VIRTIC - Häufige Fragen

Fragen und Anforderungen

Auf dieser Seite finden Sie eine Auswahl realer Fragen und Anforderungen aus Angebotsanfragen sowie unsere Antworten darauf. Wenn auch Sie uns Fragen stellen möchten, senden Sie sie an info@virtic.com.

Fragen zu: Arbeitszeitregeln

Kann man verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen?

„Es müssen verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden können. Derzeit gibt es in unserem Unternehmen sehr viele verschiedene Arbeitszeitmodelle.“
Im virtic-System können beliebig viele Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der qualifizierte virtic-Kundendienst für Sie.

Wie werden die Arbeitszeitkonten konfiguriert?

„Es wäre gut, wenn bei den Arbeitszeitmodellen Parameter hinterlegt werden, anhand derer die Arbeitszeitmodelle erstellt und angepasst werden können – so muss nicht jedes Arbeitszeitmodell extra programmiert werden“
Alle Arbeitszeitmodelle werden durch Konfiguration hinterlegt und können deshalb angepasst werden.

Wird der Wechsel zwischen Sommer- und Winter-Regelungen berücksichtigt?

„Im Tarif Bau muss zwischen der Kernarbeitszeit im Sommer (April bis November: Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 16:45 Uhr und am Freitag von 07:00 bis 12:15 Uhr) und der im Winter (Dezember bis März: Montag bis Donnerstag von 07:00 bis 16:00 Uhr und am Freitag von 07:00 bis 12:15 Uhr mit jeweils 15 Minuten Früh-stücks- und 30 Minuten Mittagspause) unterschieden werden. Am Freitag muss unter sechs Stunden Arbeitszeit nur die Frühstückspause berücksichtigt werden.“
Der Wechsel zwischen Sommer- und Winter-Arbeitszeitregelungen wird im virtic-System für Bauunternehmen regelmäßig vorgenommen. Arbeitszeitregelungen können mitarbeiterindividuell hinterlegt werden.
Pausen können manuell erfasst oder automatisiert abgezogen werden.

Gilt das Territorialprinzip für Feiertage?

„Feiertage müssen berücksichtigt werden. Bei den Mitarbeitern auf wechselnden Baustellen müssen die Feiertage vor Ort berücksichtigt werden.“
Die Feiertagsregelungen am Arbeitsort werden standardmäßig berücksichtigt (Territorialprinzip). Falls erforderlich, können auch andere Regelungen durch den virtic Kundendienst konfiguriert werden.

Ergänzende Informationen:
Landesinstitut für Arbeitsgestaltung NRW

Wie geht das System mit Minderarbeit um?

„Werden an einem Tag zu wenige Arbeitszeiten eingegeben, müssen diese automatisch durch Gutzeitnahme bis zur Sollzeit ausgeglichen werden.“
Während des Monats können Minderstunden an einem Tag mit Mehrstunden an einem anderen Tag verrechnet werden. Falls sich am Monatsende Minderstunden ergeben, können diese ggf. vom virtic-Arbeitszeitkonto abgebucht werden.

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle

Unterschiedliche Arbeitszeitmodelle sind zu hinterlegen.
Individuelle Arbeitszeitmodelle können auf Abteilungs-, Niederlassungs-, Gruppen- oder Mitarbeiter-Ebene definiert und zeitlich zugeordnet werden.

Fragen zu: Auswärtstätigkeiten

Kann virtic unsere Auslösungsregeln automatisieren?

„Den gewerblichen Mitarbeitern wird eine Auslösung bezahlt, welche von der Entfernung der Baustelle abhängt. Die Einteilung hierbei erfolgt über Zonen 1-6, wobei Zone sechs bei einer Übernachtung eintritt und Zone eins ohne Betrag ist.
Diese Zonen müssen bei den jeweiligen Kostenträgern hinterlegt sein. Jedoch muss die Möglichkeit bestehen, diese Zonen bei der Stundenerfassung zu entfernen, da die technischen Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden zwar auf die Kostenträger erfassen, allerdings keine Auslösung bezahlt bekommen. Ebenso kommt es oftmals vor, dass Teile für eine Baustelle in der Fertigung unserer Firma vorgefertigt werden – auch hierfür wird keine Auslösung bezahlt.
Ob die Auslösung bezahlt wird oder nicht, muss von dem Zeiterfassungsprogramm automatisch errechnet und erkannt werden – ab fünf Stunden Arbeitszeit pro Tag auf einer Zone wird die Auslösung bezahlt. Hierbei wird immer die Zone bezahlt, auf der der Mitarbeiter am längsten gearbeitet hat. Bei gleicher Stundenanzahl, wird die höhere Zone bezahlt.
Die Zonen müssen für Änderungen anpassbar sein. Dies muss auch bei Rückrechnungen immer berücksichtigt werden.“
Jeder Baustelle kann eine Entfernungszone zugeordnet werden. Die Auslösung wird dann anhand der hinterlegten Entfernungszone ermittelt.
Auslösungen werden mitarbeiterindividuell zugewiesen.
Auslösungen werden nur für den Besuch der Baustelle berechnet, nicht aber für Arbeiten am Firmensitz.
Die Zuordnung einer Entfernungszone zu einer Baustelle kann jederzeit geändert werden.
Rückwirkende Änderungen über die Periodengrenze hinaus sind möglich, aber mit dem virtic Kundendienst abzustimmen.

Ergänzende Informationen:
Aus dem virtic-Blog: So berechnet virtic Fahrgelder und Auslösung auf Basis von Fahrzeitstaffeln

Reisezeiten erfassen

Mitarbeiter sollen ihre Reisezeiten über ihr Smartphone erfassen.
Reisezeiten werden im Rahmen der Arbeitszeiterfassung erfasst. Dabei genügen einfache Buchungen wie „Abfahrt zur Baustelle“, „Heimfahrt zur Firma“, „Abfahrt zum Hotel“, um vollständige Reisezeiten und Reisekostenabrechnungen zu erstellen.

Aufwandsentschädigungen

Können Aufwandsentschädigungen (Tag/Nachtgeldern) und Reise/Lenkzeiten je Baustelle/Einsatzort aufgrund der Eingabe des MA („Beginn/Start Reise“) berechnet werden?
Die Arbeitszeitbuchungen des Mitarbeiters mit der Auswahl der besuchten Baustelle genügen, um Aufwandsentschädigungen zu berechnen.

Zulagenerfassung

Gibt es eine Möglichkeit für Mitarbeiter Zulagen zu erfassen, sofern freigeschaltet, optional: automatische Auszahlung aufgrund der Tätigkeit/des Standortes
Falls Zulagen aus den Arbeitszeitbuchungen der Mitarbeiter, den dabei angegebenen Tätigkeiten und Arbeitsorten eindeutig abgeleitet werden können, werden diese Zulagen automatisiert ermittelt. Falls dies nicht möglich ist, wird eine manuelle Erfassung eingerichtet.

Bundesmontagetarifvertrag

Die Regelungen des BMTV müssen angewendet werden.
Das Regelwerk des BMTV kann in virtic hinterlegt und automatisiert angewendet werden.

Fragen zu: AV / Disposition

Welche Baustellenliste erhalten die Springer?

„Springer müssen auf alle Baustellen buchen können.“
Wenn Mitarbeiter auf Baustellen buchen sollen, erhalten sie hierfür eine auf sie zugeschnittene Liste, in der eine Reihe von Filtern berücksichtigt werden. Beispielsweise können die Abteilungs- oder Niederlassungszugehörigkeit des Mitarbeiters oder seine Termine berücksichtigt werden.
Springer hingegen sollen grundsätzlich auf alle Baustellen buchen können, deshalb werden für sie andere Filter angewendet oder die Filter vollständig deaktiviert.

Baustellenliste konfigurieren

Mitarbeiter sollen nur bestimmte Baustellen bebuchen können.
Die Auswahl- und Zugriffsmöglichkeiten können eingeschränkt werden auf alle aktiven Baustellen der Firma, der Niederlassung, der Abteilung oder gemäß der individuellen Disposition.

Fehlzeiten in Disposition

Disponenten müssen die Abwesenheiten der Mitarbeiter sehen können.
In der Disposition werden Abwesenheiten im Kalender farblich hervorgehoben. Je nach Berechtigungskonzept / Sichtberechtigung kann der Fehlzeitenkalender mit oder ohne Abwesenheitsgründe in der Disposition eingeblendet werden.

Skills

Unsere Disponenten müssen die Qualifikationen der Mitarbeiter, die sie disponieren sollen, sehen können.
Skills können in der virtic Mitarbeiterverwaltung ergänzt werden. Diese Skills können in der Disposition sichtbar gemacht werden.

Fragen zu: Einführung

Fragen zu: Kostenrechnung

Wie werden Stammdaten von Kostenträgern und Kostenstellen in die Zeiterfassung übernommen?

„Können Kostenträger und Kostenstellen nach virtic übertragen werden, um diese zur Arbeitszeitbuchung verwenden zu können?“
Stammdaten (wie Kostenträger und Ko-stenstellen) können mittels der virtic-Webservices automatisiert oder manuell angestoßen an virtic übergeben werden. Kostenträger werden im Erfassungsdialog den betreffenden Mitarbeitern zur Bebuchung angeboten. Bei der automatisierten Auswertung werden die erfassten und ggf. automatisch aufbereiteten Zeiten den betreffenden Kostenstellen zugebucht.

Wie werden Arbeitszeiten auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht?

„Es muss eine Betriebsdatenerfassung möglich sein, d. h.:
  • Die kaufmännischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die gewerblichen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen (9-stellige Nummer) sowie auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die technischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen und auf Kostenstellen / Abteilungen erfassen.
  • Die Mitarbeiter, die in der Kfz-Werkstatt arbeiten, müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstelle oder auf ein jeweiliges Fahrzeug (7-stellige Nummer) schreiben; soll wie Kostenträger behandelt werden.“
Bei der Erfassung der Arbeitszeiten können Kostenstellen und Kostenträger bebucht werden. Je nach Anwendungsfall
  • können Kostenträger und Kostenstelle dem Mitarbeiter fest zugeordnet sein
  • können die Mitarbeiter bei der Buchung den betreffenden Auftrag, die betreffende Kostenstelle bzw. Baustelle manuell auswählen oder als Zahl eingeben.
Zur Vereinfachung der Erfassung sollte eine Abstimmung erfolgen, in welchen Situationen Kostenstellen und Kostenträger manuell erfasst werden müssen oder stattdessen aus dem Buchungszusammenhang automatisiert abgeleitet werden können.

Wie erfasst man den Tätigkeitsschlüssel?

„Bei der Erfassung der gewerblichen sowie technischen Mitarbeiter auf die Kostenstelle und auch Kostenträger muss ein Tätigkeitsschlüssel hinterlegt werden.
Anhand dieses Tätigkeitsschlüssels wird erkannt, welche Tätigkeit der Mitarbeiter für seine Abteilung geleistet hat.
Die Bezeichnungen der Tätigkeitsschlüssel sind Montage, Material herrichten, Aufmaß, Wagenpflege“
Die verschiedenen Tätigkeitsschlüssel werden benannt, also z.B. „Montage“. Bei der Zeiterfassung kann der Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit dann manuell ausgewählen; für diese Tätigkeit ist ein Schlüssel hinterlegt, der ausgeleitet werden kann. Anstelle des Schlüssels erfasst der Mitarbeiter also die Tätigkeit, z.B. „Montage“. Dies erleichert die Erfassung für den Mitarbeiter.

Fragen zu: Lohnabrechnung

Können Zuschläge automatisch berechnet werden?

„Zuschläge müssen hinterlegt sein und mit ins Lohnprogramm übergeben werden.
Zuschläge für die Tarifgruppe Metall:
  • Zuschläge für die erste und zweite tägliche Mehrarbeitsstunde: 25 %
  • Zuschläge für jede weitere tägliche Mehrarbeitsstunde: 50 %
  • Zuschläge für jede über zehn wöchentliche Mehrarbeitsstunden überschreitende Mehrarbeitsstunde: 50 %
  • Zuschläge bei Nachtarbeit zwischen 19:00 und 6:00 Uhr: 30 %
  • Zuschläge für die Mehrarbeit bei Nachtarbeit zwischen 19:00 und 6:00 Uhr: 75 %
  • Zuschläge an Samstagen bis 12:00 Uhr: 25%, ab 12:00 Uhr: 50%
  • Zuschläge an Sonntagen sowie Feiertage, die auf betrieblich regelmäßige arbeitsfreier Werktage fallen und Arbeit am 24. Sowie 31.12. nach 12:00 Uhr: 100 %
  • Zuschläge bei den gesetzlichen Feiertagen, die auf einen betrieblichen regelmäßigen Arbeitstagfallen sowie am Ostersonntag, Pfingstsonntag und an den Weihnachtsfeiertagen: 200 %
  • Bei mehreren Zuschlägen muss immer nur der höhere Zuschlag bezahlt werden. Ausnahme hierbei ist bei Nachtarbeit an Sonn- und Feiertagen – dabei muss der Nachtzuschlag zusätzlich zum Zuschlag für Sonn- und Feiertage bezahlt werden.
Der virtic-Kundendienst konfiguriert die Abrechnungsregeln, zu denen auch betriebliche Arbeitszeit- und Mehrarbeitsregelungen gehören. Die genannten Regeln für Zuschläge werden im Rahmen des Monatsabschlusses automatisiert angewendet. Die Ergebnisse werden als Lohnbuchungssätze im Format des Lohnprogramms ausgeleitet.

Fehlzeiten

Ausfallzeiten, wie Krankheit, Mutterschutz, Erziehungsurlaub, Betriebsunfall, Feiertag, Schlechtwetter… müssen als Soll-Zeit ins Lohnprogramm übergeben werden. Beim Tarif Metall mit 7,7 Stunden pro Tag und beim Tarif Bau mit der tatsächlichen Soll-Zeit.
Abwesenheitszeiten werden fachlich korrekt im Format des Lohnprogramms ausgeleitet.

Auszahlung von Überstunden

Überstunden/Mehrarbeit sollen grundsätzlich erst nach Ablauf der tariflichen Frist zur Auszahlung gelangen.
Alternativ soll der Vorgesetzte eingeben können, dass eine unmittelbare Auszahlung erfolgt.
Auszahlungsregeln werden nach Maßgabe des Auftraggebers konfiguriert.
Hinterlegte Auszahlungsregeln können durch manuellen Eingriff übersteuert werden, so dass durch Vorgesetzte Auszahlungen ausgelöst werden können.

Automatische Aufbereitung

Anhand der erfolgten Buchungen berechnet das System den jeweiligen Zeitanspruch je Lohnart.
Aus den Zeitbuchungen und Fehlzeiten der Mitarbeiter werden Zeiten je Lohnart (und ggf. Zulagen, Zuschläge etc.) berechnet. Diese Lohnbuchungssätze werden an die Lohnsoftware übergeben.

Layout der Stundenzettel

Unsere Stundenzettel enthalten bestimmte Informationen. Können Sie die ih Ihren Stundenzetteln anzeigen?
Wir können die in den Stundenzetteln angezeigten Informationen an die Kundenanforderungen anpassen. Beispiels finden Sie hier.

Fragen zu: Organisation

Zugriffsberechtigungen

Das Einrichten von Zugriffsberechtigungen erfolgt über verschiedene Rollen (z.B. Administrator, Fachverantwortliche, Mitarbeiter). Die Berechtigungen dieser Rollen sind anpassbar.
Die Zuweisung von Rechten erfolgt u.a. über das Management von Rollen.

Welche Rechte haben Vorgesetzte im virtic-System?

„Haben vorgesetzte Ebenen andere Lese- und Informationsrechte?“
Die Rechte (Lesen, Schreiben) können benutzerindividuell zugewiesen bzw. eingeschränkt werden.

Passwörter

Jeder User muss sein Passwort selbst zurückzusetzen können.
Jeder Teilnehmer hat die Möglichkeit, sein Passwort zu ändern. Diese Möglichkeit kann für Teilnehmer der Zeiterfassung auf Kundenwunsche eingeschänkt werden, sodass die Passwortverwaltung für die Zeiterfassung durch die Personalverwaltung erfolgt. Passwörter der Mitarbeiter im Backoffice können nur durch diese Mitarbeiter selbst geändert werden.

Workflow: Transparenz

Der User muss den aktuellen Workflow für beantragte Abwesenheiten bzw. erfasste und freigegebene Stundenzettel einsehen können (auch bei Stornos bzw Änderungen von Abwesenheitstagen).
Der Urlaubsantrags-Workflow bietet die Möglichkeit, Genehmigungsstände von Anträgen einzusehen. Stundenzetteln können vom Mitarbeiter in seinem Mitarbeitermenü jederzeit eingesehen werden.

Tagesaktualität

Tagesaktuelle Auswertungsmöglichkeiten über Arbeitsstunden, Überstunden, Abwesenheiten, Urlaubsstände, Reisekosten
Berechtigte Personen können alle genannten Berichte für andere Mitarbeiter öffnen. Mitarbeiter können ihre eigenen Berichte im Mitarbeitermenü öffnen. Reisekosten werden in der laufenden Periode als Vorschau angezeigt, die vollständige Abrechnung erfolgt zum Periodenabschluss.

Änderung der erfaststen Zeiten

Zeiten müssen durch die Buchhaltung bzw. die Administratoren der Zeitwirtschaft manuell abänderbar sein
Im Prüf- und Freigabeprozess sind Korrekturen durch berechtigte Personen möglich.

Fragen zu: Reporting

Layout der Stundenzettel

Unsere Stundenzettel enthalten bestimmte Informationen. Können Sie die ih Ihren Stundenzetteln anzeigen?
Wir können die in den Stundenzetteln angezeigten Informationen an die Kundenanforderungen anpassen. Beispiels finden Sie hier.

Fragen zu: Schnittstellen

Gibt es eine Schnittstelle zur Lohnsoftware?

„Ist eine Schnittstelle zu unserem Lohnprogramm vorhanden, um die erfassten Arbeitszeiten abrechnen und somit die Lohnabrechnung erstellen zu können?“
Lohnbuchungssätze können im Import-Format jeder Lohnsoftware aus virtic ausgeleitet werden. Falls Ihre Lohnsoftware auch Webservices unterstützt, können die Buchungssätze auch automatisiert abgeholt werden.

Import von Mitarbeiterdaten

Es sollte die Möglichkeit bestehen, Mitarbeiterdaten automatisiert aus dem Lohnprogramm zu übernehmen.
Mitarbeiterstammdaten können automatisiert über Webservices aus einem Fremdsystem (z.B. Lohnsoftware) nach virtic übernommen werden (Kommunikationsfähigkeiot der Fremdsoftware vorausgesetzt),

Übergabe von Lohnbuchungssätzen

Lohndaten müssen automatisiert in die Lohnsoftware übernommen werden.
Lohnbuchungssätze werden nach Periodenabschluss über Webservices an die Lohnsoftware übergeben (Kommunikationsfähigkeit der Lohnsoftware vorausgesetzt).

Abwesenheiten exportieren

Bestimmte Abwesenheitsdaten sollen täglich in das Lohnprogramm übermittelt werden.
Der Auftraggeber kann über Webservices von ihm ausgewählte Abwesenheitszeiten automatisiert ausleiten und an sein Lohnprogramm übergeben.

Zeitsalden und Resturlaubstage

„Zu festgelegten Zeitpunkten soll eine Übertragung der Zeitsalden sowie der Resturlaubstage an die Lohnsoftware erfolgen.“
Der Auftraggeber kann über Webservices Zeitsalden und Urlaubsansprüche automatisiert ausleiten und an seine Lohnsoftware übergeben.
virtic verfügt darüber hinaus über Tools für die Rückstellungsprognose.

Schnittstellen zum Lohnprogramm

Erstellung von Schnittstellen für die Arbeitsstunden/Überstunden/Zulagen, Reiseabrechnungen sowie Abwesenheiten welche in die Lohnverrechnung eingespielt werden können.
virtic Webservices erlauben den Austausch aller von virtic verarbeiteten Daten mit Fremdsystemen. Der Umfang des Datenaustauschs und die er-forderlichen Webservices hängen von der Prozessgestaltung ab.

Stammdaten der Mitarbeiter

Möglichkeit für die Übertragung einer Stammdatenschnittstelle aus SAGE DPW in das Tool für die Anlage neuer Mitarbeiter.
Stammdaten der Mitarbeiter können über die Webservices nach virtic übergeben werden.

Export nach P&I Loga

Alle Daten aus der Zeiterfassung müssen an die Lohnbuchhaltung von P&I Loga übergeben werden. Die Übergabe soll möglichst per Web-Services damit ein direkter Zugriff auf die Datenbank von P&I Loga erfolgen kann.
Über Webservices können Buchungssätze für P&I Loga ausgeleitet werden.

Allgemein

Kommunikation mit unserem ERP-System muss möglich sein.
virtic stellt über 80 Webservices für den Datenaustausch mit Fremdsystemen zur Verfügung. Über diese Webservices können Stamm- und Bewegungsdaten automatisiert oder manuell angestoßen ausgetauscht werden. Zudem können bei Bedarf Textdateien für den Im- und Export erstellt werden.

Fragen zu: Zeiterfassung

Wie werden Arbeitszeiten im Innendienst erfasst?

„Wie können unsere kaufmännischen Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten im Büro erfassen?“
Die kaufmännischen Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten über Terminals oder Tablets mit der virtic-App für die stationäre Zeiterfassung erfassen. Sie erhalten hierzu NFC-Tags für die Anmeldung am Gerät.
Alternativ können die Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten am PC erfassen oder ihr Smartphone dazu nutzen.

Wie werden Arbeitszeiten auf Kostenstellen und Kostenträger gebucht?

„Es muss eine Betriebsdatenerfassung möglich sein, d. h.:
  • Die kaufmännischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die gewerblichen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen (9-stellige Nummer) sowie auf Kostenstellen (8-stellige Nummer) erfassen.
  • Die technischen Mitarbeiter müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenträger / auf Baustellen und auf Kostenstellen / Abteilungen erfassen.
  • Die Mitarbeiter, die in der Kfz-Werkstatt arbeiten, müssen ihre Arbeitsstunden auf Kostenstelle oder auf ein jeweiliges Fahrzeug (7-stellige Nummer) schreiben; soll wie Kostenträger behandelt werden.“
Bei der Erfassung der Arbeitszeiten können Kostenstellen und Kostenträger bebucht werden. Je nach Anwendungsfall
  • können Kostenträger und Kostenstelle dem Mitarbeiter fest zugeordnet sein
  • können die Mitarbeiter bei der Buchung den betreffenden Auftrag, die betreffende Kostenstelle bzw. Baustelle manuell auswählen oder als Zahl eingeben.
Zur Vereinfachung der Erfassung sollte eine Abstimmung erfolgen, in welchen Situationen Kostenstellen und Kostenträger manuell erfasst werden müssen oder stattdessen aus dem Buchungszusammenhang automatisiert abgeleitet werden können.

Wie erfasst man den Tätigkeitsschlüssel?

„Bei der Erfassung der gewerblichen sowie technischen Mitarbeiter auf die Kostenstelle und auch Kostenträger muss ein Tätigkeitsschlüssel hinterlegt werden.
Anhand dieses Tätigkeitsschlüssels wird erkannt, welche Tätigkeit der Mitarbeiter für seine Abteilung geleistet hat.
Die Bezeichnungen der Tätigkeitsschlüssel sind Montage, Material herrichten, Aufmaß, Wagenpflege“
Die verschiedenen Tätigkeitsschlüssel werden benannt, also z.B. „Montage“. Bei der Zeiterfassung kann der Mitarbeiter die entsprechende Tätigkeit dann manuell ausgewählen; für diese Tätigkeit ist ein Schlüssel hinterlegt, der ausgeleitet werden kann. Anstelle des Schlüssels erfasst der Mitarbeiter also die Tätigkeit, z.B. „Montage“. Dies erleichert die Erfassung für den Mitarbeiter.

Wie ist der Workflow für den Urlaubsantrag?

„Die Beantragung und Erfassung von Urlaub oder Gutzeitnahme/Überstundenausgleich muss durch den Mitarbeiter selbst möglich sein.
Die Genehmigung muss durch zwei Instanzen erfolgen, d.h. es muss einen Workflow geben, welcher den beantragten Urlaub des Mitarbeiters zur Genehmigung dem direkten Vorgesetzten und letztendlich zum Abteilungsleiter weiterleitet.
Es muss möglich sein, dass der Mitarbeiter selbst, Vorgesetzte, Abteilungsleiter sowie Personalabteilung Einblick in die Übersicht des Urlaubs / der Gutzeiten der Mitarbeiter / Krankheiten / Schulzeiten und Weiterbildung haben. Der Mitarbeiter selbst darf nur einen Einblick in seine eigene Übersicht bekommen.
Es muss erkannt werden, wie viele Tage Urlaub die jeweiligen Mitarbeiter zum Beantragungszeitraum haben und wie viel beantragt werden darf. Wird zu viel Urlaub beantragt als möglich, muss eine Fehlermeldung auftauchen.“
Der Mitarbeiter kann Abwesenheiten über die Smartphone-App oder in seinem Mitarbeitermenü beantragen.
Für die Genehmigung von Abwesenheitsanträgen gibt es einen konfigurierbaren Workflow für zwei Genehmiger.
Sichtberechtigungen in die genannten Daten werden individuell für die Benutzer konfiguriert.
Mitarbeiter können ihre eigenen Daten im Mitarbeitermenü einsehen.
Die genannten Daten werden dem Mitarbeiter bei seiner Antragstellung und den Genehmigern bei der Antragsprüfung angezeigt.

Wie werden Rufbereitschaften erfasst?

„Rufbereitschaften müssen erfasst werden (Beginn und Ende).“
Mitarbeiter erfassen Rufbereitschaftszeiten (Beginn und Ende) sowie erforderlichenfalls die Bereitschaftseinsätze über die Smartphone-App.

Bereitschaftseinsatz

Bei Arbeitseinsätzen während der Rufbereitschaft werden folgende Angaben benötigt: Gearbeitete Zeiten, Fahrtzeiten, Unterscheidung Aufenthalts- oder Einsatzort
Der Erfassungsdialog stellt sicher, dass Fahrzeiten, Arbeitszeiten, Aufenthaltsorte, Einsatzor-te vollständig erfasst werden.

Plausibilitätsprüfungen

Das System sollte automatische Plausibilitäts-Prüfungen vornehmen, so dass falsche Eingaben ausgeschlossen sind oder entsprechende Hinweise ausgegeben werden.
Eine Vielzahl integrierter Plausibilitätsprüfungen verhindert oder markiert unplausi-ble/unzulässige Vorgänge, z.B. Standortprüfung (Zeitbuchung am zutreffenden Standort?), Warnung bei Arbeitszeitüberschreitung, Vollständigkeitsprüfung beim Monatsabschluss.

Erschwerniszuschläge

Erschwerniszuschläge müssen eingegeben werden können (ggf. durch Auswahl aus hinterlegtem Katalog)
Der Auftraggeber legt fest, ob die Auswahl von Zuschlägen durch den Mitarbeiter und/oder das Backoffice erfolgen soll. Falls der Mitarbeiter die Auswahl vornehmen soll, wird innerhalb des Erfassungsdialogs eine entsprechende Auswahl angeboten.

Stationäre Zeiterfassung

Buchungsmöglichkeit über Terminals
Online-Buchungsmöglichkeit für Gebäude ohne Terminal
virtic erlaubt eine geräteübergreifende Erfassung. Hierzu wird NFC-Technik eingesetzt, die an Smartphones, Tablets, Terminals eingesetzt werden kann.
Mitarbeiter können die Arbeitszeiten (nach Maßgabe des Auftraggebers) über Smartphone, Tablet, Terminal oder PC erfassen.

Automatischer Pausenabzug

Pausenzeiten sind automatisch in Abzug zu bringen (gesetzliche Zeiten), sofern sie nicht durch den Mitarbeiter am Terminal oder online gebucht werden.
Pausen können manuell und automatisiert erfasst werden. Bei manuellen Pausenbuchungen unterhalb gesetzlicher Pausenzeiten können die Differenzzeiten automatisiert ergänzt werden.

Buchung von Abwesenheiten

Workflowmöglichkeit für die Buchung von Abwesenheiten
Es steht ein Workflow für Urlaubsanträge zur Verfügung. Mitarbeiter beantragen Urlaub über die virtic App am Smartphone, Tablet, Terminal oder das Mitarbeitermenü am PC. Vorgesetzte erhalten die Anträge zur Prüfung; nach Genehmigung fließen Anträge in die Fehlzeitenverwaltung. Andere Fehlzeiten (z.B. Krankenstand) werden im Backoffice erfasst.

Sonderurlaub

„Unterschiedliche Formen von Sonderurlaub müssen separat gepflegt werden können (gesonderter Anspruch bei Schwerbehinderung sowie sonstige individuelle Zusatzkontingente, bei Zusatzkontingenten sollte die Eingabe einer näheren Bezeichnung möglich sein).“
Jede Kategorie von Fehlzeiten kann unabhängig voneinander konfiguriert und mitarbeiter-individuell bearbeitet werden.

Benutzerführung

Das System muss so gestaltet sein, dass eine arbeitstägliche Erfassung von Arbeitsnachweisen „erzwungen“ wird.
Da das System dialogbasiert funktioniert, muss der Mitarbeiter die Arbeitszeiten chronologisch und live erfassen.

Bereitschaft und Rufbereitschaft

Wir brauchen eine Möglichkeit für MA Bereitschaftsdienste zu erfassen – Erfassung der Bereitschaftsstunden (passiv) bzw Bereitschaftseinsätze (aktiv)
Die Erfassung von Bereitschaftsstunden und -einsätzen wird in die Erfassungslogik integriert.

Erfassung von Abwesenheiten

Wir benötigen eine Möglichkeit für MA seine Abwesenheiten (Urlaub, Zeitausgleich, Arztstunden, Behördenwege, Ersatzruhe sowie Krankenstand) zu erfassen und direkt an den VG zu übermitteln.
Es steht ein Workflow für die Beantragung und Genehmigung von Urlaub, Behördenwege und Zeitausgleich zur Verfügung. Arztbesuche können in die Erfassungslogik integriert werden. Krankenstand wird durch das Backoffice erfasst.

Feiertage

Berücksichtigung von gesetzlichen, kollektivvertraglichen Feiertagen, Firmenurlauben, weitere Freistellungen lt. Kundenanforderung
Feiertagsregelungen werden vollständig umgesetzt. Dabei wird in der Regel das Territorialprinzip angewendet, sodass die Feiertage des Arbeitsorts (Baustelle) gelten.

Pausenzeiten

Es muss möglich sein, fest hinterlegte Pausenzeiten (09:00 Uhr-09:15 Uhr Frühstückspause und 12:30 Uhr-13:00 Uhr Mittagspause) zu erfassen wie auch flexible Pausenzeiten.
Pausen können manuell erfasst oder automatisch berücksichtigt werden. Dabei sind feste Pausenzeiten (von - bis) möglich, aber auch Pausenlängen in Abhängigkeit von der geleisteten Arbeitszeit. Auch Kombinationen sind möglich.

Einfache Bedienung

Die Zeiterfassung muss intuitiv, schnell, und einfach zu bedienen sein.
Die Zeiterfassung erfolgt in einem interaktiven Dialog. Mitarbeiter erhalten nur solche Buchungsmöglichkeiten angeboten, die zu ihrer aktuellen Arbeitssituation passen. Die Logik der Buchungsmöglichkeiten wird an die Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst. Auf diese Weise finden sich Mitarbeiter sofort zurecht, Fehlbuchungen werden nahezu ausgeschlossen.

Stationäre Zeiterfassung

Erfassung von Zeiten im Büro für Projektleiter, kfm. Personal etc. (Anmeldung am PC, an Terminal, an App etc.)
Mitarbeiter im Büro können ihre Arbeitszeiten über an den Eingängen angebrachte Terminals / Tablets, an ihren Arbeitzplatz-PC oder über die virtic-App auf ihrem Smartphone erfassen.

Homeoffice

Erfassung an Homeoffice Arbeitsplätzen
Mitarbeiter im Homeoffice können ihre Arbeitszeiten über die virtic-App auf ihrem Smartphone oder über einen PC bzw. ein Notebook erfassen.

Fragen zu: Zeitkonten

Kann man verschiedene Arbeitszeitmodelle anlegen?

„Es müssen verschiedene Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden können. Derzeit gibt es in unserem Unternehmen sehr viele verschiedene Arbeitszeitmodelle.“
Im virtic-System können beliebig viele Arbeitszeitmodelle hinterlegt werden. Diese Aufgabe übernimmt der qualifizierte virtic-Kundendienst für Sie.

Wie werden die Arbeitszeitkonten konfiguriert?

„Es wäre gut, wenn bei den Arbeitszeitmodellen Parameter hinterlegt werden, anhand derer die Arbeitszeitmodelle erstellt und angepasst werden können – so muss nicht jedes Arbeitszeitmodell extra programmiert werden“
Alle Arbeitszeitmodelle werden durch Konfiguration hinterlegt und können deshalb angepasst werden.

Layout der Stundenzettel

Unsere Stundenzettel enthalten bestimmte Informationen. Können Sie die ih Ihren Stundenzetteln anzeigen?
Wir können die in den Stundenzetteln angezeigten Informationen an die Kundenanforderungen anpassen. Beispiels finden Sie hier.

Fragen zu: Zulagen und Zuschläge

Zulagenerfassung

Unsere Mitarbeiter sollen diese Zulagen erfassen: Montagezulage, SEG-Zulagen, Schichtzulagen, Funktion/Vorarbeiterzulagen, und weitere Zulagen lt. KV, BV, Einzelvereinbarung
Alle Arten von Zulagen können automatisiert oder manuell erfasst und verarbeitet werden.

Bundesmontagetarifvertrag

Die Regelungen des BMTV müssen angewendet werden.
Das Regelwerk des BMTV kann in virtic hinterlegt und automatisiert angewendet werden.