Digitale Zeiterfassung
Der Turbo für die Lohnbuchhaltung

Wenn es um digitale Zeiterfassung geht, denken viele sofort an neue Stechuhr-Systeme oder innovative Apps. Doch eine Gruppe jubelt besonders: Lohnbuchhalter und Personalabrechner. Seit dem richtungsweisenden BAG-Urteil von 2022 und der Ankündigung des neuen Arbeitszeitgesetzes für das Frühjahr 2024 ist die digitale Zeiterfassung in aller Munde.

Seit dem BAG-Urteil von 2022 gilt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Nachdem der Referentenentwurf für das neue Arbeitszeitgesetz im Frühjahr 2023 veröffentlicht worden ist, warten wir nun auf den Gesetzentwurf der Bundesregierung, der für das Frühjahr 2024 angekündigt ist.

In meinen Gesprächen mit zahlreichen Unternehmen stehen oft praktische Fragen im Mittelpunkt: Wie adaptieren die Mitarbeiter die neue Technologie? Müssen wir jedem eine App zur Verfügung stellen? Wo positionieren wir die Zeiterfassungsterminals? Wie integrieren wir Homeoffice-Arbeit? Doch genauso entscheidend sind die Fragen nach dem Nutzen und Zweck der digitalen Zeiterfassung. Denn die wahren Gewinner sind die Mitarbeiter in der Lohnbuchhaltung, die mit den erfassten Daten arbeiten.

Bislang war die Sammlung und Aufbereitung der Arbeitszeitdaten ein mühseliger Prozess, geprägt von Papierkram, Excel-Tabellen und manuellen Schritten. Doch die digitale Zeiterfassung verspricht eine Revolution: Weg von den analogen, zeitraubenden Methoden, hin zu einem effizienten, digitalen Prozess.

Viele Lohnbuchhalter und Personalabrechner hoffen insgeheim, dass das neue Arbeitszeitgesetz die elektronische Zeiterfassung unmissverständlich zur Pflicht macht. Denn das würde zahlreiche Erleichterungen mit sich bringen. Bei der Auswahl des richtigen Zeiterfassungssystems sollte daher genau geprüft werden, welche Anforderungen es erfüllt und welche Arbeitsschritte es automatisiert. virtic bietet hier einzigartige Vorteile:

  • Kein Warten mehr auf Stundenzettel: Alle Arbeitszeiten werden digital erfasst, egal ob im Büro, unterwegs oder im Homeoffice. Die Buchhalter können die Daten in Echtzeit einsehen und verarbeiten.
  • Schluss mit unleserlichen oder unvollständigen Stundenzetteln: Der innovative Zeiterfassungsdialog von virtic garantiert vollständige und präzise Daten, passend zum Arbeitsablauf der Mitarbeiter.
  • Zentralisierte Arbeitszeiten: Unabhängig vom Arbeitsort werden alle Daten webbasiert erfasst und zentral gespeichert, zugänglich für autorisierte Personen.
  • Digitale und pünktliche Prüfungen durch Vorgesetzte: Vorgesetzte können Arbeitszeiten online überwachen, prüfen und bei Bedarf korrigieren.
  • Keine komplexen Berechnungen mehr: Virtic berechnet automatisch Zulagen und Zuschläge basierend auf den Zeitstempeln und den hinterlegten betrieblichen Regelungen.
  • Vereinfachte Reisekostenabrechnung: Auch Auslösungen, Spesen, Wegezeitentschädigungen, Fahrgelderstattungen etc. werden automatisch berechnet, basierend auf den erfassten Daten zu Fahrzeiten und Arbeitsorten.
  • Weniger Rückfragen von Beschäftigten: Jeder Mitarbeiter hat Zugriff auf seinen persönlichen Account, kann seine Daten einsehen und Fragen klären, bevor sie entstehen.

Die digitale Zeiterfassung ist somit nicht nur eine rechtliche Herausforderung, sondern ein echter Fortschritt für die Effizienz und Zufriedenheit in der Lohnbuchhaltung.

22. Januar 2024

Katharina Wolff - LinkedIn

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