• Dient Zeiterfassung nur der Rechtssicherheit?
• Viele Geschäftsprozesse nutzen die Zeiterfassung
Diese grundlegende Frage stellen sich Unternehmen viel zu selten vor der Beschaffung einer neuen Zeiterfassungssoftware. So trivial wie die Frage erscheint, so teuer kann es werden, wenn sie nicht gestellt und ehrlich beantwortet wird.
Sicher, nach den Urteilen von EuGH und Bundesarbeitsgericht ist klar, dass eine Zeiterfassung geeignet sein muss, die Arbeits- und Ruhezeiten von Beschäftigten transparent zu machen. Der Referentenentwurf aus dem Arbeitsministerium aus dem Frühjahr 2023 hat bei einigen Unternehmen die Hoffnung geweckt, sie könnten von Sonderregelungen hinsichtlich der Unternehmensgröße profitieren und seien von der Pflicht ausgenommen. Doch der Referentenentwurf hat es bis heute nicht zu einem Gesetz gebracht und deshalb gilt das Urteil des BAG weiter: Unternehmen müssen Arbeitszeiten erfassen. Punkt.
Man könnte es nun bei dabei belassen, dass eine Zeiterfassungssoftware zur Dokumentation der Arbeits- und Ruhezeiten geeignet sein muss. Und das wird in vielen Unternehmen tatsächlich die wesentliche Anforderung sein.
Doch häufig werden die Arbeitszeiten in weiteren Geschäftsprozessen verarbeitet, nicht selten immer noch analog: Arbeitszeiten werden von Projektbeteiligten, Arbeitern, Monteuren und Technikern notiert, damit sie im Backoffice von Sachbearbeitern den Projekten im ERP-System zugebucht werden können. Die Arbeitszeiten werden in die Lohnsoftware eingetippt, damit die Löhne einschließlich der Zeitzuschläge und Mehrarbeitszuschläge be- und abgerechnet werden können. Und die Kolleginnen und Kollegen, die auf Baustellen und bei Kunden arbeiten, müssen Reisekostenabrechnungen schreiben, damit sie ihre Spesen, Auslösungen usw. erhalten.
Die Frage, wozu man eine Zeiterfassung braucht, kann deshalb beantwortet werden, indem man alle Prozesse identifiziert, in denen Zeiterfassungsdaten benötigt werden: Brauchen wir die Daten aus der Zeiterfassung
Die Beantwortung dieser Fragen stellt sicher, dass man nicht nach der Einführung einer Zeiterfassungslösung erkennt, dass die erfassten Daten gar nicht in allen relevanten Prozessen verarbeitet werden können.
Negativbeispiele aus der Praxis:
Vermeiden Sie diese ärgerlichen und teuren Erfahrungen und klären Sie vor der Entscheidung für ein Zeiterfassugnssystem, welche Daten in Ihrem Unternehmen in welchen Prozessen genutzt werden sollten.
Wir haben hier eine Checkliste zum Download bereitgestellt. Sie unterstützt Sie dabei, die individuellen Anforderungen an Ihre optimale Zeiterfassungslösung zu identifizieren.