Reisekostenabrechnung

  • Mitarbeiter erfassen ihre Arbeitszeiten über ihr Smartphone.
  • Alle Vergütungen und Erstattungen für Reisen und Auswärtstätigkeiten werden automatisch berechnet.
  • Dabei werden alle betrieblichen Regelungen berücksichtigt.

Die Berechnung von Auslösung, Spesen, Verpflegungsmehraufwänden, Übernachtungspauschalen und ihre steuerliche Bewertung gehört zu den aufwändigsten Arbeiten im Zusammenhang mit der Auswärtstätigkeit von Arbeitern, Monteuren, Technikern und Ingenieuren.

Mit virtic werden diese Tätigkeiten automatisiert, weil die einfachen Zeitstempel der Mitarbeiter in ihrer virtic-App genügen, um alle Vergütungen und Erstattungen automatisch zu berechnen.

Die Mitarbeiter erfassen nur Reise- und Arbeitsbeginn bzw. bei Arbeits- und Reiseende - den Rest erledigt die virtic-Software. Bei der automatischen Berechnung werden alle Regeln berücksichtigt, die in Ihrem Unternehmen gelten.

Parameter

Unten finden Sie Beispiele für Parameter, die bei der automatisierten Reisekostenabrechnung von virtic berücksichtigt werden können.

Gemäß Ihrer Betriebsvereinbarung müssen weitere Parameter einbezogen werden? Kein Problem: wir automatisieren jede eindeutige Regelung. Sprechen Sie uns an.

Abwesenheitsdauer

Grundlage der Berechnung von Reisekosten etc. ist in der Regel die Dauer der Abwesenheit gemäß der gesetzlichen Definition.

Auslagen

Mitarbeiter können Auslagen (z.B. privat vorgelegte Hotelkosten, Flug- oder Fahrscheine, Parkgebühren, Bewirtungen, Materialien) über ihr Handy erfassen. Diese Daten werden in der Reisekostenabrechnung des Mitarbeiters ausgewiesen und ausgezahlt.

Auslandsreisen

Bei Auslandsreisen werden automatisch die gesetzlichen oder betrieblichen Regelungen angewendet. Das besuchte Zielland und die geltenden Regeln werden automatisch erkannt.

Betriebliche Rolle oder Funktion

Regelungen können von der Funktion des Mitarbeiters abhängig gemacht werden: Beispielsweise können für Obermonteure höhere Sätze berechnet werden als für Monteure.

Entfernungszonen

Wenn Unternehmen Entfernungszonen für die Berechnung der Auslöse definiert haben, werden diese Zonen herangezogen. Die Zonen können manuell zugewiesen oder automatisiert ermittelt werden, beispielsweise auf Basis der Entfernung zwischen Firma und Baustelle. Auch andere Bezugsorte wie Niederlassungen oder die Wohnorte der Mitarbeiter können herangezogen werden. Ob die Routenentfernung oder die Luftlinie herangezogen wird, entscheiden Sie.

Export

Alle Reisekostenabrechnungen können exportiert werden, beispielsweise an DATEV-LODAS oder SAP HCM.

Fahrer und Beifahrer

Auslösen können, wie auch die Lohnart, davon abhängig gemacht werden, ob ein Mitarbeiter selbst gefahren oder Beifahrer gewesen ist.

Fahrgemeinschaften

Wenn Mitarbeiter mit dem Dienstfahrzeug zur Baustelle fahren, einzelne Mitarbeiter aber erst später zusteigen, ergeben sich unterschiedliche Reiseentfernungen mit dem Dienstfahrzeug. virtic bildet für Sie auch solche und ähnliche Sachverhalte ab.

Frühstück

Wenn im Hotel gefrühstückt wurde, ändert sich die steuerfreie Tagespauschale. Der Mitarbeiter kann bei Verlassen seines Hotels durch einen einfachen Klick auf dem Smartphone angeben, ob er gefrühstückt hat. Betriebliche Regelungen können hierfür mit virtic hinterlegt und automatisch angewandt werden.

Organisationseinheiten

Die Regelungen können bei Bedarf je nach Abteilung, Niederlassung, angefahrener Baustelle und einzelnem Mitarbeiter definiert werden.

Privat-Kfz, Kilometergeld, Fahrtkostenerstattungen

Für die dienstliche Nutzung von Privat-Kfz können entfernungsabhängige Sätze angewendet werden. Die gefahrene Entfernung kann vom Mitarbeiter über sein Handy erfasst oder automatisiert anhand von Start und Ziel berechnet werden.

Übernachtungen

Gesetzliche, tarifliche oder betrieblich vereinbarte Übernachtungspauschalen werden automatisch angewendet. Alternativ können Beträge gemäß Einzelnachweisen über das Handy erfasst werden. Diese Beträge können in der Reisekostenabrechnung ausgewiesen werden.

Reiseentfernung

Bei der Berechnung von Auslösen wird häufig die Entfernung zum Arbeitsort berücksichtigt. Dabei kann unterschieden werden zwischen der Entfernung von der Firma und vom Wohnort. Welche Entfernung anzusetzen ist, bestimmt die Betriebsvereinbarung. Wahlweise kann entweder eine bestimmter Startort hinterlegt werden, automatisch die geringere der beiden Entfernungen oder die tatsächlich gefahrene Entfernung herangezogen werden.

Splitting

Die anfallenden Reisekosten können automatisch den besuchten Baustellen zugebucht werden. Wenn an einem Tag mehr als eine Baustelle besucht wird, können die Reisekosten automatisch gesplittet werden.

Pauschalierung von Fernreise-Tagen

Wenn Mitarbeiter mehrtägige An- bzw. Abreisen zu Fernbaustellen unternehmen, können hierfür pauschale Reisezeiten (vergütete Arbeitsstunden) vereinbart und automatisch angewendet werden. Die Mitarbeiter erfassen dann nur ihre Abfahrt am Startort und die Ankunft am Ziel.

Weitere Regeln

Gemäß Ihrer Betriebsvereinbarung müssen weitere Parameter einbezogen werden? Kein Problem: wir automatisieren jede eindeutige Regelung. Sprechen Sie uns an.