Wozu brauche ich eine Zeiterfassung?

Autor: Michael Stausberg | veröffentlicht am 11. Juli 2024 | Lesedauer: ca. 2 Minuten

Diese grundlegende Frage stellen sich Unternehmen viel zu selten vor der Beschaffung einer neuen Zeiterfassungssoftware. So trivial wie die Frage erscheint, so teuer kann es werden, wenn sie nicht gestellt und ehrlich beantwortet wird.

Die aktuelle Rechtslage

Sicher, nach den Urteilen von EuGH und Bundesarbeitsgericht ist klar, dass eine Zeiterfassung geeignet sein muss, die Arbeits- und Ruhezeiten von Beschäftigten transparent zu machen. Der Referentenentwurf aus dem Arbeitsministerium aus dem Frühjahr 2023 hat bei einigen Unternehmen die Hoffnung geweckt, sie könnten von Sonderregelungen hinsichtlich der Unternehmensgröße profitieren und seien von der Pflicht ausgenommen. Doch der Entwurf hat es bis heute nicht zu einem Gesetzentwurf gebracht und deshalb gilt das Urteil des BAG weiter: Unternehmen müssen Arbeitszeiten erfassen.

Dient Zeiterfassung nur der Rechtssicherheit?

Man könnte es nun bei dabei belassen, dass eine Zeiterfassungssoftware zur Dokumentation der Arbeits- und Ruhezeiten geeignet sein muss. Und das wird in vielen Unternehmen tatsächlich die wesentliche Anforderung sein.

Viele Geschäftsprozesse nutzen die Zeiterfassung

Doch häufig werden die Arbeitszeiten in weiteren Geschäftsprozessen verarbeitet, nicht selten immer noch analog: Arbeitszeiten werden von Projektbeteiligten, Arbeitern, Monteuren und Technikern notiert, damit sie im Backoffice von Sachbearbeitern den Projekten im ERP-System zugebucht werden können. Die Arbeitszeiten werden in die Lohnsoftware eingetippt, damit die Löhne einschließlich der Zeitzuschläge und Mehrarbeitszuschläge be- und abgerechnet werden können. Und die Kolleginnen und Kollegen, die auf Baustellen und bei Kunden arbeiten, müssen Reisekostenabrechnungen schreiben, damit sie ihre Spesen, Auslösungen usw. erhalten.

Die Frage, wozu man eine Zeiterfassung braucht, kann deshalb beantwortet werden, indem man alle Prozesse identifiziert, in denen Zeiterfassungsdaten benötigt werden: Brauchen wir die Daten aus der Zeiterfassung

  • für die Dokumentation der Arbeits- und Ruhezeiten?
  • für die Steuerung unserer Projekte?
  • für die Fakturierung von Projektleistungen?
  • für die Abrechnung der Löhne (Stunden, Zuschläge etc.)?
  • für die transparente Führung von Arbeitszeitkonten?
  • für die Erstattung von Auswärtstätigkeiten (Spesen, Auslösung etc.)?

Daten müssen diesen Prozesse dienen

Die Beantwortung dieser Fragen stellt sicher, dass man nicht nach der Einführung einer Zeiterfassungslösung erkennt, dass die erfassten Daten gar nicht in allen relevanten Prozessen verarbeitet werden können.

Negativbeispiele aus der Praxis:

  • Fehlende Exportfunktionen
    Die Zeiterfassungslösung gewährleistet zwar die Dokumentation der Arbeitszeiten, aber leider gibt es keine geeignete Schnittstelle zur Lohnsoftware, und die erfassten Zeiten müssen deshalb weiterhin umständlich in die Lohnsoftware übertragen werden.
  • Unvollständige Erfassung
    Die erfassten Zeiten werden zwar perfekt an die ERP-Software übermittelt, damit die Projekte gelenkt und Leistungen abgerechnet werden können. Aber leider werden zwar die Projektzeiten erfasst, nicht aber diejenigen Zeiten, die keinen Projektbezug haben. Die Zeiten sind damit aus Sicht des Arbeitszeitrechts unvollständig und deshalb zur Dokumentation ungeeignet; außerdem können unvollständige Zeiten nicht für die Lohnabrechnung verwendet werden.
  • Unvollständige Integration
    Die Zeiterfassung ist eine perfekte Erweiterung des ERP-Systems und alle Projektzeiten werden präzise erfasst und übertragen. Leider kann die Zeiterfassungssoftware die erfassten Zeiten nicht für die Lohnsoftware aufbereiten, sodass auch weiterhin die Zeiten manuell in die Lohnsoftware übertragen werden oder jedenfalls viele Daten für die Lohnsoftware (z.B. Zeit- und Mehrarbeitszuschläge, Reisekosten) aufwändig berechnet werden müssen.
  • Unvollständige Automatisierung
    Die erfassten Zeiten lassen sich zwar in die Lohnsoftware übertragen und dort für die Lohnabrechnung verwenden. Leider kann man den Daten aber nicht die Abwesenheitszeiten und Reiseorte der Monteure entnehmen, sodass diese weiterhin Reisekostenabrechnungen schreiben müssen, die anschließend in die Lohnsoftware übertragen werden.

Teilen Teilen Feedback

E-Mail - Twitter - Xing - LinkedIn© - Facebook - WhatsApp - Pocket - Flipboard