. Spätestens wenn auch noch Überstunden (anteilig) auf Arbeitszeitkonten gebucht und Fehlstunden automatisch vom Arbeitszeitkonto ausgeglichen werden, verlieren viele Mitarbeiter den Durchblick und wenden sich mit Erklärungsbedarf an die Personalabteilung.… Weiterlesen

Erkennen der Dreimonatsfrist (Wegfall Steuerfreiheit der VMA-Pauschalen)

Die Reisekostenabrechnung wurde um ein Analyse-Modul erweitert, das Ihnen helfen kann Dreimonatsfristen zu erkennen. Bei entsprechenden Warnungen können Sie den genauen Sachverhalt in kalendarischen Übersichten überprüfen, und ggf. Sperrfristen –in denen Pauschalen für Verpflegungsmehraufwände entweder voll versteuert, oder auch gar nicht mehr ausgezahlt werden sollen– hinterlegen bzw. beenden.

Warnungen werden ausgegeben, wenn

  • ein Mitarbeiter mindestens drei Monate an drei oder mehr Arbeitstagen auf der gleichen Baustelle (bzw. beim gleichen Kunden) vor Ort gearbeitet hat, und danach keine Spesensperre eingetragen wurde. Dieser Prüfzeitraum umfasst mehr als 3 Monate, wenn die Tätigkeit durch Fehlzeiten (Krankheit, Urlaub, Fortbildung) unterbrochen wurde.
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Zeit-Manipulationen an Arbeitstagen mit Kurzarbeit oder Saison-KUG (Schlechtwetter)

An Arbeitstagen mit KUG- oder S-KUG-Ausfallzeiten werden keinerlei Regeln für automatisierte Manipulationen der Arbeitszeiten ausgeführt. Das betrifft den automatisierten Pausenabzug, Fahrtzeitbewertungen, und alle anderen Automatiken, die Arbeitszeiten oder deren Buchungsparameter (z.B. Lohnarten) verändern können.

An allen Arbeitstagen, an denen Kurzarbeitergeld oder Schlechtwettergeld (Saison-KUG) berechnet wird, muss der Mitarbeiter Arbeitspausen also selbst erfassen, bzw. muss im Backoffice die Arbeitspause (bzw. eine andere Änderung) nachgetragen werden.

Das Folgende gilt nur für KUG, nicht für Saison-KUG:

Unnötige KUG-Buchungen können entstehen, wenn für Mitarbeiter längere KUG-Ausfallzeiten disponiert wurden, und trotzdem an einigen dieser Tage gearbeitet wurde.… Weiterlesen

Gestaffelte VMA-Pauschalen in Abhängigkeit von der Montagedauer

Wenn die Höhe der pauschalen Erstattung von Verpflegungsmehraufwänden (Auslöse) abhängig von der Dauer der Reise (Montagedauer) ist, kann jetzt die VMA-Pauschale in Staffeln „Ab Reisetage – Betrag“ hinterlegt werden. Die virtic Reisekostenabrechnung verwendet dann ggf. unterschiedliche Beträge für jeden einzelnen Reisetag (mit identischer Abwesenheitszeit).

Das geschieht in Ergänzung der kundenspezifischen Spesentabellen, die bereits andere Staffeln (z.B. Luftlinie vom Firmensitz bzw. Wohnort des Mitarbeiters zum Reiseziel, oder bei Auslösen nach Entfernungszone der Baustelle) beinhalten können, und/oder Spesen nach Parametern wie z.B. organisatorische Zugehörigkeit des Mitarbeiters oder Klassifizierung der Baustelle (Tätigkeitsort) berechnen.… Weiterlesen

Pausenabzug in der Mitte der Schicht

Beim einfachen variablen Pausenabzug (basierend auf der Dauer der Arbeitszeit per Schicht/Tag) steht je Arbeitszeitmodell jetzt eine weitere Option zur Verfügung: „Pausenabzug in der Mitte der Schicht versuchen„. In vielen Fällen führt das zum Lohnstundenabzug etwa in der Mittagszeit, und nähert sich damit dem Zeitraum an, in dem ein Mitarbeiter vermutlich eine Arbeitspause genommen hat.

Warum „versuchen“? Weil andere Optionen des variablen Pausenabzuges wie „Pausenabzug von Fahrtzeiten vermeiden“ oder Voreinstellungen zur Auswahl des Projektes (der Baustelle) für den Pausenabzug einen „mittigen“ Abzug der Arbeitspausen verhindern können.… Weiterlesen

Automatisierte Behandlung von Pausenzeiten

Ab sofort können zu jedem Arbeitszeitmodell Pausenzeiträume angegeben werden, in denen vom Mitarbeiter erfasste Pausenzeiten automatisch auf die Soll-Pausenzeit aufgefüllt werden, falls die gebuchte Pausenzeit zu kurz ist. Fehlt in einem Pausenzeitraum diese Angabe des Mitarbeiters, wird die Pausen-Sollzeit von der Arbeitszeit abgezogen.

Pausenzeiträume können als Von-Bis Uhrzeit oder als Staffelwerte Ab Stunden* definiert werden. Je Pausenzeitraum benötigen wir die vereinbarte Pausenzeit, und ein bevorzugtes Zeitfenster für einen evtl. nötigen automatischen Pausenabzug. Pausenzeiträume können (nur) für bestimmte Wochentage gelten, und die Abzugsautomatik kann individuell per Tag und Mitarbeiter, für Feiertagsarbeit, oder in Kombination mit Fehlzeiten (z.B.… Weiterlesen

Pausenabzug und Zulagen / Zuschläge

Jeder automatisierte Pausenabzug, der nicht auf festgelegten Pausenzeiten basiert, kann „Ungerechtigkeiten“ verursachen, wenn am betroffenen Tag auch Zulagen und/oder Zuschläge zu berechnen sind. Obwohl automatische Pausenabzüge mit hoher „Zielgenauigkeit“ konfiguriert werden können, kann immer einmal ein Fall auftreten, in dem solche Regelwerke knapp an der Realität „vorbeischätzen“.

Wenn z.B. variable Pausenabzüge basierend auf dem Arbeitszeitgesetz eingerichtet sind, und die Überschreitung der zulässigen Arbeitszeit bei einer Tätigkeit festgestellt wird, die in die Nachtstunden hineinreicht, kann es passieren, dass dem Mitarbeiter dadurch für die abgezogene Pausenzeit die Nachtzuschläge verloren gehen.… Weiterlesen

Neue Variante beim Abzug variabler Arbeitspausen

Im Normalfall werden automatisierte variable Arbeitspausen nach Überschreitung der festgelegten Schicht- bzw. Tagesarbeitszeit-Staffeln chronologisch von den Arbeitszeiten auf der Baustelle mit der insgesamt längsten Arbeitszeit des Tages abgezogen, unabhängig von der Tätigkeit.

Daraus resultiert, dass die Pausen in den meisten Fällen von bezahlten Anfahrtszeiten abgezogen werden, für die oft geringere Abrechnungssätze (und/oder auch Stundenlöhne) festgelegt sind, bzw. eine Abrechnung an den Kunden nicht vereinbart ist. In wenigen Ausnahmefällen ist dieser Effekt nicht akzeptabel.

Zu den bisherigen Pausenabzugs-Varianten „Abzug von der ersten bzw.… Weiterlesen

WebServices aktualisiert

Informationen für Software-Entwickler:

Es steht eine neue Methode (getMarEvents) zum selektiven download von Mitarbeiter-Ereignissen zur Verfügung. Weiterhin wurde im Port „Buchung“ eine Methode (getBusa2) ergänzt, die die detaillierte Kostenzuordnung bei in verschiedenen Baustellen mehrfach verwendeten Kostenträgern unterstützt. Für diese beiden neuen Methoden gibt es (noch) keine Windows-Konsolen-Schnittstelle, sie können nur mit den virtic WebServices genutzt werden.

Ein identisch zum WebService „virsoapdev“ (nur für SOAP-Entwickler) konfigurierter produktiver WebService ist im Testbetrieb und wird kurzfristig auf einem anderen Server freigegeben.

Bei dem für .net… Weiterlesen

Ausweis KM-Erstattung in Reisekostenabrechnungen geändert

Vom Mitarbeiter beanspruchte Kilometergelder für Fahrten mit privaten Fahrzeugen wurden bisher in den Reisekostenabrechnungen nur mit Anzahl Kilometer, Erstattungssatz (sowie ggf. in Ansatz gebrachte Minima, Maxima, oder KM-Abzüge), und Betrag ausgewiesen.

Ab Juni 2009 wird zusätzlich in der Spalte „Ziele“ die Bezeichnung der Fahrtstrecke (wie „Wohnung-Arbeitsstätte“, „Baustelle-Baustelle“, „Firma-Baustelle“ u.s.w.) angegeben, und die Baustellen- respektive Projektbezeichnung –soweit bei der Zeiterfassung angegeben– in den Abrechnungstext übernommen.

Zur Ausgabe weiterer Fahrtdetails steht eine separate Auswertung „Mitarbeiter-Fahrten“ zur Verfügung.… Weiterlesen

Arbeitszeit am Feiertag

Hier stehen alternative Konfigurationen zur Verfügung. Beispiel: 1. Mai am Freitag, 8.00 Sollstunden des Mitarbeiters für Freitag, Arbeitszeit am 1. Mai 4.00 Stunden.

  • Arbeitszeit als Überstunden (Standard-Einstellung). Als Lohn gebucht werden 8.00 Stunden mit der Lohnart „Feiertag“ und 4.00 Stunden mit der Lohnart „Überstunden-Grundvergütung“ bzw. „Arbeitszeit“, und, sofern Zuschläge vereinbart sind, dafür z.B. 4.00 Stunden mit der Lohnart „Überstundenzuschlag 25%“.
  • Arbeitszeit mit Feiertagslohn verrechnen (Alternative Einstellung). Als Lohn gebucht werden 4.00 Stunden mit der Lohnart „Feiertag“ und 4.00 Stunden mit der Lohnart „Arbeitszeit“.
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Lohn-Buchungsläufe sind jetzt handlicher

Die Verwendung der Funktion „Stunden buchen“ in der Arbeitszeitverwaltung ist für umfangreiche Mitarbeiter-Selektionen etwas unhandlich. Bei sehr großen Datenmengen ist die Vollständigkeitskontrolle anhand der während der Verarbeitung ausgegebenen Buchungssätze mühsam, und das Nachbuchen der Mitarbeiter, die aufgrund von Abbruch-Fehlern (z.B. fehlende Daten an Arbeitstagen) nicht verarbeitet wurden, erfordert eine neue Mitarbeiter-Auswahl.

Kürzlich haben wir deshalb den L&G-Buchungslauf in den Monatsabschluss-Manager integriert. Dort können Sie die Lohnvorbereitung und -kontierung einer Abrechnungsperiode für alle Mitarbeiter mit wenigen Mausklicks beauftragen. Jeder Mitarbeiter wird dann einzeln verarbeitet, so dass Abbruchfehler nicht dazu führen können, dass auch die nachfolgende Mitarbeiter nicht mehr verbucht werden.… Weiterlesen

Vereinfachung umfangreicher Berechnungen

Einige zeitkonsumierende Berechnungen in Tages- und Monatsabschlüssen, die Ausgaben wie z.b. die erzeugten Buchungssätze oder auch nur Statusmeldungen an den WebBrowser senden, können jetzt einfacher angestossen werden.

Mit dem Administrationstool für Tages- und Monatsabschlüsse werden Verarbeitungsaufträge erteilt, die etwas später abgearbeitet werden. Der WebBrowser ist so während der Verarbeitung nicht mehr „blockiert“. Die Auftrags-Warteschlange kann jederzeit eingesehen werden, und nach Abarbeitung werden die Ergebnisse angezeigt.

In der jetzt vorliegenden Beta-Version können folgende Verarbeitungen für die selektierten Mitarbeiter (leicht zeitversetzt) gestartet werden:

  • Tagesabschlüsse für einzelne Tage, Zeiträume wie Wochen, und ganze Abrechnungsperioden.
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Update Schnittstellen zu PDS Lohn-X

Mit der aktuellen Schnittstellenversion „V02“ (Version 2) exportierte Buchungssätze wird PDS nur noch bis Juni 2009 verarbeiten. Spätestens mit der Lohnabrechnungsperiode Juli 2009 muss auf „V03“ ungestellt werden. Derzeit kann „PDS Lohn-X“ Dateien beider Versionen importieren, so dass eine Umstellung bereits jetzt technisch möglich ist.

Die PDS-Export-Schnittstelle (#5023 im Kundenmenü) beherrscht beide Versionen, für „V03“ benötigen wir in einigen Fällen Zusatzangaben (Betriebsnummer Unfallversicherung und Gefahrtarifstelle). Andere PDS-Export Funktionen werden nicht mehr gewartet. Wenn Sie PDS Software einsetzen, sprechen Sie bitte mit unserer Kundenbetreuung.… Weiterlesen

Update SOAP-Schnittstellen

Bzgl. Erweiterungen der virtic WebServices können Softwareentwickler eine aktualisierte Dokumentation der SOAP-Schnittstellen anfordern. Es besteht kein Handlungsbedarf, wenn weder die Methode getLst benutzt, noch eine statische Register-Schnittstelle (alle Formate) verwendet wird.… Weiterlesen

“Ausreißer” in Reisekostenabrechnungen erkennen

Wenn ein Mitarbeiter auf Reisen erkrankt oder versehentlich die Rückkehr (Ankunft zuhause bzw. in der Firma) nicht am Freitag abends, sondern erst am Montag erfasst, können zuviel Spesen berechnet werden. Damit solche Fälle schon bei der ersten Sichtkontrolle auffallen, sind sowohl in der Spesenvorschau als auch im Abrechnungsbeleg die Wochenenden, Feiertage, und Arbeitstage ohne Zeiterfassung hellgrau unterlegt.… Weiterlesen

Kurzarbeitergeld

Wenn Kurzarbeit für Sie ein Thema geworden ist, kann virtic Ihnen das Handling etwas erleichtern. Mit dem Kurzarbeitergeld-Modul (KUG) decken wir folgende Funktionalitäten ab:

  • Ermitteln der Kug-Stunden an Tagen mit (partieller) Ausfallzeit für alle Mitarbeiter, die an der Zeiterfassung teilnehmen.
  • Separate Zeitnachweise für die Agentur für Arbeit mit detailliertem Ausweis der Arbeits- und Kug-Zeiten, sowie optional dem Zeitanteil der Kurzarbeit zu den Sollzeiten.
  • Export der Kug-Zeiten an Lohn- und Gehaltsabrechnungsprogramme mit der entsprechenden Lohnart.

Das KUG-Modul kann auch zusammen mit der Abwicklung des Saison-Kurzarbeitergeldes (Schlechtwetter) eingesetzt werden.… Weiterlesen

Mitarbeiter-Filter im Cockpit

Neben der Begrenzung der Anzeige der Mitarbeiter im Cockpit — mittels Niederlassungs- und Abteilungsfiltern — steht jetzt auch ein Namensfilter zur Verfügung. Im Eingabefeld dieses Filters können Bestandteile von Vor- und Nachnamen sowie von Personalnummern benutzt werden. Nach dem Verlassen des Eingabefeldes (TAB-Taste oder Mausklick außerhalb des Feldes) wird die Anzeige sofort neu aufgebaut.

Beispiele:

  • Die Eingabe „ich“ begrenzt die Anzeige auf die Mitarbeiter, in deren Vor- oder Nachnamen „ich“ enthalten ist, also z.B. Michael, Wunderlich, Richter u.s.w.
  • Die Eingabe „7“ zeigt nur die Mitarbeiter an, deren Personalnummer die Ziffer Sieben enthält, also z.B.
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Abgabe von Kostenrechnungs-Buchungen via L&G-Schnittstellen

Grundsätzlich können Kostenstellen und Kostenträger in Buchungssätzen, die an Lohn- & Gehaltsabrechnungs-Systeme abgegeben werden, bebucht werden. Ggf. werden dabei Lohnnebenkosten wie z.B. Verpflegungsmehraufwände auf die beteiligten Kostenträger aufgeteilt. Wenn allerdings für Gehaltsempfänger die mit dem Gehalt abgegoltene Arbeitszeit nicht an die L&G-Anwendung abgegeben wird, ist die Weitergabe von KSt-/KTr-relevanten Buchungen vom Lohnprogramm an die Kostenrechnung nicht möglich, weil bezogen auf die Kostenrechnung unvollständig.

Wenn Ihr L&G-Programm statistische Lohnarten unterstützt, die vergütungsneutral die Gehaltsabrechnung nicht beeinflussen, bebucht aber an die Kostenrechnung durchgereicht werden können, können unsere L&G-Schnittstellen entsprechende Buchungen erzeugen.… Weiterlesen

Über Minuten-”Differenzen”

In Timesheets (Stundenzetteln) kann es vorkommen, dass eine nachgerechnete Stunden-Summe über mehrere Arbeitszeitabschnitte hinweg nicht ganz genau mit der ausgewiesenen Spaltensumme übereinstimmt. Das liegt am Ausgabeformat, insbesondere wenn Stunden als HH:MM (08:30) statt als Dezimalstunden (8,50) dargestellt werden.

Jede Zeitbuchung wird von uns mit der Millisekunde aufgezeichnet, in der die Eingabe beim Server eintrifft. Die Zeit wird dabei im Format TT.MM.JHJJ HH:MM:SS.SSS (Datum Stunden : Minuten : Sekunden . Millisekunden) gespeichert. Die zwischen zwei Ereignissen verstrichene Arbeitszeit berechnen wir als Dezimalstunden auf bis zu zehn Nachkommastellen genau.… Weiterlesen

Arbeit außerhalb der Regelzeiten

Die Lohnrelevanz von Arbeitszeiten außerhalb definierter Zeiträume kann von einer Genehmigung abhängig gemacht werden. Die Zeiträume, in denen erfasste Arbeitszeit nur nach Genehmigung bezahlt wird, können flexibel vorgegeben werden, z.B. anhand von allgemeinen Arbeitszeiten, mitarbeiter- bzw. abteilungsspezifischen Regelarbeitszeiten, oder für bestimmte Baustellen/Projekte (auch im Mehrschichtbetrieb).

Beispiel: Auf allen unter „Kunde X“ kategorisierten Baustellen müssen Arbeitszeiten vor 06:00 und nach 18:00 Uhr angeordnet bzw. genehmigt werden. Einige erfasste Zeiten:

Von Bis Arbeitszeit Freigabe Bezahlte Zeit
06:00 14:00 8.00 egal 8.00 06:00-14:00
05:45 14:00 8.25
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Baustellen-Suchfunktion für mobile Eingabegeräte

Alternativ zur Baustellenauswahl mit Listen (Baustellenzuweisungen oder Termine des Mitarbeiters) und der Eingabe von Nummern haben wir eine Suchfunktion implementiert.

In der Auswahl der Baustelle / des Projektes auf dem Mobiltelefon, Blackberry, Web-Browser, Zeiterfassungs-Terminal etc. kann jetzt auch in Bezeichnungen, Nummern und Info-Feldern gesucht, und dann ein Suchergebnis als Eingabe übernommen werden.

Über die Einsatzmöglichkeiten dieser Funktion in Ihrem Unternehmen sprechen Sie bitte mit Ihrem Kundenbetreuer.… Weiterlesen

Erweiterung automatischer Pausenabzug

Beim automatischen Abzug variabler (d.h. abhängig von der Tages-Arbeitszeit, nicht Uhrzeit-genau mit fester Länge) Pausen wurde bislang immer die Arbeitszeit zugrundegelegt. In Kürze können die Schwellenwerte zur Bestimmung der Pausenlänge auch als Lohnstunden, Arbeitszeit ohne Fahrtzeiten u.s.w. angegeben werden. Weiterhin kann dieser Pausenabzug wahlweise gleitend oder absolut erfolgen.

Beispiel 1: Tages-Arbeitszeit 7.25 Stunden incl. 2.00 Std. Fahrtzeit. Aufgrund einer entsprechenden Vereinbarung wurden 0.5 Stunden der Fahrtzeit als nicht bezahlt gekennzeichnet. Die Lohnstunden des Tages vermindern sich dadurch auf 6.75 Stunden. Ab 7.0… Weiterlesen

Aktuelle Überstunden aller Mitarbeiter

Für einen schnellen Überblick über aktuell aufgelaufene Überstunden aller Mitarbeiter steht jetzt eine Überstunden-Vorschau zur Verfügung. Ausgegeben werden die aktuellen Salden der Arbeitszeitkonten, die in Tagesabschlüssen erfassten Überstunden der laufenden Lohnabrechnungsperiode (bzw. des Monats, wenn keine Lohnverarbeitung stattfindet), und die Summe.

Überstundenzuschläge, Nacht-, Sonn- und Feiertagszuschläge etc. werden erst bei der Buchung der Lohnabrechnungsperiode berechnet. Beim Monatsabschluss wird die Spalte „Vorl. Überstd.“ zurückgesetzt.

Zur Einrichtung von Arbeitszeitkonten (Flexkonten), Lohnzuschlägen, Tages- und Monatsabschlüssen etc. wenden Sie sich bitte an den Support bzw.… Weiterlesen

Baustellenauswahl in der Ereignisbearbeitung

Im Feld „Baustelle“ der Ereignisbearbeitung wurde die Auswahl der Baustelle verändert. Die Auswahl-Liste wurde durch eine Auswahl mit Suchfunktion ersetzt. Es kann hier nach Zeichenketten (signifikante Teile der Baustellenbezeichnung o.ä.) gesucht werden.

Die Suchfunktion ist konfigurierbar. Eingestellt werden kann u.a., in welchen Feldern des Baustellenstamms nach Übereinstimmungen mit dem Suchkriterium gesucht wird (Bezeichnung, Nummer, Info-Feld). Entspricht die Standard-Einstellung nicht Ihren Wünschen, wenden Sie sich bitte an Ihren Kundenbetreuer.… Weiterlesen

Vollständigkeitsüberprüfung der Zeiterfassung

In der Fehlzeiterfassung gibt es jetzt eine neue Übersicht: Vollständigkeit prüfen. Für die eingangs ausgewählten Mitarbeiter wird für jeden Arbeitstag der Lohnabrechnungsperiode angezeigt, ob Arbeits- und/oder Fehlzeiten erfasst wurden. Beim Überfahren eines Tages mit der Maus werden zusätzliche Informationen (Schichtanfang, Schichtende u.s.w.) angezeigt.

Mit einem Mausklick auf das Stopp-Symbol wird für den Tag eine Fehlzeit zur Verrechnung mit Mehrarbeit innerhalb der laufenden Periode angelegt. Damit wird dokumentiert, dass die Abwesenheit genehmigt ist, und der Mitarbeiter nicht nur vergessen hat seine Arbeitszeiten zu erfassen.… Weiterlesen