Mobile Zeiterfassung auf der Baustelle

Update für genauere Standortbestimmung

Mit dem Update der virtic-App vLinc vom 20.05.22 wurde eine wichtige Verbesserung bei der Erfassung der Standortdaten eingeführt. Das Verhalten der App ändert sich dadurch geringfügig. In diesem Beitrag wird das neue Verhalten beschrieben und es wird erklärt, was sich für die Nutzerinnen und Nutzer* ändert.

In diesem Beitrag wird eine Option der virtic Zeitwirtschaft beschrieben. Ob diese Option genutzt wird, entscheiden die Unternehmen. Die Mitarbeiter (Anwender) haben jederzeit die Möglichkeit, die Option zu deaktivieren. Wenn Sie mehr über Datenschutz und den Schutz der personenbezogenen Daten erfahren möchten, lesen Sie diesen Beitrag.

Geodaten in der virtic Zeitwirtschaft

Seit seiner Gründung im Jahr 2004 nutzt virtic auch Standortdaten bei der mobilen Zeiterfassung. Damals verfügten die Mobiltelefone noch nicht über GPS-Module, sodass die sogenannten Location Based Services der Mobilfunkprovider genutzt werden mussten. In der Praxis funktionierte das so: Wenn ein Mitarbeiter mit seinem Handy beispielsweise „Arbeitsbeginn Baustelle Müllerstraße“ an die virtic-Server sendete, haben diese beim Provider automatisch abgefragt, wo sich das Handy befand. Der Provider antwortete automatisiert mit der Information, dass sich das Handy in dem Moment der Abfrage in einer bestimmten Mobilfunkzelle befand. Nun prüften die virtic-Server automatisch, ob die Baustelle Müllerstraße in dieser Mobilfunkzelle lag. Falls die Baustelle außerhalb der Mobilfunkzelle lag, wurde der entsprechende Zeitstempel markiert, damit der Vorgesetzte den Sachverhalt mit dem Mitarbeiter klären konnte. So war sichergestellt, dass der Mitarbeiter nicht versehentlich die falsche Baustelle ausgewählt hatte.

Für diese Plausibilitätsprüfung war keine hohe Genauigkeit erforderlich, denn es sollten ja nur große Abweichungen des gefundenen Standorts von der Baustellenadresse erkannt werden. Die Location Based Services waren für diesen Zweck meistens ausreichend. Ihre Genauigkeit hing allerdings von der Reichweite der Mobilfunkzellen ab, und die konnten im ländlichen Raum mehrere Kilometer betragen.

Mit der Einführung der GPS-fähigen Mobiltelefone und spätestens mit dem Einzug der Smartphones ab dem Jahr 2010 verloren die Location Based Services ihre Bedeutung. Nun konnten die Smartphones selbstständig ihren Standort ermitteln und das viel präziser als die Mobilfunkbetreiber. Die virtic-Apps greifen seitdem auf die GPS-Daten des Smartphones zu und übermitteln sie gemeinsam mit dem Datensatz eines Zeitstempels an die virtic-Server.

Geodaten für die Abrechnung von Reisen

Mitarbeiter erfassen in ihrer virtic-App nicht nur ihre Arbeitszeiten, sondern auch Beginn und Ende von Reisen und Fahrten. virtic berechnet daraus automatisiert die Buchungssätze für die Lohnsoftware. Dazu gehören, je nach betrieblicher oder tariflicher Regelung, auch Erstattungen für die Reisetätigkeiten.

In vielen betrieblichen Regelungen wird festgelegt, dass Mitarbeiter eine Vergütung oder Entschädigung erhalten, die von einer Entfernung abhängig ist. Beispiele:

  • Mitarbeiter erhalten eine Auslösung, deren Höhe von der Entfernung zwischen Betrieb und Baustelle oder zwischen Wohnung und Baustelle abhängt.
  • Wenn Mitarbeiter ihr Privat-Kfz nutzen, erhalten Sie in bestimmten Fällen eine Fahrtkostenerstattung je gefahrenem Kilometer.

In solchen Fällen ermittelt virtic die Entfernung automatisiert, z.B. durch mithilfe eines Routenplaners wie Google Maps. Die hierzu erforderlichen Adressen von Baustellen, Niederlassungen, Mitarbeiter-Wohnorten sind im virtic-System hinterlegt. In manchen Fällen muss eine Adresse aber vor Ort erfasst werden, beispielsweise bei der Ankunft bei einer Fortbildungsstätte, einem Hotel oder einer arbeitsmedizinischen Einrichtung – also an Orten, deren Adresse nicht im virtic-System hinterlegt ist. In diesen Fällen hat der Mitarbeiter zwei Möglichkeiten: er kann die Adresse manuell in der App eintippen oder er lässt das Smartphone das erledigen, indem es seine GPS-Daten nutzt.

Die hierbei erfassten Geodaten sind dann die Grundlage der Entfernungsberechnung im Routenplaner und damit die Grundlage für die Vergütung oder Erstattung. Hierzu sind präzise Standortdaten erforderlich.

Die GPS-Daten des Smartphones

Wer auf seinem Smartphone eine Navigations-App wie Google Maps oder Tomtom oder eine Wander-App wie Komoot oder Outdooractive nutzt, der kennt das: Wenn man die Suche nach dem eigenen Standort startet, dauert es einige Sekunden, bis die App den exakten Standort ermittelt hat. Wie lange das dauert und wie präzise das Ergebnis ist, das hängt von vielen Einflüssen ab: vom Smartphone und der verbauten GPS-Hardware; vom gewählten GPS-Modus; von der freien Sicht nach oben und vor allem davon, ob eine andere App, die schon auf dem Smartphone läuft, bereits für aktuelle Standortdaten sorgt.

Das Gleiche gilt für die Genauigkeit der Standortbestimmung in der vLinc-App. Es dauert meist einige Sekunden, bis das Smartphone seinen Standort ermittelt hat. Die neue Version der vLinc-App stößt deshalb nun beim Start eine Neubestimmung des eigenen Standorts an und gibt dem Smartphone dafür 5 Sekunden Zeit. Erst danach greift sie auf die Standortdaten zu.

Qualitätssicherung durch den Anwender

Zu den Standortdaten, die die App vom Smartphone erhält, gehört auch eine Angabe über die Genauigkeit der Standortbestimmung. Dieser Wert gibt an, um wieviele Meter der ermittelte Standort vom tatsächlichen Standort abweichen kann. Wenn diese Ungenauigkeit über 100 Meter liegt, wird der Benutzer darauf hingewiesen; die App zeigt eine Meldung wie die folgende: „Die Standortbestimmung war ungenau. Die mögliche Abweichung beträgt bis zu 155 Meter.“ Er kann dann entscheiden, ob er eine erneute Standortbestimmung durch das Smartphone abwarten will oder ob die App seine Arbeitszeitbuchung sofort versenden soll. Wenn die Standortbestimmung für seine Reisekostenabrechnung verwendet wird, sollte er genauere Daten anfordern. Anderenfalls kann er die ungenauen Daten versenden.

So verhält sich die Zeiterfassung

Wenn der Anwender die vLinc-App öffnet, kann er sie in den ersten 5 Sekunden nicht bedienen. In dieser Zeit wartet die App auf die Standortbestimmung des Smartphones. Anschließend kann er seine Zeiten wie gewohnt zügig erfassen. Genauso verhält sich die App, wenn der Bildschirmschoner aktiv war oder eine andere App über der vLinc-App gelegen hat. Auch dann heißt es: 5 Sekunden warten und dann buchen.

Fazit

Wer seine Reisekostenabrechnung über die virtic Zeitwirtschaft erstellt, der kann die GPS-Daten seines Smartphones verwenden. Bei Ankunft an einem Reiseziel bzw. bei der Abfahrt wird der Standort ermittelt und als Grundlage der Abrechnung verwendet. Die Eingabe von Adressen im Smartphone oder am PC ist in den meisten Fällen nicht erforderlich.

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