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virtic Zeitwirtschaft für Lokführer

Zeiterfassung für Triebfahrzeugführer

Die Lokomotivführer nutzen ihr Smartphone, um ihre Arbeitszeiten zu erfassen. Die Erfassungslogik wird an die Anforderungen Ihres Unternehmens und seine betrieblichen Abläufe angepasst. So können neben den eigentlichen Arbeitszeiten auch betriebliche Informationen wie die Übernahme oder Abgabe eines Triebfahrzeuges oder von Zugeinheiten erfasst werden. Auch Betriebszustände oder Tankvorgänge lassen sich komfortabel erfassen. Die Bedienung der Software ist deshalb selbsterklärend und kann praktisch nebenbei erledigt werden, ohne die Mitarbeiter von ihrer eigentlichen Arbeit abzuhalten.

Die erfassten Daten werden online auf die virtic-Server übertragen und stehen damit sofort zur weiteren Verarbeitung zur Verfügung.

Genau Ihre Prozesse

Die Buchungsmöglichkeiten werden präzise an die Abläufe und Prozesse Ihres Unternehmens angepasst. So werden genau diejenigen Informationen erfasst, die Sie benötigen, um automatisch Löhne zu berechnen, Projekte und Prozesse zu steuern oder Reisekostenabrechnungen zu erstellen. Ihre Lokführer finden sich sofort zurecht, weil alle angebotenen Buchungsmöglichkeiten an ihren betrieblichen Alltag angepasst wurden. Dabei werden auch die gewohnten Bezeichnungen für bestimmte Tätigkeiten oder Abläufe berücksichtigt.

Fortschritt live verfolgen

Die Arbeitszeitbuchungen der Triebfahrzeugführer werden online auf die virtic-Server übertragen. Mitarbeiter mit Zugangsberechtigung, beispielsweise Disponenten oder Betriebsleiter, können diese Daten nun live verfolgen, um die betrieblichen Abläufe und Prozesse zu lenken.

Cockpit

Das Cockpit zeigt übersichtlich, welcher Lokführer mit welchen Fahrtauftrag unterwegs ist, wer krank ist und wer Urlaub macht. Mithilfe der integrierten SMS- und eMail-Funktionen können die Lokführer über virtic komfortabel mit wichtigen Informationen versorgt werden.

Ereignisliste

Alle Arbeitszeitbuchungen ("Ereignisse") eines Lokführers werden chronologisch aufgelistet. So lässt sich leicht nachvollziehen, wer wann welche Arbeitsschritte gebucht hat.

Prüfung und Freigabe in der Ereignisbearbeitung

Verantwortliche Vorgesetzte können in der Ereignisbearbeitung die Arbeitszeitbuchungen überprüfen und freigeben bzw. kommentieren. Lohnbuchhalter übernehmen die Freigaben bzw. Kommentare und nehmen ggf. Korrekturen vor.

Plausibilitätsprüfung

Durch die integrierte Plausibilitätsprüfung stellt virtic sicher, dass korrekte Daten zur Lohnabrechnung gelangen.

Löhne vorbereiten

Nach der Prüfung und Freigabe bzw. Korrektur der Zeitstempel können die Lohnbuchhalter die automatisierte Berechnung der Buchungssätze für die Lohnabrechnung auf den virtic-Servern starten. Dabei werden alle gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Regelungen berücksichtigt, die in Ihrem Unternehmen zur Anwendung kommen.

 

Auswahl implementierter Regelwerke

Karenzzeiten und Rundungen

Arbeitszeitbuchungen außerhalb der Regelarbeitszeit können nach individuellen Regelungen verarbeitet werden. Arbeitszeitbuchungen können automatisch auf betrieblich vereinbarte Schichtzeiträume korrigiert werden.

Pausenzeiten

Pausenzeiten können manuell erfasst werden oder automatisch, abhängig von Ihren Regeln und der tatsächlich erfassten Arbeitszeit, von der Arbeitszeit abgezogen werden.

Bereitschaftszeiten

Für Bereitschaftszeiten können Pauschalen automatisiert gebucht werden, Bereitschaftseinsätze können mit entsprechenden Zuschlägen beaufschlagt werden.

Mehrarbeitszulagen

Zulagen für Mehrarbeit können in Abhängigkeit von optionalen gesonderten Freigaben durch Vorgesetzte und von ihrer Höhe und dem Zeitraum berechnet werden. Sie werden gemäß betrieblicher Vereinbarungen dem Arbeitszeitkonto gutgeschrieben oder zur Auszahlung vorgesehen.

Zeitzuschläge

Arbeiten zu bestimmten Zeiten (Nachtarbeit, Feiertagsarbeit etc.) können automatisch mit Zuschlägen beaufschlagt werden.

Zulagenregelungen

Sonstige Zulagen, z.B. Erschwerniszulagen, können manuell erfasst oder automatisch berechnet werden.

Arbeitszeitpauschalen

Bestimmte Tätigkeiten können automatisiert mit bestimmten Arbeitszeitpauschalen bewertet werden.

Urlaubs- und Krankheitszeiten

Fehlzeiten werden erfasst und vollständig in die Vorkontierung übernommen.

Berufsschul- und Fortbildungszeiten

Fortbildung kann disponiert werden und wird in die Arbeitszeitverwaltung übernommen. Berufsschulzeiten werden wie Arbeitszeiten erfasst.

Reisekosten berechnen

Ganz egal, wie kompliziert die Vergütung der Auswärts- und Reisetätigkeiten definiert ist: Wir verwenden die Arbeitszeitbuchungen Ihrer Lokführer, um daraus die individuellen Auslösen oder Spesen zu berechnen. Dabei fließen alle Regeln und Kriterien ein, die Sie mit Ihren Mitarbeitern vereinbart haben, beispielsweise Abwesenheitsdauern, Reiseentfernungen, Entfernungszonen, Nah- und Fernauslösen, die Zugehörigkeit zu bestimmten Organisationseinheiten, Auslagen, Kilometergeldregelungen, Kostenträgersplitting und natürlich die steuerlichen Regelungen.

Export in Ihre Lohnsoftware

Alle berechneten Buchungssätze können Sie über Schnittstellen in Ihre Lohnsoftware (z.B. Datev, SAP HR, P&I) übernehmen.

Termine zuweisen

 

Disponieren Sie ohne Verzögerung

Im Dispo-Tool sind alle Termine klar nach Lokführer oder wahlweise nach Aufträgen gegliedert. Auf einen Blick sehen Sie, wer wann wo eingeteilt ist und welcher Auftrag mit welchem Personal ausgestattet sind. Ein Zug mit der Maus genügt, um einen neuen Termin anzulegen. Der wird dem Lokführer auf seinem Smartphone sofort angeboten, damit er darauf buchen kann. So einfach disponieren Sie online mit dem Dispo-Tool: mit der Maus ziehen Sie Mitarbeiter in den Kalender und ordnen sie so den Aufträgen zu. Oder umgekehrt: Ziehen Sie Aufträge hinein und ordnen sie so den Mitarbeitern zu:

Mitarbeiter sind informiert

Jeder Triebfahrzeugführer kann sich die für ihn geplanten Termine online abrufen. Entweder über seinen Privat-PC oder auch über sein Handy. So weiß er jederzeit, welche Termine für ihn geplant sind und wo er in der kommenden Woche arbeiten soll.

Integrieren Sie Ihr ERP-System

Sie planen Ihre Aufträge in einer anderen Software? Dann übernehmen wir Ihre Planungsdaten über Webservices automatisiert in die virtic-Terminverwaltung, damit die Mitarbeiter immer sofort die passenden Informationen auf ihrem Handy oder Smartphone haben.

Mitarbeiterzugänge

Jeder Mitarbeiter hat einen persönlichen Zugang zu seinem virtic-Konto. Dort findet er seine aktuellen Stundenzettel, sein Arbeitszeitkonto, seine Reisekostenabrechnung und seine Termine. Für den Zugang zu seinem Konto benötigt er einen gängigen Browser und seine persönlichen Zugangsdaten.

Stammdaten und Termine importieren

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

Import-Schnittstellen dienen der Übernahme von Stammdaten oder Dispositionsdaten aus vorhandenen IT-Systemen, beispielsweise

  • Stammdaten der Aufträge
  • Stammdaten der Mitarbeiter
  • Stammdaten der Fahrzeuge
  • Termin- und Dispositionsdaten aus der Einsatz- und Terminplanung

Für den Import werden neben herkömmlichen Uploads von Textdateien über den Browser bevorzugt Webservices eingesetzt, die einen automatisierten Import der Daten erlauben.

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Daten exportieren

Für eine Integration der virtic-Services in Ihre Geschäftsprozesse stellt virtic eine Vielzahl standardisierter und auf Kundenwunsch individueller Schnittstellen zur Verfügung.

virtic stellt aktuelle Technologien zur Verfügung, mit denen Daten aus Ihrem virtic-Account an Ihre Software übergeben werden können. Neben dem herkömmlichen Export von Textdateien (txt, csv, asc etc.) können Daten über Webservices automatisiert übergeben werden. Einzige Voraussetzung ist, dass die Empfänger-Software in der Lage ist, Daten zu übernehmen.

Typischerweise werden exportiert:

  • Unbewertete Arbeitszeitdaten (Rohdaten, unveränderte Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter)
  • Bewertete Arbeitszeitdaten (die Buchungen der Mitarbeiter wurden auf den virtic-Servern gemäß der betrieblichen Vereinbarungen weiterverarbeitet)
  • Arbeitszeiten auf Baustellen und Projekten
  • kundenspezifische Daten

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