Nacherfassung von Projektzeiten im Büro
Um mit virtic Arbeitszeiten zu erfassen, stehen den Teilnehmern verschiedene Erfassungsgeräte und -methoden zur Verfügung:
- Stationäre Zeiterfassung am Terminal
An den virtic-Terminals können die Teilnehmer ihre Arbeitszeiten erfassen, die im Büro oder in der Fertigung tätig sind. Hierzu melden sie sich mit ihren NFC-Tags am Terminal an und buchen „Arbeitsbeginn“ oder „Arbeitsende“. - Stationäre Zeiterfassung am PC
Teilnehmer, die im Büro arbeiten, können ihre Arbeitszeiten am Arbeitsplatz-PC erfassen und den verschiedenen Projekten zuordnen. - Mobile Zeiterfassung
Mitarbeiter im Außendienst verwenden ihre Smartphones, um die Arbeitszeiten bei ihren Kunden oder auf den Baustellen sowie die Fahrzeiten zu erfassen.
Der Wechsel zwischen den Erfassungsmethoden
Teilnehmer, die sowohl im Büro als auch auf Baustellen arbeiten, können zwischen diesen Erfassungsmethoden und -geräten wechseln: Den Arbeitsbeginn erfassen sie am Zeiterfassungsterminal, Projektwechsel erfassen sie am Arbeitsplatz-PC und bei ihren Reisen zu Kunden oder ihren Arbeiten auf den Baustellen greifen sie zur Smartphone-App.
Die Zeiterfassung mit virtic erfolgt immer live: wenn ein Teilnehmer eine Buchung vornimmt, wird diese sofort auf die Server übermittelt und dort mit dem aktuellen Zeitstempel versehen. Das sichert Manipulationssicherheit und ist die Gewähr für eine korrekte Erfassung der Uhrzeit.
Nacherfassung von Arbeitszeiten
Für Situationen, in denen ein Teilnehmer seine Arbeitszeit nicht live erfassen kann, steht die Nacherfassung zur Verfügung. Berechtigte Mitarbeiter können dann ihre Arbeitszeitbuchung manuell mit dem betreffenden Zeitstempel versehen. Das kann sinnvoll sein, wenn Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten nicht live erfassen können:
- Arbeitsbereiche, in denen die Verwendung von Erfassungsgeräten nicht zulässig ist, beispielsweise in gefährlichen Arbeitsumgebungen (z.B. chemische oder atomare Anlagen) oder unter besonderen hygienischen Bedingungen (Reinräume).
- Funklöcher
Nacherfassung von Projektzeiten
Manche Unternehmen nutzen die Nacherfassung auch, um Arbeitszeiten im Nachhinein unterschiedlichen Kostenträgern zuzubuchen. Wenn beispielsweise ein Projektbearbeiter im Büro im Laufe des Tages sehr häufig zwischen seinen Projekten wechselt, bucht er nicht sofort jeden Projektwechsel, sondern versucht am Tagesende seine Arbeitszeit per Nacherfassung auf die verschiedenen Projekte zu verteilen. Dabei ist allen Beteiligten klar, dass sie hierbei auf die präzise Zeiterfassung verzichten und zu einer Erfassung von geschätzten Zeiten übergehen. Diese Ungenauigkeit wird dann in Kauf genommen, um den Erfassungsaufwand bei häufigen Projektwechseln zu begrenzen. Und selbstverständlich wird den Bearbeitern die Möglichkeit geschaffen, Zeiten taktisch zu verteilen.
In dem oben beschriebenen Vorgehen kann es einen Zielkonflikt zwischen den Anforderungen der Entgeltabrechnung und denen des Projektmanagements geben: Während die Entgeltabrechnung großen Wert auf die manipulationssichere Erfassung der vergütungsrelevanten Arbeitszeiten legt, wünschen sich die Projektbearbeiter eine flexible Möglichkeit der Projektzeiterfassung. Das bedeutet, dass einerseits Arbeitsbeginn und Arbeitsende live erfasst werden sollen und andererseits für die Projektbearbeitungszeiten die Nacherfassung genutzt werden kann.
Dieser Konflikt lässt sich lösen, indem Arbeitsbeginn und -ende am Terminal live erfasst werden, die Projektzeiten dagegen am PC nacherfasst werden:
Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende
Wenn Mitarbeiter ihren Arbeitstag beginnen, melden sie sich am Terminal an. Dort buchen sie live „Arbeitsbeginn“. In der Erfassungshistorie werden dabei die präzise Uhrzeit der Buchung und das genutzte Terminal erfasst, sodass die Entgeltabrechnung über präzise Daten für die Lohn- oder Gehaltsabrechnung verfügt. Zudem können berechtigte Personen die Anwesenheiten der Mitarbeiter in den Live-Tools verfolgen. Zum Feierabend sowie bei den Pausenzeiten wird entsprechend verfahren.
Erfassung der Projektzeiten
Bevor die Projektbearbeiter in die Pause oder in den Feierabend gehen, erfassen sie die Zeiten, die sie auf die verschiedenen Projekte buchen möchten. Hierzu aktiveren sie bei der Zeiterfassung an ihrem PC die Nacherfassung und tragen nun die Startzeiten für die verschiedenen Projektarbeiten ein.
Die Zeitstempel eines Arbeitstages können dann beispielsweise folgende sein:
| 07:43:22 | Arbeitsbeginn | Live erfasst am Terminal |
| 07:50:00 | Projektarbeit Projekt 1 | Nacherfasst am PC |
| 10:00:00 | Projektarbeit Projekt 2 | Nacherfasst am PC |
| 12:03:44 | Pause | Live erfasst am Terminal |
| 12:45:21 | Pause Ende | Live erfasst am Terminal |
| 12:50:00 | Projektarbeit Projekt 2 | Nacherfasst am PC |
| 14:20:00 | Projektarbeit Projekt 1 | Nacherfasst am PC |
| 15:00:00 | Projektarbeit Projekt 3 | Nacherfasst am PC |
| 17:03:33 | Arbeitsende | Live erfasst am Terminal |
Die Zeitstempel, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung benötigt werden, wurden live erfasst und bieten damit die Daten für eine korrekte Lohnabrechnung. Die Projektzeiten wurden vom Projektbearbeiter geschätzt und nacherfasst.
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